Как «ДОМ ФАРМАЦИИ» координирует 100+ научных проектов в Projecto

В кейсе рассказываем, как научно-исследовательский центр координирует работу 20 подразделений и 100+ проектов с помощью Projecto.

АО «НПО «ДОМ ФАРМАЦИИ» проводит доклинические исследования лекарственных препаратов на животных. Это обязательный этап перед клиническими испытаниями на людях

«Когда вы ходите в аптеку, вы понимаете, что лекарства там оказываются не случайно: они должны быть безопасными и эффективными. Это изучается, в том числе на этапе доклинических исследований на лабораторных животных. Этим мы и занимаемся. Это очень важно и интересно» — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке

Часть услуг компании «ДОМ ФАРМАЦИИ»

Источник: https://doclinika.ru/

В структуре организации больше 200 сотрудников и около 20 подразделений: научные отделы, лаборатории, ветеринарная служба, архив, техническая служба и др. А еще в компании есть большой питомник лабораторных животных, где одних только белых мышей около 1500 штук, плюс кролики, свинки и макаки.  Единовременно в организации проводится 70-100 научных проектов, которые находятся на разных этапах.

Ситуация до внедрения

До Projecto исследования координировали через Excel-таблицы. В работе одновременно было 8 файлов, которые вели разные подразделения. Но у такого подхода есть проблемы: 

• Сложности в поддержании актуального статуса. Информация по проектам обновляется в течение дня и поддерживать актуальный статус в простой Excel таблице достаточно сложно.
• Сложности в координации нескольких отделов. В каждом проекте участвует несколько научных отделов и лабораторий.Чтобы понять, какой текущий статус и почему сдвигаются сроки по проекту, нужно было обзвонить руководителей каждой из этих лабораторий, уточнить их статус, сверить разные версии таблиц. 
• Отсутствие единого пространства. Нельзя было посмотреть, на каком этапе находится эксперимент, без звонков и уточнений. 
  

«Мне было достаточно тяжело координировать работу нескольких отделов. Нужно было каждый день собирать информацию. Я понял: нужен инструмент, где все будет в едином пространстве и в режиме онлайн» — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке

Почему выбрали Projecto: 5 критериев отбора

Поиск решения занял около полугода, за это время было протестировано более 6 продуктов: Advanta, Битрикс24, Яндекс.Трекер, Мегаплан и другие. 

Критериев отбора было пять:

«Я пробовал бесплатные версии и когда начал работать в Projecto, понял: это то, что мне нужно»  — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке

В результате, после пробного периода приняли решение внедрять Projecto в работу.

Само внедрение заняло несколько месяцев. Основная работа была связана не столько с настройкой системы, сколько с перестройкой привычных процессов внутри компании.

Часть сотрудников долгое время продолжала вести Excel параллельно с новой системой. Это типичная ситуация для организаций, которые переходят от таблиц к единому пространству управления проектами.

«Люди привыкли работать по-своему, и это нормально. Когда сотрудник много лет ведет таблицы, сложно за неделю убедить его отказаться от привычного инструмента. Но когда он начинает видеть, что нужную информацию можно найти за пару кликов, а не искать по нескольким файлам и перепискам, отношение постепенно меняется» — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке

Еще одной задачей стала разработка единого шаблона исследования. Несмотря на схожий жизненный цикл проектов, у разных подразделений были свои представления о статусах, сроках и порядке согласований. Поэтому первые версии шаблона несколько раз дорабатывались уже в процессе работы. По словам Кирилла, обсуждение и унификация процессов заняли больше времени, чем техническая настройка системы.

Как сейчас устроена работа в Projecto 

Большинство исследований в «ДОМ ФАРМАЦИИ» проходят по похожему сценарию. Перед началом каждого проекта нужно подготовить документацию, пройти биоэтическую комиссию, провести работу с животными, обработать результаты и подготовить отчет для заказчика. При этом в одном исследовании могут одновременно участвовать 3–4 подразделения: научный отдел, ветеринарная служба, лаборатории и администрация.

Для того, чтобы снизить ручную работу, в компании создали единый шаблон проекта в Projecto. Он помогает формировать карточки проекта с внутренней кодировкой по стандартному процессу и не собирать каждый проект вручную.

В шаблоне — 7 основных этапов (задач) проекта.

1. Прохождение биоэтической комиссии: нужно подтвердить, что эксперимент соответствует серьезным требованиям гуманного обращения с лабораторными животными.
2. Подготовка плана исследования.
3. Экспериментальная часть: на этом этапе проводится само исследование, работа с животными, наблюдения, фиксация результатов и сбор данных. 
4. Патоморфологический анализ: после завершения эксперимента образцы передаются в лаборатории для анализа изменений тканей и органов.
5. Подготовка отчёта: команда собирает и обрабатывает результаты исследования, оформляет выводы и готовит научный отчет для заказчика. 
6. Согласование с заказчиком: заказчик проверяет результаты исследования. Если появляются замечания или уточнения, команда фиксирует их и отслеживает статус до финального согласования. 
7. Сдача в архив: когда исследование завершено и документы подписаны, проект переводится в цифровой архив. Это позволяет сохранить историю работ, переписку и ключевые даты по исследованию. 

Для каждой задачи/этапа назначаются сроки, отслеживается статус.

Чтобы не запускать все этапы вручную, команда «ДОМ ФАРМАЦИИ» автоматизировала процесс через функцию «Процессы» в Projecto. Создание карточки нового проекта из шаблона занимает не больше 5 минут. Это позволяет:

• Автоматически выставлять сроки задач при переходе проекта в статус «В работе».
• Назначать ответственных и добавлять наблюдателей без ручного ввода.
• Отслеживать движение проекта по этапам в едином интерфейсе.

«Мне очень нравится автоматизация через процессы. Не нужно каждый раз вручную выставлять сроки и назначать ответственных — все происходит автоматически» — Кирилл Крышень, директор по науке

Для коммуникации по проектам команда использует встроенные чаты. Все обсуждения ведутся прямо в карточках проектов и задач, поэтому важная информация не теряется в мессенджерах и остается доступной всем участникам проекта. 

Результаты

Теперь не нужно обзванивать несколько человек и сверять разные таблицы: вся информация по проектам доступна в реальном времени. Система отвечает на главный вопрос руководителя: «Что происходит с проектом прямо сейчас?». 

Projecto закрыл эту задачу сразу на нескольких уровнях:

• Руководитель за пару минут проверяет статус любого исследования.
• Участники всегда видят свои задачи, сроки и следующий шаг без дополнительных напоминаний.
• Контекст не теряется: все обсуждения и изменения остаются внутри карточки проекта, а не в разрозненных чатах.
• Заказчик быстро получает актуальный статус без долгих внутренних запросов. 

«Самое главное — это понимание происходящего в исследовании или статуса проекта в любой момент времени. Мне не нужно никому звонить и выяснять это отдельно. Я могу зайти в проект и потратив там 3 минуты времени, сразу узнать, что конкретно происходит» — Кирилл Крышень, заместитель директора по науке

Если и у вас одновременно ведутся десятки проектов, а для получения актуального статуса нужно сверять таблицы, писать в чаты и звонить разным людям, попробуйте Projecto. Тестовый период — от 14 дней бесплатно.