Таск-трекеры для управления задачами и проектами команд: что это, бесплатный функционал

Таск-трекеры — это цифровые инструменты, которые помогают отслеживать выполнение задач, контролировать сроки и актуализировать списки дел, а также облегчают планирование. Такие программы и сервисы являются мощным инструментом в руках руководителя.

Этот материал о том, что такое менеджеры задач, каких видов они бывают и чем отличаются, какие функции могут иметь и для чего, как подойти к выбору инструмента, способного повысить продуктивность команды.

Содержание:

Таск-трекер – что это такое (определение)
Чем отличаются: планировщик задач, таск-трекер и таск-менеджер для команды
Как системы и сервисы управления задачами помогают бизнесу и командам
Бесплатный таск трекер vs платный – какой инструмент лучше
Список лучших российских таск-менеджеров для планирования и контроля задач
Как выбрать оптимальный инструмент для управления задачами команды
Какие функции должен иметь таск-трекер: база знаний, доска задач, обсуждение?
Как отслеживать свои задачи в таск-трекерах и повышать продуктивность?

Таск-трекер – что это такое (определение)

Таск-трекер (от англ. Task Tracker) — это программа или онлайн-сервис для постановки, организации, распределения и контроля задач. Когда задачи организованы правильно, руководителю проще планировать деятельность команды или проекта, контролировать что сделано, а что нет, следить за прогрессом выполнения – когда и какая задача будет сделана в будущем, с каким приоритетом, кто ответственный и пр.

А еще таск трекеры способы автоматизировать работу с уведомлениями и напоминаниями – они отправляют сообщения исполнителям и ответственным за контроль, чтобы они не забыли о задаче и вовремя сдали результат.

Несмотря на то, что все профильные решения предназначены для одного и того же, они помогают управлять задачами, на рынке существует огромное множество инструментов с разным функционалом. Одни подходят только для того, чтобы вести список задач для личного использования, а другие – для комплексного и всеобъемлющего управления проектами или бизнесом, они обслуживают взаимодействие внутри команды или в больших компаниях.

Чем отличаются: планировщик задач, таск-трекер и таск-менеджер для команды

Очень часто термины описывают одно и то же – это все решения для управления задачами. Отличия есть, но они незначительные, и в контексте работы в команде ими можно пренебречь:

Планировщики, как можно догадаться, используются для планирования задач. Обычно это списки дел на будущее – To-Do листы. Такой формат удобен для повышения личной продуктивности и организации большого списка задач / планов. Интерфейс здесь элементарный, как и функционал. Однако если планировщик используется для планирования дел хотя бы небольшой команды, то в нем уже будут функции, свойственные таск-трекерам и таск-менеджерам.
Таск-трекеры предназначены для трекинга задач, то есть все задачи здесь должны быть со сроком выполнения. Именно на основе сверки состояний «должно быть» и «есть сейчас» отслеживают прогресс выполнения. Для контроля выполнения задач уже будут полезны дополнительные форматы отчетов и отображения: диаграммы Ганта, сетевые графики, календарь, канбан-доски и т.п. У таск-трекера для команды обязательно должны быть функции управления доступом и в идеале механизм для рассылки уведомлений.
Таск-менеджеры – это изначально комплексные инструменты управления, и такое ПО создается специально под потребности команды и подразумевает работу с группой из нескольких человек. А любой сервис для командной работы – это уже полноценное рабочее пространство, где нужно не только вести список дел и учитывать сроки, но и предоставлять дополнительные функции: чат, трекинг затраченных ресурсов и времени, автоматизация и триггеры, инструменты аналитики, конструктор оргструктуры, обслуживание корпоративной почты, хранение файлов и документов.

Лучшие таск-менеджеры никогда не ограничиваются только ведением списков задач. Совместная работа всегда сопряжена с продвинутой организацией рабочего пространства каждого сотрудника, а также с необходимостью централизованного управления настройками на уровне менеджера проекта.

Обратите внимание: не стоит путать трекер выполнения задач и тайм-трекер. В последнем случае речь о ПО или сервисе для контроля времени. Для этого могут применяться различные подходы и технические решения, вплоть до видеофиксации действий и мониторинга поисковых запросов сотрудника. Однако у популярных таск-менеджеров могут быть встроенные функции для трекинга времени.

Как системы и сервисы управления задачами помогают бизнесу и командам

Прозрачный рабочий процесс. Все задачи, статусы и ответственные видны в одном месте. Таск-менеджеры помогают контролировать все, причем функционал полезен не только для руководителей, но и для рядовых участников команды. Каждый сотрудник понимает, что именно от него ждут, к какому сроку, с каким приоритетом.
Снижение хаоса и количества потерянных задач. Задачи и все данные, которые с ними связаны, хранятся в одном месте: файлы, история правок, обсуждение, ответственные и прочее. Ничего не теряется в чатах, электронной почте или личных заметках.
Растет продуктивность сотрудников. Четкие дедлайны плюс автоматические напоминания – это всегда минимум просрочек и проблем. Сразу видны узкие места, когда задача висит незакрытой слишком долго или очередь растет. Таск-трекеры позволяют управлять продуктивностью на полную: можно заранее перераспределить нагрузку, раздать задачи разным сотрудникам, запросить оперативную обратную связь и т.д.
Значительное улучшение коммуникации. Ваша команда может обсуждать детали прямо в чате к задаче, там же можно создавать список подзадач, настраивать связи и влияния. Всегда можно обратиться к истории обсуждения, обменяться файлами, дать ссылки на полезную информацию. Новый участники включаются в работу над проектом значительно быстрее, так как вся необходимая информация хранится в одном месте.
Повышение ответственности и контроль без микроменеджмента. Когда назначен конкретный исполнитель, работа начинает кипеть. А еще руководителю проще управлять пользователями системы и правами их доступа, чтобы исполнители не мешали друг другу. Разделяя задачи и подзадачи, на самом деле проще объединять усилия по работе над одним проектом – тогда каждый занимается своим делом.
Наглядная аналитика и оперативный мониторинг прогресса. Все без отрыва от производства. Управление проектами и задачами не требует, чтобы пользователи были на связи в режиме 24/7. Отдельным сотрудникам не нужно тратить время на лишние коммуникации, так как большую часть рутины берет на себя таск-трекер. Отчеты строятся нажатием пары кнопок.
Встраивание в имеющиеся процессы. Ваша команда легко включается в деятельность бизнеса – крупного холдинга или производственного предприятия. Можно настроить интеграцию и обмен данными с другими информационными системами: CRM, ERP, CMS, корпоративной почтой, системой электронного документооборота и т.п.

Бесплатный таск трекер vs платный – какой инструмент лучше

Многие современные сервисы предлагают бесплатные тарифы для небольших команд до 5 человек. Реже можно найти бесплатный вариант с базовым функционалом для команд до 10 человек или вообще без лимитов.

Но нужно понимать, что бесплатный инструмент для команды не существует. Такие сервисы подходят максимум для личного использования. Это демоверсия продукта, с помощью которой можно изучить интерфейс, удобство личного кабинета и перечень доступных функций. В бесплатной версии обязательно будут такие ограничения и лимиты, которые сводят на нет возможность полноценной работы над проектом.

Список лучших российских таск-менеджеров для планирования и контроля задач

Чтобы понимать, что именно должно быть внутри эффективной системы управления проектами, рассмотрим список лучших таск-менеджеров в Ру-сегменте – ТОП-3.

Projecto – российский сервис для управления задачами и проектами

Что предлагает сервис:

масса вариантов отображения задач,
автоматический расчет критического пути,
учет времени, простое внедрение,
полнофункциональные приложения для iOS и Android,
конструктор оргструктуры,
гибкая настройка прав доступа, рассылка уведомлений по разным каналам,
хранение файлов,
канбан-доски и диаграмма Ганта,
встроенные чаты ко всем сущностям,
отдельная система для учета документов и писем,
сравнение календарей,
мастер распределения задач при увольнении,
текстовые и голосовые заметки,
связи между задачами и делегирование,
групповая приемка.

Бесплатная версия отсутствует, только демостенд или триал на месяц.

Weeek – бесплатный сервис для команд до 5 человек

Современный российский таск-менеджер, подходит для небольших команд и стартапов. Поддерживает Kanban-доски, списки и календарное планирование, позволяет вести проекты и портфели проектов, назначать исполнителей, отслеживать сроки и приоритеты задач. В системе доступны комментарии, вложения файлов, чек-листы, напоминания, простая аналитика по задачам и интеграции с популярными рабочими инструментами.

Использование бесплатно для команды не более 5 человек, подразумеваются определенные лимиты и ограничения. Например, не более 100 документов в базе знаний, до 7 совместных проектов, до 3 воронок в CRM, недоступно управление доступами и т.п.

Битрикс24 – гибкий инструмент для ведения бизнеса

Многофункциональная корпоративная платформа, объединяющая управление задачами и проектами, CRM, коммуникации, CMS (облачный конструктор сайтов), облачное хранилище и много чего еще. Предоставляет Kanban-доски, диаграммы Ганта, шаблоны задач, контроль сроков, отчеты по эффективности сотрудников, учет рабочего времени, роботизацию процессов и расширенные права доступа. В наличии облачная редакция и коробочная версия. Часть задач можно переложить на встроенного ИИ-ассистента.

Бесплатная версия без ограничений по числу пользователей, но с урезанными функциями.

Максимально подробные обзоры и сравнение в отдельном материале – Лучшие таск-менеджеры.

Как выбрать оптимальный инструмент для управления задачами команды

Выбор таск-менеджера не стоит сводить к использованию самого популярного сервиса. Подбор решения должен опираться на перечень обязательных технических требований, на размер команды, а также на совместимость с вашими рабочими процессами.

Чтобы таск-менеджер вас не разочаровал, предлагаем придерживаться следующих принципов и советов:

Ориентируйтесь в первую очередь на соответствие таск-трекера задачам вашего бизнеса – управление командой, продуктом, проектом и т.п.
Выбирайте ту систему, которая поддерживает привычную для команды методологию и формат отображения задач: канбан, списки, календарь, настраиваемые таблицы, диаграмма Ганта, бэклог.
Убедитесь, что вам подходит система настройки ролей и прав доступа.
Если вы параллельно ведете несколько проектов, нужно проверить наличие функционала для управления портфелями проектов. Ресурсы в них могут пересекаться и использоваться параллельно.
Оценивайте не только функциональность, но и удобство интерфейса: сложные системы часто снижают порог входа и требуют длительного обучения, а также времени на привыкание.
Учитывайте возможности интеграции с текущими рабочими инструментами: CRM, корпоративной почтой, мессенджерами, BI-системами и хранилищами данных.
Обращайте внимание на наличие автоматизаций, шаблонов задач и рабочих процессов — они существенно сокращают время на выполнение рутинных операций.
Сравнивайте стоимость владения максимально предметно – с учетом конкретного числа пользователей, с использованием всех необходимых дополнительных модулей, пакетов техподдержки и т.п.
Обязательно проверяйте наличие мобильных приложений и стабильность работы облачной инфраструктуры. Любое время простоя – это потери бизнеса. А поддержка мобильных важна для оперативной доставки напоминаний прямо «в карман» сотрудникам.
Перед окончательным выбором проведите пилотное тестирование на реальных задачах команды. Простой обзор личного кабинета может не вскрыть важных нюансов и проблем. А они могут оказаться критичными.
Учитывайте перспективу масштабирования: инструмент должен поддерживать увеличение числа проектов, сотрудников и процессов без переделки или необходимости полной смены платформы (миграции).

Еще по теме: Как выбрать идеальную систему управления проектами для вашей команды.

Какие функции должен иметь таск-трекер: база знаний, доска задач, обсуждение?

Сначала о необходимом минимуме:

Все, что позволяет эффективно работать с задачами. Это создание и учет дел, хранение связей между ними, сроков, ответственных, описаний, файлов и прочего.
Система управления уведомлениями и напоминаниями. Если приближается срок сдачи, важный этап, точка контроля, офлайн-встреча для демонстрации промежуточной версии, то таск-менеджер должен просигнализировать об этом ответственным лицам.
Хотя бы один вариант отображения задач для их обзора, чтобы руководитель и команда могли контролировать прогресс. Если есть возможность отображения задач по-разному, то это еще лучше: канбан, сетевые графики, календарный вид.
Хотя бы базовые настройки прав доступа, чтобы задачи по проекту могли видеть только участники команды. Более продвинутые системы могут иметь расширенные настройки с разбивкой на отделы и службы, с постановкой задач от лица руководителя и без, с системой логирования и пр.

Уже с этим можно начинать работать. Но чтобы инструмент показывал максимальную эффективность, важно выстроить более комплексную инфраструктуру. Например, таск-менеджеры могут иметь следующие дополнительные функции и модули:

Внутренний чат – для обсуждения задач, сроков и других вопросов в режиме реального времени.
Хранилище файлов – как общий облачный диск.
Подсистема учета документов – для доведения и контроля ознакомления, хранения истории версий.
Сквозной поиск и фильтры содержимого – для быстрого доступа к нужным данным.
Конструктор оргструктуры – для проектирования структуры организации, а также для более гибкого распределения прав доступа на основе отделов и служб.
Система ведения заметок.
Полнофункциональные мобильные приложения – не только для рассылки push-уведомлений, но и для удобной работы вдали от ПК / большого экрана.
Тайм-трекинг – для учета времени, затраченного на ту или иную задачу, на весь проект.
Триггеры и правила автоматизации.
Настраиваемые отчеты – чтобы видеть ту информацию, которая нужна для текущей задачи.
Механизм шаблонов – для ускорения типовых операций по созданию задач, проектов, событий и т.п.
API и интеграции – для настройки взаимодействия таск-менеджера с другими корпоративными системами и внешними сервисами: онлайн-календарями, мессенджерами, хранилищами кода и пр.
Система импорта и экспорта – для быстрого переноса данных между разными менеджерами задач.
Модуль ведения баз знаний – как улучшенная версия сборника руководящих документов, только с интерактивной перелинковкой и быстрой актуализацией отдельных материалов.

Как отслеживать свои задачи в таск-трекерах и повышать продуктивность?

Самое первое, что нужно усвоить: таск-менеджер не делает за вас никакой работы. Его основное назначение – контроль и систематизация.

Чем грамотнее организованно рабочее пространство, чем нагляднее и понятнее задачи в текущем представлении, тем выше степень контроля ситуации. Вместе с контролем растет и плодотворность работы.

То есть задача таск-трекера – сделать так, чтобы вы могли лучше контролировать себя и свои дела.

Тут помогают разные подходы и механики. Кому-то нравится отслеживать прогресс на канбан-досках, кому-то важно делить списки задач по сферам своего внимания (например, дела на сегодня, на неделю, на «когда-нибудь»), кто-то не может жить без расстановки приоритетов (тут вспоминается матрица Эйзенхауэра), кому-то важно отвлекаться от работы хоть на чуть-чуть, пусть даже по таймеру (техника Pomodoro), а кто-то должен видеть все связи между задачами на сетевом графике.

Какие рекомендации по повышению продуктивности и самоорганизации можем дать мы:

Обязательно используйте таск-трекер в проектах. Бумажн ы е списки, стикеры и физические канбан-доски тоже могут работать, но они не такие эффективные, как полноценные информационные системы. Электронный формат несет массу других плюсов: возможность оперативного общения по задачам и проектам, хранение истории и баз знаний, документов, контактов, важных дат и прочей информации, связанной с работой, получение оперативных уведомлений и своевременных напоминаний по удобным каналам, лучший контроль со стороны руководства, достаточная прозрачность для заказчиков и клиентов, для всех участников команды, разные варианты визуализации.
Настраивайте рабочую область так, как это удобно вам. Главная цель – уместить ключевую информацию и данные в одном месте. Например, это могут быть поток входящих сообщений из рабочих чатов, дела на сегодня, планы на неделю, календари сотрудников, с которыми вы работаете в паре (над одними и теми же задачами), личные заметки, списки дел на «когда-нибудь», идеи и многое другое. Все должно быть под рукой.
Регулярно пересматривайте списки и актуализируйте их статус. Тут все просто – это нужно не только лично вам, но и всей команде. Так остальные будут понимать прогресс по имеющимся задачам и смогут учитывать это в своей работе. Менеджер проекта сможет напомнить о дедлайнах или поменять приоритеты, если какие-то дела обделены вниманием. Неактуальные задачи будут удаляться из списков и освободят ваше время.
Придумайте себе распорядок дня. Очень многие действия в нашей жизни повторяются. Если вы расставите правильные опорные точки, то вам будет проще настроиться на рабочий лад с учетом своих циклов активности. Вносите в распорядок не только рабочие дела, но и личные. Так вы сможете лучше расставлять приоритеты и не терять фокус в течение рабочего дня.
В распорядок впишите время на проверку и актуализацию списков дел. Например,в начале рабочего дня логично проверить списки дел на сегодня, а в начале или в конце недели подвести итоги дел за прошлую неделю. Раз в месяц может проводиться подведение более глобальных итогов и постановка стратегических планов.
Планируйте отдых. Очень важное занятие, так как баланс между работой и отдыхом крайне важны. Ни в коем случае не стоит концентрироваться только на работе. Это способствует проявлению эффекта выгорания.
Регулярно переносите задачи из рабочих чатов в списки дел. Настоятельно рекомендуем делать это сразу, как только вы получили задачу: будь то личная переписка с руководителем, общий рабочий чат или устное общение. Наше внимание так интересно устроено, что если мы переключим фокус на что-то другое, то можем благополучно забыть о чем-то важном и приоритетном.
Используйте шаблоны задач. На основе типовых заготовок гораздо быстрее и проще оформлять рутинные действия. Если в таск-трекере нет механизма шаблонов, то используйте механизм копирования и правки. Эффект будет аналогичным.
Задействуйте механизм меток и тегов. По аналогии работают категории и теги в блогах: вы можете быстро отфильтровать задачи и дела, связанные с определенной тематикой, сроками, приоритетами, проектами. Метки вы определяете самостоятельно и именно в этом их прелесть.
Ставьте для задач реальные сроки. Ну или просто их ставьте. Одна из частых проблем — это когда задача заносится в список, и о ней все благополучно забывают. Наличие дедлайнов лучше всего стимулирует к выполнению.
Используйте напоминания и уведомления. Одно дело, когда задача у вас в списке на реализацию, а другое – когда в вашем смартфоне или на рабочем месте всплывает напоминание, что задача приближается и ей нужно уделить особое внимание. Шансы на реализацию существенно возрастают, так как новое дело сразу попадает в зону вашего активного внимания.
Заносите в календарь важные даты и события. Мало быть просто эффективным, нужно быть еще и пунктуальным: не забывать о запланированных встречах и мероприятиях, летучках, конференциях, презентациях. Не менее важно вовремя поздравлять коллег с днем рождения или с другими значимыми событиями. Всю эту рутину может взять на себя таск-трекер.
Периодически анализируйте свою результативность. Подведение итогов в целом очень важно. Но в разрезе использования трекера задач вы всегда можете просмотреть ваш лог и оценить масштаб совершенных действий. Ничто так не стимулирует к новым свершениям, как предыдущие успехи. К тому же анализ закрытых задач позволит правильнее планировать новые дела и точнее ставить сроки.
Формулируйте задачи как можно конкретнее. Здесь может помочь SMART-подход, когда прямо в задаче вы упоминаете сроки, ресурсы, KPI и важный контекст. Формат можно упростить, но без потери смысла: вы должны точно знать, что, где, когда и в каком объеме нужно сделать.
Сложные задачи разбивайте на более мелкие. Не нужно пытаться объять необъятное. Одно дело должно занимать не более одного рабочего дня, иначе фокус и концентрация теряются. Ранее мы раскрывали максимум деталей о том, как декомпозировать задачи. Если вы составляете стратегический план, то в таск-трекере должен быть механизм делегирования или создания подчиненных задач с несколькими уровнями иерархии.