Как составлять карту компетенций для оценки навыков кандидатов, сотрудников и команды

Карта компетенций – это один из вариантов визуализации компетенций сотрудников. В отличие от матрицы компетенций, карта может иметь произвольную структуру: со связями, условными переходами, вариантами развития, грейдами и пр. Так сотрудникам и профильным специалистам, а также HR-менеджерам и службам проще выстраивать индивидуальный трек развития скиллов и движения по карьерной лестнице. В компании абсолютно спокойно могут уживаться разные форматы описания компетенций: карты, матрицы, графики, схемы и т.п.

Этот материал о том, как разработать карту компетенций, что на ней следует отобразить и почему, как правильно актуализировать и описать перечень всех корпоративных компетенций для разных отделов, служб и должностей.

Что такое компетенции и какие они бывают

Компетенции — это совокупность или набор необходимых знаний и навыков, предметного опыта, отдельных личностных качеств и моделей поведения, которые обеспечивают эффективное выполнение сотрудником своих рабочих задач и позволяют достигать ожидаемых результатов в конкретной роли, должности или ситуации.

В отличие от профессиональных навыков, компетенции более комплексные и всегда проявляются в действии, то есть их можно оценить через результат труда.

Условно перечень всех профессиональных компетенций можно разделить на следующие группы:

• Хард скиллы – это «жесткие» профессиональные навыки, которые легко оценить. Например, уровень владения профессиональными инструментами и технологиями, знание профильных стандартов, методик и регламентов, умение решать специализированные задачи в рамках профессии.
• Софт скиллы – это навыки, которые сложнее оценить, но они тоже незаменимы для работы, так как влияют на то, КАК сотрудник выполняет свои обязанности. К «мягким» скиллам обычно относят коммуникацию и умение работать в команде, ответственность и самоорганизацию, критическое мышление, адаптивность и пр.
• Управленческие компетенции – отдельная группа навыков, которая помогает в управлении другими людьми. Это правильная постановка целей и задач персоналу, способность повышать мотивацию подчиненных, планирование и контроль исполнения, принятие взвешенных решений в разных ситуациях, управление рисками, стремление к развитию и обучению сотрудников.
• Личностные компетенции – черты характера, внутренние установки человека и характеристики, которые помогают в работе: стрессоустойчивость, ориентация на результат, инициативность, обучаемость и т.п.
• Компетенции, которые соотносятся с корпоративными ценностями – все то, что отражает ценности и культуру компании: клиентоориентированность, следование этическим стандартам, вовлеченность, ответственность за общий результат и пр.
• Цифровые компетенции и общий уровень информационной грамотности. Даже не в IT-специальностях цифровые технологии распространены повсеместно. У любого сотрудника должны быть базовые навыки по работе с ПК и другой подобной техникой.

Кто-то даже использует модель метанавыков.

Читайте для понимания: Хард скиллы для менеджера проектов и Компетенции по грейдам Project Manager

Что такое карта компетенций

Карта компетенций – это удобное графическое отображение структурированного описания набора компетенций, необходимых для эффективного выполнения определенной роли, работы в должности или участия в проекте. Компетенции могут дополнительно разделяться по уровням или грейдам.

Наглядная карта легко считывается и показывает не только, какие компетенции требуются, на каком уровне, но и как они соотносятся между собой.

Когда использовать карты компетенции: ситуации, проблемы, вопросы

Карты компетенций используются, когда необходимо связать требования должности с реальными знаниями и навыками сотрудников. Этот инструмент помогает сформировать понятный список компетенций, привязанный к конкретным должностям, и выстроить единую модель компетенций для оценки и развития персонала.

При найме и подборе персонала карта компетенций является эффективным инструментом для определения ключевых навыков и оценки соответствия кандидата роли. Она позволяет определить ожидания по позиции, а также оценить не только навыки и знания, но и потенциальные сильные стороны специалистов.

В работе с действующими сотрудниками карты применяются в корпоративном обучении и оценке эффективности. С помощью матрицы уровней можно оценить знания и навыки специалиста, дать структурированную обратную связь и спланировать обучение.

Для руководителей карта обеспечивает эффективный подход к развитию сотрудников. Она позволяет определить, какие знания и навыки приоритетны для бизнеса, и обеспечивает прозрачные ориентиры роста, делая управление развитием персонала системным и предсказуемым.

Матрицы и карты компетенций: в чем отличие?

Часто матрицы и карты компетенций путают между собой, так как оба инструмента используются для одной и той же цели – для описания навыков и компетенций членов команды. Однако между ними есть принципиальное различие в назначении и логике использования.

Матрица компетенций представляет собой таблицу. Она наиболее удобна для сравнения и анализа, а также для выставления оценок: какие способности развиты у специалистов и на каком уровне, где есть дефицит и как выглядит команда в целом. Ее удобно вести в любом табличном редакторе, поэтому это достаточно живой и подвижный рабочий документ.

Карта компетенций представляет собой более статичный вариант документа, так как для редактирования требуется специальное программное обеспечение, это скорее схема связи или граф. Зато считывается такая информация гораздо легче и быстрее, поэтому без стильного дизайна здесь никак не обойтись. На карте можно наглядно увидеть, из каких компетенций состоит конкретная роль или уровень: какие навыки, знания и поведенческие скиллы должны быть развиты. По сути, это более детальная графическая модель матрицы.

Если упростить еще сильнее, то карту навыков используют для проектирования требований и их описания, например, такие данные можно использовать как базу для построения правильного вектора развития отдельно взятого специалиста. А матрицу в основном используют для оценки и мониторинга отклонений – по аналогии с подходом «как должно быть и как есть». Про As-Is To-Be.

Преимущества карты компетенций

• Структурирование требований к роли. Карта компетенций помогает перейти от разрозненного списка навыков и знаний к целостной модели. Она позволяет определить, какие навыки нужно развивать для выполнения ключевых задач в рамках должности или проекта.
• Оценка уровня владения навыками. При использовании карты, построенной на основе матрицы, можно объективно оценить уровень владения навыком отдельного специалиста, а также обеспечить регулярную оценку персонала и понять текущее состояние компетенций во всей команде.
• Помощь в подборе персонала и при проведении собеседований. Карта компетенций может использоваться при собеседовании и найме: она помогает сопоставить наборы навыков, способностей и знаний кандидатов с требованиями к роли, чтобы проанализировать и выделить соответствие ключевых компетенций.
• Развитие и профессиональный рост сотрудников. Карта вполне может помочь профессиональному росту специалистов. Она обеспечивает создание индивидуального плана развития, наглядно демонстрируя, какие компетенции и навыки нужно усилить для перехода на следующий уровень.
• Системное управление персоналом. Карта компетенций упрощает управление персоналом, делает требования прозрачными и понятными. Она выступает основой для развития знаний и навыков, где каждая из ключевых компетенций вносит вклад в результат работы всей команды.

Как составить карту компетенций – пошаговый алгоритм

Чтобы получить на выходе карту компетенций, которая будет работать и повышать эффективность сотрудников, нужно последовательно пройти по следующим шагам:

Шаг 1. Определите цель и область применения карты

На первом этапе важно зафиксировать, для чего создается карта компетенций: найм, оценка персонала, развитие сотрудников, корпоративное обучение или управление командой. Также определяется масштаб — одна должность, группа ролей, проект или вся организация.

Шаг 2. Зафиксируйте требования роли или должности

Чтобы карта охватила все аспекты работы сотрудников, необходимо описать ключевые задачи, зоны ответственности и ожидаемые результаты работы для каждой должности и/или роли. Так вы сможете связать компетенции с реальными рабочими ситуациями, а не с абстрактным набором навыков.

Детализация требований – один из самых ответственных и кропотливых шагов при создании карты.

Шаг 3. Сформулируйте список компетенций

На основе задач и типовых действий сотрудников компании / команды определяется перечень профессиональных, универсальных и управленческих компетенций. Каждый скилл важен, даже если это личностные характеристики или требования к уровню общей грамотности. Но при этом не стоит сильно раздувать список – важно ограничиться по-настоящему значимыми пунктами, чтобы не превращать карту в подробный портрет идеального работника.

Шаг 4. Опишите или поясните каждую компетенцию

Для каждой отдельно взятой компетенции формулируется четкое описание: что она означает, как проявляется в работе, какие знания, навыки и поведенческие индикаторы в нее входят. Описания должны быть однозначными и измеримыми. Их на карте можно не показывать, но они должны быть у вас под рукой – на случай проведения оценки или создания матрицы компетенций. Это как документация к программе.

Шаг 5. Определите уровни владения компетенциями

На этом шаге создается шкала уровней – грейдов. Например, наиболее распространена шкала из пяти уровней: новичок, базовый, уверенный, продвинутый, эксперт. Но вы можете использовать как более глубокую, так и более упрощенную градацию. Для каждого уровня описываются наблюдаемые действия и результаты, что позволяет оценить развитие компетенции.

Шаг 6. Сформируйте карту

Для создания карты можно использовать любой подходящий инструмент и программное решение. Главное – она должна быть наглядной и удобной для использования руководителями, HR и самими сотрудниками. Если деталей получается слишком много, их можно вынести в состав матрицы компетенций, а карту оставить более схематичной, чтобы не перегружать лишними элементами.

Шаг 7. Проведите проверку и согласуйте карту с руководством / целями компании

Готовую карту рекомендуется обсудить с руководителями, профильными специалистами и HR-службой. Так вы сможете выявить неточности, скорректировать формулировки и обеспечить принятие инструмента в работу.

Также по теме: о конструктивной обратной связи.

Шаг 8. Внедряйте и используйте на практике

Карта компетенций обычно включается в рабочие процессы, связанные с наймом, корпоративным обучением, пребордингом, оценкой персонала и т.п. Это не должен быть разовый инструмент. Карта не будет работать, если ее отрисуют и положат в архив – для галочки.

Шаг 9. Регулярно актуализируйте требования и грейды

Ничто не вечно. Весь мир, как и требования к специалистам, меняется. Поэтому по мере изменения задач, технологий и самого бизнеса, карта должна пересматриваться и обновляться. Актуальность — ключевое условие ее практической ценности.

Как развивать компетенции в компании или проекте?

Для этого нужно придерживаться системного подхода: шаг за шагом, с обязательным контролем и корректировкой, набиванием шишек. Результат будет виден далеко не сразу. К системным действиям по развитию сотрудников можно отнести:

1. Регулярную оценку уровня компетенций. Здесь могут применяться разные инструменты, такие как оценка «360 градусов», ассессмент‑центр (комплексные испытания, тесты, кейсы, деловые игры), профильные тестирования, интервью или беседы, анализ KPI, самооценки сотрудников (проще всего реализовать через заполнение онлайн-анкет на корпоративном портале).
2. Правильную постановку целей развития на уровне корпоративных установок и регламентов. Одна из самых неплохих методик для формулирования целей – SMART.
3. Выбор, внедрение и поощрение подходящих методов развития персонала внутри компании. Например, дополнительное профессиональное обучение и переквалификация, специальные практические кейсы и занятия, стажировка и ротация должностей, участие в кросс‑функциональных командах, наставничество (менторство), баддинг (поддержка от коллеги‑ровесника), обмен опытом в рабочих группах, тренинги и семинары, вебинары и мастер‑классы, профессиональные конференции, геймификация и пр.
4. Создание и регулярная актуализация индивидуальных планов развития, с четкими сроками и контролем.
5. Внедрение эффективной системы мотивации. Наиболее правильный подход, когда поощряется освоение новых компетенций, а также достижение целей индивидуальных планов развития. Можно предусмотреть премии и бонусы, публичное признание достижений (доски почета, специальные рассылки), специальные сертификаты и дипломы от компании.
6. Регулярный мониторинг и оценка результатов развития компетенций.
7. Закрепление отдельных пунктов на уровне корпоративной культуры – в таких важных документах, как миссия и ценности компании, правила корпоративной этики.

Чтобы компетенции развивались в нужном вам направлении, помимо составления карты, нужно создать соответствующие условия и среду.

Инструменты для создания карты компетенций

На роль инструментов, которые будут помогать бизнесу в разработке и внедрении карт компетенций, подойдут:

• Профильные HRM-системы – для управления персоналом, хранения моделей компетенций, оценки и развития сотрудников в одном интерфейсе.
• Таск-менеджеры – для фиксации компетенций в задачах, проектах и ролях. Например, как Projecto, который имеет достаточно возможностей и для HR-служб.
• Системы оценки персонала – онлайн-тесты, анкеты, опросы и пр.
• Табличные редакторы – в них можно создавать и обслуживать матрицы компетенций, но при условии достаточного объёма ручного труда.
• BI- и аналитические платформы, дашборды – для анализа данных по компетенциям в связке с другой информацией о работе бизнеса.
• Системы корпоративного обучения (LMS) – сугубо практические инструменты для развития компетенций и решения конкретных задач.
• Конструкторы схем и диаграмм, майндкарт – для удобного построения наглядной карты компетенций без дизайнеров и профильных графических редакторов.

Читайте также: Инструменты проджект-менеджера – 30+ полезных программ и сервисов