Чем заменить Google Tasks

Google Tasks – это один из сервисов, входящих в пакет услуг и web-приложений Workspace для представителей бизнеса и для обычных физических пользователей от компании Google, крупнейшей IT-корпорации планеты.

Фактически это облачный (SaaS) сервис для работы с задачами и списками, который гибко, а главное просто интегрируется с другими инструментами от Google: Календарь, Документы, Контакты, Keep (записные книжки) и прочее.

Несмотря на то, что функционал списков максимально простой, это не значит, что Задачами Google нельзя пользоваться для планирования или организации работы компаний.

Основная фишка сервиса – полная кроссплатформенность. Напоминания по задачам всегда будут у вас под рукой: в браузере, в смартфоне или планшете, на ПК, Mac, Linux и т.д.

Ниже подробно разберём, чем заменить Google Tasks при организации систем управления проектами.

Какие функции и возможности обеспечивает Google Tasks?

Google Tasks – это элементарный таск-менеджер, но в простоте как раз и кроется особенная сила. Основные технические возможности сервиса можно описать следующим образом:

• Данные по спискам и задачам хранятся в надёжной облачной инфраструктуре. Доступ к ним можно получить практически с любых своих устройств. Единственное условие – наличие интернет-подключения.
• Разработаны официальные и неофициальные клиенты для всех популярных платформ: мобильные (Android, iOS), настольные ОС (Windows, Linux, Mac OS), а также расширения для браузеров.
• Задачи можно разделять по спискам. Списков может быть любое количество.
• Внутри списка задачи могут иметь иерархическую структуру, но только до 2-х уровней (задачи и подзадачи к ним).
• К каждой задаче можно добавить подробное описание и сроки реализации.
• Сроки могут привязываться к конкретной дате и времени, плюс можно задействовать периодичность.
• Есть встроенная система сквозного поиска (по заголовкам, названиям списков и по содержимому/описанию).
• Тесная интеграция с Календарём Google. Единый интерфейс, который может работать параллельно с другими web-сервисам Google (управление задачами открывается в специальной боковой панели).
• Система дополнений, обеспечивающих гибкую настройку и расширение базового функционала (в том числе интеграция с внешними сервисами и приложениями: Trello, Todoist, Gmail, Evernote, Zapier и др.).

К минусам Google Tasks можно отнести:

• Всё завязано на облачной инфраструктуре фактически западного сервиса. Да, закон о персональных данных корпорацией Google соблюдается. Но аккаунт поисковика – это единая точка входа для многих сервисов. И если вы не выполните условия хотя бы в одном, доступ может быть блокирован во всех приложениях и сервисах одновременно.
• Интерфейс действительно слишком прост. Только списки и только задачи.
• Сервис различает две версии списков – для личного пользования и для корпоративных аккаунтов (со специальной подпиской на пакет услуг и приложений Google Workspace). В личной версии нет никаких назначений ответственных, никакого выбора контактов, сложных оповещений, просто личный To-Do-список.
• Уведомления могут отправляться на любые Android-смартфоны через связанные аккаунты без установки отдельного приложения. Но из-за собственных политик в отношении экономии энергопотребления уведомления будут отображаться не в назначенное время, а, например, при взятии телефона в руки. Задача к тому моменту уже может быть неактуальной.
• Задачи с назначением исполнителей есть только в корпоративных подписках. Например, функционал можно найти в групповых чатах Chat (ранее Meet).
• Сервис завязан только на продукты Google. Если вы их не используете в работе, то Tasks будет сложно интегрировать со сторонними сервисами.
• Создать подзадачи ниже второго уровня невозможно.
• Из статусов есть только «выполнено» или «не выполнено».
• Вариантов фильтрации очень мало: только список избранного, сортировка по времени и по недавним отметкам.
• Оплата корпоративной версии Google Workspace больше недоступна в Российской Федерации.
• Реальный перечень интеграций весьма скудный, точно нет прямого обмена данными с CRM, с внешними системами уведомлений и т.п. Всё только через сервисы-коннекторы, которые требуют своей платной подписки (как Zapier).
• Никаких систем отчётов, аналитики и обратной связи по исполнению задач.

Наиболее выгодная альтернатива Google Tasks на российском рынке

Google Tasks имеет смысл использовать только в составе корпоративных пакетов Google Workspace, которые предполагают облачный диск, почту на своём домене, набор офисных приложений, коллективные чаты, видеоконференции, миниатюрные сайты, конструкторы web-форм и прочие полезные бизнес-сервисы.

Но этот пакет слабо подходит под потребности российского бизнеса, особенно малого. Именно по этой причине он не нашёл в России особой популярности. Плюс, цены на подписки слишком велики и полностью отсутствует бесплатная версия (использование тех же сервисов, но для личных задач не в счёт).

Даже IT-команды не проявили должного интереса к Google Workspace в целом и к Google Tasks в частности.

Логично, что для управления задачами и проектами внутри российской инфраструктуры стоит использовать профильный российский продукт или сервис.

Лучшая комбинация – облачный сервис с возможностью оплаты по количеству лицензий, например, Projecto.

Преимущества Projecto

☑️ Сервис подходит как для работы небольших IT-команд, так и для крупных корпоративных внедрений.

☑️ Серверы расположены в РФ, никаких проблем с законодательством и соблюдением требований к хранению персональных данных не будет.

☑️ Оплата в рублях, цены стабильные и меняются/пересматриваются редко, возможны расчёты с использованием счётов юрлиц.

☑️ Многие профильные инструменты уже есть внутри системы:

☑️ Есть функциональные мобильные приложения, которые ничем не уступают по возможностям браузерной версии.

☑️ Данные обязательно бэкапятся. Есть система импорта и экспорта.

☑️ Работа с проектами, задачами и их делегирование выстроена как положено:

☑️ Никаких жёстких лимитов по дисковому пространству.

☑️ Встроенная система документооборота.

☑️ Оперативная техподдержка, к которой можно обратиться в любое время дня и ночи в удобном вам формате (по телефону, по почте или в мессенджере).

☑️ Разные варианты отображения проектов и задач – канбан, календарный вид, списки, таблицы, диаграмма Ганта.

☑️ Удобный поиск с фильтрацией результатов.

Всё это и многое другое можно проверить в работе совершенно бесплатно – в демо-режиме.

Если вам нужна полноценная версия сервиса без сброса данных, можно заказать бесплатный тест на месяц (данные можно будет бесшовно перенести в полноценную версию).

Сравнение функционала Google Tasks и Projecto

	Google Tasks	Projecto
Место установки	Облако (SaaS)	Облако (SaaS)
Техподдержка (в РФ)	В основном только справочный раздел	Есть, круглосуточная
Отображение задач/событий	Список, Календарь	Список, Календарь, Канбан-доска, Диаграмма Ганта
Мобильные приложения	Есть (функционал слабый)	Есть (по возможностям равноценны web-версии + система аудиозаметок и некоторые другие возможности)
Десктопные приложения	Да, от сторонних разработчиков	Mac-клиент
Интеграции	API (готовые интеграции в специальном маркетплейсе + базовые возможности Chat, Gmail, Календарь)	Перенос данных из календарей, 1С: ЗУП и SoGo – по запросу
Встроенный чат/обсуждения	Нет, в виде отдельного сервиса	Чаты прикрепляется к каждому типу сущности (задачи, проекты, события и т.п.)
Хранилище файлов	У Google Tasks нет своего хранилища, оно идёт в комплекте с подпиской на Google Workspace, в тарифах последней всегда есть ограничения	Есть (объём не ограничивается)
Составление структуры компании (конструктор оргструктуры)	Нет	Есть (специальный конструктор)
Раздел для работы с документами	Нет	Есть +конструктор карточек документов
Коллегиальное принятие результатов	Нет	Есть
Отчёты по статусу задач/проектов	Нет	Есть (готовые фильтры и отчёты, система запроса обратной связи по текущему статусу задач, выгрузка данных)
Бесплатный тариф	Только для личного использования (что сводит на нет использование в команде)	Нет
Стоимость подписок в месяц	От 5,4 до 18 $/месяц за каждое рабочее место. Цена зависит от выделяемого дискового пространства, уровня техподдержки и некоторых других особенностей.	От 288 до 400 руб. за одного пользователя (чем больше рабочих мест, тем заметнее выгода).

Если вам нужен адекватный инструмент для эффективного управления проектами, который предоставляет функции постановки задач, контроля сроков, рассылки своевременных уведомлений, правильной визуализации дел и списков, то логично сразу начинать работу с такого решения, как Projecto.

Если вам нужны только списки для контроля личных задач, то тут вполне сможет справиться Google Tasks. На статус профильной BPM-системы сервис никак не подходит. Слишком мало возможностей.