Фотография рабочего дня сотрудника

Чтобы оптимизировать деятельность и безошибочно выявить сильные и слабые стороны команды, необходимо ввести такой формат отчетности, как фото рабочего времени.

Это не значит, что работник должен делать снимок своего рабочего процесса. Фотографирование подразумевает поминутную фиксацию деятельности в виде специальной таблицы или графика. Такой формат контроля возможен с использованием специальных программ для трекинга.

Какие задачи решает фото рабочего дня сотрудника 

Главным преимуществом такого способа отчетности является улучшение эффективности менеджмента и работы персонала. Руководители проектов наглядно видят, кто из коллег прилагает достаточно усилий и качественно выполняет свои обязанности, а кто халтурит и часами не пребывает на рабочем месте. 

Фотографирование позволяет:

• держать под контролем деятельность сотрудников;
• выявлять сильные и слабые стороны во взаимодействии между структурными единицами;
• анализировать, на каких этапах возникают трудности, и оперативно находить решение;
• дисциплинировать работников и повышать их самоотдачу.

Виды фотографий рабочего дня 

Менеджерам приходится следить за деятельностью не одного сотрудника, а целого отдела. Помимо индивидуальной, выделяют несколько видов фото рабочего дня сотрудников.

• Групповая
  Позволяет изучить согласованность работы над командным проектом. Отследить, где возникли проблемы и почему срываются сроки. Применить меры для улучшения эффективности совместной деятельности.
• Комплексная
  С помощью этого способа менеджеры анализируют деятельность нескольких отделов в целом. Так можно отследить эффективность компании в целом.
• Самофотография
  Сотрудник самостоятельно выполняет подсчет и анализ своего рабочего времени. Такой формат развивает в работниках самодисциплину и сокращает время проверки эффективности менеджерами.

Методы получения фотографий рабочего времени

Существует 3 основных метода получения данных, каждый из которых обладает своими особенностями.

Самофотографирование

Сотрудник сам отмечает и записывает свои действия в течение дня. В таком случае необходимо прикладывать скриншоты, фотографии или документы, для доказательства достоверности данных. Однако подобный метод может негативно сказаться на самом процессе работы. Заполнение табличек и документов будет отвлекать работника от прямых обязанностей. 

Пример фото рабочего дня менеджера по продажам в таблице:

Начало работы	Завершение работы	Вид деятельности	Затрачено
8:10	9:00	Обзвон клиентов для обсуждения дальнейших действий по проекту	50 минут
9:05	11:10	Заполнение отчетности по закрытым проектам.	2 часа 5 минут
11:15	12:00	Перерыв на обед.	45 минут
12:15	14:25	Обучение нового персонала.	2 часа 10 минут
14:30	15:00	Обсуждение правок клиента.	30 минут

Привлечение сторонних специалистов

Для отслеживания рабочего трафика компании нанимают специальных людей, в чьи обязанности входит мониторинг деятельности сотрудников и целых отделов. Такой подход позволяет провести объективное исследование эффективности. Однако есть риск недостоверных данных. Наибольшая активность сотрудников может проявляться в момент наблюдения, а по окончанию отчетности снизиться до следующий проверки. 

Автоматизированные системы контроля

Чтобы не задействовать сторонних людей для проведения анализа эффективности, компании используют специальные приложения и программы для трекинга деятельности. Они интегрируются в процесс работы и автоматически проводят учет трудовой деятельности. 

Такие программы собирают, анализируют и оформляют результаты в графики для наглядности. Руководство, обладая данными, может в короткие сроки определить проблемные места рабочего процесса: на что стоит обратить внимание и какие трудности возникают при выполнении проектов индивидуально и в командах.

Как работать с фотографией рабочего времени 

Самым удобным и точным способом фиксации фото рабочего времени сотрудника являются специальные программы, например, Projecto. Система делает за вас всю работу по контролю за исполнением обязанностей. Необходимо только провести установку и определить формат анализа эффективности.

С новым функционалом Projecto у сотрудников есть возможность самостоятельно добавлять события в календаре, отмечать их начало и завершение и фиксировать, сколько времени ушло на выполнение поставленных задач: по сути проводить самофотографирование. Опираясь на полученную информацию, работодатель может:

• проанализировать готовые данные, 
• сделать выводы, не тратя время на непосредственное наблюдение,
• сообщить работникам результаты,
• принять меры по улучшению или поддержанию эффективности компании. 

Интегрируя Projecto в свою работу, вы сокращаете время на заполнение лишней отчетности: система все сделает за вас. Освободившиеся часы можно направить на достижение результата или поддержание концепции work-life balance в компании.