Как построить диаграмму Ганта в Excel – пошаговая инструкция + простой шаблон

Диаграммы Генри Ганта позволяют визуализировать информацию по рабочим задачам проекта, а также помогают руководителям и командам лучше контролировать процесс достижения целей и планировать свою деятельность. Это один из лучших вариантов отображения списка задач в привязке ко времени и срокам.

Ниже расскажем, как пошагово создать диаграмму Ганта в Excel. Если у вас нет офисного пакета Microsoft Office, алгоритм будет актуален для большинства других табличных процессоров: Google Таблицы, Яндекс.Таблицы, Р7 офис, Onlyoffice и т.п. Единственный нюанс – отсутствие в сторонних офисных пакетах поддержки VBA, языка для выполнения скриптов непосредственно в приложениях Microsoft.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это удобный инструмент визуализации данных и планов проекта, который используют для отображения задач, сроков их выполнения и очередности на временной шкале. Она наглядно показывает, какие этапы проекта необходимо выполнить в будущем, когда они начинаются и заканчиваются, а также как различные задачи связаны между собой.

На основе диаграммы Ганта проще построить карту критического пути.

Основой диаграммы является горизонтальная временная ось и список задач проекта. Каждая задача отображается в виде горизонтальной полосы, длина которой соответствует продолжительности работы в условных единицах: часы, минуты, дни, недели, месяцы. Благодаря такой структуре диаграмма позволяет контролировать порядок выполнения и длительность задач, возможные пересечения этапов и общий график реализации проекта.

Диаграммы Ганта широко применяются в управлении проектами, разработке программного обеспечения, строительстве, маркетинге и других сферах, где важно контролировать сроки выполнения задач. Такой формат представления помогает менеджерам проектов детальнее планировать этапы работ, грамотнее распределять ресурсы и отслеживать прогресс реализации сложных проектов.

Максимум деталей в материале: Диаграмма Ганта – что это такое

Можно ли создать диаграммы Gantt chart в Excel?

Диаграмма Ганта не является встроенным типом диаграммы в Microsoft Excel, однако ее можно создать с помощью стандартных инструментов визуализации. Обычно для этого используется линейчатая диаграмма с накоплением, где одна часть графика отображает дату начала задачи, а вторая — ее длительность. После настройки первая часть скрывается, и на диаграмме остаются только отрезки, которые визуально показывают период выполнения задач.

Основная проблема такого создания графика – ограниченная поддержка динамики изменений. Поэтому отрисовка Ганта в Экселе подойдет только для небольших проектов или простых планов работ. Табличная структура помогает контролировать выполнение только простого плоского списка задач, без сложных зависимостей и связей. Для крупных проектов с большим количеством задач и с условными сроками чаще используются специализированные инструменты управления проектами, где диаграмма Ганта формируется автоматически и поддерживает дополнительные функции — например, зависимости задач, контроль загрузки ресурсов и отслеживание прогресса выполнения. Например, Microsoft Project и альтернативы. Аналогичные функции есть и у специальных сервисов для управления проектами – как у Projecto.

Как построить диаграмму Ганта в Excel – пошаговая инструкция

Теперь перейдем непосредственно к процессу создания простой диаграммы в электронных таблицах Эксель.

Шаг 1. Создание таблицы с задачами или событиями

Для этого нужно открыть программу и создать таблицу с любым названием. Пусть это будет график отпусков на год – «Отпуска Гант .xlsx».

Пример простой таблицы с названиями столбцов:

• Название задачи;
• Даты начала;
• Даты окончания;
• Длительность выполнения;

Названия столбцов можно изменить под свои нужды. Главное, чтобы вам было удобно и понятно, что за информация в них размещена. При необходимости можно выделить столбец для дополнительных данных – примечаний и заметок.

Так как у нас график отпусков, то вместо задач мы можем указать фамилии сотрудников.

Чтобы не считать вручную длительность выполнения задачи, удобно использовать формулу на основе разности дат/времени. Для этого нужно перейти к первой ячейке с продолжительностью выполнения, ввести символ «=», а затем выбрать ячейку с датой окончания в той же строке, ввести знак «-«, выбрать ячейку с датой начала, нажать Enter.

Должно получиться примерно так:

Вместо ручного копирования ячейку с формулой можно протянуть по всему столбцу. Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки с формулой, а затем кликните дважды. Или зажмите указатель и начните его двигать по столбцу вниз.

Шаг 2. Заполнение таблицы

Для построения диаграммы нужны данные: это задачи, даты / время, продолжительность. Так как мы составляем план отпусков, заполним ФИО сотрудников, а также даты начала и окончания отдыха.

При необходимости настройте формат ячеек: выделение жирным, перенос строк, отображение дат / времени и пр. Опытные пользователи могут задействовать условное форматирование.

Например, для дат можно выбрать формат с текстовым или с числовым указанием месяца.

Шаг 3. Вставляем линейчатую диаграмму для построения графика

В Экселе много разных типов диаграмм – горизонтальных гистограмм, круговых и столбчатых диаграмм, но готовых диаграмм Ганта нет. Однако мы можем выбрать горизонтальную линейчатую диаграмму с накоплением.

Чтобы MS Excel автоматически построил график и подтянул все ряды и подписи, можно выделить область с нашей таблицей, включая строку с заголовками, а затем перейти на вкладку «Вставка», найти блок «Диаграммы», среди горизонтальных гистограмм выбрать линейчатую с накоплением.

Всегда можно пойти обратным путем: сначала вставить диаграмму, а затем выбрать данные и подписи рядов.

Пока график будет выглядеть вот так:

В нашем случае программа выбрала не самые удачные столбцы для отображения.

Сначала меняем подписи:

1. Кликаем указателем на области с подписями в графике или на любом другом месте диаграммы.
2. Теперь нажимаем правую кнопку мыши и в выпадающем меню выбираем пункт «Выбрать данные…»

• В правой панели «Подписи горизонтальной оси…» нажимаем кнопку «Изменить».

• Теперь заново выделяем область с нужной информацией, например с названиями задач. В нашем случае – с ФИО сотрудников.

• Нажимаем кнопку «Ок».

Осталось скорректировать данные для отображения:

1. Нужно кликнуть правой кнопкой мыши в любом месте гистограммы, далее на пункте «Выбрать данные».
2. В левой панели «Элементы» легенды нажмите кнопку «Изменить».

• В качестве имени ряда можно записать любой текст, например планирование задач.
• А в поле «Значения» выбирается область с датой начала задачи.

Итоговая схема получается примерно такой:

Пока диаграмма строится еще без «накопления».

Шаг 4. Добавляем накопление и скрываем опорные полосы

Это самый сложный шаг.

1. Нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на диаграмме, пункт «Выбрать данные».
2. В левой панели «Элементы легенды» нажимаем кнопку «Добавить».

• Имя ряда оставляем пустым, а вот в качестве значений выбираем колонку с длительностью задач, в нашем случае с длительностью отпуска.

• Нажимаем ОК, теперь диаграмма уже похожа на то, что нам нужно.

Осталось скрыть отрезок с опорной датой для начала задачи.

1. Выбираем любую синюю полосу и два раза кликаем на ней. Синий – это первый дефолтный цвет во всех диаграммах Excel. Но если вы меняли настройки внешнего вида или темы оформления, то в вашем случае опорные полосы могут быть другого цвета, смысла это не меняет.
2. Откроется боковая панель «Формат ряда данных».
3. Нам нужно перейти на вкладку «Заливка» и выбрать пункт «Нет заливки».

Схема теперь будет выглядеть, как нам нужно:

По желанию настройте отображение и формат: цвета, шрифты, масштаб, в какой последовательности отображаются задачи или исполнители. Если визуализация получилась слишком маленькой, можно растянуть диаграмму – просто потяните за один из углов.

Финальную версию графика можно сохранить в виде PDF файла или распечатать на принтере, чтобы разместить на любом видном месте.

Основная проблема такого построения диаграммы в том, что для обновления отображения графика нужно вручную изменить даты начала и даты завершения задачи (события, отпуска и т.п.). Обновлять информацию в такой диаграмме достаточно сложно, никаких Drag&Drop-функций.

Есть и альтернативный подход.

Вариант 2 – как создать диаграмму Ганта в Excel без графиков

Покажем, как построить простую диаграмму на основе заливки ячеек. Напомним, в стандартных функциях Excel нет готовых динамических диаграмм. Даже средства отрисовки, такие как SmartArt, не имеют ничего полезного для составления диаграммы Ганта.

Но мы можем нарисовать график вручную, без линейчатых диаграмм – для составления графика потребуется только заливка ячеек.

Шаг 1 – нужно сделать новую таблицу

Это должна быть обычная таблица. Можно даже скопировать данные из нашего первого документа – с графиком отпусков, а можно создать что-то новое в удобном вам формате. Например, добавьте столбец «Название задачи», а также «Дата начала» и «Дата завершения». Длительность можно считать вручную или на основе формулы (алгоритм создания показывали выше).

Шаг 2 – заполните данные и последовательность выполнения задач

Действия элементарные: записывайте в таблице актуальную информацию по срокам и названиям задач.

Формат рядов дынных не важен – тут все определяют только ваши предпочтения. Например, для дат можно выбрать тип «Дата», для длинных названий задач можно активировать перенос или автоподбор ширины и т.п.

Шаг 3 – отмечаем задачи на диаграмме Ганта

Чтобы работать с диаграммой Ганта в таком формате, нам потребуется только заливка ячеек по горизонтальным осям. Длительностям задач будет соответствовать заданное количество ячеек, шаг и параметры оси времени нужно определить заранее. Например, одна ячейка может соответствовать часам, дням, неделям, месяцам или даже годам. Формат оси должен опираться в первую очередь на удобство визуализации и читаемость графика.

Образец того, как выглядит макет диаграммы в нашем исполнении:

Цвет заливки можно заменить на свой. Ее можно даже сделать градиентной – в разделе «Заливка» для пункта меню «Формат ячеек» для правой кнопки мыши.

При желании в ячейках можно проставлять часы или дни работы, чтобы организовать подсчет прогресса.

Диаграмма Ганта в Excel легко переносится в онлайн – достаточно открыть ее в любом табличном редакторе, который работает в облаке: Google Tables, Яндекс Документы, ONLYOFFICE DocSpace и т.п. Даже Microsoft Office с недавних пор работает бесплатно при условии использования через браузер – пакет приложений Microsoft 365 для Интернета.

Готовые шаблоны диаграммы Ганта в Excel

Скачать шаблоны диаграмм Ганта для Excel можно в том числе на официальном сайте Microsoft. Авторами бесплатных шаблонов выступают в основном члены сообщества. Строятся диаграммы по тем же принципам, что мы описали выше: или на основе горизонтальных линейчатых гистограмм, или на основе заливки ячеек. Вы можете создавать и редактировать диаграммы Ганта онлайн – в офисном пакете Microsoft. Если у вас десктопные приложения, то шаблоны диаграммы Ганта в Excel можно поискать непосредственно внутри программы при создании нового документа:

• Меню «Файл» → раздел «Главная» → экран «Создать» → ссылка «Другие шаблоны»
• В поисковой строке нужно набрать «Гант» или Gannt template.

А еще вы можете воспользоваться нашими шаблонами:

Шаблон диаграммы Ганта в Excel

Простая таблица с линейчатой гистограммой. Помогает визуализировать задачи с фиксированными сроками. Будет полезна руководителям проектов и командам.

Скачать

Бесплатный шаблон диаграммы Ганта в Google Таблицах

Эта упрощенная диаграмма Ганта представляет собой онлайн-документ. Его можно скопировать и редактировать в режиме реального времени с совместным доступом для других участников. Этот макет визуализирует процессы с помощью заливки ячеек. Шаблон может быстро адаптироваться к любым изменениям. Такой подход помогает управлять временем и направлением усилий команды, а также позволяет наглядно отображать текущие и будущие задачи.

Скачать

Проблемы создания диаграммы Ганта в Excel и Google Таблицах

• В таблицах с помощью гистограмм можно создать простые диаграммы, не более. Да, они визуализируют рабочие процессы и дела, помогают планировать задачи, но таблицы не строят диаграмму автоматически, например, на основе списка задач. Этот процесс нельзя назвать динамическим. Любое изменение, которое повлечет за собой смещение сроков последующих задач, потребует большого объема переделки.
• В таблицах отсутствует отдельный тип диаграмм Ганта, поэтому график технически строится вручную – на основе заливки ячеек или на основе «доработки» линейчатых гистограмм.
• Электронные таблицы плохо справляются с большим количеством задач. При росте проекта таблица быстро становится перегруженной и нечитаемой – вы не можете выбрать какой-то определенный период или настроить кастомные фильтры для построения диаграммы.
• Между задачами и пунктами в таблицах сложно создать связи и наглядно показать взаимное влияние между разными пунктами. Автоматическая отрисовка карты критического пути невозможна.
• На основе таблиц сложно организовать продвинутую систему распределения прав доступа. Соответственно, отдельные пользователи смогут увидеть чувствительную информацию и планы, которые для них не предназначены.
• В таблицах нельзя взять задачу и перенести на новый срок – как в системах управления проектами с Drag&Drop-функционалом. Добавление нового пункта в таблицах может обернуться полной перенастройкой диаграммы.

Как создать диаграмму Ганта в Projecto

Projecto – это отечественная система управления задачами и проектами. Как и другие аналогичные SaaS сервисы, является удобным и максимально эффективным инструментом управления. Помогает командам и руководителям вести общий список задач, распределять права доступа, рассылать напоминания и уведомления, проектировать деятельность и контролировать сроки выполнения задач.

Не имеет готовых шаблонов, но позволяет строить диаграмму Ганта динамически – на основе имеющихся задач проекта. Ключевые фишки:

• Русский язык интерфейса, документации и техподдержки.
• Оплата за нужное количество рабочих мест.
• Проектирование процессов и этапов реализации проекта.
• Управление портфелем проектов и гибкое распределение ресурсов между ними.
• Ведение рабочего календаря, система напоминаний и уведомлений, текстовые и аудиозаметки (аналог рабочего блокнота).
• Хранилище документов, обсуждения и конструктор оргструктуры.
• Настраиваемые календарные графики на основе фильтров и условий выбора.
• Динамическое редактирование сроков задач на диаграмме Ганта, Drag&Drop.
• Автоматический расчет критического пути и сжатие графика.
• Система дополнительных полей в задачах, гибкие даты и дедлайны.
• Полнофункциональные мобильные приложения и т.д.

Для создания диаграммы Ганта здесь достаточно добавить все задачи по проекту, а затем выбрать вариант отображения «Гант». Все остальное будет сделано автоматически.

Как работать с диаграммой Ганта для эффективного управления проектами

Диаграмма Ганта является не только инструментом визуализации, но и эффективным элементом планирования, а также оперативного контроля. Именно поэтому важно, чтобы диаграмма не только отображала структуру задач и их связи, но и могла обновлять данные в режиме реального времени.

Для того, чтобы диаграмма Ганта показала свою эффективность и начала работать, нужно:

• Правильно разбить проект на логические этапы (вехи) и определить последовательность выполнения каждой из задач. Когда задачи имеют четкие сроки начала и окончания, а также связаны с ответственным лицом и/или исполнителем, руководитель может увидеть критические точки проекта и возможные пересечения задач/этапов.
• Регулярно актуализировать текущий прогресс: статус задач, процент их выполнения и новые сроки сдачи. Часто новые задачи не могут начать до тех пор, пока не будут завершены предыдущие. Соответственно, любое изменение в сроках одной задачи может повлечь за собой масштабные изменения во всем графике.
• Зная текущую загрузку команды, руководитель может правильно перераспределять ресурсы, реагировать на риски и корректировать планы.

По этим причинам мы рекомендуем командам с самого начала использовать системы управления проектами, такие как Projecto.