Что такое тайм-менеджмент: полное руководство по управлению временем

projecto

3 дня назад

Хотите успевать всё, что запланировали, и успешно достигать поставленных целей? В этом вполне может помочь тайм-менеджмент – искусство управления своим временем.

«Плохая новость в том, что время летит. Хорошая новость в том, что ты пилот».
Это одна из классических цитат тайм-менеджмента, авторство которой приписывается Майклу Альтшулеру, международному спикеру и автору экономических бестселлеров.

Управляя своим временем, личным и рабочим, мы получаем ощущение контроля и упорядоченности, что благоприятно сказывается не только на производительности, но и на психическим самочувствии. Когда всё успеваешь, нет повода для стресса и выгорания. А чем человек спокойнее, тем он продуктивнее. Круг замкнулся.

Подробнее о том, как люди учились использовать своё время для достижения целей, какие методики для этого придумали и что это может дать лично вам, расскажем в нашей статье.

Содержание статьи

Определение тайм-менеджмента
Зачем нужен тайм-менеджмент
Основные принципы тайм-менеджмента
Популярные методы и техники тайм-менеджмента
Инструменты и приложения для тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент в профессиональной и личной жизни
Частые ошибки и как их избежать
Заключение

Определение тайм-менеджмента

Что означает термин «тайм-менеджмент»?

Time management (русск. «управление временем») – это система приёмов, методов и всевозможных инструментов, позволяющих эффективно организовывать своё личное и рабочее время: расставлять приоритеты и планировать задачи с целью достижения исходных целей в установленные сроки.

Если сильно упростить…

Тайм-менеджмент – это умение использовать своё время осознанно, чтобы успевать важное и тем самым повышать свою продуктивность.

История и происхождение понятия тайм-менеджмент

Если копнуть очень глубоко, то вопросами управления временем и разделением его на «хорошее», то есть продуктивное, и «плохое», проведённое без особой пользы, занимались ещё античные философы, — в частности, Сенека.

Но само планирование появилось ещё раньше: без него люди бы просто не выжили, поскольку выходили бы на охоту тогда, когда в голову взбредет, а не тогда, когда шансы на поимку добычи были максимальными. Когда сеять семена, когда доить скот, когда перекрывать соломенную крышу – всё это требовало планирования, даже если сам термин не употреблялся.

С появлением письменности, а затем часов и календарей, человечество вплотную приблизилось к тому, чтобы приручить время, взяв контроль над ним в свои руки. В Средневековье образцом тайм-менеджмента были монастыри, где день монахов был расписан по часам. Благодаря этому они были невероятно продуктивными. В эпоху Просвещения часы перекочевали в карманы, и эффективное управление временем стало доступно каждому.

Но системный подход к управлению временем зародился гораздо позже, когда ускоряющийся темп жизни стал всё чаще порождать ощущение, что 24 часов в сутках категорически не хватает. Кроме того, развитие промышленности требовало эффективно организовать труд сотен, а то и тысяч рабочих одновременно.

Американец Фредерик Уинслоу Тейлор в начале 20 века стал пионером в области организации труда. Он ввёл научные методологии управления и в 1909 году написал книгу «Принципы научного менеджмента», в котором изложил свои взгляды на организацию производства и теорию принятия решений на предприятии в интересах всех.

Бенджамин Франклин в том же столетии придумал собственную систему управления временем, известную как «пирамида Франклина». Он предложил не просто строить планы, а вносить в них долгосрочные и краткосрочные задачи, а также составлять список дел на каждый день.

Что касается термина «тайм-менеджмент», то его впервые употребил бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей, который в 1950-х годах издал книгу «The Management of Time», затронув вопросы организации не только физического, но и умственного труда (с которым обычно сложнее: только сам человек в силах организовать свою умственную деятельность наиболее эффективным образом).

На введении термина история тайм-менеджмента не закончилась. Питер Фердинанд Друкер в своей книге 1966 года сформулировал идею о том, что время — это ключевой ресурс бизнеса, и предложил несколько техник по управлению временем. За этим трудом последовало множество аналогичных не только в США, но и в других странах.

Читайте также: Лучшие книги по тайм менеджменту

Зачем нужен тайм-менеджмент

Выявление того, что нужно сделать, расстановка приоритетов и планирование задач, а также их выполнение в установленные сроки или эффективное делегирование — это суть управления временем.

Конечная цель тайм-менеджмента — успевать больше за тот же промежуток времени и делать это с меньшими усилиями и стрессом. Навыки тайм-менеджмента дают ощущение свободы и контроля над рабочим процессом/бизнесом/личной жизнью.

Для бизнеса польза тайм-менеджмента неоспорима. Он помогает расставлять приоритеты и сохранять организованность, чтобы повысить производительность на рабочем месте и эффективно достигать целей. Это напрямую влияет на прибыль. Без навыков эффективного тайм-менеджмента компаниям сложно укладываться в сроки, выполнять задачи и в конечном итоге они могут упустить возможности, которые могли бы привести к процветанию бизнеса, его масштабированию и успеху.

Преимущества эффективного управления временем

Не ограничиваясь классическим «тратить меньше, успевать больше», назовём ещё несколько преимуществ управления временем в личной жизни:

Своевременное достижение поставленных целей;
Устранение причин прокрастинации;
Снижение уровня стресса;
Профилактика профессионального выгорания;
Понятный план действий на любой случай;
Больше личной свободы и возможностей для развития.

Эффективный тайм-менеджер позволяет распределять задачи на день так, чтобы их реализация была выполнима (реальна), а затраты времени на бесполезный труд, наоборот, снижались. Правильно настроенное программное обеспечение мотивирует и поддерживает в работе. В итоге человек больше не чувствует, что потратил время впустую и не достиг того, чего хотел (это ощущение само по себе способно вызвать массу проблем).

В бизнесе важным элементом тайм-менеджмента является обучение людей новым навыкам, чтобы они тратили меньше времени на выполнение своих обязанностей (трудились эффективнее), что позволяет снизить нагрузку и повысить продуктивность труда одновременно. Существуют различные способы высвободить время, например, делегирование задач и автоматизация. Например, для автоматизации управления можно использовать Projecto и другие BPM-системы.

В конце концов, время — ограниченный ресурс. Даже простой планировщик станет важным шагом к тому, чтобы начать управлять своим временем.

Проблемы и последствия отсутствия тайм-менеджмента

Если мы откладываем или избегаем того, что нужно сделать, то рано или поздно столкнёмся с неблагоприятными последствиями. Это пропущенные сроки и упущенные возможности, потерянная профессиональная репутация, чрезмерный стресс, прокрастинация.

Последствия неэффективного тайм-менеджмента или его отсутствия:

Напряжение в профессиональных отношениях. Постоянные срывы сроков или некачественное выполнение своих обязанностей может испортить отношения с коллегами, клиентами и начальством. Подорванное доверие может стоить карьерного роста или вставить палки в колеса развитию бизнеса. Становится сложно выстраивать и поддерживать прочные профессиональные связи.
Снижение производительности. Когда количество невыполненных в срок задач начинает зашкаливать, показатели труда резко падают. А новые задачи продолжают наслаиваться на старые как снежный ком.
Снижение удовлетворенности от работы. Отсутствие тайм-менеджмента приводит к хроническому чувству перегруженности, невозможности ощутить чувство выполненного долга, что негативно сказывается на удовлетворённости от работы и мотивации. На предприятии это может привести к высокой текучести кадров и сложностям с удержанием талантливых специалистов.
Застой в карьере. Отсутствие тайм-менеджмента препятствует профессиональному росту. Сотрудников, регулярно упускающих возможности и не соответствующих ожиданиям, не будут рассматривать для продвижения по службе или выполнения сложных задач. Невозможность продемонстрировать свои навыки и достижения застопорит карьерный рост.
Подрыв инноваций и креативности. Персонал и руководство, находясь в режиме постоянного аврала из-за отсутствия тайм-менеджмента, просто не смогут выделить время на то, чтобы внедрить инновации или проявить креативность. Для бизнеса это тоже плохо: будут упущены ценные предложения и новаторские идеи.
Рост расходов и нерациональное использование ресурсов. Неэффективное управление проектом, срыв сроков производства ведут к увеличению затрат, особенно в тех сферах, где эффективное распределение ресурсов возможно только в условиях соблюдения дедлайнов. Неэффективный труд может привести к убыткам и перерасходу бюджета.
Неспособность принимать правильные и продуманные решения. Постоянный стресс, связанный с хронической нехваткой времени, ухудшают способность принимать взвешенные оптимальные решения. Разрываясь между несколькими задачами и постоянно ничего не успевая в срок, сложно мыслить здраво и дальновидно. В результате бизнес может столкнуться с повышенными рисками в условиях непродуманных и хаотичных решений.
Негативное воздействие на личную жизнь и отношения. Отсутствие тайм-менеджмента отражается не только на профессиональной сфере. Оно оказывает воздействие на личную жизнь, влияет на отношения. Постоянный стресс на работе мешает достичь здорового баланса между личной и профессиональной сферой, что отражается на ощущении счастья и удовлетворенности. Подробнее о том, как соблюдать баланс между работой и личной жизнью.

Как понять, что управление временем пока не отлажено? На это будут указывать такие признаки: постоянное ощущение того, что что-то не успеваешь, хронический стресс и чувство неудовлетворенности от работы, стремление постоянно откладывать дела на потом, регулярные срывы сроков, нехватка времени для того, чтобы завершить всё по списку.

Если у вас постоянно складывается ощущение, что вы бежите за уходящим поездом, возможно, пришло время научиться эффективно управлять своим временем.

Основные принципы тайм-менеджмента

Искусство организовывать свое время строится на планировании и сознательном контроле времени. Сюда же можно отнести постановку целей и расстановку приоритетов, организацию задач и анализ времени.

Поэтому:

Устанавливайте реалистичные цели и приоритеты. Не нужно пытаться сразу объять необъятное.
Составьте план действий и придерживайтесь его, не отвлекаясь на другие задачи (но заранее заложите в план время на форс-мажоры и отдых).
Делайте небольшие перерывы. Это только кажется, что так вы теряете время. На самом деле, отдохнув, человек работает более продуктивно.
Делегируйте полномочия и отдавайте рутину на аутсорсинг. Если вы будете пытаться делать всё самостоятельно, это приведёт к выгоранию.
Следите за своим временем (вплоть до составления отчётов и ведения статистики). Отслеживание того, на что было потрачено время, — важнейшая часть эффективного тайм-менеджмента. Это также поможет определить слабые места и возможности экономии времени в будущем.

Постановка целей и приоритетов

С большей вероятностью удастся достичь тех целей, которые сформулированы чётко. А ещё лучше – записаны. Гарвардский университет провёл исследование среди своих студентов, обучающихся по программе MBA, и выяснил следующее: 3% студентов, которые имели привычку записывать свои цели, в итоге зарабатывали в десять раз больше, чем остальные 97% вместе взятые. Так что не пренебрегайте этим пунктом.

Эффективное управление временем невозможно без расстановки приоритетов и поиска компромиссов. Не могут быть все задачи одинаково важны. Одни из них всегда будут более значимы, чем другие. Подробнее об оценке задач.

Расставив приоритеты и выделив те задачи, которые требуют немедленной реакции или имеют наибольший вес, можно все силы кинуть на их решение, не тратя ресурсы на более мелкие и незначительные поручения. Последние переносятся в самый конец списка, решаются по остаточному принципу или делегируются кому-то другому.

Если сомневаетесь по поводу приоритетности задачи, задайте вопрос: «Приблизит ли решение этой задачи к достижению вашей основной цели?»

Вот ссылки на разные подходы по определению приоритетов: WSJF, метод 1-3-5, матрица Эйзенхауэра, Eat-that-frog, метод ABCDE, RICE, модель Кано, Must, Should, Want+WoSCoW, тайм-блокинг.

Планирование и организация задач

Хороший план помогает сохранять спокойствие, работать эффективнее, не тратить время впустую и не срывать сроки.

«Каждая минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут на выполнении; это даёт вам 1000-процентную отдачу от затраченных усилий».
Брайан Трейси

Часть задач необходимо делегировать. Пытаясь делать всё самостоятельно, легко загнать себя в хронический стресс и почувствовать упадок сил. Поэтому всякий раз, когда появляется новая задача, ответьте на несколько вопросов:

Нужно ли мне выполнить эту задачу самому?
Что будет, если я её не выполню? Будет ли это иметь какие-то критичные последствия?
Может ли кто-то другой сделать эту задачу вместо меня и не хуже меня?

Возможно кто-то другой выполнит эту задачу неидеально. Но даже этого может оказаться вполне достаточно. Опытный руководитель знает, что важнее выполнить задачу хотя бы как-то, чем не выполнить её вообще. И не пугайтесь того, что по началу вам будет сложно делегировать задачи. Все проходят через это, и с каждым разом будет становиться всё проще.

Контроль и анализ времени

Есть действия, которые тратят наше время впустую — отнимают много сил и приносят мало пользы. Например, сёрфинг в социальных сетях или болтовня с коллегами. Здесь важно проанализировать то, на что у вас уходит время, а затем изолировать себя от влияния негативных факторов.

Отслеживать и контролировать своё время можно с помощью специальных программ, а также записывая все свои действия в течение нескольких недель. Часто такой подход даёт неожиданные результаты, позволяя выявить, на что на самом деле тратится ваше время.

Топ-10 программ для управления временем: как выбрать лучшую для ваших потребностей

Организация и учёт рабочего времени на предприятии

Инструменты и приложения для тайм-менеджмента

Как и говорилось выше, для повышения своей эффективности (правильного применения сил и времени) логично применять системы автоматизации. Они снижают риски и ошибки, а также берут на себя большое количество рутинных действий.

Конечно, вести списки задач можно и в бумажных блокнотах, но это не так удобно в масштабах бизнеса и любых проектов. Подробное сравнение: блокноты vs электронные планировщики.

Цифровые планировщики и календари

Наиболее распространённый формат приложений – классические календари. Например, это могут быть популярные бесплатные онлайн-сервисы: Google Календарь или Календарь Яндекса. Существуют более продвинутые решения, такие как Microsoft Outlook (здесь календарь объединяется с рабочей почтой и контактами).

Если вам нужен формат календарного графика, то это намного сложнее.

Лучшие инструменты для планирования календарного графика проекта

Трекеры времени и аналитика

Тайм-трекеры отвечают за учёт времени, которое затрачивается на ту или иную задачу. Реализация может быть элементарной, например, в виде Pomodoro-таймера. А могут быть и полноценные системы мониторинга: с аудиовизуальным контролем внимания сотрудника (например, «Стахановец», «Инсайдер» или Bitcop). Они способны дать полную аналитику по расходованию времени подчинённых: какие приложения запускаются, какие сайты посещаются и для каких целей, сколько времени тратится на мессенджеры, эмулирует ли сотрудник бурную деятельность или нет, и т.д.

Подробности о таком ПО в нашем сборнике «Инструменты проджект менеджера – 30+ полезных программ и сервисов».

Наиболее логичный и простой формат для малого бизнеса и проектов – таск-трекеры, совмещённые с тайм-трекерами.

Топ-10 программ для управления временем: как выбрать лучшую для ваших потребностей

Как выбрать лучший таск-трекер для вашей команды: критерии выбора и сравнительный анализ популярных инструментов

Мобильные приложения для управления задачами

Так как на мобильных гаджетах экраны небольшие, то самым распространённым типом ПО стали списки дел (GTD-планировщики). Это могут быть продукты крупных IT-корпораций (Microsoft To-Do, Google Tasks), а также профильные приложения и сервисы, связанные с соответствующей облачной инфраструктурой: Todoist, Any.do и прочие.

Более сложный формат – PIM-менеджеры и полноценные системы управления задачами/проектами (BPM-системы). Но мобильные версии таких сервисов часто сильно ограничены по функционалу (одним из исключений можно назвать приложения Projecto). В любом случае – это своего рода выносной терминал, который не работает без облачной инфраструктуры или корпоративного сервера (SaaS vs On-premise vs Коробка).

ТОП-6 полезных мобильных приложений для руководителя

Тайм-менеджмент в профессиональной и личной жизни

Если вы хотя бы раз в жизни что-то планировали, но так это и не выполнили, то на это могли повлиять разные факторы. Чаще всего причина неудач кроется в неэффективном управлении временем или в отсутствии контроля.

Применение тайм-менеджмента в рабочей среде

Откладывая или избегая того, что нужно сделать, вы рискуете потерять профессиональную репутацию, столкнуться с финансовыми потерями, вогнать себя в состояние хронического стресса. Ничего не успевая, вы упускаете возможности. Множество техник, уже придуманных до нас, могут в этом помочь – не одна, так другая вам непременно подойдёт.

Тайм-менеджмент – это навык, который требует практики. Составляя списки дел, расставляя приоритеты и планируя своё время, можно существенно повысить свою продуктивность и успех.

Управление временем в повседневной жизни

В личной жизни тайм-менеджмент используют для распределения бытовых задач на день таким образом, чтобы оставалось больше времени на отдых и развлечения. Оно и логично: тратя меньше времени на то, что нужно сделать, освобождаешь больше времени на то, что хочешь делать – на хобби, отдых, различные «хотелки».

Не важно, на что вы потратите это дополнительное время. Пусть это будет сон, компьютерные игры, поход в спортивный зал – главное, что у вас появится такой выбор. Но если выбора нет, быт может буквально съесть вас, добавив в копилку дополнительную неудовлетворённость и стресс.

Наконец, когда бесконечный список дел трансформируется в нечто вполне достижимое, вы чувствуете себя успешнее. Даже маленькая победа над бытом – это тоже победа.

Частые ошибки в тайм-менеджменте и как их избежать

Тайм-менеджмент важен. Но это не значит, что любому из нас удастся внедрить его в свою жизнь без труда. Нередко люди допускают ошибки, когда учатся распоряжаться своим временем.

Вот самые распространенные ошибки тайм-менеджмента:

Неправильная оценка своей продуктивности и силы. Нужно помнить, что ваша продуктивность утром и вечером – это две большие разницы. Каждая новая задача в течение дня будет требовать всё больше сил и времени. Если вы можете написать один отчёт за 3 часа, это не означает, что вы напишете 3 отчёта за 9 часов. Не торопитесь и не забывайте делать перерывы, менять фокус своего внимания и тип деятельности/задач. И никогда не ставьте себе в план на один день много крупных задач, их число должно быть ограничено – от одной до трёх.
Выделение недостаточного времени на реализацию запланированных задач. Планировать дела без перерыва – это путь к провалу. Форс-мажоры, затянувшиеся встречи, неожиданные звонки легко выбьют вас из графика. Поэтому в нём нужно учесть всё перечисленное, оставив запас времени на непредвиденные задержки и на новые задачи, которые всегда добавляются в процессе. Если не предусмотреть резерва, то невыполненные задачи начнут накапливаться как снежный ком.
Откладывание на потом самого сложного. Фраза «сперва съешьте лягушку» хорошо знакома в тайм-менеджменте и говорит о том, что первой нужно выполнить самую крупную и неприятную задачу, потому что потом решиться на неё будет ещё сложнее. А если вы сначала выполните самую страшную миссию, то сразу почувствуете облегчение — может стать отличной мотивацией в начале дня.
Порицание себя за промахи и отказ хвалить за достижения. Самоедство ни к чему хорошему не приводит. Даже если вы отклонились от намеченного плана, найдите повод похвалить себя за то, что сделано, а не ругать за то, что не успели.
Стремление всё делать самому. Человеку трудно отказаться от контроля, но, если часть задач не делегировать, никакой тайм-менеджмент не поможет — мы уже говорили про это выше.
Отказ в отдыхе. Нельзя нарушать баланс между работой и личной жизнью. Дополнительные проекты, обязанности, задачи не помогут достичь большего, а только повысят уровень стресса. Управляйте своим временем, научитесь отказывать людям и пересматривать свои текущие обязательства, прежде чем брать новые. Отказывайтесь от менее важных проектов, чтобы получить больше возможностей отдохнуть и набраться сил.

Ниже отдельно рассмотрим ещё две крупные ошибки тайм-менеджмента — многозадачность и прокрастинацию.

Многозадачность и её последствия

Для большинства обычных людей многозадачность скорее враг, чем друг. Более того, сегодня её считают мифом, который просто не до конца развенчан. Вместо того, чтобы решать одновременно много задач, наш мозг переключается поочередно между множеством задач, которые необходимо выполнить. В результате на каждую из них уходит больше времени, чем если бы вы решали их по отдельности, и повышается вероятность совершить ошибку.

Поэтому лучше сосредоточиться на одной задаче за раз, а не пытаться развить у себя суперспособность к решению нескольких задач одновременно.

Реализация большого количества задач за один день достигается не многозадачностью, а правильным фокусом внимания, то есть расстановкой приоритетов и оценкой времени/сил.

Прокрастинация и способы борьбы с ней

Существует мнение, что прокрастинация — это просто неэффективное управление временем. Это не совсем так. Прокрастинация — это откладывание задач до последней минуты с полным осознанием возможных негативных последствий.

Если вы часами листаете чаты в телефоне вместо того, чтобы приступить к выполнению дел по списку, то вы страдаете от прокрастинации. На самом деле, это частое явление, которое хотя бы раз затрагивало каждого жителя нашей планеты.

Прокрастинация может быть вызвана множеством факторов, о которых можно написать отдельную статью. Но если вы правильно ставите цели, проводите планирование, делегируете задачи, то у вас, вероятнее всего, получится с ней справиться.

Для того, чтобы победить прокрастинацию, можно попробовать использовать метод «Помидора» и другие популярные методики. Если они не помогают, поищите причины своих страхов: подумайте, почему вы неосознанно пытаетесь отложить работу в долгий ящик.

Заключение: про силу тайм-менеджмента

Не стоит недооценивать важность тайм-менеджмента. Хотя кажется, что за мудрёным термином кроется что-то чуждое, управление временем – это неотъемлемая часть полноценной жизни. Применяя навыки тайм-менеджмента, соблюдаешь сроки, успеваешь сделать всё самое необходимое, снижаешь уровень стресса, повышаешь эффективность своей работы. Другими словами, управление временем помогает управлять своей жизнью.

Самая суть!

Время – не безграничный ресурс. Так почему бы не научиться использовать его с умом? Эффективно распоряжаясь своим временем, можно повысить производительность на рабочем месте, а ещё снизить уровень стресса и установить здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Чтобы внедрить тайм-менеджмент в своей личной жизни или на рабочем месте, нужно:

Получить чёткое понимание своих целей и задач (то, чего вы хотите достичь);
Составить план действий для более эффективного распределения своего времени. Он может включать делегирование части задач, выделение конкретного времени (блоков) на каждую из них, отслеживание прогресса и т.п.;
Предусмотреть обязательные перерывы в течение дня;
Регулярно пересматривать планы и вносить в него корректировки с учётом новых вводных и анализа текущей эффективности.