Инструменты проджект менеджера – 30+ полезных программ и сервисов

Опубликовано

Итак, что конкретно может понадобиться для управления командой? Технически, достаточно правильно подобранной BPM-системы, если в ней есть встроенный корпоративный чат, хранилище документов, элементы CRM, корпоративная почта и тайм-трекер. Но практика показывает, что такие универсальные решения приживаются с трудом, так как имеют сложный интерфейс и слишком долго внедряются на местах. Кроме того, подписки на такие системы часто оказываются невыгодными. Лучше для каждой задачи использовать специализированный инструмент, который будет на 100% выполнять свои функции.

Ниже собран список программ и сервисов, которые помогут в работе проджект-менеджерам и членам команды.

Тарифы приводятся для справки и актуальны на момент публикации статьи.

Инструменты для планирования и управления – таск-менеджеры

Намеренно оставляем только российские сервисы, поскольку зарубежные банально невозможно оплатить со счетов российских юрлиц или с банковских карт физлиц.

Максимально коротко:

  • Projecto – российский онлайн-сервис, реализован в формате под ключ, не требует внедрения. Не имеет On-premise-версии, но легко масштабируется на команды любого размера. Безлимитное хранение данных, встроенная система корпоративного документооборота (без ЭЦП, но с учётом версий и с функционалом доведения документов до сотрудников), чаты по любым типам сущностей, удобный сквозной поиск, всё для ведения заметок, готовые статусы задач, теги, делегирование, разные форматы отображения, учёт времени, сторонние наблюдатели, полнофункциональные мобильные приложения, разные форматы напоминаний и уведомлений. Цены на подписку – от 288 до 400 руб. за пользователя в месяц. Бесплатно можно только протестировать.

  • Лидер Таск – тоже российский продукт, но реализуется по старой схеме с использованием Stand-Alone-приложений (по аналогии с PIM-органайзерами). Относительно недавно появилась облачная реализация, до этого через облако синхронизировались только данные. Под капотом много интересных возможностей, часть которых реализуется за счёт плагинов (многие из них распространяются за отдельную плату): поддержка сложной иерархии задач, связи между ними, офлайн-работа (синхронизацию можно запускать вручную или вообще не запускать), конструктор web-форм для сбора обратной связи, статистика по сотрудникам, встроенный тайм-трекер. Подписки для команд – от 375 руб./месяц за пользователя, не включая потенциальные расходы на приобретение плагинов (они покупаются разово). Бесплатное использование предусмотрено только для личных целей (без облачной синхронизации).

  • MooTeam – оригинальная система управления проектами для веб-агентств и маркетинговых агентств. Откровенно нишевый продукт, имеющий массу интересных фишек: создание задач по шаблонам с переменными, учёт и планирование финансовых показателей, хранилище документов и справочной документации, расчёт з/п на основе почасовой ставки и данных тайм-трекера, отдельное хранилище для учётных данных (от аккаунтов, личных кабинетов, хостинга и т.п.), встроенный мониторинг доступности сайтов клиентов, простейшая CRM-система. Подписки покупаются пакетами, которые можно гибко настраивать под себя – от 990 руб./месяц на 10 сотрудников. Бесплатное использование возможно для команд менее 3 человек.

  • Strive – простейший web-сервис (к слову, имеет доступную коробочную редакцию), умеет обслуживать списки задач и параллельно вести документацию проекта (в wiki-формате). Из фишек – внутренние вкладки, между которыми легко переключаться для фокусировки. Вкладка может отображать встроенный контент, например, документы или web-страницы. Основной режим отображения – в виде Канбан-доски, но есть и другие варианты. Мобильные приложения представлены только для Android-смартфонов и планшетов. Для команд до 10 человек сервис предлагается бесплатно. Премиум-подписки – 225 руб./месяц за пользователя.

  • Easy-Task – облачный сервис с модульной структурой предлагает не только базовый модуль для работы с задачами, но и решение для планирования совещаний, а также модуль проектирования бизнес-процессов. Кроме облачной версии, можно запросить On-premise-версию. В наличии готовые мобильные приложения. Бесплатное использование для команд из 5 человек и менее. Платные тарифы – от 99 руб./месяц за пользователя (если активен только модуль задач).

  • Аспро.Agile – таск-трекер специально для команд, работающих по Agile-методологиям (в основном по Scrum). Имеет модульную структуру, но модули продуманы и реализованы качественнее, чем в Easy-Task. Есть модули с корпоративным мессенджером, ментальными картами, конструктором оргструктуры, тайм трекером, почтой, базой знаний, онбордингом и кабинетами партнёров. Кроме того, в наличии API и готовые интеграции (в частности, с хранилищами кода). В экосистеме АСПРО есть и другие сервисы для бизнеса. Подписка на Аспро.Agile покупается пакетами – от 1990 руб./месяц на 10 пользователей. До 3 человек использование бесплатно, но с серьёзными ограничениями по функциям.

  • Shtab – комплексный продукт с массой встроенных инструментов: корпоративные базы данных, тайм-трекер (поставляется в виде отдельных приложений для разных платформ), Pomodoro-таймер, настраиваемые сводные отчёты, матрица Эйзенхауэра, общее файловое хранилище, система настраиваемых полей, Telegram-бот (через него можно ставить задачи, следить за уведомлениями и отвечать в рабочем чате) и прочее. Есть облачная и коробочная версия, в наличии API-интерфейс. Подписки – от 100 руб./месяц за рабочее место. Тарифы разнятся по функционалу. Бесплатное использование предусмотрено для команд до 5 человек.

  • Weeek – сервис для управления проектами, совмещённый с CRM. Есть встроенный ИИ-ассистент (Вика), воронки продаж, гостевые аккаунты, шаблоны проектов, WIP-лимиты, тайм-трекер, связи между задачами, модуль для ведения корпоративных баз знаний (с шаблонами документов и совместным редактированием), кастомные поля. Тарифы – от 199 руб./месяц за пользователя (подписки делятся по функционалу). Бесплатное использование для команд из 5 человек.

Предпочитаете бесплатные продукты? Мы также добавили их в свой список, к тому же будет что сравнить с коммерческими реализациями:

  • OpenProject – подходит для установки на корпоративный сервер, распространяется с открытым исходным кодом, есть готовые docker-контейнеры. Community-версия предполагает самостоятельную поддержку и настройку, в ней недоступны специальные коммерческие аддоны.

  • ProjectLibre – десктопный софт, один из лучших аналогов Microsoft Project с открытым исходным кодом (+умеет открывать файлы MS Project). Облачная версия платная.

  • OpenProj – ещё одна открытая альтернатива Microsoft Project, написана на Java, поэтому запускается в любой операционной системе (но нужна Java-машина). Но поскольку  у программы полностью отсутствует коммерческая составляющая, то и развивается она слабо, последний апдейт был в 2019 году.

  • Calligra Plan – часть бесплатного офисного пакета от разработчиков KDE. Работает пока только в Linux-дистрибутивах (вполне может подойти для установки в отечественных ОС). Десктопный софт.

  • TaskJuggler – кроссплатформенная программа. Написана на Ruby. Умеет учитывать расходы времени и финансов, строить и публиковать отчёты. Отлично масштабируется и может хранить базу данных на удалённом сервере (для централизованного доступа).

CRM-системы

Это системы, которые хранят данные о контактах с клиентами и позволяют автоматизировать часть рутинных процессов.

  • Битрикс24 – самая популярная коммерческая система в России. Имеет массу дополнительных функций: от встроенного конструктора сайтов до онлайн-чата для коммуникации с клиентами, включая, мессенджер, встроенное облачное хранилище, офисный пакет и прочее. Может интегрироваться с огромным количеством внешних сервисов, базовый функционал расширяется за счёт модулей из оригинального маркетплейса. Есть элементы ИИ. Но по факту интерфейс сильно перегружен. Внедрением и сопровождением должны заниматься опытные специалисты, что повышает стоимость владения. Бесплатный тариф есть, но подходит только для тестирования. Платные подписки продаются пакетами – от 1990 руб./месяц на 5 человек, не считая бустов и расходов на плагины.

  • SberCRM – новичок на рынке, имеет бесплатный тариф для команд из 5 человек. Достаточный набор интеграций, конструктор бизнес-процессов, быстрая оценка контрагентов, каталог продуктов и услуг, система пользовательских полей и прочее. Платные подписки – от 500 руб./месяц за каждое рабочее место.

  • AmoCRM – старожил с приятными ценами и богатым функционалом. Воронки продаж, интеграция с мессенджерами, каталог товаров, скрипты автоматизации и ИИ-ассистент, готовая система лояльности, вебхуки, API и 500+ готовых интеграций. Бесплатного тарифа нет. Подписки – от 599 руб./месяц за рабочее место. Может потребоваться доплата за дисковое пространство, за супер-поля и другие пакеты.

  • OkoCRM – простая, но функциональная система. Достаточный набор интеграций, ИИ, встроенный чат для команды и агрегация мессенджеров, управление задачами и Канбан-доска, быстрый импорт из Excel, внутренние справочники и базы знаний, шаблоны сообщений и роботы для автоматизации. Бесплатных тарифов нет. Подписки – от 572 руб./месяц за рабочее место.

  • Мегаплан – сервис вырос из системы управления проектами, поэтому включает в себя  неплохой таск-менеджер, контроль KPI по сотрудникам, встроенные базы знаний, график отпусков, рассылка уведомлений и не только. В дополнение есть воронка продаж, карточки клиентов, история переписки, управление складом, интеграции с мессенджерами и телефонией, видеосвязь (онлайн-конференции), API и прочее. В наличии коробочная редакция (On-premise). Цены на облако – от 454 руб./месяц за сотрудника.

Майнд-карты (для мозговых штурмов)

Дополнительный материал по теме можно найти в статье об использовании интеллект-карт в проектах.

  • Diagrams.net (ранее Draw.io) – бесплатное web-приложение, которое успешно работает с контентом на устройстве пользователя или с файлами в личных облачных хранилищах (в том числе в хранилищах кода). В наличии офлайн-конструкторы для настольных операционных систем. Огромный выбор шаблонов и контента для создания своих диаграмм-связей или схем. Предусмотрена возможность совместного редактирования.

  • WiseMapping – ещё один бесплатный сервис, но уже со своим облачным хранилищем. Предоставляется возможность совместного редактирования, публикации диаграмм, а также выгрузки в разных форматах. При желании можно скачать ПО для установки на корпоративном сервере.

  • Obsidian – набор бесплатных программ для установки на устройствах пользователей. Поддерживаются все настольные ОС и даже мобильные. Для синхронизации через своё облако потребуется установка плагина. Майнд-карты по умолчанию строятся на базе связей между заметками, но можно расширить функционал за счёт бесплатных дополнений.

Service Desk

Яндекс Трекер – это облачная реализация таск-трекера. Может использоваться для создания очереди задач командам разработчиков или в качестве системы обработки обращений служб поддержки. Обращения можно принимать по почте или через форму обратной связи. В наличии макросы автоматизации для разбивки обращений по категориям. Для входящих задач можно определить условия обслуживания (SLA). Доступны готовые мобильные приложения и API. Трекер предлагается только в дополнение к подпискам Яндекс 360 для бизнеса – от 519 руб./месяц за пользователя. В комплекте предусмотрен корпоративный мессенджер, облачное хранилище и сервис видеоконференций.

ITSM 365.support – готовое облачное решение от ITSM 365. Комплексно закрывает задачу учёта инцидентов. Включает в себя все необходимое: оповещения по разным каналам, готовые мобильные приложения, конструктор бизнес-процессов, учёт клиентов, воронка заявок, расчёт KPI сотрудников, разные уровни эскалации, отображение загруженности специалистов, база знаний и прочее. Оплата производится пакетами – от 7500 руб./месяц за 5 лицензий. Есть градация функций по тарифам.

Okdesk.ru – российская help desk система. Имеет встроенный CRM-функционал, обеспечивает учёт заявок по разным каналам, хранит контактные данные клиентов и не только. Легко интегрируется с телефонией, порталом клиентской поддержки, Telegram-ботами, почтой и пр. С ее помощью можно предоставлять платные услуги и продавать товары. Цены начинаются от 8000 руб./месяц за 5 лицензий. Многие модули и функции требуют доплаты.

Chat2Desk – агрегатор мессенджеров и каналов коммуникации с клиентами. Имеет встроенный функционал для распределения очереди заявок, гибко настраиваемый виджет онлайн-консультаций, внутренние комментарии, готовые роли, редирект чатов, автоответчики, базу знаний и многое другое. Большое количество интеграций, API и приложения операторов для всех популярных платформ. Стоимость подписки – от 6000 руб./месяц, либо опции можно настроить строго под себя в специальном конструкторе.

Контроль сотрудников на удалёнке и тайм-трекеры

  • «Контроль кадров» от Мегафона – специальный сервис для корпоративных клиентов, который позволяет отслеживать местоположение сотрудников, активно перемещающихся по городу. Работодателю предоставляется специальная панель управления с интерактивной картой. Сервис может автоматически оповещать о входе сотрудника в заданные зоны, ставить задачи исполнителям и получать фотоотчёты. Контроль может осуществляться на базе смартфонов или специальных GPS-трекеров.

  • «Стахановец» – набор продуктов для тотального контроля действий удалённых сотрудников за компьютерами: отслеживание посещаемых сайтов и настройка чёрных/белых списков, предотвращение утечек данных, учёт рабочего времени, создание скринов, сверка клавиатурного почерка и мониторинг текстового ввода, запись звонков и не только. При желании можно настроить интеграцию с GPS-трекерами и политики использования принтеров, организовать наблюдение на базе удалённых web-камер.

  • «Инсайдер» – облачный сервис и коробка. Позволяет следить за рабочими местами сотрудников. Есть встроенный кейлоггер, мониторинг поисковых запросов, учёт времени использования рабочих и нерабочих программ, автоматическое ведение табелей учёта и хронометраж рабочего дня, создание скриншотов и прочее. В наличии специальная мобильная версия с отслеживанием месторасположения устройств.

  • Bitcop – также есть облако и коробка. Умеет автоматически учитывать рабочее время, делать скриншоты экрана, отслеживать треки по отдельным задачам, мониторить активность пользователя (в том числе открытие программ, посещение сайтов, звонки, чаты) а также время, проведённое офлайн. Коробочная редакция может интегрироваться с большим количеством рабочих программ: телефония, офисные пакеты, трекеры задач, CAD-системы и прочее.

Корпоративные базы знаний (wiki-системы)

Чаще всего аналогичный функционал встроен в системе управления задачами и проектами. Но можно организовать и отдельную Wiki-систему.

  • «Пряники» – симбиоз социальной сети, учебного портала, wiki-системы, конструктора опросов и биржи идей. Внутри органично вписаны механизмы геймификации и система управления рабочими процессами. Функционал системы можно расширять за счёт оригинального каталога приложений. Доступны облачная и коробочная редакции.

  • Атлас24 – специализированная система для хранения контента. Обеспечивает закрытый доступ к базам данных, позволяет комментировать материалы, редактировать документы, добавлять файлы и создавать тесты для сотрудников. Базу знаний можно интегрировать с CRM или сервис-деск системами.

  • TEAMLY – симбиоз таск-менеджера, базы знаний и системы корпоративного обучения. Внутри есть элементы ИИ и всё для совместной работы. Встроенный редактор поддерживает версионность материала и учитывает правки. Предоставляется широкий набор инструментов для создания новых документов. Реализована возможность вставки внешнего HTML-кода, сквозного поиска и создания тестов на знание темы.

Выше мы рассмотрели только те инструменты, которые способны помочь с управлением командой, с контролем задач и расходом ресурсов.

Однако существуют и другие реализации, используемые для решения прикладных задач: системы аналитики, контроля доступа, конструкторы сайтов и системы управления контентом, сервисы телефонии, агрегаторы мессенджеров, корпоративная почта, сервисы рассылок, рекламные кабинеты и многое другое. О них как-нибудь в следующий раз. Следите за нашим блогом 😉