Система 5S на производстве и в бизнесе (о правильной организации труда)

Опубликовано

Порядок, который царит на производстве, и его эффективность тесно связаны между собой. Наличие ненужных материалов, неорганизованность процессов, хаос на рабочем месте приводят к снижению производительности и падению показателей бизнеса. Решить проблему помогает метод 5S, который зародился в Японии и распространился по всему миру.

5S – это метод оптимизации рабочей среды. Впервые он был внедрён на автомобильном производстве Toyota. Состоящая всего из пяти шагов, 5С-система продемонстрировала такие заметные результаты, что была взята на вооружение западными производителями и стала внедряться в разных секторах рынка – не только на заводах, но и в различных отраслях, от разработки программного обеспечения до архитектуры.

История 5С

Для понимания и успешного внедрения системы 5С нужно знать её истоки. Зародилась она в японской компании Toyota, где в середине прошлого века работал инженер-технолог по имени Тайити Оно. Он разработал и внедрил системный подход к организации рабочего места, целью которого было повысить эффективность производственной системы Toyota (TPS).

Семь видов потерь, которые несёт производство, японский инженер предложил минимизировать с помощью системы 5S. Концепция Тайити Оно рассматривала потери, которые производство несёт на следующих этапах:

  • Транспортировка продукции.
  • Запасы, инвентарь, складское оборудование.
  • Перемещение людей и оборудования.
  • Ожидание между активными периодами.
  • Перепроизводство и накопление излишков.
  • Дополнительная обработка.
  • Устранение дефектов.

Система 5S на производстве была призвана сократить эти потери, внедряя принципы бережливого производства.

Но есть ещё одно имя, которое можно назвать применительно к системе 5С – Сигэо Синго. Как и Оно, Синго был инженером-технологом. В 1955 году он выступил в Toyota с лекцией по вопросам производительности труда. В дальнейшем Синго вместе с Тайити Оно в течение двух десятилетий работал над совершенствованием TPS и консультировал команду Toyota.

А если копнуть ещё глубже, то можно вспомнить американского инженера Фрэнка Гилберта, который ещё в 19 веке доказал, что путём повышения эргономичности своего рабочего места каменщики успевают укладывать 350 кирпичей в час вместо 120. Возможно, его идеи оказали влияние на Тайити Оно. Но это не точно.

Материал по теме оптимизации рабочего пространства: диаграмма спагетти.

Что подразумевают под собой принципы 5S?

Название системе дали термины на японском, каждый из которых начинается на букву S и указывает на конкретный шаг, который необходимо предпринять, чтобы добиться порядка на рабочем месте и в производстве в целом: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu и Shitsuke.

Расшифровка:

  • 整理 Seiri – сортировка: наведение порядка путём избавления от ненужных инструментов и материалов, чтобы создать удобную рабочую среду. Пример: если убрать старые поломанные станки из цеха, работать станет удобнее и безопаснее.
  • 整頓 Seiton – упорядочивание: всё, что не было удалено с рабочего места в процессе сортировки, раскладывается по своим местам. Пример: инструменты и материалы маркируются и раскладываются в определённых зонах, чтобы даже сменные сотрудники могли всё легко найти.
  • 清掃 Seiso – чистота: поддержание наведённого порядка, регулярная уборка и оптимизация пространства с целью не вернуться к первоначальному хаосу. Пример: ежедневная очистка/обслуживание оборудования и регулярная уборка помещения предотвращают сбои в рабочих процессах и продлевают срок службы дорогостоящих приборов.
  • 清潔 Seiketsu – стандартизация: закрепление первых трёх принципов 5С в инструкциях, внедрение стандартных процессов для ежедневного проведения сортировки, упорядочивания и поддержания чистоты. Пример: внесение принципов 5С с должностные инструкции всех сотрудников под роспись.
  • 躾 Shitsuke – совершенствование: поддержание установленных стандартов с целью сделать их частью повседневной рутины. Пример: регулярное обучение сотрудников принципам 5S.

Система организации рабочего места 5S также применяется для организации рабочего процесса. К примеру, принцип сортировки можно применить к распределению обязанностей в команде, организовав выполнение задач таким образом, чтобы исключить избыточные и ненужные действия. А этап упорядочивания использовать для уточнения задач.

И на производстве, и в бизнес-процессах последовательное применение принципов 5С приведёт к повышению эффективности работы команды.

Преимущества метода 5С

Теперь давайте рассмотрим основные преимущества использования системы 5S.

  • Повышение качества. Благодаря внедрению и поддержанию системы 5C, качество продукции и услуг повышается, как и эффективность работы организации в целом (правда, не стоит ждать, что это произойдёт немедленно).
  • Сокращение потерь. Принципы 5S помогают сократить потери времени, усилий и ресурсов. Продуманная организация избавляет команды от ненужной работы, а сокращение потерь в целом приводит к повышению устойчивости бизнес-операций.
  • Повышение безопасности. Аккуратное рабочее место и понятные, отлаженные процессы снижают риски в сфере безопасности сотрудников – это одна из ключевых причин, по которой Toyota внедрила эту систему. Многие производственные компании используют принципы 5S именно в целях поддержания безопасности на местах.
  • Повышение эффективности работы сотрудников. Когда команды используют систему порядка 5С, сотрудники лучше понимают свои задачи и роль в процессе, что помогает им более эффективно достигать своих целей. Бонусом они получают больше удовлетворения от своей работы, а отдел кадров радуется сокращению текучести персонала.

Внедрение 5С в бизнесе

Если с заводами или цехами всё понятно – наводи, поддерживай порядок и радуйся повышению эффективности труда, то внедрить 5S в бизнесе может быть сложнее – просто потому, что принципы нужно как-то перенести на рабочие процессы.

И всё же метод может работать в бизнесе. Вот что можно сделать:

  • Заручившись поддержкой руководства, для начала проанализируйте задачи и обязанности команды, чтобы выявить области, в которых энергия или ресурсы расходуются впустую. Ответьте на вопрос: «Какие процессы, документы или условия работы слишком сложны или запутанны?» Привлеките к анализу всех членов команды и узнайте их мнение.
  • Устраните все лишние или ненужные этапы, задачи или элементы. Убедитесь, что каждый сотрудник понимает свои задачи и не делает лишних, – это также поможет повысить эффективность работы.
  • Обучите всех сотрудников принципам 5S, чтобы они могли искать способы оптимизации задач и процессов и выдвигать рациональные предложения.
  • Стандартизируйте первые три шага. Создайте краткие справочные списки для команд и соберите отзывы тех, кто участвует в процессе внедрения 5С.
  • Примите меры для поддержания системы в активном состоянии (эксперты предупреждают, что этот этап обычно вызывает больше всего трудностей). Чтобы принципы 5С вошли в привычку у команды, используйте таблички, плакаты, краткие справочные руководства для закрепления ключевых идей. Поднимайте эту тему на планёрках и во время личных бесед с менеджерами, добавьте соблюдение принципов в оценку эффективности труда команды и разные системы мотивации. Если в вашей команде используется программа для управления проектами/задачами, то создайте повторяющееся события контроля.

Конкретных инструментов система 5C не имеет. Но вы можете использовать те программы и сервисы командной работы, которые вам удобны. Например, профильный софт поможет систематизировать документы и навести порядок в распределении задач, отследить связи и нагрузку на сотрудников. В зависимости от специфики работы команды, инструменты могут меняться. Но их цель одна – упростить и стандартизировать процессы, снизив уровень хаоса.

С какими сложностями можно столкнуться

Внедрение принципов 5S в разнообразную и динамичную современную рабочую среду может быть сопряжено с трудностями. Давайте рассмотрим, как преодолеть некоторые из них.

  1. Сопротивление переменам. Проблема, которая обычно возникает на этапе внедрения. Людям кажется, что им и так хорошо, и не нужно ничего менять. Если новую систему предлагает новый руководитель, то они могут даже саботировать идею. Решение –объяснить, чем именно метод 5S может помочь даже самым продуктивным сотрудникам.
  2. Культурные различия. Сотрудники и руководители могут воспринять принципы 5S как противоречащие существующей корпоративной культуре. Хотя методология 5S хорошо сочетается с японской деловой культурой, в компаниях других стран она может вступать в противоречие с нормами, принятыми на рабочем месте. Подчеркните, что эти принципы универсальны и помогут внести позитивные изменения в корпоративную культуру, сохранив её уникальные черты.
  3. Простая лень. Зачем наводить порядок на рабочем месте, если к вечеру там снова будет царить бардак? Этот вопрос обычно задают работники фабрик и заводов. Они утверждают, что уборка – это пустая трата времени. На самом деле, в таком хаосе процент брака остаётся стабильно высоким, а производительность низкой. Необходимо искоренить терпимое отношение к беспорядку на рабочем месте и ввести строгий контроль с системой депремирования тех, кто не хочет следовать общим правилам. Проблема актуальна и для офисных работников, которые любят обложиться папками и бумагами и уверены, что отлично ориентируются в созданной ими системе. Стандарты должны быть общими – даже если кому-то хорошо работается в хаосе, ему придётся смириться с идеей поддержания порядка.
  4. Непонимание конечной цели. Офисные работники и менеджеры по продажам утверждают, что что система 5С не имеет никакого отношения к их работе. Они не понимают, что захламлять рабочие столы документами и записками – это то же самое, что захламлять производственные цеха мусором и обрезками. Необходимо на примерах показать, что метод хорошо работает не только для заводских нужд, и сделать 5S общекорпоративной программой.

Внедрение системы 5С: примеры

Компания Kaiser Permanente Colorado использовала принципы 5S для улучшения шаблона и процесса регистрации в программе Medicaid. Они убрали из шаблона ненужные поля, реорганизовали их с учетом мнения заинтересованных сторон и разработали базу данных Microsoft Access, которая предотвращала дублирование записей. Затем они стандартизировали эту таблицу для дальнейшего использования и разработали чёткую систему применения шаблонов Access и Excel.

Через три месяца число участников программы Medicaid увеличилось на 45 %, а доходы от программы выросли более чем на 1 миллион долларов в год. Кроме того, время регистрации участников сократилось с 62 до 11 дней, как отчиталась сама компания.

Компания Harley Davidson использовала принципы 5С, чтобы избежать банкротства, в 1985 году, но по факту также добилась невероятного роста. Ей удалось повысить производительность на 50 %, одновременно сократив занимаемую площадь на 25 %. Как и Toyota, компания отдаёт приоритет производству точно в срок, чтобы избежать скопления ненужных запасов, и прислушивается к мнению членов команды о том, как можно совершенствовать рутинные операции.

Выводы

5S – это общий подход, который позволяет оптимизировать рабочее пространство и рабочие процессы, а также философия компании и стиль работы её сотрудников. 5С состоит из 5 этапов, результатом которых должна стать безопасная и эффективная рабочая среда с минимальным количеством брака и потерь. Внедрить систему можно в любых бизнес-процессах.