Все, кто смотрел «Звёздные войны», помнят, с чего всё началось: с того, что представители разных планет не смогли быстро договориться и прийти к единому мнению. Вместо этого они предпочли переложить обязанность принятия решений на Верховного канцлера, который, в свою очередь, оказался настоящим диктатором и преобразовал Республику в Империю.
Собственно, в этом очерке уже видны все сильные и слабые стороны централизованной (многоуровневой иерархической) и плоской оргструктуры.
Но хватит вымышленных примеров, лучше перейдём к более правдоподобным ситуациям и детально сравним между собой плоские и многоуровневые оргструктуры.
Преимущества плоской оргструктуры
Плоская организационная структура имеет несколько ключевых преимуществ:
- Максимально быстрая коммуникация. Благодаря отсутствующим «слоям» иерархии не нужно ждать, пока ваше сообщение будет подвергаться обработке на каждом из этапов (риск потерять сообщение практически нулевой). В итоге процесс обмена информацией проходит быстро и гарантированно. Конечная (принимающая) сторона будет отвечать вам лично, что устраняет риск испорченного телефона.
- Высокая гибкость. Благодаря минимальному количеству управленческих слоев, компания может быстрее адаптироваться эффективнее реагировать на изменения внешней среды.
- Личная ответственность и достаточные полномочия. В плоской структуре каждый сотрудник, включая самые простые (рядовые) должности, может принимать участие в обсуждениях и принятии решений. Это повышает уровень вовлеченности и мотивации работников, так как их мнение действительно ценится – к нему прислушиваются и учитывают в работе.
- Минимум затрат. Меньше уровней управления — это меньше штатных позиций, на которых работают высокооплачиваемые менеджеры и руководители. Они зачастую не выполняют никаких других действий, кроме коммуникации и контроля. Если компания может работать без этой прослойки, то это способствует существенному снижению расходов на зарплаты и на обслуживание раздутого штатного расписания. Это особенно важно для малых и средних предприятий.
- Проще процедуры управления. Как минимум, ниже уровень бюрократии и проще регламенты. Лидеры или менеджеры выполняют скорее регулирующие функции – они здесь больше направляют и стабилизируют систему, следят за её балансом. Каждый участник и так знает свою зону ответственности, поэтому владельцы бизнеса (предприятия, проекта) могут сосредоточиться на более важных стратегических задачах, а не на координации большого числа уровней и выстраивании сложной иерархии.
- Выше результативность труда. Работники на всех должностях чувствуют большую ответственность за ценный конечный продукт и работают с максимальной отдачей (как для себя). Отчасти этому способствуют возможности для самостоятельного принятия решений.
- Командный дух. Плоская структура способствует более тесному взаимодействию между сотрудниками, что может улучшить командную работу, сотрудничество и культуру обратной связи.
- Облегчение внедрения инноваций. Отсутствие иерархических барьеров способствует более открытому обмену идеями и опытом, создаёт благоприятные условия для повышения уровня креативности и для внедрения инноваций.
Недостатки плоской оргструктуры
Есть у плоской организационной структуры и некоторые минусы:
- Размытые роли и обязанности. Сотрудники могут не всегда понимать, кто за что конкретно отвечает, что может привести к путанице и конфликтам. Не менее важная проблема – когда ты отвечаешь буквально за всё (и жнец, и кузнец, и на дуде дудец…). В этом случае быстрее наступает выгорание, и никакая высокая зарплата не сможет замотивировать на продолжение работы в постоянном стрессе.
- Отсутствие карьерного роста. Здесь просто некуда расти. В плоской структуре меньше управленческих позиций, что ограничивает возможности для продвижения по карьерной лестнице. А это, в свою очередь, может снизить мотивацию сотрудников, стремящихся к повышению своего статуса (для многих это важно).
- Нагрузка на руководителей. В отсутствие четкой иерархии менеджеры часто вынуждены управлять большим числом сотрудников и совмещать функции управления с другими должностными обязанностями, что может привести к перегрузке и снижению качества принятия решений. В таких условиях руководство может не успевать уделять достаточно внимания каждому сотруднику или важным вопросам.
- Сложности с масштабированием. Плоская структура может быть эффективной в небольших компаниях, но при попытке увеличить число сотрудников всё может «поломаться». Во-первых, есть нормы управляемости (7-10 подчиненных на одного руководителя, и только при большом опыте и управленческом таланте можно увеличить это число до нескольких десятков подчиненных). Во-вторых, самоорганизующиеся команды быстро разбалансируются при появлении новых участников (новички требуют длительного периода обучения, адаптации и притирки в таких командах). В итоге, на выходе получаем хаос.
- Риски потери контроля. В случае недостаточно опытных или слабых менеджеров может возникнуть ситуация, когда компания/проект теряет контроль над отдельными процессами. Чтобы этого не случилось, нужно вкладываться в обучение управленцев, а также повышать их в статусе (по факту мы приходим к жёсткой иерархической структуре).
- Конфликты из-за недостатка авторитета. Проблема появляется из-за размытых ролей и обязанностей. Отсутствие авторитета и строгой дисциплины может быть губительно для коллективов, у участников которых недостаточно опыта или мотивации. В итоге появляются конфликты и снижается эффективность труда.
- Проблемы с координацией разных подразделений. Когда в компании недостаточно уровней управления, координация между различными подразделениями или группами может сильно усложниться (для этого нет нужных каналов коммуникации как рычагов давления). Проблема стоит особенно остро в крупных и сложных проектах, где требуется тесная взаимосвязь между многими участниками.
- Риски недостаточной специализации. В плоской структуре сотрудники неизбежно выполняют более широкий спектр задач, что может мешать углубленной специализации и развитию экспертности в конкретных областях. Всё это может привести к снижению качества работы в некоторых нишах/сферах.
Преимущества иерархической (многоуровневой) оргструктуры
К ключевым плюсам строгих иерархических организационных структур можно отнести (инвертированные минусы плоских структур):
- Четкость ролей и обязанностей: В многоуровневой структуре, в отличие от плоской, чётко определены роли, обязанности и зоны ответственности. Это помогает избежать путаницы и облегчает управление процессами, так как каждый сотрудник понимает, что конкретно он может/должен делать, а что – нет.
- Максимальный контроль. Многоуровневая структура помогает более эффективно организовывать работу сотрудников на всех уровнях. Руководители низшего звена могут сосредоточиться на управлении своей командой, а верхний уровень управления контролирует процессы на уровне организации в целом. В общем – разделяй и властвуй.
- Карьерный рост как дополнительная мотивация. Чем больше высокооплачиваемых руководящих должностей, тем выше вероятность на них попасть (при удачном стечении обстоятельств и при наличии соответствующих навыков). Многие стремятся к продвижению, так как это приносит не только повышение уровня заработка, но и рост статуса в глазах окружающих. Всё это служит дополнительным стимулом для мотивации и профессионального развития.
- Специализация и экспертность. В многоуровневой структуре сотрудники могут глубже специализироваться в определённых областях (здесь не требуется быть человеком-оркестром), что способствует наработке опыта и определённых навыков, повышает качество работы. Даже каждый уровень управления может сосредоточиться на определенных задачах и функциях (специализация свойственна не только рядовым исполнителям).
- Ясность решений и управляющих команд. В иерархической структуре решения принимаются на определенных уровнях и конкретными людьми (занимающими конкретные должности), что привносит ясность и наделяет руководителей достаточными полномочиями. Здесь не нужно переспрашивать что-то по несколько раз и согласовывать всё со всеми. Однонаправленные управляющие сигналы помогают избежать дублирования и путаницы.
- Управление большим количеством сотрудников. Многоуровневая структура не боится масштабирования и эффекта быстрого роста. Наоборот, чем больше становится компания/проект, тем больше в ней руководящих должностей, а это потенциальный карьерный рост и достаточное признание заслуг. Единственное, за чем нужно следить – это распределение задач и обязанностей по уровням.
- Стабильность и контроль над рисками. Когда в системе есть жёсткая структура, она становится стабильнее (предсказуемее и устойчивее). Плюс, дополнительная система контроля и отчётности на каждом уровне может обеспечить более эффективное управление рисками и проблемами – за их обработку и систематизацию может отвечать отдельное подразделение, входящее в существующую вертикаль власти.
- Надёжные долгосрочные стратегии. Чем стабильнее структура, тем дальше она может «смотреть в будущее» (соответственно, строить стратегические планы). При правильном руководстве компания может выделять отдельные ресурсы для реализации масштабных проектов и оптимизации своего бизнеса. Вообще, наличие высшего руководства, которое как раз и занимается стратегическим планированием, – это благо. В противоположность во плоских проектах/структурах у руководства может буквально не оставаться времени на долгоиграющие планы – они живут здесь и сейчас.
- Возможность эффективного управления сложными процессами. Вышестоящее руководство может перераспределять функции и задачи по подразделениям. Топ-менеджерам всегда лучше виден весь масштаб происходящего. Многоуровневая структура идеально подходит для крупных и сложных организаций, где требуется делегирование и координация между несколькими уровнями. Это способствует эффективному решению даже максимально сложных и комплексных задач.
Недостатки многоуровневой оргструктуры
Наиболее важные минусы иерархических организационных структур:
- Медленное принятие решений. Чем сложнее структура, тем больше в ней уровней иерархии. Соответственно, чтобы было принято правильное решение, информации о ситуации нужно попасть на правильный уровень иерархии. На каждом этапе могут возникать свои искажения. И если на нижестоящих уровнях нет достаточных полномочий для быстрой передачи на самый верх, то информация может долго циркулировать по системе, если вообще в ней не затеряется. Всё это даёт массу ненужных проблем, что может быть критично в условиях быстро меняющегося рынка или в кризисных ситуациях, когда требуется максимальная оперативность.
- Недостаточная гибкость системы. Иерархическую структуру сложно назвать гибкой, так как она ориентирована на строгое следование процедурам и протоколам. Это затрудняет адаптацию компании к изменениям во внешней среде или ко внутренним требованиям. Это большая проблема для бизнеса в динамичных и быстро меняющихся отраслях.
- Искажение коммуникации. В многоуровневой структуре информация обычно циркулирует снизу вверх и сверху вниз. Горизонтальные связи редко поощряются, а они важны для лучшей осведомлённости и исключения конфликтов. На каждом этапе иерархии данные могут искажаться или теряться (обычно по субъективным причинам). Поэтому большое количество уровней управления может препятствовать быстрой и прямой коммуникации между нижестоящими сотрудниками и высшим руководством, что может снижать эффективность работы.
- Снижение мотивации и вовлечённости сотрудников. Строгое разделение функций, обязанностей и полномочий совсем не способствует тому, чтобы рядовые сотрудники брали на себя больше ответственности. Как итог, они могут ощущать себя не частью команды, а лишь простыми исполнителями (сказали – сделал, инициатива здесь излишняя).
- Повышение уровня бюрократии. Большое количество подразделений и сложная структура неизбежно способствуют тому, чтобы все бизнес-процессы детально документировались и стандартизировались: чтобы на выходе всегда получалось ожидаемое качество продукта или услуги. Естественно, снижается гибкость компании и возможность её адаптации к меняющимся внешним условиям рынка.
- Конфликты и конкуренция между уровнями. Так как у каждого отдела или службы часто устанавливаются свои KPI (даже если KPI нет, всегда есть разделение сфер влияния и полномочий), часть из них могут пересекаться или наоборот иметь разную направленность. Всё это будет неизбежно приводить к конфликтным ситуациям и к перетягиванию каната на свою сторону (канатом здесь может выступать внимание вышестоящего руководства, ресурсы, финансы и т.д.).
- Высокие затраты на управление. Руководящие должности – традиционно самые высокооплачиваемые из-за уровня ответственности и интеллектуальной нагрузки. И чем больше уровней управления, тем больше должно быть управляющего персонала. Всё это несёт с собой финансовые расходы и разрастающееся штатное расписание.
- Трудности с внедрением инноваций. Чем стабильнее и жёстче структура организации, тем тяжелее ей даются изменения. Попытки внедрения любых новшеств и систем автоматизации неизбежно будут встречать негатив и противодействие (иногда дело может доходить до открытого саботажа).
- Меньше возможностей для расширения кругозора. Узкая специализация не способствует тому, чтобы сотрудник прокачивал разные скиллы и рос в разных направлениях. Отдельным сотрудникам будет казаться, что они не до конца раскрывают свои навыки. В итоге будет расти недовольство работой, повышаться текучесть кадров.
Итоговое сравнение Flat vs Hierarchical: использовать или не использовать…
Золотой середины нет. Каждая из организационных структур должна применяться в определённых условиях и ситуациях. Где-то будет эффективна одна, а где-то – другая.
Что конкретно должно повлиять на выбор плоской или иерархической оргструктуры:
- Размер компании. Иерархическая структура лучше подходит для больших организаций – там, где нужен максимальный контроль над многочисленными подразделениями. А плоская структура, наоборот, будет идеальна для небольших или средних компаний. Её же стоит применять там, где важны гибкость и следование инновациям.
- Скорость принятия решений. В строгой иерархической структуре решения принимаются медленнее, так как они проходят через несколько уровней согласования (обычно до самого верха). В плоской структуре решения принимаются гораздо быстрее – фактически на месте (почти все сотрудники наделены здесь достаточными полномочиями).
- Критичность искажения коммуникаций. В иерархии возможны искажения информации при передаче от уровня к уровню (например, каждое звено может утаивать важные факты, чтобы не оказаться крайним), а в плоской структуре коммуникации максимально прозрачные и всеобъемлющие (искажения здесь минимальные).
- Совместимость культуры управления с интересами собственников. Иерархические структуры лучше подходят для компаний с традиционной директивной моделью управления – как задал направление в самом начале, так она и продолжит своё движение. Плоские оргструктуры более хаотичны и непредсказуемы. Они подходят в основном для стартапов и инноваций.
Окончательный выбор формы оргструктуры должен опираться на эти факторы. И не стоит забывать, что существуют комбинированные и матричные оргструктуры, они позволяют совмещать оба подхода: добавляют к жёстким иерархическим многоуровневым структурам элементы гибкости (кросс-функциональные команды, проектный подход, R&D-отделы и т.п.).
Какой бы вариант вы ни выбрали, вам обязательно потребуется система учёта задач и ресурсов. Вот наш рейтинг российских систем управления проектами.