Частые ошибки при использовании систем управления проектами, и как их избежать

Ниже — наши советы по эффективному использованию систем управления проектами и избеганию распространенных проблем в работе профильного софта для управленцев (ПМ’ов).

Какие конкретно ошибки чаще всего связывают с проектным управлением?

Пока без перехода на софт — только наиболее распространённые ошибки, которые допускают управленцы (менеджеры проектов).

Условно, это всё, что может привести к краху проекта или исказить конечный результат (по отношению к исходным планам). Аналогичные проблемы можно найти в топовых причинах, по которым стартапы терпят неудачу.

Наиболее частые ошибки управления, которые встречаются в профильных исследованиях (пример такого исследования):

  • Нарушение сроков реализации (превышение дедлайнов).
  • Выход за рамки бюджета (превышение порога плановых расходов).
  • Низкое качество продукта (неудовлетворённость клиента/заказчика результатом работы проекта).
  • Полная остановка работы над проектом (по разным причинам, в том числе отказ от идеи, потеря интереса, разногласия в команде и пр.).

Но на самом деле, если задуматься, то это проблемы с реализацией типовых функций менеджмента:

  • При планировании (именно сюда попадает львиная доля проблем).
  • При распределении ресурсов (включая планирование их потребления, поиск, распределение в команде и т.п., сами ресурсы могут быть разными, например, люди и их профильные навыки/знания – это тоже ресурсы).
  • При постановке задач (неправильное формулирование задач может привести к печальным последствиям).
  • При организации работ и распределении обязанностей, ключевых функций и рабочих процессов. Сюда же можно отнести неправильность мотивации.
  • При контроле результата (как конечного, так и промежуточных состояний).

Стоит заметить, что большинство проблем можно исключить за счёт более вдумчивого планирования. Но тут тоже есть нюанс. Планирование и связанные с ним исследования в реальности могут занимать очень много времени и сил. Получается, что если слишком много времени потратить на исследование и поиск лучших способов реализации проекта, то у вас буквально не останется ресурсов и времени на его реализацию.

Поэтому всегда приходится чем-то жертвовать: или временем, или качеством, или бюджетом. Плюс, не стоит забывать о рисках.

Итак, это всё теоретическая часть. Но как быть с практикой? Предположим, что у вас нет системных проблем с менеджментом проекта. Какие ошибки могут встречаться при внедрении и использовании систем управления?

Ошибки при внедрении систем управления проектами

Проблема 1. Неправильная «оцифровка» бизнес-процессов

Под оцифровкой подразумевается перенос имеющихся бизнес-процессов в цифровую среду, то есть в программу управления проектами.

Тут может быть целых два подвида:

  • когда процессы проекта/предприятия подгоняются под методологии и возможности системы управления. Срабатывает принцип «насильно мил не будешь». Переделка одновременно методологий и внедрение ПО – это серьёзный удар по мотивации сотрудников;
  • когда реальные процессы и их цифровые версии просто не соответствуют друг другу (из-за неправильной «оцифровки»). Здесь всё банально, процессы не будут работать совсем, будут работать не так, как ожидалось, или будут доставлять много дискомфорта как руководству, так и рядовым исполнителям.

Внутри проблемы неправильной «оцифровки» могут таиться баги неверного распределения прав доступа, неадекватные системы рассылки уведомлений (когда их слишком мало, когда их слишком много, когда они приходят не вовремя и т.п.), отсутствие адекватных примечаний к задачам и другие технические нюансы, мешающие реализации бизнес-процессов.

Проблема «оцифровки» решается выделением достаточного времени на внедрение, выбором наиболее подходящего ПО (про то, как выбрать идеальную систему управления проектами), а также за счёт назначения опытной команды, ответственной за внедрение ИСУП.

Проблема 2. Отсутствие обучения работе с системой управления

Даже простой веб-сервис требует хотя бы минимального погружения. Как и любой рабочий инструмент, системы ИСУП тоже требуют привыкания и обучения.

Лучше всего разбить пользователей на группы в соответствии с их правами доступа и провести качественное обучение: сначала с демонстрацией возможностей, затем с прохождением практики (отработкой типовых задач на демонстрационной версии программы) и работой над ошибками (спустя некоторое время начала эксплуатации).

Проблема 3. Отсутствие адекватной мотивации 

Ранее мы уже говорили о том, что внедрение ИСУП нужно прежде всего вышестоящему руководству и проектным офисам, ведущим параллельно большое количество проектов. Для рядовых исполнителей работа с ИСУП – это скорее дополнительная нагрузка. Задачи они легко могут получать в простом формате от своего непосредственного руководителя, собственно, как и предоставлять оперативную отчётность по прогрессу. Для этого достаточно использовать корпоративный мессенджер или корпоративную почту.

Какой смысл переносить задачи в «цифру», если вышестоящее руководство само не работает с ИСУП?

Правильная мотивация – это когда использование системы управления проектами является частью корпоративной культуры. Все в ней работают и делают это ответственно. Без всяких исключений и посредственности. Рыба, как известно, гниёт с головы. Поэтому все руководители компании должны использовать ИСУП и показывать личный пример другим сотрудникам.

Плюс, для максимальной эффективности работа с ИСУП может оговариваться в должностных обязанностях, в системах премирования и депремирования.

Проблема 4. ИСУП не соответствует ожиданиям команды

Тут может быть несколько причин такой ситуации: отсутствуют важные функции и/или интеграции, интерфейс системы слишком сложный и работу с ним нельзя назвать интуитивной, у пользователей был опыт использования других систем (превосходящих эту по возможностям или наоборот – более простых) и т.п.

Более сложная ситуация – это когда в компании или в проекте параллельно используются другие информационные системы, которые частично или полностью дублируют определённые функции, перекликающиеся с ИСУП.

Что-то может быть решено за счёт точечных донастроек существующей системы. Но какие-то опции могут стать критическими, так как их исправить или изменить невозможно.

Все эти проблемы должны выявляться на этапе тестирования пилотного проекта. А за это отвечает команда внедрения.

Ошибки при использовании систем управления проектами

Даже если система была внедрена правильно, не факт, что она заработает в полную мощность и позволит достичь поставленных целей.

Ниже рассмотрим проблемы, которые мешают продуктивной работе ИСУП-систем в проектах.

Проблема 1. Сотрудники создают видимость работы (работают для галочки)

Основной источник этой проблемы – неправильная мотивация. Ранее мы уже упомянули корпоративную культуру. ИСУП должна органично туда вписываться, обеспечивая прозрачность всех процессов.

Контролем качества использования систем управления проектами должны заниматься руководители на местах и топ-менеджеры. А для этого у них должна быть своя внутренняя мотивация.

Но у проблемы могут быть и другие корни.

Проблема 2. Задачи неправильно детализируются

Декомпозиция задач – это сложный навык, приходящий с опытом. Естественно, если задачи будут спускаться вниз неправильно, то и реализовываться они не будут. Тут важно учитывать кругозор и сферы ответственности тех, кому задача ставится на исполнение.

Например, кому-то достаточно написать «Открыть новый филиал», и всё будет сделано по высшему разряду. А кому-то задачу можно разжевать до мельчайших деталей, но сотрудник не сможет увидеть самого главного и в итоге всё сделает не так.

Частично с постановкой задач помогает методика SMART. Но это не панацея. Лучше всего привязываться к функциональным обязанностям задействованных сотрудников.

Простейшая аналогия: бессмысленно ставить задачу 3D-печати обычному принтеру. Он всё равно с ней не справится и напечатает всё в 2D.

Проблема 3. Сотрудники забывают актуализировать статус задач

В реальности проблема упирается в неправильное определение рабочих циклов.

Простой пример: сотрудник получает задачу, приступает к её реализации, завершает её и считает свою работу оконченной.

Но это неверно. Задача должна завершаться простановкой соответствующего состояния в ИСУП.

Аналогия: уборка инструмента и территории. 90% строительных компаний проигрывают тендеры по причине того, что забывают указать в перечне работ уборку и вывоз строительного мусора после себя. А это целый бизнес-процесс, его нельзя не реализовать. Иначе объектом пользоваться будет невозможно.

Решение должно сводиться к тому, чтобы простановка актуального статуса задачи была частью процесса реализации.

Проблема 4. Неправильно распределены права доступа

Сотрудник бы и рад приступить к выполнению задачи, но он не может увидеть её содержимое. А если и видит, то не обладает соответствующими полномочиями, чтобы реализовать её или сменить статус.

Это системная ошибка, которая должна быть обнаружена и устранена на этапе пилотного тестирования. Если этого не произошло, то внутри компании должна быть налажена оперативная обратная связь, чтобы сотрудники могли сообщить о своих проблемах ответственным лицам.

Проблема 5. Подтасовка фактов

Это в первую очередь организационная проблема. Либо руководство проекта ставит непосильные задачи, и исполнители буквально вынуждены рисовать себе «успехи», чтобы получить нормальную заработную плату, либо в компании изначально неправильная система мотивации, либо руководитель не разбирается в предметной области, поэтому не может в достаточной степени проконтролировать результат.

Проблема 6. Часть задач проходит мимо ИСУП

Обычно это простые устные договорённости или небольшие задачи, которые ставятся в личном порядке. Но в реальности последствия могут быть плачевными, так как в итоге ИСУП не обеспечивает нужной прозрачности и неправильно отображает нагрузку на исполнителей.

Это тоже системная ошибка. Достаточно оговорить факт того, что все задачи, поставленные вне информационной системы, не подлежат исполнению. И ошибка исчезнет.

Проблема 7. ИСУП не успевает за изменениями проектов

Смена парадигм управления и вообще концепций работы с проектами – не редкость. В связи с этим часто возникают проблемы потери совместимости ИСУП и текущих методологий управления в проекте.

Частичное решение – изначально выбор гибких решений (Low-Code). Но и они не всесильны. Лучший выход при серьёзном масштабировании проектов: если текущая ИСУП перестала соответствовать требованиям, её нужно заменить на более подходящую.

А значит, что все процедуры по поиску оптимального решения и его внедрения нужно запускать заново.

Проблема 8. ИСУП не устраняет хаос, наоборот, только добавляет его

На самом деле проблема не в ИСУП, а в том, как были оцифрованы бизнес-процессы. Скорее всего, у вас вообще нет бизнес-процессов или они не внедрены там, где должны быть.

Проанализируйте свои проблемы и найдите системное решение. На выходе вы получите как раз новый бизнес-процесс.

Материал о том, как моделировать бизнес-процессы.

Итоги

Мы привели только наиболее распространённые ошибки. На самом деле их может быть больше или они могу носить сугубо индивидуальный характер. Но помните, у проблемы всегда есть имя и фамилия )).

Мало просто внедрить классную и функциональную систему управления проектами, нужно провести обучение и оптимизировать свои бизнес-процессы. Только в этом случае ИСУП заработает на полную мощность и начнёт делать то, для чего она предназначена.

Основная проблема всех внедрений – это когда ИСУП внедряются просто так, чтобы была в компании. Это в корне неверно.