Интеллект карта в проекте

Мы уже неоднократно говорили, что правильное планирование – это ключ к успеху проекта. Но как планировать правильно? Как всё учесть и ничего не упустить из виду? Как найти те вехи, которые лягут в основу концепции проекта? Что нужно делать в первую очередь, а что оставить на потом? Как вообще должен выглядеть план?

Вопросов по планированию может быть много, но проблема в том, что и ответов на них будет не меньше. Существует множество разных подходов, и у каждого из них будет своя сфера применения, а также свои преимущества и недостатки.

Этот материал расскажет о наиболее эффективном способе визуализации идей и концепций – об интеллект картах, а также об особенностях их применения в проектах.

Что такое интеллект-карта?

Интеллект-карты – это специальный тип диаграмм, которые позволяют легко отследить ключевые задачи (объекты планирования) и связи между ними.

Интеллект-карты имеют массу альтернативных названий:

• Ментальные карты (английский вариант Mind-map, русс. Майнд-карты)
• Карты связей (диаграммы связей, дерево связей)
• Графы (термин из математики)
• Ассоциативные карты
• Карты для мозговых штурмов

К интеллектуальным картам при определённых условиях можно также отнести тайм-лайны (линии времени), сетевые диаграммы (сетевые графики, они же диаграммы Ганта), генеалогические древа и дракон-схемы (блок-схемы, визуальные схемы программных алгоритмов).

Ключевая особенность любых интеллект-карт – это свободное размещение элементов на холсте и любое количество связей между ними.

Лучше слов всегда практический пример. Вот так может выглядеть интеллект-карта в реальном проекте:

Или так:

Главное, чтобы не получилось вот так:

Общий принцип понятен – идеи, задачи или другие объекты обозначаются в виде узловых точек. Если объект, идею или задачу можно разложить на более мелкие составляющие, то они размещаются рядом, а линиями обозначается связь с корневым элементом. Связи в интеллект-картах необязательно должны быть древовидными. Так, разные задачи и объекты могут иметь несколько параллельных связей между собой.

Степень декомпозиции объектов на mind-картах никак не ограничивается, но нужно понимать, что чем больше объектов на схеме, тем сложнее её визуальное восприятие. «Прочитать» интеллект-карту с большим количеством мелких элементов просто нереально. Весь эффект «наглядности» и «понятности» исчезает.

Как интеллект-карты помогают в работе проектов?

Майнд-карты – это удобный и эффективный способ визуализации идей, а также сложных задач и концепций.

Только на уровне графического изображения можно понять и ключевые точки, и наиболее важные связи между ними.

Образное мышление примерно так и устроено, поэтому мозг лучше воспринимает и запоминает ментальные карты.

О полезности интеллект-карт написано много, в том числе несколько книг от именитых авторов. Но всё идеальное обычно разбивается о суровую действительность.

Дело в том, что майнд-карты эффективны только в определённых типах планирования. В частности, с их помощью очень удобно разрабатывать:

• Стратегические планы компании и отдельные стратегии по направлениям деятельности: например, общую схему адаптации персонала, план кризисных действий, разбивку каналов рекламы для отдела маркетинга.
• Общие концепции и идеи. Достаточно просто переместить навязчивые мысли на бумагу, визуализировать их, и мозг руководителя существенно разгрузится. Он наконец сможет сконцентрироваться на текущих задачах и погрузиться в процесс исполнения.
• Эффективные базы знаний и справочные разделы. Обратите внимание, вся Википедия – как одна сплошная майндкарта, только вместо наглядных связей используются ссылки.
• Структуру компании или кадровые расписания отдельных служб и подразделений. В итоге совокупность таких карт можно свести в одну большую схему, описывающую подчинённость и всех задействованных сотрудников.
• Структурные схемы проектов и программ, иных сложных продуктов. Наглядно можно выделить наиболее важные элементы и узлы проектируемой системы, а затем распределить усилия команды по их разработке.

С помощью интеллект-карт удобно записывать результаты мозгового штурма. Например, в центре записывается основной вопрос или проблема, а вокруг – идеи решений, у каждой идеи могут быть дочерние связи, плюсы, минусы и другие элементы.

Майнд-карты точно не подходят для текущего (оперативного) и среднесрочного (тактического) планирования. Здесь гораздо лучше работают списки с разделами и подразделами, если нужно выделить наиболее крупные узлы или сложные задачи. Неудобно с ними работать и при финансовом планировании.

Преимущества и недостатки интеллект-карт

К плюсам майнд-карт можно отнести следующие пункты:

• Качественная и наглядная фокусировка внимания на основных элементах. Как правило, они располагаются ближе к центру.
• Повышается эффект запоминания информации благодаря наглядности.
• С помощью майнд-карт можно обнаружить узкие места проекта или белые области (неосвещённые вопросы, а также задачи и проблемы, оставшиеся без решения).
• Древовидная структура обеспечивает правильную декомпозицию задач.
• Интеллект-карту легко дополнить и изменить в любой момент.
• Для создания диаграммы не нужны специальные инструменты – достаточно бумаги и ручки, офисной доски и маркера. Хотя есть и специализированные программные решения.

К минусам майнд-карт можно отнести:

• Диаграмма связей сама по себе не решает никаких проблем и не заменяет процедуру планирования. Если тот, кто составляет интеллект-карту, не владеет нужным опытом и знаниями, то никакая диаграмма ему не поможет.
• Эффект наглядности и понятности уходит, если на карте размещается слишком много объектов и связей между ними. Внимание невозможно сфокусировать, соответственно, нужно применять другие типы визуализации или намеренно уменьшать объём информации на схеме.
• На интеллект-карте сложно отобразить дополнительные элементы, такие как ответственные лица, срок реализации, необходимые ресурсы, место проведения и прочее. Всё это перегружает карту и делает её нечитаемой.
• Интеллект-карты сложно интегрировать с софтом для планирования задач и для управления проектами. Единственный более-менее читаемый вариант майнд-карт – сетевые графики (диаграммы Ганта). Подробнее о визуализации данных.
• При преобразовании в To-Do-формат (в плоские списки) нужно приложить много усилий. Какие-то задачи могут быть случайно пропущены.

Как и с помощью чего составлять майнд-карты?

Карту можно просто нарисовать подручными средствами.

Наиболее простой и доступный инструмент – ручка и лист бумаги. Если речь об общем обсуждении, то можно воспользоваться маркером и офисной доской.

Но если вам нужны более удобные инструменты, то для это существуют готовые программы и web-сервисы. Последние обычно распространяются по модели подписки и ограничивают возможности экспорта в бесплатной версии. Достойных оффлайн-программ не так много. Всё из-за того, что их сложно монетизировать. Опенсорс-проекты существуют, но многие из них давно заброшены и не развиваются.

К десктопным (stand-alone) программам можно отнести: FreeMind, Freeplane, TreeSheets, XMind, Obsidian (проприетарное решение) и многие другие.

Основная проблема в том, что визуальные конструкторы, которые помогают в создании майнд-карт, достаточно сложные в разработке. А широкого распространения формат так и не получил.

Наиболее удобным средством проектирования майнд-карт остаются онлайн-сервисы. Их можно использовать эпизодически, они не требуют установки и обновления и обеспечивают все необходимые функции во многих случаях даже лучше, чем десктопный софт.

С онлайн-конструкторами интеллект-карт другая проблема – крупнейшие сервисы ориентируются на западную аудиторию. Как и многие BMP-системы, ушедшие с российского рынка, они просто не могут принять оплату из РФ. Поэтому российским пользователям остаётся либо довольствоваться бесплатными демо-тарифами, либо искать сервисы, работающие абсолютно бесплатно. И такие есть.

Итак, наиболее адекватные конструкторы интеллект-карт из тех, что можно использовать клиентам из РФ.

Obsidian – кроссплатформенная программа, есть даже приложение для мобильных. Для личного использования абсолютно бесплатная. Переход на подписку требуется для коммерческого использования, а также для активации оригинального облака, чтобы можно было работать над созданием графов целыми командами. Интерфейс имеет перевод на русский язык, в наличии встроенный поиск, поддержка плагинов и другие технические фишки. Но вместе с тем управление не самое интуитивное. Этот софт больше подходит для создания графов знаний. Каждый объект схемы может включать в себя огромные описания, голосовые заметки, файлы, изображения и другой контент. Майнд-карта здесь как вершина айсберга.

Freeplane – полностью бесплатный софт, базируется на кодовой базе заброшенного FreeMind. Активно развивается и поддерживается по настоящее время, предоставляются установочные файлы для всех популярных десктопных платформ – Windows, MacOS, Linux. В наличии система расширений, оперативная смена темы оформления, защита паролем и другие опции. Есть импорт и экспорт в разных форматах, но самое главное – карту можно выгрузить в виде растрового или векторного изображения. Из минусов – нужно предварительно установить Java-машину.

Draw.io – это онлайн-сервис, но сделан он очень оригинально, в виде web-приложения. Если по-простому, что при посещении сайта браузер скачивает исполняемый код и сам работает как конструктор интеллект-карт. На удалённый сервер нагрузки нет, все вычисления производятся на компьютере пользователя. При желании можно скачать установочные файлы и пользоваться конструктором карт без браузера. Все функции Draw.oi полностью бесплатные. В качестве хранилища для диаграмм связей можно использовать личные облачные хранилища в популярных сервисах, хранилища кода (GitHub/GitLab) или жесткий диск устройства. Начать работу можно с одного из готовых шаблонов – их много, на любой вкус и цвет. Если хранить диаграмму на Google-диске, то сервис поддерживает командное редактирование (общий доступ).

Это только несколько из возможных инструментов. В реальности конструкторов диаграмм – десятки, если не сотни.

Каких правил придерживаться при создании интеллект-карт?

1. Не нагромождайте много элементов. Иначе схема будет нечитаемой и перегружена лишними пунктами.
2. Старайтесь фокусировать внимание на важном. Главные пункты плана помещайте в центре карты.
3. Пишите короткие, но максимально ёмкие названия пунктов. Они не должны дублироваться, но должны быть понятными. Желательно использовать не более 3-4 слов.
4. Чтобы улучшить восприятие, добавляйте к пунктам схемы элементы визуализации – тематические иконки (при наличии соответствующего значка).
5. Чем ближе элемент к центру, тем крупнее сделайте текст.
6. Разные ветки схемы логично раскрасить в разные цвета, чтобы легче отслеживалась подчинённость пунктов.
7. Если веток вложения становится более 3, то отдельные ветки лучше выделить в отдельные схемы, то есть сделать из подпункта свою самостоятельную майнд-карту.

Нужен эффективный инструмент планирования проектов? Используйте Projecto. Это российский онлайн-сервис, который учитывает все потребности малого, среднего и крупного бизнеса.