Хард скиллы для менеджера проектов

Часто можно услышать, что менеджер проекта (PM, он же Project Manager) должен быть лидером, обладающим необходимыми чертами характера и стремлением быть первым во всём. Он также должен уметь коммуницировать, решать спорные ситуации и конфликты, управлять людьми, координировать действия команды, правильно ставить цели и мотивировать сотрудников к их достижению и не только. Но все эти навыки относятся к личным качества, так называемые софт-скиллам.

Но несмотря на врождённые или приобретённые качества, без хард-скиллов РМ никак не обойтись. Ниже как раз поговорим о технических навыках ПМов.

Обратите внимание: не стоит путать проектного менеджера и администратора проекта.

Что такое Hard Skills

Hard skill переводится с английского как «жёсткие/тяжёлые навыки» (наиболее подходящий перевод на русский «аппаратный или технический навык») – это те профессиональные навыки и умения, которые можно изучить, а при желании протестировать и измерить.

Простые примеры таких навыков – умение водить автомобиль (для проверки качества даже есть соответствующие государственные экзамены на теоретическую и на практическую часть), знание прикладной математики, знание одного или нескольких иностранных языков и многое другое.

Все эти компетенции легко оценить в качественном и в количественном выражении.

Хард скиллы обычно противопоставляются софт-скиллам («мягким навыкам»), которые измерить или протестировать нельзя, либо их оценка может оказаться слишком субъективной. Как правило, это личные качества сотрудника, которые тоже очень важны в работе: умение общаться, решать спорные моменты и конфликты, стрессоустойчивость, усидчивость и прочее.

Если обобщённо, то софт-скиллы – это навыки работы с людьми.

С одной стороны, практически все навыки руководителя проекта – это софт-скиллы. Но с другой — если есть конкретные технологии управления и рабочие стандарты, то в них существует и вполне понятная система оценок и требований.

Здесь можно подробнее почитать про задачи руководителя команды.

Какие могут быть хард скиллы у менеджера проекта?

Знаете, что страшнее всего в работе любого руководителя? Рутина. Это самая сложная, неотвратимая и при этом практически неотъемлемая часть работы управленца.

И как раз умение правильно организовать все рутинные процессы вокруг себя – это хард-скиллы.

Типовая ситуация

Если проектная команда работает давно и успешно, она обязательно использует какой-нибудь фреймворк или одну из популярных методологий управления проектами. Даже если это не чистая методология, а какая-то свой набор из нескольких методик, то это уже стандартизация.

Это означит, что большинство отношений внутри коллектива, а также многие бизнес-процессы формализованы. Есть отработанные алгоритмы проведения совещаний, опроса требований клиентов, контроля поставщиков и т.п. Для всех этих процедур есть готовые формы документов, а для контроля и отчётности используется профильный софт (планировщик дел и целей).

На определённом этапе проектной зрелости все эти бизнес-процессы, которыми во многом занимается руководитель, превращаются в рутину.

Когда вас нанимают проектным менеджером в уже состоявшийся коллектив, предполагается, что вы умеете вести всю необходимую документацию, обращаться с профильным софтом, правильно формулировать задачи и KPI, знаете, какие типы отчётов и планов требуются при той или иной методике управления.

Вы должны не только быть лидером и вести за собой людей, но и уметь автоматизировать свой труд, чтобы гарантированно и быстро добиваться поставленных целей.

Обязательный скилл – знание популярных методик управления проектами

Это выражается не в том, что вы где-то о них слышали или видели, как они работают у конкурентов. Нет.

Нужно знать основные принципы и всю ключевую механику:

• Как и с какой периодичностью проводятся совещания.
• На какие циклы/итерации разбивается рабочий процесс.
• Как осуществляется контроль (на выходном этапе, параллельно, тесная работа с представителями заказчика и прочее).
• Как формулируются цели и по каким критериям оценивается результат.
• Как осуществляется планирование. Какие документы должны быть получены на выходе, с кем согласуются планы, как и когда могут быть изменены и т.п.

Очевидно, что невозможно запомнить все техники управления. Вам придётся время от времени обновлять свои знания и актуализировать их в соответствии с  имеющимися внутренними системами в каждой конкретной компании или команде. Однако у вас должны быть базовые знания, чтобы можно было легко адаптироваться и начать какой-то базы.

А если базы нет, то будет тяжело. Скорее всего, на собеседовании вам просто откажут, так как время, потраченное на ваше обучение и включение в полноценную работу, будет слишком дорогим.

Как вариант, можно освоить в деталях одну-две самые популярные методики и искать работу в тех компаниях и командах, которые работают по ним.

Топ-10 методологий управления проектами

Не менее важный скилл – формирование списка требований

ПМ должен знать, кто и как формирует требования к проекту, кто является стейкхолдерами, в каком формате удобнее всего хранить и собирать данные и прочее.

Конечно, многое будет зависеть от используемой методологии. Где-то предпочтительны User Story, где-то — план управления ожиданиями стейкхолдеров, где-то — план требований и т.д.

Но фактически в любом типе проекта используются во многом похожие способы описания и сбора требований:

• интервью,
• анкеты,
• опросные листы,
• мозговой штурм,
• Use-кейсы,
• User Story.

ПМ должен знать как минимум эти форматы и уметь с ними работать.

Скилл оценки проекта

Что можно оценить в проекте? В первую очередь клиента или заказчика интересуют сроки реализации и необходимый бюджет. Чтобы получить конкретные значения, максимально близкие к реальным, вам нужно уметь работать с входными данными, знать адекватные сроки реализации конкретных типовых задач и уметь оценивать основные и сопутствующие расходы на разработку.

Естественно, нужно уметь связывать время и затраты с выходным качеством продукта.

Если проект новый для вас, вы должны уметь разложить его на такие составляющие, которые можно оценить с определённой степенью уверенности.

Чтобы оценка была максимально точной, логично использовать популярные и давно обкатанные методики, например, оценка по аналогам, покер-планирование, параметрическая модель, от частного к общему и прочие.

Скиллы планирования

Чем аккуратнее и правильнее план, тем реальнее и точнее будет результат. Невозможно работать над проектом без плана.

Проект-менеджер должен знать: какие виды планирования могут быть, как они связаны с реализацией проекта, какие данные нужно собрать и получить перед составлением плана, как и что может повлиять на результат, какие могут быть риски, как их избежать, до какой степени нужно детализировать задачи, как декомпозировать сложные задачи, как связать планы с циклами работы (с итерациями) и многое другое.

Не менее важно умение использовать профильный софт для планирования. Это одна из автоматизированных частей работы ПМа. Одно дело, когда вас придётся обучать работе в новой среде, а другое – когда вы сразу возьмете и начнёте работать.

А ещё у нового проектного менеджера стоит проверить навык расстановки приоритетов (как расставлять приоритеты).

Что конкретно можно отнести к скиллам планирования:

• Знание основных методик планирования и постановки задач.
• Умение определять ключевые показатели и способы их оценки.
• Навыки работы с разными видами отображения планов (сетевые графики, Канбан, расписания, календари, иерархия задач и не только).
• Знание того, какие техники и способы существуют для оптимизации сроков работ (сжатия расписания).
• Понимание, как можно отслеживать динамику (с привязкой к разным метрикам).

Скиллы работы с рисками

Про систему управления рисками в компании или проекте мы рассказывали в отдельном материале – здесь.

PM должен уметь составлять матрицу рисков, знать все основные риски проекта (они будут типовыми для многих проектов в какой-то конкретной сфере бизнеса), уметь реагировать на эти риски, отслеживать/мониторить их и прочее.

А ещё лидер команды должен знать, какие ошибки управления он может совершить и как их можно избежать (Градация ошибок проектного менеджмента).

Скилл сдачи проекта

Очень интересный и важный навык. Вне зависимости от того, каким образом представители заказчика будут участвовать в работе над проектом, вам всё равно придётся его завершить и передать результат клиенту.

Любой проект имеет начало и конец.

Грамотный ПМ должен знать, как автоматизировать процесс передачи: какие документы составить, кем они должны быть подписаны, что нужно предоставить со своей стороны, где и как хранятся необходимые доступы, как будет осуществляться дальнейшая поддержка, есть ли документация по проекту и в каком виде она ведётся и т.д.

В этап сдачи проекта могут входить:

• Составление плана коммуникации.
• Обучение представителей заказчика.
• Передача документации по проекту.
• Подписание акта приёма-передачи.
• И др.

Краткие итоги

На первый взгляд может показаться, что менеджер проекта должен обладать преимущественно мягкими навыками (софт-скиллами), но в реальности многие бизнес- процессы часто становятся рутинными. Поэтому ПМ должен уметь разрабатывать и вести необходимую документацию, правильно оформлять и стандартизировать процессы управления.

В таком ключе софт-скиллы легко переходят в категорию «хард». Поэтому при найме ПМа в новый проект от него ожидают подтверждения квалификации и демонстрации предметных знаний и навыков при планировании, сборе требований, работе с рисками и при передаче проекта клиенту.