Таймлайн: что это такое и как создать временную шкалу для проекта

Таймлайн – это отличный способ визуализации каких-либо событий, этапов, шагов, объектов и т.п. в привязке к временной шкале. Таймлайны часто используются на лендингах для описания шагов взаимодействия с клиентами, на страницах с историей развития компании или бизнеса и т.п. Но нам наиболее интересен вопрос использования таймлайнов в управлении проектами. Этот материал расскажет о том, что это такое, как создавать таймлайн проекта, с помощью каких инструментов и сервисов это можно сделать, чем может быть полезен визуализированный тайминг задач, с какими сложностями можно столкнуться и пр.

Что такое таймлайн

Слово timeline в английском языке образовано от двух других слов: time (тайм), переводится как «время», и line (лайн), переводится как «линия». Ближайший синоним в русском – «хронология» или «временная шкала».

Таймлайн в проектах – это инструмент планирования и визуализации задач с расположением объектов в хронологическом порядке, который нагляднее остальных вариантов отображает зависимости между задачами, основные вехи (опорные точки и этапы проекта), а также длительность и параллельные потоки.

Таймлайн – это обычно прямая линия, которая может быть ориентирована как горизонтально, так и вертикально, хотя горизонтальных вариантов бывает больше из-за удобства чтения слева направо. На прямой отмечены точки, они же могут быть заменены вертикальными элементами: подписями, вехами, задачами, а также отрезки времени. Этот формат не только красивый, но и действительно удобный. Более сложные форматы таймлайнов – на основе диаграмм Ганта – с большим количеством горизонтальных полос, чтобы разместить все ключевые элементы без наложения друг на друга.

В любом случае элементы привязываются к точкам на линии времени. Такие точки могут быть примерными, например, в виде ключевых дат, или с реальным масштабом: фиксированным шагом или интервалом, как на графиках.

Простой пример того, как может выглядеть готовый шаблон с таймлайном проекта

А вот так могут выглядеть шаблоны временной линии в презентациях, отчетах и инфографике:

Для чего используется временная шкала проекта

Временная шкала проекта используется для наглядного представления структуры и хода работ во времени. Она позволяет отразить каждый этап проекта, его продолжительность, последовательность выполнения задач и ключевые вехи, что упрощает понимание общей логики работы над проектом для всех участников.

Наглядная лента времени позволяет удобно посмотреть и проанализировать связи между задачами ваших проектов. С помощью таймлинии выявляют параллельные и зависимые работы, а также определяют критические участки, влияющие на сроки реализации.  Это делает ее эффективным инструментом планирования и координации действий команды.

Кроме того, такая шкала применяется для контроля выполнения проекта: она помогает отслеживать прогресс, уточнять сколько времени потребуется на выполнение того или иного этапа, сравнивать фактические сроки с плановыми, своевременно выявлять отклонения и принимать соответствующие управленческие решения. Также она часто используется для коммуникации с заказчиками и стейкхолдерами, так как в понятной форме демонстрирует текущее состояние и перспективы проекта.

Преимущества использования таймлайна

• Улучшение планирования. Наглядный таймлайн помогает разбить проект на этапы, определить последовательность задач и заранее оценить сроки их выполнения.
• Повышение прозрачности и мотивации. Все участники проекта видят текущий статус работ, ключевые вехи и общий прогресс, что снижает количество вопросов и недопониманий. При этом понимание достигнутых результатов повышает ответственность и вовлеченность.
• Контроль сроков. Можно оперативно отслеживать отклонения от плана и своевременно корректировать сроки выполнения задач. Многие сервисы управления проектами позволяют работать с таймлайном онлайн – в режиме реального времени.
• Выявление зависимостей. Таймлайн наглядно отображает связи между задачами, включая параллельные и последовательные работы.

Сложности в планировании таймлайна проекта

Нужно понимать, что таймлайн представляет собой отображение планов, то есть в ней отражена информация об имеющихся событиях, вехах, задачах. Вы не создаете план, а лишь отображаете имеющиеся объекты, хотя с помощью некоторых интерактивных конструкторов можно синхронизировать процесс планирования и построения шкалы.

Вот ключевые сложности, к которым стоит быть готовым, прежде чем создавать таймлайны:

• Ошибки в оценке длительности. Почти всегда в планы заносятся сроки «как хочется», а не как это может быть на самом деле. Чтобы детальнее оценить задачу, нужно хорошо понимать объем работ. Самый правильный подход — декомпозиция на мелкие составляющие, которые легко оценить по времени операций. Но существуют и другие подходы оценки.
• Неучтенные зависимости между задачами. Почти наверняка задача будет зависеть от определенных условий, наличия ресурсов и факторов, от результатов реализации других задач, ведь она не существует в сферическом вакууме. Соответственно, пропуск или смещение одной задачи потянет за собой смещение сроков всех остальных элементов. Про контекстное планирование можно почитать здесь.
• Недостаток ресурсов. Даже самый продуманный и хороший таймлайн может рухнуть, если на ключевом этапе выяснится, что нужный специалист перегружен или оборудование недоступно.
• Отсутствие запасов времени. Жесткий таймлайн, не имеющий буферов на случай рисков, становится неактуальным при первом же изменении требований или внешних обстоятельств.
• Сложность визуализации для больших проектов. Когда задач сотни или даже тысячи, то прямая линия времени превращается в огромную нечитаемую паутину. Соответственно, логично либо переходить на другой вариант, например, на сетевые графики или на диаграммы Гонта, либо на шкале времени отражать только основные вехи и задачи высокого уровня, а остальное детализировать в разрезе детализации выбранных объектов.

Как создать эффективную временную шкалу – общий алгоритм

Шаг 1. Определитесь с целями

Всю ключевую информации о проекте вы должны взять из стратегических и тактических планов. Поставьте цели существования будущего таймлайна: какую информацию он будет отражать и для чего.

Шаг 2. Сформируйте список задач и вех

Напомним, схема не может вместить сразу все. От этого пострадает ее читаемость и понятность. Линейка задач должна соответствовать вашему уровню планирования и детализации.

Шаг 3. Оцените длительность задач

В определенных ситуациях длительностью задач допускается пренебречь, тогда таймлиния будет отражать исключительно вехи или ключевые точки развития проекта. Но если требуется высокая детализация, то рекомендуется определиться с шагом и в соответствии с ним масштабировать длительность задач. Если вы учитываете погрешности и закладываете дополнительные риски, то запас времени по задаче можно обозначить отдельным цветом. Только не забудьте отметить значение цвета в легенде.

Шаг 4. Выявите зависимости

Определите, где задачи идут последовательно, а где формируется отдельная ветка, что особенно важно для планирования проектов.

Шаг 5. Назначьте ответственных

Закрепите задачи за исполнителями, чтобы созданный таймлайн отражал не только сроки, но и ответственность.

Шаг 6. Проверьте попадание в ключевые вехи

Если обязательные этапы или задачи выходят за пределы узловых точек, значит, в планирование закралась ошибка – нужно пересмотреть сроки, объемы, исполнителей и узкие места.

Шаг 7. Перенесите информацию в графический вид

Используйте сервисы для создания таймлайнов, профильную программу или другой софт — многие из них могут работать бесплатно или в демо-режиме. Именно профильный софт позволяет создавать аккуратный дизайн, обеспечивает доступ к профессиональным шаблонам и ускоряет создание таймлайнов.

Шаг 8. Проверьте свою схемы на ошибки и запустите в работу

Напомним, хронолента – это лишь один из способов отображения. Соответственно, графическое отображение лишь облегчает чтение и понимание данных, а не отвечает за реализацию задач или иные действия.

Как создать таймлайн в Projecto: пример и возможности сервиса

Projecto – это готовый online-инструмент для управления задачами и проектами. Внутри вы найдете все, что нужно для постановки задач и контроля сроков, назначения исполнителей, рассылки уведомлений, ведения статистики и создания отчетов, хранения документов и т.п.

Таймлайны здесь являются встроенным функционалом.

Создание таймлайна – пошаговый процесс

1. Для начала создайте новый проект. В нем как минимум определите название и состав команды. При желании заполните все остальные атрибуты: даты начала и окончания, описание, статус, приоритет, тип проекта, его код. Настройте рассылку напоминаний, соотнесите проект с календарными графиками, группами проектов и пр. Даты могут формироваться гибко – на основе вложенных задач.
2. Теперь внутри проекта задайте цели, это будут ваши вехи, и задачи. У целей могут быть свои дедлайны и уведомления о статусе.
3. Основной элемент планирования – задачи. Их можно соотносить с целями и другими задачами, исполнителями, сроками, местами, контрагентами и пр.
4. После наполнения всех вложенных элементов сводная информация отражается в карточке конкретного проекта. Его таймлайн можно сворачивать до целей или разворачивать до конкретных задач.

Таймлайн в Projecto вертикальный.

Вместо временной линии проекта есть и другие форматы отображения:

• Календарь
• Диаграмма Ганта, канбан.
• Календарный график (не путать с календарем).
• Структура делегирования задачи – со всеми связанными подзадачами и исполнителями.

Управление зависимостями и критическим путем

Так как задачи могут иметь множественные связи и влиять друг на друга, их можно визуализировать с помощью отдельного инструмента – карта критического пути. В Projecto – это особый вариант отображения диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта в Projecto: максимум возможностей для планирования

Возможность отображения диаграмм Ганта и канбан-досок активируется на уровне отдельных проектов. За это отвечает специальная опция настройки проекта. Просто включите ее при создании проекта или при редактировании настроек.

Диаграмма выстраивается автоматически по заданным параметрам пользователя: период, проект и формат отображения.

В специальном режиме пользователь может сжимать график и редактировать связи: добавлять их или удалять.

Онлайн-сервисы и инструменты для создания таймлайнов

Сначала те, что будут актуальны для клиентов из РФ.

1. Яндекс Доски — отечественный онлайн-сервис с досками, где можно собирать любые схемы и диаграммы, в том числе календари, таймлайны, майндмапы, диаграммы Ганта, блок-схемы и пр. Есть даже поддержка нотаций BMPN и UML.
2. Редакторы Р7 офис – пакет офисных приложений, в которых есть полный аналог конструктора SmartArt от Microsoft. Все можно создавать на основе специальных шаблонов, есть в том числе и таймлайны.
3. Mind—Map—Online (IOctopus) – российский онлайн-конструктор майнд-карт. В наличии достаточный выбор готовых шаблонов, среди которых есть «рыбья кость», иерархические задачи и т.п. Для улучшенной поддержки таймлайнов есть плагин «Календарь».
4. Interacty – конструктор элементов геймификации и лид-форм. Сервис позволяет создавать вертикальные таймлайны с текстами и изображениями, которые встраиваются в сайты и веб-приложения. В качестве основы для таймлайна могут выступать не только события, но и высказывания, мнения и т.д. Можно комбинировать таймлайн с другими форматами, например, добавить интерактивные упражнения — квизы, пазлы, кроссворды. Тарифы делятся по числу просмотров виджетов в месяц.
5. TimelineJS – свободная JS-библиотека для создания интерактивных временных шкал на основе электронных таблиц или JSON-файлов. Будет полезна для создания своих онлайн-сервисов или для встраивания в свои продукты или сайты.
6. Boardmix – облачный сервис с онлайн-досками для командной работы. Вообще разработчики из Китая, но оплата принимается в рублях, есть даже пожизненная лицензия. Отличительная фишка – встроенный генеративный искусственный интеллект (ИИ).
7. Draw.io (Diagrams.net) – это полностью бесплатный конструктор, может работать оффлайн даже внутри браузера, хотя предоставляет и классические приложения для разных платформ.
8. WiseMapping – решение с открытым исходным кодом для создания схем и майнд-карт. Распространяется через GitHub. Поставляется в виде десктопных приложений, бесплатного онлайн-сервиса, а также в виде ПО для установки на свой веб-сервер. Последний вариант особо интересен для командной работы.

Другие профильные сервисы и инструменты для создания таймлайнов (не для РФ)

1. TimeGraphics. Сервис с русскоязычным интерфейсом, позволяющий создавать интерактивные таймлайны с добавлением медиаформатов, ссылок и других элементов. Поддерживает совместное редактирование, можно создавать приватные или открытые таймлайны. Есть интеграция с облачными сервисами Google Диск и Dropbox.
2. Preceden. Инструмент для создания визуальных таймлайнов с возможностью генерации хронологии с помощью ИИ. Позволяет добавлять события с текстом и изображениями, настраивать их стиль. Есть функции перетаскивания элементов, масштабирования, связывания ключевых событий. Готовые таймлайны можно экспортировать в PDF, изображение, HTML, PowerPoint. До 10 событий добавляются бесплатно.
3. Visme. Универсальный графический редактор презентаций с шаблонами для таймлайнов. Ленты времени находятся  в разделе с инфографикой. В проекты можно добавлять видео, гифки, изображения, а готовые работы — экспортировать в виде изображений или PDF, а также делиться ссылкой или кодом для встраивания.
4. Lucidchart. Инструмент для визуализации информации с горизонтальными и вертикальными шаблонами. Шаблоны можно редактировать. В бесплатной версии доступно 100 бесплатных шаблонов из каталога. Обратите внимание! С клиентами из РФ не работает.
5. Visual Paradigm Cloud. Профессиональный облачный инструмент для рисования диаграмм, которые ориентируются на управление проектами и процессами. Есть в том числе шаблоны временных шкал (Timeline Diagram). Есть бесплатный тариф, подписки и покупка навечно.
6. MindOnMap Timeline Maker. Онлайн-редактор для создания майнд-карт и таймлайнов. В наличии также десктопное приложение для Windows. До 50 узлов можно размещать бесплатно.
7. Timetoast. Онлайн‑сервис для создания интерактивных таймлайнов с простым интерфейсом. Позволяет добавлять изображения и видео, настраивать цвета, выбирать ориентацию – вертикальную, горизонтальную или в виде grid-сетки. Поддерживает совместное редактирование и публикацию. Есть шаблоны, экспорт в виде изображений. Доступен бесплатный тариф с ограничениями – до 15 элементов.
8. Tiki‑Toki. Инструмент для создания 2D‑ и 3D‑таймлайнов. Позволяет строить параллельные временные линии, добавлять мультимедиа и ссылки, фильтровать события по категориям. Поддерживает брендинг, экспорт в HTML для встраивания на сайт. Подходит в том числе и для масштабных проектов. Есть бесплатный тариф с ограничениями, которые совместимы только с личным использованием.
9. Timelook. Веб-сервис для создания временных шкал с максимально простым интерфейсом. Блокирует трафик из РФ.