Гибридная система управления менеджмента

Долгое время в системах управления проектами преобладал стандартный последовательный подход. Но с наращиванием оборотов IT-сферы всё изменилось. Институт PMI популяризировал гибкие методологии управления и доказал их эффективность.

Сами по себе гибкие методологии – это попытка управления хаосом. Но они весьма разнородны и нацелены скорее на процесс, чем на чёткое структурирование.

Дело в том, что во время реализации проектов может меняться абсолютно любой аспект: вводные условия, техническое задание, цели, задачи, список инвесторов и прочее. Даже рынок может успеть измениться, и тогда проект придётся адаптировать или сильно видоизменять.

Как планировать последовательно в таких условиях? Это практически нереально.

Но при этом последовательный подход всё равно может быть применим к любому проекту, ведь у него всегда есть начало и конец, а также конкретная цель реализации.

Более того, многие компании, долгое время работающие по стандартным методологиям управления, не могут переключиться на гибкую методологию, когда берутся за проекты. Это не делается по щелчку. Для этого нужно созреть (наш материал про степени зрелости).

Как совместить несовместимое? Для этого существуют гибридные системы менеджмента. О них и расскажем ниже.

Что такое гибридная система управления?

Гибридная система менеджмента – это система управления, которая получилась от смешивания двух или более методик. Например, Waterfall + SCRUM, последовательная и гибкая методология в одном.

Но тут нужно понимать, что многие методики запрещают сохранять название, если вы что-то меняете в исходных принципах. Поэтому уже нельзя будет сказать, что мы работаем по методике SCRUM в сочетании ещё с другой. Как только вы совместили SCRUM с чем-то еще, скрам перестал быть скрамом.

Но это совершенно не страшно, ведь главное в любом проекте – это результат.

Именно комбинация разных методов позволяет повысить эффективность и достичь результата более быстрым и оптимальным путём.

Помимо этого, гибридная система менеджмента позволяет сгладить некоторые углы и шероховатости, которые могут возникнуть при переходе сотрудников, работающих над проектом, на новую для них методологию управления.

Какие именно методологии можно комбинировать в составе гибридной

Здесь нет никаких рамок или строгих предписаний. Универсального рецепта не существует. Вы можете взять всё лучшее, что найдёте в разных подходах, и собрать в одном.

Главный критерий – чтобы всё это работало именно в вашем проекте.

Основная проблема своих уникальных методик управления проектами в том, что они могут давать неожиданный результат.

Простой пример: есть методология Канбан, и если соблюдать все принципы, заложенные в неё создателями, то можно добиться достаточной эффективности. То есть результат будет ожидаемым.

Но если вы что-то поменяете, то кто сможет гарантировать, что результат будет таким же?

Именно поэтому комбинированием и внедрением должен заниматься опытный руководитель. Он должен знать все особенности каждой методологии не в теории, а на практике. Желательно, чтобы такой управленец имел представление о внедрении разных методологий, и уже на основе опыта и профессиональных знаний разработал свою уникальную методику, сочетающую в себе разные, но от этого не менее эффективные в совокупности принципы.

Так как никаких ограничений по комбинации методик нет, вы можете использовать любые из популярных:

• Waterfall,
• Scrum,
• PRINCE2,
• Канбан,
• 6 сигм,
• Lean (бережливая разработка),
• спиральная разработка,
• итеративная разработка,
• быстрая разработка (RAD, rapid),
• Shape Up
• и прочие.

На всякий случай – топ-10 методологий управления.

В качестве отступления хочется отметить, что методология Shape Up, которую мы упомянули выше, была разработана в противовес более жёсткой Scrum. Для этого из Scrum был убран бэклог и установлен свой рабочий цикл, за формирование задач отвечают только менеджеры проектов без непосредственного участия команды. Как можно понять, это та же методология, но доработанная под свои нужды. Как итог – получилась новая система управления, которая прошла обкатку в своих крупных проектах. Потом была написана книга, и метод управления пошёл в массы.

Вы можете сделать точно так же, но без написания собственной книги (хотя, в случае успешного опыта, почему бы и нет).

Какие комбинации показали себя лучше всех?

Наиболее эффективным гибридом, по отзывам многих менеджеров проектов, можно назвать смесь из методологий Waterfall (водопад или каскадная модель) и Scrum (итеративная модель из семейства agile, то есть гибкая методология).

Как выглядит это сочетание?

Общий цикл жизни любого продукта лучше всех представляет каскадная модель. Поэтому планировать работу логично в рамках этой методологии. Она даёт лучшее представление об общей картине, позволяет правильно расставить приоритеты и запустить MVP (минимально жизнеспособный продукт) с лучшим пониманием базовых функций.

Дальнейшие работы логично переключить на модель итераций с заранее определёнными циклами разработки. Во время спринтов вы сможете планомерно исправлять выявленные недостатки продукта и реализовывать новые функции. Чем грамотнее выбраны периоды итераций, тем оперативнее вы сможете реагировать на новые вводные от стейкхолдеров.

На схеме выше как раз изображено сочетание Waterfall+Scrum

Проект разделён на фазы (как в каскадной модели), но внутренняя реализация каждой из них реализуется по модели Scrum (на основе итераций, до тех пор, пока фаза не будет закончена).

Получается, что каждая фаза – это отдельный scrum-проект.

Преимущества гибридных систем управления

• Возможность собрать всё самое лучшее от популярных методик управления.
• Ручная оптимизация подхода управления. Вы можете создать ту модель управления, которая будет эффективна именно для вашего бизнеса (производства, предприятия, команды, офиса и т.п.).
• Доработка по необходимости. Вы не ограничиваетесь рамками стандартных методик и можете менять подход или отдельные его части, если что-то работает не так, как задумывалось.
• Ваша методика может оказаться настолько успешной, что будет преобразована в самостоятельную, и ее будут применять при реализации многих других проектов.
• Можно снизить порог входа, совместив новую, более эффективную, методологию с уже используемой на предприятии или в команде. Так переход от старого к новому пройдет с наименьшими проблемами и сопротивлением.

Недостатки гибридных систем менеджмента

• При неправильной конфигурации новый подход может принести больше вреда, чем пользы.
• Нужен опыт внедрения разных методик, чтобы понимать, как это будет работать в новых условиях.
• Очень сложно найти готовые «гибриды», по которым имелась бы актуальная обратная связь по эффективности их применения.
• Гибридный метод – это всегда уникальный продукт, который фактически разработан для одной команды или предприятия и нежизнеспособен в других условиях.
• Сама по себе разработка гибридной системы менеджмента может превратиться в долгоиграющий проект с непонятными сроками, эффективностью и постоянными переделками. А это временные затраты и потеря человеческих ресурсов. Одна только документация потребует нескольких человеко-дней.

Внедрять или нет гибридную модель?

Каждая команда решает для себя самостоятельно. Обычно необходимость изменения стандартной методики или совмещения её с какой-либо другой – это насущная потребность.

Иными словами, если бы всё работало и так, то ничего переделывать не нужно было бы.

Но если что-то идёт не так, и вы чувствуете, что вашей команде или проекту что-то мешает, а имеющихся сроков и инструментов недостаточно, нужно внести корректировки.

Основная сложность – выработка той самой оптимальной комбинации правил и адекватное их связывание с используемыми инструментами внутри команды.

Как разработать свою гибридную систему управления

1. Изучите разные методики и смоделируйте возможность их применения в условиях вашего проекта (или проектов, если их много).
2. Выявите те методы и правила, которые могут быть вам полезны.
3. Опишите принципы новой гибридной модели.
4. Исходя из принципов, разработайте итоговые правила системы управления.
5. Опишите предметную часть: инструментарий, способы постановки задач и контроля поручений, сроки, итерации, зоны ответственности, какими документами и планами должен сопровождаться проект, в каком виде отслеживается общий прогресс, как оцениваются результаты и эффективность, и прочие нюансы.
6. Внедрите эту систему управления в своих проектах: доведите принципы до сотрудников, убедись в понимании, проконтролируйте соблюдение правил и прочее.
7. Не останавливайтесь на достигнутом. Контролируйте эффективность внедрения, выявляйте слабые и сильные стороны системы, продолжайте оптимизировать процессы и правила, анализируйте ошибки и обратную связь от участников.

Вместо итогов

Гибридная модель управления проектами может стать шансом исправить ситуацию, выходящую из-под контроля, а возможно, и серьёзным левел-апом для вашей команды, которая существенно повысит свою эффективность в сложившихся условиях работы.

Но всегда нужно учитывать и тот факт, что не стоит вводить инновации там, где они не нужны. В противном случае они могут только ухудшить положение, а не улучшить его.

Так как не существует обкатанных гибридных методик, вы сильно рискуете, используя новый и непроверенный инструмент управления.