Что такое бэклог продукта, спринта, проекта простыми словами – как вести с примерами

Бэклог – это общий пул входящих задач, идей, концепций и требований, которые подлежат реализации и учету в рамках реализации проекта или продукта. Если команда заходит на новый цикл реализации фичи, например, в рамках спринта, то для этого цикла формируется отдельный бэклог. Технически бэклоги мало чем отличаются от простых списков задач, но при ближайшем рассмотрении отличия есть, и они существенные. Этот материал о бэклогах: как они выглядят, что в них должно быть, как ими управлять.

Содержание:

• Что такое бэклог – определение
• Виды бэклогов: бэклог продукта, проекта, спринта
• Что такое бэклог продукта – простой пример и как вести
• Что такое бэклог проекта и как бэклог помогает управлять проектами
• Что такое бэклог спринта в Agile командах
• Чем бэклоги отличаются от списков задач?
• Как должен выглядеть бэклог – примеры
• Как управлять бэклогом продукта
• Основные этапы создания бэклога продукта
• Заключение: дает ли эффект работа на основе бэклога?

Что такое бэклог – определение

Слово «бэклог» — это прямое заимствование английского backlog, которое дословно можно перевести как «запас», «накопление» или «невыполненные обязательства». Английское слово состоит из двух частей:

• Back (произносится как «бэк» или «бек») — «задний», «отложенный».
• Log (произносится как «лог») — здесь в значении «журнал», «список», «учет».

Если соединить, получается «список отложенных дел» или «журнал того, что ждет своей очереди».

Простыми словами, бэклог — это единый, структурированный и приоритизированный список всего, что нужно сделать команде.

Это не просто хаотичный набор идей или задач. Это рабочий документ, который:

• содержит все – от глобальных стратегических целей до мелких технических правок;
• отсортирован по порядку – самая важная и срочная работа всегда наверху;
• постоянно обновляется – в него добавляют новые идеи и удаляют те, которые утратили актуальность.

Главная цель бэклога — создать единственно верный и всегда актуальный источник задач для предстоящей работы. Бэклоги родились как альтернатива разрозненным источникам: чатам, письмам и стикерам, формам обратной связи и т.п.

Бэклог помогает команде собрать все в одном месте и обеспечить доступ к информации для всех участников. Это позволяет управлять ожиданиями стейкхолдеров, планировать ресурсы и всегда понимать, что делать дальше.

Про основополагающий принцип прозрачности.

Виды бэклогов: бэклог продукта, проекта, спринта

Несмотря на общее название, бэклоги бывают разными — в зависимости от уровня планирования и горизонта задач. Чаще всего выделяют три вида:

• Бэклог продукта — стратегический уровень, фокус на ценности и развитии.
• Бэклог проекта — тактический уровень, фокус на сроках и объеме работ.
• Бэклог спринта — операционный уровень, фокус на конкретном цикле выполнения.

Они связаны между собой, но не дублируют друг друга. Каждый отвечает на свой вопрос и решает свою задачу.

Что такое бэклог продукта – простой пример и как вести

Бэклог продукта — это полный список всех идей, требований и улучшений, которые потенциально могут быть реализованы в продукте. Он отражает видение продукта и его эволюцию во времени.

Простой пример:

Если продукт — это онлайн-сервис управления задачами, то в бэклоге продукта могут быть:

• регистрация и авторизация пользователей;
• разные форматы визуализации списков и система отчетов;
• личный кабинет и биллинг;
• интеграция платежных шлюзов для онлайн-оплаты и выставления счетов;
• список фич для улучшения удобства интерфейса;
• технический долг (что обещали сделать, но еще не сделали);
• идеи «на будущее», до которых еще не дошли руки.

Важно: в бэклоге продукта не все задачи детализируются одинаково. Верхняя часть списка обычно описана подробно и готова к реализации (включению в работу), а нижняя может содержать общие формулировки уровня «Добавить аналитику» или «Подумать над реферальной программой».

Как вести бэклог продукта

За ведение бэклога обычно отвечает один человек — чаще Product Owner (владелец продукта). Он следит за следующими моментами:

• внесение в список всего, что касается работы над продуктом – фичи, баги, исследования и прочее;
• четкая приоритизация по ценности для бизнеса и пользователей;
• регулярное уточнение и пересмотр, для этого могут подойти в том числе общие / командные мероприятия – ретроспектива и ревизия.

Что такое бэклог проекта и как бэклог помогает управлять проектами

Бэклог проекта — это перечень всех работ, необходимых для достижения конкретной цели в заданных рамках: сроки, бюджет и ресурсы. В отличие от продуктового, проектный бэклог жестко привязывается к временным рамкам, ведь у проекта обязательно есть начало и конец.

Пример:

Проект — запуск корпоративного сайта за 3 месяца. Бэклог проекта может включать:

• сбор требований;
• разработку дизайна;
• верстку;
• программирование;
• тестирование;
• наполнение контентом;
• запуск и передачу в поддержку заказчику.

В данном случае бэклог проекта помогает:

• зафиксировать полный объем работ;
• избежать расползающегося расширения требований;
• контролировать прогресс и отклонения от плана;
• принимать решения о приоритетах при ограниченных ресурсах.

По сути, это инструмент управления ожиданиями: если задача не попала в бэклог проекта, значит она либо вне рамок, либо требует пересмотра сроков и бюджета.

Что такое бэклог спринта в Agile командах

Бэклог спринта — это список задач, отобранных из общего бэклога продукта или проекта для выполнения в конкретном спринте. Обычно он формируется на этапе планирования спринта и не должен радикально меняться до конца итерации.

Если итерация связана с релизом, то это бэклог релиза.

Особенности бэклога спринта:

• ограничен по объему;
• содержит только те задачи, которые команда реально обязуется выполнить;
• задачи детализированы до уровня конкретных действий;
• напрямую связан с текущей загрузкой команды;
• за каждой задачей может быть закреплено ответственное лицо и те, кто принимает результат.

Проще говоря, если бэклог продукта отвечает на вопрос «что вообще нужно сделать», то бэклог спринта — «что именно мы делаем в ближайшие 1–2 недели».

Чем бэклоги отличаются от списков задач?

На первый взгляд бэклог действительно похож на обычный список задач. Но имеются и принципиальные отличия:

• Приоритизация. В бэклоге порядок имеет значение, в списке задач — не всегда.
• Контекст. Бэклог привязан к продукту, проекту или спринту, а не просто к человеку или к идее.
• Ответственность. У бэклога всегда есть владелец или лицо, ответственное за его ведение и актуализацию. А простой список задач может быть похож на общее сетевое хранилище, где каждый сбрасывает и хранит какие-то файлы, идеи, записи.
• Жизненный цикл. Бэклог постоянно пересматривается и очищается, а простые списки задач обычно только растут.
• Прозрачность. Бэклог — командный инструмент, а список задач часто ведется в индивидуальном порядке.

С другой стороны, если обычный to-do-список будет вестись в рамках реализации проекта или продукта, за него будет отвечать конкретное лицо и задачи в нем будут актуализироваться и распределяться по приоритетам и направлениям усилий, то его вполне можно назвать бэклогом.

Как должен выглядеть бэклог – примеры

У бэклога нет какого определенного стандарта внешнего вида. Он может вестись в таск-трекере, онлайн или офлайн-таблице, специализированной системе управления проектами или даже в обычном текстовом документе. Ключевое требование здесь не форма, а структура и содержание. У правильного бэклога есть ряд обязательных признаков или характеристик, которые помогают в его ведении и составлении.

• Понятная и наглядная структура связей между элементами бэклога. Это может быть плоский список или древовидная структура. Но можно использовать и другие форматы отображения: канбан-доски (с распределением элементов по их статусу или этапам работы), сетевые графики или диаграммы Ганта (с привязкой ко времени или календарному виду), диаграммы связей (майнд-карты и т.п.). Предельно удобно, когда вид списка задач можно оперативно переключать под текущие задачи планирования.
• Детальное описание отдельно взятых элементов. Каждый элемент бэклога (задача, фича, требование) должен отвечать на следующие вопросы: что нужно сделать (например, заголовок + расширенное пояснение), зачем это нужно (цель и роль в реализации проекта/продукта), насколько это важно (система приоритетов), когда это актуально (условные или конкретные сроки, с опорой на другие задачи или без), как должен выглядеть готовый результат (требования к его состоянию, качеству и т.п.).

Пример простого бэклога на ранней стадии реализации проекта или продукта. Обычно это максимально упрощенный бэклог:

• Добавить регистрацию пользователей — высокий приоритет.
• Реализовать восстановление пароля — средний приоритет.
• Настроить отправку email-уведомлений — средний приоритет.
• Подумать над системой ролей — низкий приоритет.

Здесь нет конкретных оценок, сроков и детализированных требований. Такой формат допустим, пока команда небольшая, а контекст хорошо понятен всем участникам.

Пример рабочего бэклога продукта, он уже будет более детальным:

• Регистрация по email. Цель – снизить порог входа для новых пользователей. Приоритет – высокий. Критерии готовности: валидация email в почтовиках, согласованный и сверстанный макет уведомления, обработка ошибок.
• Личный кабинет пользователя. Цель – дать доступ к настройкам и истории действий. Приоритет – высокий. Зависимости: регистрация, авторизация.
• Экспорт данных в CSV. Цель – повысить ценность продукта для B2B-клиентов. Приоритет – средний.

Такой бэклог уже позволяет планировать спринты, обсуждать компромиссы и осознанно управлять развитием продукта.

Как управлять бэклогом продукта

Каждая команда выбирает свой формат управления бэклогом. Здесь тоже нет никаких стандартов. Но если вы не хотите неожиданностей и проблем, то лучше подойти к этому вопросу системно. Например, можно использовать принципы, которые закреплены в подходах DEEP + Lean:

• Detailed – элементы детализируются, например, на ближайшие 1–3 спринта, на 1–2 месяца.
• Emergent — элементы обновляются и уточняются, этот процесс должен быть регулярным, а не разовым.
• Estimated — элементы должны оцениваться, хотя бы грубо / приблизительно, но лучше детально и предметно.
• Prioritized / Ordered – элементы должны иметь понятные приоритеты. Порядок может быть любой, но самый эффективный – по ценности или влиянию на продукт / проект.

Правило Lean Backlog: чем дальше элемент в бэклоге, тем меньше в нем должно быть деталей и тем выше вероятность, что его когда-нибудь удалят.

Подробнее о принципах Lean в управлении.

Типовые действия по управлению бэклогом:

1. Назначьте одного ответственного. Обычно это Product Owner или Product Manager. Коллективная ответственность – это почти всегда хаос, бардак и дубли.
2. Проводите регулярное уточнение – Product Backlog Refinement (PBR) и Backlog Grooming (грумминг бэклога). Рекомендуемая частота – 5–10% от времени спринта, это классика Scrum подхода, или 1-2 встречи в неделю по 45–90 минут. На уточнении обычно занимаются:
   1. Декомпозицией крупных элементов – эпики → stories → подзадачи.Добавлением или уточнением критериев качества, а также определения готовности.Переоценкой ценности и трудоемкости. Как оценивать задачи.
   1. Удалением устаревших концепций и задач.
3. Расставляйте приоритеты системно и без сожалений. Подходы чуть ниже.
4. Поддерживайте гигиену бэклога на регулярной основе – еженедельно, ежемесячно, при заходе на новый спринт / итерацию. К удалению неактуальных пунктов можно привлекать ключевых стейкхолдеров.
5. Делайте бэклог прозрачным и понятным всем, а не только участникам команды. Как раз для этой задачи пригодится удобный инструмент управления проектами и задачами, такой как Projecto. Только обязательно убедитесь в том, что используемая информационная система совместима с вашей методикой управления.

Наиболее интересные подходы для расстановки приоритетов:

Метод	Когда лучше использовать	Основные параметры
RICE	Когда много данных и метрик	Reach × Impact × Confidence / Effort
ICE	Быстрые решения, мало данных	Impact × Confidence × Ease
WSJF	Классика для старта малых и средних продуктов	Стоимость задержки / Продолжительность работы
MoSCoW	Жесткие дедлайны, контракты	Must / Should / Could / Won’t

Еще о методах приоритизации задач.

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Бэклог превращается в свалку – так никто не сможет разобраться и понять, что нужно делать, когда и зачем.
• Слишком детализированные задачи на длительное время вперед. В Agile-проектах длительное планирование не имеет смысла, все равно большая часть задач потеряет актуальность и будет переписана / изменена. Не вами, так представителями заказчика.
• Приоритизация «по громкости крика» вместо данных / стратегии. Все решения должны приниматься обоснованно, с опорой на факты и исследования, а не с опорой на мнение самых активных участников команды.
• Бэклог виден только владельцу проекта – так команда теряет общую цель и вовлеченность, а рабочие процессы перестают быть прозрачными.

Правильный бэклог должен представлять собой сбалансированную смесь из плана на ближайшие 1–2 месяца и стратегии на год. Именно в этом случае проект или продукт получают лучшую управляемость.

Основные этапы создания бэклога продукта

Как уже говорилось выше, никаких официальных стандартов для составления списка задач и бэклога продукта не существует. Но вы можете придерживаться следующих шагов и этапов:

Шаг 1. Определение стратегического контекста и границ продукта

Примерный срок реализации – 1-2 недели.

Прежде чем писать задачи, нужно понять зачем продукт нужен, кто его целевая аудитория, куда он будет двигаться и т.п.

Что нужно сделать на данном этапе:

• Сформулировать виденье продукта. Иногда достаточно нескольких предложений: для кого, что и почему это важно. Но отдельные проекты могут иметь внушительные описания на несколько листов.
• Определить цели продукта на ближайшие 6-18 месяцев. По Scrum Guide требуется один измеримый долгосрочный результат.
• Зафиксировать ключевые амбициозные цели по методике OKR и метрики KPI.
• Определить позиционирование на рынке и ключевые сегменты пользователей. Тут может подойти подход Jobs To Be Done или описания портретов потребителей.
• Составить примерную карту пути продукта – Roadmap. Это можно сделать для разных состояний: сейчас (как есть) и потом (как должно быть). Про As-Is и To-Be.

На выходе должен получиться небольшой документ со списком стратегических целей и направлений деятельности, например: «Удержание», «Монетизация», «Новые рынки», «Закрытие техдолга» и т.п.

Шаг 2. Сбор и генерация идей – фаза планирования

Примерный срок — 2-6 недель.

Это самый творческий, объемный и ответственный этап. Его цель — набрать как можно больше идей и проблем, которые стоит решить в рамках реализации продукта.

В качестве источников вдохновения можно использовать: интервью, опросы, usability-тесты, системы аналитики и метрики, данные сторонних исследований и статистику по конкурентам, A/B-тесты, конкурентный анализ, SWOT, мозговые штурмы, гипотезы от ИИ-моделей и прочее.

Результат на выходе – это пул идей, проблем, пожеланий и заметок. Для визуализации такого содержимого лучше других подходят интеллект-карты.

Шаг 3. Первичная приоритизация и фильтрация планов

Примерный срок реализации – 1-2 недели.

Цель этого этапа – из сотен пунктов отобрать небольшой список наиболее ценных и важных.

Что конкретно стоит отсеять сразу:

• все, что не соответствует видению продукта;
• то, что слишком дорого и долго в реализации (занимает более 12 месяцев);
• то, что нельзя проверить и оценить.

На выходе должен получиться конкретный список фич и функций, который легко конвертировать в предметные задачи.

Шаг 4. Перевод идей в элементы бэклога

Собственно, именно здесь мы переходим непосредственно к составлению бэклога.

Форматы элементов бэклога от крупного к самому маленькому:

• Эпики – большие цели, занимают в реализации 3–12 месяцев.
• User Stories или конкретные функции / фичи, занимают не более 1–8 спринтов.
• Задачи и подзадачи – это элементы детализации для одного спринта.

Формат отдельного элемента мы приводили выше: название, описание, критерии готовности, примерная оценка ресурсов и вложений, сроки и т.п. Тут нет стандартов или догм.

На выходе должен получиться стартовый бэклог продукта. Обычно он включает от 30 до 80 элементов, где максимальную детализацию имеют только 10-20 пунктов, которые подлежат реализации в первую очередь.

Шаг 5. Техническая и архитектурная оценка

Команда и стейкхолдеры смотрят элементы предстоящей реализации со всех сторон.

Здесь сразу несколько целей:

• Проверить осуществимость с технической стороны.
• Точнее смоделировать наиболее вероятные архитектурные риски и проблемы.
• Выявить связи и влияния между отдельными задачами и элементами.

На выходе получается более детальные и достоверные To-Do-списки, оцененные по уровню сложности и объему ресурсов. На их основе проще перейти к формированию задач для спринтов / итераций.

Шаг 6. Финальная проверка и публикация

Обычно длится не более 1-3 дней.

Лицо, ответственное за ведение бэклога, удаляет дубли, объединяет похожие пункты и идеи, оформляет итоговый список с приоритетами и сроками, а также обеспечивает беспрепятственный доступ к бэклогу всем заинтересованным сторонам.

Результат – рабочий стартовый бэклог, готовый к первому планированию спринта.

Заключение: дает ли эффект работа на основе бэклога?

Системная работа с бэклогом дает очень заметный эффект, но только при условии, что этот инструмент используется не только для того, чтобы держать в нем список задач. Без расстановки приоритетов и сроков, без декомпозиции сложных задач, а также без оценки необходимых ресурсов бэклог превращается буквально в свалку идей, которые никогда не будут реализованы.

Соответственно, цикл по наполнению, актуализации и чистке бэклога должен быть непрерывным.

При этом важно понимать, что сам по себе идеально вылизанный и составленный по всем канонам бэклог не гарантирует успеха продукта. Он лишь систематизирует ваши планы, мысли и задачи.

Если бэклог никто не читает, приоритеты меняются каждый день, то эффект вообще будет отрицательным.

Чтобы так не получилось, для управления всеми задачами и идеями проекта нужно специальное программное решение.

Projecto – отечественный сервис для контроля задач и исполнителей. Совместим с любыми методологиями управления и проектами, подходит для команд разного размера. Внутри – масса вспомогательных инструментов и функций: встроенные чаты, календарь и планироващик, таск-трекер с тонкой настройкой доступов и приоритетности, канбан-доски и диаграммы Ганта. Попробовать можно бесплатно в течение 30 дней.