Как уменьшить выгорание сотрудников с помощью организационных стратегий

В современных реалиях существенно растёт нагрузка на всех сотрудников – в разных сферах деятельности и на разных должностях, от рядовых до управленческих. Причины накопления стресса как всегда банальны:

Сильно завышенный объём работы (регулярные переработки и нестабильный график – а это всегда влечет за собой уменьшение времени полноценного отдыха).
Растущая ответственность за провал (касается не только всего, что связано непосредственно с работой, но и с личной жизнью, например, падение уровня дохода из-за незакрытых задач может повлиять на выплаты по кредитам, на ухудшение качества питания, жизни и т.п.).
Выполнение дополнительных обязанностей, которые не входят в круг основных задач (это не совсем переработка, это в том числе необходимость решать что-то нестандартное, связанное с дополнительными рисками и ответственностью).
Неблагоприятный информационный фон (в коллективе и за его пределами: сплетни, интриги, внутренние и внешние конфликты и т.п.).
Личные проблемы (они могут быть связаны как со здоровьем, так и с другими сложностями – в семье, в отношениях с друзьями, с государственными органами и т.д.).

К внутренним факторам, складывающимся в рабочей атмосфере и способствующим профессиональному выгоранию, можно также отнести:

Текучку кадров (работникам нужно каждый раз выстраивать новые отношения с коллегами, это касается как горизонтальных связей, так и вертикальных, когда меняются руководители).
Нехватка персонала (из-за непредвиденных ситуаций или из-за действий руководства).
Постоянно меняющиеся требования управленцев (слишком часто меняющиеся приоритеты).
Неподходящий стиль управления (например, строго авторитарный).
И другие негативные факторы, значимые для сотрудников.

Как понять, что проблема выгорания сотрудников есть в вашей компании

Признаки эмоционального выгорания:

Существенно меняется поведение – наступает апатия или скука, сотрудник начинает часто опаздывать, может периодически вообще не выходить на работу.
Меняется мышление – появляется чёрствость, неоправданное чувство вины, снижается концентрация внимания и т.д.
Ухудшается здоровье и самочувствие – появляются жалобы на качество сна, повышается утомляемость, снижается иммунитет и аппетит, появляются беспричинные головные боли.

Признаки профессионального выгорания (стресса):

Снижается работоспособность.
Появляется хроническая усталость.
Увеличивается количество ошибок.
Появляются различные страхи, боязнь перемен (тревожность).
Раздражительность.
Полностью отсутствуют инициативы и снижается энтузиазм.
Наступает разочарование в работе и прослеживается постоянный пессимистический настрой.
Возникает безразличие к происходящему.

Как правило, сотрудники не могут самостоятельно определить, что у них появились указанные выше проблемы. Но всё это хорошо видно со стороны.

И именно руководитель должен своевременно отслеживать негативные тенденции среди своих подчинённых и предпринимать конкретные шаги для их устранения. Выявлять стресс у нижестоящих управленцев должны вышестоящие руководители.

Далее о том, какие организационные приёмы и стратегии позволят уменьшить выгорание сотрудников.

Методы борьбы с выгоранием

Очень много научных исследований и теоретических ресурсов делает ставку на личные стратегии по предотвращению стрессов и профессионального выгорания. Но проблема, которую мы обозначили выше (человек обычно не может самостоятельно обнаружить у себя признаки выгорания), сводит на нет все эти исследовательские и теоретические труды.

Что может предложить современный менеджмент? К выгоранию можно и нужно относиться как к динамическому процессу. А значит, у него будут свои качественные и количественные показатели, его можно предсказывать, обнаруживать, а ещё им можно управлять, как любым другим процессом.

И занимается этим вопросом стресс-менеджмент.

Для того, чтобы своевременно выявлять профессиональное выгорание и стресс, внутри компании нужно создать шкалы (конкретные числовые показатели) профессионального стресса для разных категорий сотрудников.

Для получения числовых значений и заполнения этих шкал нужно задействовать различные методики тестирования. Если готовых методик нет, их можно разработать самостоятельно. Для этого нужно «проинвентаризировать» ключевые показатели деятельности отделов и служб, должностей, а также имеющихся или возможных симптомов выгорания, и уже на основе них составить список ключевых стресс-факторов.

Для сбора показателей логичнее всего использовать специальные опросники или тестирование (в том числе интерактивное).

Затем по каждому стресс-фактору нужно разработать отдельную стратегию минимизации его влияния. На многих предприятиях предметная часть будет иметь свои особенности – идеального общего рецепта не существует и существовать не может.

При этом многие типы проблем могут повторяться в разных отраслях, поэтому общие принципы для них разработать можно. О них – ниже.

Универсальные методы снижения выгорания сотрудников

Регулярное общение с подчинёнными на общие и личные темы – для выявления проблем, сбора жалоб и лучшего взаимопонимания, для повышения авторитета и значимости.
Проведение культурно-массовых мероприятий – выезды на природу, корпоративное обучение, тимбилдинги, групповые игры и другие виды досуга внутри или вне компании.
Периодическая оценка нагрузки на работников (или эпизодическая, например, при увеличившемся сезонном спросе или после массового увольнения сотрудников), при необходимости – пересмотр нормативов и расширение штата для балансировки. Регулярный пересмотр графиков работы.
Выявление конфликтных ситуаций внутри коллектива и успешное их решение (с минимальными потерями для всех сторон).
Получение обратной связи от подчинённых о проблемах конкретных бизнес-процессов и ситуациях внутри компании, которые можно улучшить.
Правильное (справедливое) управление показателями труда, особенно теми, что влияют на премиальную часть заработной платы, например, планы продаж, количество новых сделок и т.п.
Обеспечение прозрачности управления и единой среды общения, постановки задач и их отслеживания.
Разработка и внедрение доступных каналов связи с вышестоящим руководством (на случай конфликтов с непосредственным руководством).
Максимальная автоматизация рутинного труда.
Обеспечение внутренних корпоративных традиций и введение поощрений за профессиональные достижения (например, система подарков и наград, приуроченных к профессиональным и общественным праздникам, надбавки за стаж работы и/или квалификацию и т.п.).
Периодическая ротация сотрудников внутри компании – для минимизации эффекта усталости от одних и тех же задач.
Задействование соревновательной системы с дополнительными наградами (материальными и нематериальными).
Корпоративное обучение и повышение квалификации.

Обратите внимание! Часть из этих действий, например, прозрачность управления, постановку и контроль задач, оценку загруженности, обеспечение общения/обсуждения рабочих вопросов и т.п., можно реализовывать за счёт программных инструментов, таких как Projecto.

Projecto – это облачный органайзер, который не требует сложного обучения работе, установки какого-либо ПО на рабочее место, сложного процесса внедрения и других сложных действий, напрямую связанных с дополнительным стрессом.

Хотя одними только программными средствами проблему выгорания не решить, правильное ПО на рабочем месте поможет сделать задачи понятными, расставить все по полочкам и минимизировать стресс работника из-за того, что он что-то забыл или не так понял в рабочем процессе. А это один из важных факторов создания комфортной атмосферы и нормализации нагрузки, в результате чего у людей будут оставаться время и силы на личную жизнь, а также на полноценный отдых.