Организация и учёт рабочего времени на предприятии

Рассказываем, зачем вести учёт рабочего времени сотрудников и как это делать правильно, а главное – что вам может в этом помочь.

Принципы и особенности организации рабочего времени, учёта отработанных часов и/или дней – важные факторы мотивации персонала в любой компании.

Кто-то предпочитает свободный график, кто-то определяет строгий внутренний распорядок дня с привязкой к стандартной рабочей неделе. От этих принципов зависит эффективность работы всех членов трудового коллектива.

Цели и задачи организации рабочего времени

Правильная (рациональная) организация работы на предприятии включает в себя организацию рабочего времени, рабочего места, графика работы, отдыха, перекуров, выходных и т.п. Это очень важная часть общего тайм-менеджмента любой организации (от англ. Time Management, «управление временем»).

К чему приводит рационально спланированная политика управления:

Растёт продуктивность каждого отдельного сотрудника благодаря распределению времени на вверенные обязанности.
Снижается общий уровень затрат, оптимизируются расходы на заработную плату.
Нормализуются трудовые отношения, улучшаются взаимоотношения между отдельными членами коллектива. Фактически руководитель может регулировать состав смен и их пересечение между собой, ротацию кадров между разными сменами, взаимозаменяемость сотрудников, наставничество и другие детали.
У управленца появляется возможность более детального и точного планирования деятельности своей службы или отдела.
Труд строго нормирован, и сотрудники могут планировать свои личные дела с привязкой к выходным и к своему свободному времени.
Упрощается расчёт заработной платы. К тому же, всегда можно сверить график явок и отработанные часы с тем, что было учтено в официальном табеле при расчётах.

Понятно, что все форс-мажорные обстоятельства предусмотреть невозможно. Но в большинстве случаев руководитель может выстроить графики так, чтобы усилить наиболее напряжённые дни и нивелировать отсутствие отдельных сотрудников на эпизодической основе (семейные проблемы, случаи болезни и т.п.), суметь мобилизовать необходимые ресурсы и решить проблему нехватки кадров.

Хотя такие навыки приходят не сразу. Теория менеджмента говорит, что профессиональные управленцы получаются только после того, как кто-то провалит вверенный ему проект, восстановит его, сдаст… и так несколько раз, пока не придёт просветление.

Нормативные акты и требования законодательства по организации рабочего времени и времени отдыха

Должный порядок ведения учёта, организации труда, режим рабочего времени, продолжительность рабочего дня, важные нормы, обязанности работодателя и работников, а также иные нюансы определяет Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), этому посвящён весь четвёртый раздел (статьи с 91 по 105).

В нем определяются:

Обязанности и правила ведения табеля учёта рабочего времени.
Нормальная и сокращённая продолжительность, неполный рабочий день, гибкий график.
Организация суммированного и несуммированного учета рабочего времени.
Другие правила учета рабочего времени в организации.
Пункты, которые должны быть предусмотрены (оговорены) в трудовом договоре.
Права на перерывы, отпуск и другие виды отдыха.
Освобождение от работы на время обучения с сохранением оплаты труда.
Количество смен, которое может отработать сотрудник предприятия без нарушения требований к продолжительности рабочего дня.
Условия планирования внутреннего трудового распорядка и т.п.

На самом деле, в ТК ещё много всего определяется и предписывается к исполнению как работодателям, так и работникам.

Если отбросить требования к тому, как должно быть организовано рабочее время сотрудников младше 18 лет, инвалидов и других специальных категорий работников (например, беременных и лиц, воспитывающих детей в одиночку), то общие требования законодательства таковы – количество рабочих часов не должно превышать 40 в неделю.

При нормированной рабочей неделе (5 рабочих дней) получается по 8 часов в день. Но если график сменный, гибкий или ненормированный, то продолжительность рабочего дня может меняться в соответствии с положениями отдельных (дополнительных) соглашений к трудовому договору. Главный принцип всё равно остаётся прежним – нельзя сделать рабочими более 40 часов в неделю.

Заметьте, привязки к месяцу нет. Но если пересчитать на конкретное количество дней в месяце, получается около 160-176 рабочих часов (примерно 21-22 рабочих дня, то есть 4 календарные недели + один или два дня). Остальное время работник должен отдыхать.

Заработная плата может привязываться к почасовой или посменной оплате, к произведённому объёму работ (сдельная оплата). Но чаще всего используется расчёт по времени.

Именно поэтому учёт и правильное ведение табеля – ключевой момент для расчёта оплаты. Для этого нужно знать начало и конец рабочего дня, количество таких дней в неделе и месяце.

Помимо ТК РФ, к нормативной базе можно отнести требования Кодекса об административных правонарушениях, некоторые федеральные законы (например, «Об обязательном социальном страховании…» 255-ФЗ, «О бухгалтерском учёте» 402-ФЗ), постановления Правительства, Госкомстата и другие законодательные акты.

Кто ведёт учёт рабочего времени сотрудников в организации

Планирование, управление и эффективная организация рабочего времени – это всегда функция руководителя. Но при этом внутренний порядок и методы организации рабочего времени на производстве, в бюджетном учреждении или на любом другом предприятии не должны противоречить правилам организации рабочего времени, оговоренным в трудовом законодательстве.

Лицо, ответственное за заполнение и организацию учёта рабочего времени сотрудников, закрепляется соответствующим приказом руководителя. Обычно это начальник отдела или службы. Так как именно он может в должной мере контролировать фактическую явку своих подчинённых и учитывать в зависимости от условий и порядка учёта рабочие часы, дни или недели, отработанные подчиненными.

В любом случае табель (форма 0504421) принимается представителями бухгалтерии (главным бухгалтером), которые рассчитывают бюджет на оплату труда.

Обратите внимание: с 2013 года обязанность вести унифицированные формы учёта отменена, соответствие внутренних форм унифицированным является необязательным условием при разработке внутренних документов. Предприятие вправе устанавливать свои формы и порядок их ведения, период и продолжительность внутренней отчётности ответственных лиц. Главное, чтобы эти документы и принципы не противоречили требованиям законодательства.

Какой может быть организация учёта использования рабочего времени на предприятии

Виды учёта, которые устанавливаются Трудовым кодексом:

Поденный. В течение каждого рабочего дня сотрудник отрабатывает одно и то же количество рабочих часов. Соответственно, для расчётов зарплаты бухгалтеру нужно знать только количество отработанных дней.
Понедельный. Такой учёт применяется в тех случаях, когда сотрудник отрабатывает в разные дни недели разное время, но общее количество часов за неделю всегда одно и то же.
Суммированный. Из-за отсутствия чёткой периодичности количество рабочих часов по разным дням и неделям в месяце не совпадает. В таком случае их проще посчитать общей суммой по итогам месяца.

Поденный и понедельный расчёт ещё называют несумированными.

Практика применения разных графиков работы такова, что универсальных стандартов нет. Но наиболее популярными являются:

пятидневка;
шестидневка;
сменный график.

К менее популярным можно отнести ненормированные рабочие дни, гибкий (плавающий) график и разделение рабочего дня на части. Сменные графики согласуются с профсоюзом, а для ненормированных рабочих дней нужно согласие работников. Всё это оговорено в Трудовом кодексе и в КоАП. За нарушения предусмотрены серьёзные штрафы предприятию и ответственным сотрудникам.

Программы для организации рабочего времени

Крупные предприятия стараются минимизировать риски ошибок при организации рабочего времени, при планировании графиков работы и при учёте явок/уходов своих работников.

Для этого могут вводиться специальные программно-аппаратные комплексы – СКУД (системы контроля и управления доступом). Они решают одновременно несколько задач:

идентификация персонала при пересечении территории предприятия,
контроль явки и перемещений внутри (например, частота и длительность перекуров, обеденного времени и т.п.),
составление отчётности
и обеспечение доказательной базы на случай проблем и разбирательств с сотрудниками, которые не желают эффективно работать.

СКУД обходятся достаточно дорого и сложно вводятся в эксплуатацию. Их могут позволить себе только средние и крупные компании. Малый бизнес обычно выбирает более доступные производственные решения – только с программной реализацией.

Например, в качестве систем организации рабочего времени могут использоваться:

CRM-системы,
специальные модули в комплекте с бухгалтерским софтом.

Реже:

тайм-трекеры (устанавливаются на рабочие места сотрудников),
таблицы (ведутся в любом удобном редакторе).

У каждого из таких решений свои задачи, цели, специфика, недостатки и преимущества.

Чем вам может помочь Projecto?

Вне зависимости от того, какая методика организации рабочего времени применяется на вашем предприятии, в Projecto можно агрегировать все данные рабочего процесса внутри календарей.

Календари могут быть:

Личными, объединяют события только одного пользователя системы и приглашённых им участников (при желании).
Рабочими, предназначены для создания событий, общих для определённой группы лиц, например, для отдела или службы.
Корпоративными, доступны всем без исключения лицам в компании.

Вместо календаря вы можете создать поездку или ресурс, они отображаются особым образом в списке календарей.

События календарей можно просматривать в режиме сетки за неделю или сразу за весь месяц. Нужный период легко переключается специальными стрелками по бокам.

С помощью чекбоксов вы сможете скрыть ненужные календари, и тогда их события перестанут показываться в общей сетке.

Если добавить к своим календарям выбранного пользователя, то активируется режим сопоставления. Таким способом удобно согласовывать задачи и события разных сотрудников.

С помощью календаря можно наглядно представить все свои:

задачи (повторяющиеся и неповторяющиеся);
события;
поездки.

Организация рабочего времени будет занимать минимум вашего внимания. Вы сможете быстрее согласовывать свои действия и планы с другими участниками коллектива, переходить к нужным проектам, документам, профилям, настраивать повторяющиеся события, организовывать напоминания и не только.

Больше подробностей о работе с календарями можно найти в нашей официальной документации – здесь.