Система управления проектами: соблюдение сроков и преимущества

Рассказываем о примерах и стратегиях использования систем управления проектами для стабильного соблюдения сроков и выполнения задач.

Зачем нужно управление проектами

Мы ежедневно сталкиваемся с хаосом, рисками и непредсказуемыми вариантами развития событий. Но человеческое сознание за миллионы лет эволюции научилось моделировать наиболее вероятные сценарии. Именно виденье ситуаций наперёд и является сильнейшим инструментом нашего выживания.

Для того чтобы побороть хаос вокруг себя, мы строим планы. План – это то идеальное состояние, к которому мы стремимся. И чем правильнее мы составим список задач и других мелких действий, а также обеспечим себя необходимыми ресурсами, тем ближе будет реальное состояние к запланированному результату.

Но одно дело управлять собой, а другое – посторонними людьми. Управление организациями и коллективами – это целая наука.

В рамках этого материала сузим управление только до уровня проектных команд. В отличие от управления предприятиями, в проектах значительно больше свободы действий и в то же время больше рисков и неопределённостей, цели периодически меняются буквально на ходу, но всегда есть ограничения по ресурсам и/или по срокам.

Из-за этого управление проектами имеет свои уникальные особенности.

Зачем необходимо управление проектами:

Проекты позволяют разработать и протестировать нечто новое. Обычно это делается параллельно с имеющимися отработанными процессами и сценариями внутри компании, что называется «без отрыва от производства».
Поскольку при разработке и внедрении всего нового возникают новые риски и неопределённости, нет отработанных механик, нет чётких задач и никаких показателей деятельности, то достижение результата всегда стремится к нулю.
Для обеспечения адекватного баланса между рисками, расходом бюджета и временем на реализацию применяется управление. Оно позволяет снизить уровень хаоса и неопределённости.

Ключевые преимущества системы управления проектами

Условно: проект – это некий пул входных задач, поступающих от стейкхолдеров (от материнской компании, от инвесторов или от пользователей), которые требуется реализовать в отведённое время.

Чтобы задачи не потерялись и были всегда на виду, применяется специальный софт – системы управления проектами. Они же ИСУП, где «И» означает «информационные». Реже используется аббревиатура КСУП, то есть «корпоративные системы управления проектами».

Основные преимущества систем управления проектами мы уже рассматривали отдельно – здесь.

Коротко о главных плюсах внедрения ИСУП:

Учёт и детальный контроль всех задач по проекту – от тех, что находятся в очереди на обработку (в том числе в статусе идей), до уже давно завершенных.
Мониторинг и понимание общего прогресса.
Хранение всех документов и файлов по проекту в одном месте.
Взаимодействие участников между собой, даже если все работают по разным графикам и формам занятости (например, вне офиса в постоянных разъездах, на удалёнке).
Синхронизация времени и балансировка рабочей нагрузки (на каждого отдельного участника или на команду).
Координация параллельной работы над разными проектами.
Учёт ресурсов и их распределение между проектами.
Обеспечение сохранности данных, их конфиденциальность (на основе правильного распределения прав доступа).
Рассылка напоминаний и уведомлений.
Подсчёт KPI и других показателей. Формирование другие отчётов и аналитики.

Всё вместе это способствует лучшему достижению целей, оптимизации расхода ресурсов и соблюдению сроков. Если упростить ещё больше, то благодаря ИСУП повышается управляемость.

На всякий случай материал о том, что должна уметь делать современная ИСУП.

Эффективные стратегии использования систем управления проектами

Поскольку ИСУП – это всего лишь рабочий инструмент, он адаптируется к используемым внутри проекта стратегиям управления.

Перед непосредственным использованием систему управления необходимо выбрать, протестировать и внедрить.

Наша команда пока сталкивалась только со следующими стратегиями использования ИСУП:

Система управления в качестве средства учёта. Как и любая информационная система, ИСУП умеет собирать и хранить определённую информацию, в том числе информацию о делах, задачах, планах, идеях, обсуждениях. Получается этакий безмолвный статист-секретарь, который всегда под рукой и может показать, что там у вас на повестке дня, на каком сейчас этапе отдельная задача, что конкретно ещё намечается в будущем.
ИСУП как средство коммуникации. Обсуждение деталей по задачам и планам дорогого стоит. В споре рождается истина, а в рабочих чатах и обсуждениях рождаются новые требования, планы, задачи, идеи и и не только. Всё это требуется согласовать на всех уровнях управления, вернуть обратно в виде распоряжений и показателей. ИСУП подходит для этого как нельзя лучше.
Система управления как средство координации разных проектов. Часто случается так, что внутри одной компании параллельно ведётся сразу несколько проектов. В одних аспектах они независимы друг от друга, в других — нет. Кроме того, всегда может потребоваться согласование отдельных шагов и стратегий. В этом случае информационная система позволяет отслеживать все проекты и подпроекты, оперативно уделять внимание наиболее приоритетным проблемам на текущий момент.
ИСУП как средство контроля в одной команде. Контроль – это нечто абстрактное, но при этом необходимое в проектах как воздух, ведь в любой момент всё может пойти не туда и не так. Одна простейшая задача может внезапно разрастись и потребовать много ресурсов, перетянуть на себя всё внимание и свободное время. Чтобы лучше контролировать текущую деятельность по проекту, ПМ’ы используют ИСУП. Такая система помогает с организацией дел и с распределением ресурсов, точнее с их справедливой балансировкой.
ИСУП в роли хранилища знаний и документов. Распространенная стратегия, но только, если у информационной системы есть соответствующий функционал. Всё дело в том, что классические системы документооборота обеспечивают только возможности учёта, согласования и актуализации документов предприятия или проекта. Они не могут обслуживать точечные семантические связи: какой документ и для чего требуется, с какими задачами и проектами связан. ИСУП в этом контексте заметно эффективнее, так как всё бесшовно интегрировано между собой: и дела, и документы, и контакты. На выходе получается самое организованное облако связей и информации.

Примеры работы ИСУП для соблюдения сроков и выполнения задач

Простейший пример, который можно встретить сейчас почти в каждом городе – строительство многоквартирных домов. В отдельных случаях застройщики всё ещё работают по старинке: с массой раздельных таблиц, разрозненных задач и бюджетов по каждой статье расходов. Почти всегда сроки стройки срываются, поскольку единая методология отсутствует, контроль слабый и бессвязный.

Но чем больше стройка, тем больше нужно предусмотреть и запомнить.

Как раз тут и спасает система управления проектами. Она идеально подходит, если один и тот же застройщик ведёт стройку параллельно на нескольких объектах. У каждого дома могут быть свои подрядчики и субподрядчики, некоторые из проектной команды участвует во всех проектах, а другие — только в определённых, соответственно, состав участников может совпадать, не совпадать или перекликаться.

Внедрение ИСУП обеспечивает сквозную отчётность и учёт, контроль сроков на разных этапах и полную связность задач по одному или сразу по нескольким проектам.

Ещё пример кейса, пусть и не такой амбициозный – фотоагентство (его легко можно заменить веб-агентством или аналогичными по структуре предприятиями услуг). ИСУП здесь служит единым рабочим пространством, где есть список входящих задач, распределение карточек по статусам и по сотрудникам (классический канбан, без донастроек) и средство для коммуникации. Без ИСУП работа будет хаотичной. Отследить текущий статус просто нереально.

Попытка поставить всё на поток быстро приведёт к провалу. ИСУП позволяет выстроить отлаженный конвейер и сбалансировать нагрузку по сотрудникам: один принимает заявки, другой ездит на съёмки и фотосессии, третий занимается ретушированием и т.п.

Задачи и сроки их реализации строго контролируются. Любое отклонение легко перекрывается свободными силами (пусть даже силами руководителя агентства, который с самого начала тянул этот бизнес в одиночку, поэтому легко может выполнять обязанности любого своего подчинённого).

Выводы и рекомендации

Система управления проектами не заменяет людей, в том числе управленцев разного уровня, но она повышает эффективность их работы.

Правильное внедрение и использование информационных систем позволяет осуществлять всесторонний контроль работы над задачами и проектами, отслеживать нагрузку и приближающиеся сроки, обмениваться мнениями и идеями, хранить документы и другую важную информацию.

Мы разрабатываем универсальную систему управления проектами Projecto. Это готовый облачный сервис, совместимый с многими методологиями.