Метод "Eat That Frog" – о том, как поедание лягушек может помочь в управлении проектами

Многие предпочитают выполнять работу по принципу «от простого к сложному». В этом есть определённая логика, но это не всегда приводит к ожидаемым результатам. Одно дело, если вы хотите отдохнуть, перевести дух и собраться с силами для решающей схватки. Но другое – когда отлынивание происходит на систематической основе. Это может быть признаком того, что у вас в проекте неверно выстроена система мотивации либо задачи разбиваются (декомпозируются) и делегируются недостаточно эффективно.

Существует даже специальная методика повышения продуктивности – Eat That Frog. О ней и пойдет речь ниже.

Что значит Eat That Frog и причём тут «поедание лягушки»?

Название метода напрямую соотносится с мыслью, которую однажды высказал Марк Твен:

«Съешьте живую лягушку первым делом с утра, и в течение дня с вами ничего хуже уже не случится».

Было и ещё одно высказывание (может сложиться впечатление, что Твен был одержим лягушками):

«Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего сделать это с утра. А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше всего сначала съесть самую большую».

Не знаем, насколько эти цитаты правдивы (может, это как цитаты Стетхема в Рунете), но сама идея была популяризирована канадским автором, известным бизнес-тренером, написавшим одну из лучших книг по продуктивности, Брайаном Трейси. Называлась она «Eat That Frog! 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time».

Для российского рынка название книги перевели так: «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь». Согласитесь, далекое от исходного смысла наименование.

Метод «Eat That Frog» – это метод повышения личной продуктивности, который основывается на принципе: самые сложные задачи нужно решать в первую очередь.

Именно такие задачи чаще всего откладываются, поскольку мы не всегда знаем, с какой стороны к ним подойти, чтобы и выполнить их эффективно, и облегчить себе сам процесс. Примерно так и начинается прокрастинация: сотрудник находит, чем себя занять, лишь бы оттянуть момент «полного погружения» в сложную задачу.

Но если поступать строго наоборот, бросаться в бой и решать в первую очередь самые сложные и трудоёмкие задачи, то продуктивность возрастёт. Крупные победы дают больше положительных эмоций и мотивации.

На самом деле, стратегия «есть лягушек первыми» – это в первую очередь про правильную расстановку приоритетов. Близкий альтернативный подход – матрица Эйзенхауэра.

Почему подход «съешь лягушку» реально работает

Привязка к утру не случайна. И дело даже не в том, что кто-то наиболее активен утром. Активность человека или сотрудника – это слишком субъективное понятие.

Дело в другом. Когда вы берётесь сразу за основную работу, то:

Во-первых, вы сможете быстрее оценить масштаб ~~бедствия~~. Почти всегда оценка задачи имеет погрешность. И пока работа не перейдёт в активную фазу, подтвердить или опровергнуть правильность оценки невозможно. И чем дольше сохраняется состояние неопределенности, тем выше вероятность смещения сроков, перерасхода бюджета и других проблем. По этой же причине часто рекомендуется начинать с минимально жизнеспособной модели (подробнее об MVP).
Во-вторых, так вы рациональнее расходуете своё рабочее время. У вас потенциально может остаться запас на доделки по другим задачам, на тестирование и прочее. Но если выполнять задачи от простого к сложному, то может случиться так, что на основную задачу буквально не останется времени или его окажется недостаточно. И в таком случае вы либо столкнетесь с переработками, либо с неприятным ощущением недоделанной работы (а такая работа имеет свойство накапливаться). И всё это придётся начинать с начала, но уже на следующий день. А если задача перейдет к вашему коллеге? У него может появиться много вопросов, он начнёт вас отвлекать от отдыха, просить погрузить его в детали и т.п. Знакомо?
В-третьих, у вас будет максимум времени, чтобы пройти все этапы «раскачивания» (как при принятии неизбежной проблемы: отрицание, гнев, торг и так далее по знакомой всем схеме).
В-четвёртых, все, с кем обычно приходится коммуницировать (клиенты, заказчики, партнёры, поставщики и т.п.), утром будут на своих рабочих местах. Соответственно, рабочие моменты можно будет решить быстрее: здесь и сейчас.

Да, чтобы «съесть лягушку» (а ведь это самая противная работа, которую только можно себе представить), требуется подготовка, сосредоточенность и правильный душевный настрой. Без этих факторов вы, скорее всего, спасуете и отложите «лягушку» в долгий ящик.

Как назло, «задачи-лягушки» чаще всего относятся к важным, но несрочным. И вы фактически занимаетесь самообманом, когда отодвигаете момент начала работы над такими задачами. Конечно, гораздо удобнее закрывать «реактивные» задачи, те, что можно сделать быстро и просто. Но среди них вряд ли найдется хотя бы одна, которая действительно тянет на звание по-настоящему важной.

Получается, что «поедание лягушек» – это скорее подход для реализации стратегически важных планов. Поэтому руководителям проектов стоит взять его на вооружение.

Какие ещё принципы описываются автором оригинальной методики?

В реальности Брайан Трейси смешал в своей книге много принципов и правил, способствующих повышению продуктивности. Среди них:

Если у вас две «лягушки», начинайте с наиболее гадкой.
Если вы собрались «есть лягушку», не нужно сидеть и смотреть на неё (нужно действовать, а не откладывать).
Труд – это привычка. Её необходимо вырабатывать и формировать. Короткого пути здесь нет (озарение и понимание приходят далеко не сразу).
У гадкости «лягушки» есть свои причины. Нужно в них разобраться и понять их. Так будет проще справиться с «поеданием».
Если даже слона можно сесть по кусочкам, то точно так же следует поступать и с «лягушками» (про декомпозицию задач).
Для расстановки приоритетов и нахождения своих «лягушек» используйте принцип Парето. Другими словами, сконцентрируйте свои усилия на тех задачах, которые дадут больше всего результата.
Откладывайте в первую очередь те задачи, которые отнимают много времени, но дают мало результатов.
Блокируйте время для важных задач. А для этого нужно заранее планировать свой рабочий день, неделю, месяц.

Наглядный пример того, как можно уменьшить аврал на работе («принцип трёх»):

Составьте список всех своих обязанностей.
Выделите в списке три наиболее важных задачи, от которых зависит всё (их нельзя не выполнить).
Реализация таких задач и есть ваша основная ценность как специалиста. Концентрируйтесь на таких обязанностях.
С большой вероятностью оставшиеся обязанности можно либо не выполнять, либо делегировать кому-то.

Как научиться определять «лягушек», с которых нужно начинать?

Критерии отбора могут звучать так:

Наиболее сложные задачи, которые хочется отложить на потом, обычно важные, но несрочные. Это первая и самая опасная логическая ловушка.
Самые крупные и гадкие «лягушки» можно определить по принципу Парето. Они входят в те 20%, которые дают 80% результата.
Технически «задачи-лягушки» занимают больше всего времени и сил (но это, если не делить их на кусочки).
«Лягушки» любят сопротивляться. Собственно, это и формирует страх перед ними. Как бы вы ни подходили к задаче, всегда появляются проблемы и подводные камни. Такая ситуация может буквально давить на вас. Это очень характерный признак «задачи-лягушки».

Итоги

Конечно, в реальности никаких лягушек есть не нужно. Поэтому следите за тем, чтобы ни одна живая лягушка не пострадала!

Суть подхода в том, как нужно относиться к задачам: нельзя откладывать самые сложные и тяжёлые на потом. И это не просто правило, это целая стратегия, которая всегда даёт положительные результаты.

При этом многое зависит от целеполагания и внутренней мотивации. Поэтому важно постоянно работать над собой и своим умением трудиться. Нельзя себя недооценивать, но и нужно трезво понимать свои сильные или слабые стороны. Это позволит вам добиваться лучших результатов и постоянно расти.

Больше всего внимания автор методики уделяет планированию и распределению приоритетов: списки, списки, списки…

Мы не можем «есть лягушек» вместо вас, но мы точно можем дать вам качественный инструмент управления и планирования. Управляйте задачами и расставляйте приоритеты вместе с Projecto.