Организация онлайн совещаний

Опубликовано

Ниже расскажем обо всех важных нюансах и подробнее разберем, что же такое организация онлайн совещаний

Многие руководители старой закалки предпочитают личное общение и не доверяют современным интернет-технологиям. А зря. Формат онлайн-совещаний и конференций существует уже давно и доказал свою эффективность. К тому же пандемия внесла свои коррективы, и теперь даже матёрые руководители на местах вынуждены переходить в онлайн-формат и осваивать удалёнку.

Этапы организации онлайн-совещаний

Как и любое другое мероприятие внутри компании, онлайн-конференция должна быть спланирована. Что это значит?

  • Изначально выбирается тема (повестка) общего сбора: для чего будет проводиться онлайн-конференция, какие цели вы преследуете, что должны получить в итоге.
  • Исходя из целей встречи, выбирается формат переговоров (о них поговорим ниже).
  • Для обеспечения выбранного формата взаимодействия выполняются все необходимые подготовительные мероприятия, связанные с технической реализацией (проверятся наличие соответствующего программного обеспечения на рабочих местах сотрудников, выявляются проблемы и ошибки, проверяется скорость подключения, подготавливаются файлы презентаций, документы и другие материалы, которые потребуются для отправки или обсуждения).
  • Назначается дата и время проведения совещания. При необходимости время встречи согласовывается со всеми участниками конференции.
  • Разрабатывается повестка совещания. Это своего рода план выступлений каждого из участников и одновременно список вопросов, которые нужно обсудить или донести до целевой аудитории.
  • Заранее назначаются сотрудники, ответственные за отдельные вопросы, например, за протоколирование переговоров или техническое обеспечение.
  • Вся необходимая информация доводится до участников общего сбора. Это может быть внутренняя рассылка, обзвон или объявление на корпоративном портале. При необходимости собирается обратная связь.

Помимо непосредственно планирования, выделяют также следующие этапы организации онлайн обсуждений:

  • Проведение конференции (основная часть),
  • Решение споров (при наличии),
  • Получение обратной связи по озвученным задачам и проблемам,
  • Этап контроля.

Какие форматы онлайн мероприятий внутри компаний бывают

Наиболее частый формат онлайн-совещаний – доведение информации. Обычно используется топология «от одного к многим». На таких мероприятиях объём обсуждений сводится к минимуму, руководитель ставит новые задачи своим подчинённым, сообщает важные новости или иную информацию, которая может потребоваться в рабочем процессе.

Второй формат – форум, то есть общее обсуждение. Здесь могут и должны выступать несколько переговорщиков. Так как одновременно говорить ни у кого не получится, то выступления обычно происходят по заранее определённому плану и по строго обозначенным вопросам. Отклонения допускаются, но незначительные. Даже небольшое увеличение времени выступления каждого из участников может привести к существенному росту общего времени мероприятия.

Общие дискуссии логично подробно протоколировать, чтобы в любой момент можно было восстановить цепь событий и принятых решений. По результатам таких мероприятий обычно разрабатываются важные документы, а также назначаются более предметные совещания для обсуждения поднятых на обсуждении проблем/задач.

Третий формат – онлайн-совещания. Это те же собрания с руководителем только в онлайн-формате, необходимы для подведения итогов, получения и выдачи задач, сдачи отчётов и пр. Топология каждый со многими, но активный спикер всегда один. Фактически очень напоминает общие обсуждения, только список вопросов намного меньше, и программа для таких мероприятий обычно короткая или вообще отсутствует, так как такие совещания проводятся на регулярной основе (например, каждую неделю или раз в месяц).

Онлайн-переговоры. Это встречи с представителями других компаний или деловые встречи между сотрудниками разных отделов внутри предприятия. Например, встреча менеджеров отдела продаж и отдела производства, как правило, они не пересекаются лично, а для коммуникации используют формат личной переписки или оперативных звонков. К переговорам с представителями потенциальных или уже состоявшихся партнёров нужно относиться максимально серьёзно. А ещё лучше хранить видеозапись таких встреч в архиве.

Основные принципы проведения и организации онлайн бесед

Вот наиболее важные моменты, соблюдение которых повысит эффективность ваших онлайн-встреч.

Не забывайте о разнице во времени

Россия – большая страна, и взаимодействие сотрудников из разных регионов в разных часовых поясах далеко не редкость. Чтобы исключить недоразумения, указывайте время встреч с привязкой к часовому поясу. Например, если вы укажете, что конференция состоится в 10:00 по московскому времени, остальные участники уже сами смогут определить местное время.

Начинайте совещания/переговоры вовремя

Это всегда было и будет правилом хорошего тона. Чтобы снизить вероятность технических проблем непосредственно в момент старта переговорного мероприятия, начните подготовку заранее. Например, за 10-15 минут. Даже если кто-то из участников подключится раньше, ничего страшного. Достаточно объявить, что вы пока готовитесь, а само мероприятие состоится, как и планировалось, в назначенное время.

У совещания должен быть руководитель

Для форумов даже существуют особые статусы таких участников – председатели и модераторы. Кто-то должен заниматься организационными вопросами и координировать действия остальных. Лучше всего, если этот статус будет закреплён официально.

Подготовьте дополнительные материалы заранее

Часто происходит так, что выступающий упоминает какие-либо показатели или иную информацию, участвующую в обсуждении. Цифры легко забываются, что-то может вылететь из головы. Поэтому подготовьте необходимые данные в удобочитаемом виде. Это могут быть файлы документов, таблицы, изображения, графики и даже презентации. Их гораздо проще и быстрее разослать участникам в исходном виде, чем показывать на видео. В общем потоке такие данные проще будет обсуждать.

Не затягивайте встречу/выступление

Говорите коротко и по делу. Чем больше времени вы занимаете у пользователей, тем меньше они фокусируются на ваших словах. Уже через 10-15 минут монолога собеседники могут потерять нить ваших мыслей.

Отключите уведомления, уединитесь

Будет очень неловко, если на онлайн-совещании вам позвонит кто-то из домочадцев или ещё хуже – будет дефилировать у вас за спиной, если вы работаете на удалёнке. Вернуться к исходной теме разговора будет очень сложно.

Проверьте готовность рабочего места

Посмотрите в настройках системы, не ожидается ли перезагрузка (она может начаться в самый неподходящий момент), проверьте, как работают микрофон и камера, нет ли каких-либо других технических проблем, которые могут помешать вашей онлайн-встрече.

Записывайте видео

Этот пункт будет особо актуален для важных встреч, например, при переговорах с партнёрами или клиентами. Не менее полезным лайфхак будет при устной постановке задач руководителем: если программа встречи определена поверхностно, а задач много, вы рискуете пропустить что-то важное.

Постарайтесь не спорить

В online-формате любые оживлённые споры малопродуктивны и засоряют эфир. По крайней мере, постарайтесь высказывать своё мнение только в те моменты, когда остальные участники встречи молчат, не нужно перебивать, всё равно никто не сможет разобрать речь одновременно двух и более человек.

Программные решения для организации онлайн-переговоров

В настоящее время в сети представлен огромный выбор доступных реализаций для проведения онлайн-встреч и выступлений. Мы намеренно не будем упоминать профильные решения, которые предназначены для массовых мероприятий и для заработка (например, для проведения онлайн-обучения или курсов).

Итак, самые простые и бесплатные программы для онлайн-встреч.

Скайп. Часто клиенты предустановлены на рабочих местах пользователей вместе с офисным пакетом от Microsoft (Skype для бизнеса). Но с задачей вполне может справиться и стандартный клиент для домашних пользователей.

  • Есть встроенный чат и возможность отправки файлов, запись видеопотока.
  • Ссылкой на видеовстречу легко поделиться разными способами.
  • Предоставляются клиенты для всех популярных платформ.
  • Приложение умеет размывать фон (актуально при удалёнке).
  • Есть возможность «поднять руку» и быстро отреагировать на сообщение.
  • Можно демонстрировать рабочий стол (например, с открытой таблицей или другими документами).
  • До 50 участников на бесплатном тарифе с продолжительностью конференции до 4 часов.

Google Meet. Сервис разрабатывался как инструмент исключительно для бизнеса. Но недавно поисковый гигант открыл доступ к платформе всем желающим.

  • До 100 участников в бесплатном тарифе.
  • Для работы нужен только браузер (не нужно устанавливать программу-клиент).
  • Присутствует функция шумоподавления.
  • Есть замена фона, демонстрация экрана, запись встреч и общий чат.
  • Предоставляется интерактивная доска (для мозгового штурма).
  • Виджет Google Meet отображается внутри Gmail и Календаря Google.

Zoom. Это, наверное, самый популярный софт для проведения онлайн-конференций в период пандемии.

  • Обеспечивается совместный доступ к файлам.
  • До 100 участников и до 40 минут на конференцию в бесплатном тарифе.
  • Локальная запись видео, демонстрация экрана, замена фона и чаты.
  • Клиенты для всех популярных платформ и расширения для браузеров.
  • Маркетплейс с готовыми интеграциями для бизнеса.

Чем может помочь Projecto в организации онлайн-переговоров

Все функции, которые могут потребоваться руководителю для проведения онлайн- и офлайн-мероприятий, вынесены в онлайн-календари и события.

События создаются в одно нажатие и легко перемещаются по сетке календаря простым перетаскиванием.

  • Для них можно определить конкретную дату и время, задать параметры повторения, назначить приоритет и напоминания.
  • События могут быть общими или приватными. Их можно связать с выбранными проектами.
  • К событиям можно добавить любое количество участников. Они автоматически получат соответствующее уведомление.
  • Вы можете разработать подробную повестку встречи или совещания. Пункты повестки можно отмечать различными статусами или преобразовывать в задачи. К повестке можно прикреплять уже созданные задачи и документы.
  • Лента активности позволяет обсуждать событие в чате. Здесь можно упоминать сотрудников/пользователей системы, прикреплять файлы, создавать заметки и отслеживать историю событий.

Таким образом, у вас значительно снижается объём работ по протоколированию встреч (если обсуждения будут происходить непосредственно в мероприятии Projecto), а также появляется удобный инструмент для планирования совещаний и постановки новых задач.