Что такое матрица компетенций персонала: зачем она нужна, как составлять

Матрица компетенций – это удобный инструмент для влияния на эффективность обучения, а также для проектирования или планирования кривой роста специалистов внутри компании / проекта. Если сильно упростить, то это легкочитаемая таблица или диаграмма с перечислением профессиональных навыков для всех должностей предприятия. Какого-то фиксированного формата у матрицы нет, что усложняет процесс ее создания.

Этот материал о том, как составить матрицу компетенций, что в ней должно быть и почему, чем она помогает бизнесу, HR-отделу, руководителям, самим сотрудникам, какие могут быть нюансы при составлении. Начнем с определений.

Содержание

• Что такое матрица компетенций персонала компании
• Зачем нужна матрица компетенций
• Виды компетенций сотрудников – примеры навыков
• Как выглядит матрица оценки компетенций – примеры и шаблоны
• Как составить матрицу компетенций
• Как определять уровень профессиональных компетенций
• Итоги – как пользоваться матрицей компетенций

Что такое матрица компетенций персонала компании

Матрица компетенций – это правильно упорядоченная и хорошо систематизированная карта, фиксирующая требования к знаниям, навыкам и поведенческим характеристикам сотрудников в зависимости от их ролей, задач и уровня ответственности.

По сути, это удобная описательная модель всех навыков и компетенций персонала, помогающих компании или проекту достигать своих целей и задач.

Например, должностные инструкции сотрудников обычно описывают функции и обязанности, что он должен делать на своем рабочем месте. Но здесь нет требований к квалификации персонала, его ключевым навыкам или уровням владения предметными знаниями. Карта компетенций исправляет этот недочет.

Такая модель обеспечивает единый ориентир для всех участников HR-процессов, позволяя формализовать ожидания компании к качеству работы персонала.

Зачем нужна матрица компетенций

Практическая ценность матрицы компетенций сводится к тому, что она превращает разрозненные требования к персоналу в единую управляемую систему с легким в восприятии визуальным отображением.

• Организация получает инструмент для сопоставления текущего уровня квалификации сотрудников с эталонным.
• Матрица облегчает выявление дефицитов и проблем в текущих компетенциях – где и чего не хватает для плодотворной работы.
• Помогает с формированием обоснованной программы развития и обучения сотрудников.

Кроме того, матрица служит основой для прозрачной коммуникации, так как сотрудники понимают, на что им ориентироваться, какие компетенции являются критичными для их роли и что требуется для продвижения по карьере / системе грейдов.

В результате возрастает согласованность действий, скорость адаптации новых специалистов и предсказуемость кадровых решений / назначений.

При работе с матрицей компетенций HR-специалисты и руководители получают мощный инструмент для управления развитием команды. Но важно понимать, что матрица, составленная без глубокого понимания особенностей работы, может и навредить.

Цели оценки компетенций

Оценка компетенций преследует несколько взаимосвязанных целей.

• Диагностика текущего уровня профессионального потенциала. Компания получает объективное представление о сильных сторонах сотрудников и зонах развития – матрица покажет, каких компетенций не хватает и насколько пробелы серьезны.
• Планирование обучения и развития. Матрица компетенций используется для формирования индивидуальных и коллективных программ повышения квалификации, что повышает отдачу от инвестиций в обучение.
• Укрепление управляемости и качества исполнения. Понимание фактического уровня компетенций позволяет корректировать нагрузку, перераспределять задачи и снижать риски бизнеса. А еще карта может стать основой системы грейдов, где каждый уровень компетенции или квалификации по-своему влияет на оплату труда.
• Поддержка кадровых решений. Матрица будет отражать текущее положение дел, что позволяет принимать взвешенные решения по найму, ротации, повышению и формированию кадрового резерва.

Таким образом, матрица компетенций и процессы ее оценки создают основу для развития персонала, повышения эффективности и устойчивости организации.

Виды компетенций сотрудников – примеры навыков

Чаще всего разбивка компетенций сотрудников выполняется в разрезе двух основных групп – soft skills и hard skills. Софт скиллы, то есть «мягкие навыки», – это поведенческие, коммуникативные и управленческие качества, которые определяют стиль взаимодействия, способность к сотрудничеству, гибкость мышления и умение организовывать собственную работу. Хард скиллы, или «жесткие навыки», — это измеряемые профессиональные знания и технические умения, непосредственно связанные с выполнением функциональных задач, использованием профильных инструментов, методологий и отраслевых стандартов. Например, для программиста или разработчика это знание языков программирования, на которых он будет писать свой код, а также методов и функций фреймворков, с которыми он будет взаимодействовать.

Ключевые профессиональные и технические навыки – hard skills

Хард скиллы легко проверяются с помощью тестирования, практических заданий и конкретных рабочих результатов.

1. Профессиональные знания и владение инструментами

Эти навыки обеспечивают выполнение ключевых функций конкретной должности или роли в команде и напрямую влияют на точность, скорость и качество результата.

Примеры:

• Уверенная работа в CRM/ERP-системах, специализированных инженерных программах, аналитических платформах.
• Знание и скорость настройки оборудования или выполнения стандартных технических операций.

2. Аналитические и технические навыки

Информационные системы и системы автоматизации – это основа любого бизнеса. Большинство рабочих решений принимается на основе данных из этих систем. Поэтому высокая аналитическая грамотность повышает обоснованность выводов и снижает риски ошибок.

Примеры навыков:

• Анализ данных и построение отчетности.
• Работа с BI-системами, базами клиентов, таблицами и пр.

3. Знание нормативных и отраслевых требований

Соблюдение отраслевых норм и стандартов снижает операционные риски, обеспечивает соответствие требованиям и предотвращает штрафы или простои.

Примеры навыков:

• Применение стандартов безопасности.
• Уверенное владение нормами технических регламентов и отраслевых стандартов.

4. Проектные компетенции

Будут актуальны непосредственно в проектной деятельности. Такие навыки обеспечивают контролируемость проектов, улучшение сроков и полноту выполнения задач.

Примеры навыков:

• Управление сроками, ресурсами, рисками.
• Знание и применение Agile-методологий, таких как Scrum, Kanban; классического менеджмента.

5. Цифровая грамотность

Цифровая среда — основа работы большинства компаний. Базовая цифровая грамотность повышает продуктивность и снижает количество ошибок.

Примеры навыков:

• Уверенная работа с инструментами автоматизации, офисными пакетами, облачными сервисами.
• Понимание принципов кибербезопасности.

Важные поведенческие и личностные компетенции – софт скиллы

Это компетенции высокого уровня, которые определяют стиль работы, характер взаимодействия с коллегами, способность адаптироваться к требованиям и т.п. Софт скиллы тяжело поддаются оценке, хотя ряд определенных методик для этого все же есть. Например, оценка 360 градусов.

1. Коммуникация и взаимодействие

Эффективная коммуникация снижает количество проблем и конфликтов, ускоряет процессы и повышает качество совместной работы.

Примеры навыков:

• Структурированная устная и письменная речь.
• Активное слушание, четкая передача информации.
• Искусство давать продуктивную обратную связь.

2. Клиентоориентированность

Клиентский опыт напрямую влияет на лояльность, продажи и репутацию компании. Он стимулирует потребителей возвращаться к вам, а не уходить к конкурентам.

Примеры навыков:

• Работа с возражениями, понимание потребностей клиента.
• Соблюдение стандартов сервиса.

3. Самоорганизация и управление временем

Правильная самоорганизация стимулирует производительность и снижает риски перегрузов и ошибок. Про правильный ворк-лайф баланс.

Примеры навыков:

• Планирование задач, расстановка приоритетов.
• Стабильное выполнение обязательств в срок.

Как раз для минимизации проблем с планированием времени и фокусировкой внимания применяют системы управления задачами и проектами, такие как Projecto. 

Такие инструменты помогают структурировать рабочие процессы, зафиксировать задачи, расставить приоритеты и видеть общую картину по проектам и загрузке команды. Вместо разрозненных списков и переписок появляется единое пространство, где понятно, кто за что отвечает, на каком этапе находится работа и какие сроки стоят впереди. Это снижает количество отвлечений, упрощает контроль и позволяет руководителю и сотрудникам сосредоточиться на выполнении действительно важных задач.

4. Адаптивность и гибкость

Современные компании работают в постоянно меняющейся среде. Поэтому способность работника приспосабливаться к новым условиям помогает сохранять эффективность даже в нестандартных и стрессовых ситуациях.

Примеры навыков:

• Быстрая ориентация в изменениях.
• Способность корректировать подходы при смене условий.

5. Стрессоустойчивость и эмоциональная регуляция

Влияние стресса на качество работы всегда недооценивается, именно поэтому так часто случаются ситуации с выгоранием. Стрессоустойчивость снижает риски ошибок и поддерживает стабильность команды.

Примеры навыков:

• Сохранение концентрации и качества решений в сложных обстоятельствах.

6. Командная работа

Большинство бизнес-процессов реализуются сообща, поэтому синхронность команды определяет скорость и качество выполнения задач.

Примеры навыков:

• Координация действий с коллегами.
• Способность помогать и запрашивать помощь.
• Стремление работать на общий результат.

7. Управленческие навыки (для руководителей)

От личных качеств лидера многое зависит: мотивация, инициатива, наличие и характер конфликтов в коллективе, уверенность в своих силах и пр.

Примеры навыков:

• Грамотная постановка целей.
• Правильный контроль исполнения и мотивирующая обратная связь
• Помощь с целеполагаением сотрудников.
• Принятие решений и управление конфликтами.

Как выглядит матрица оценки компетенций – примеры и шаблоны

Образец того, как может выглядеть заполненная матрица компетенций для разработчика 1С:

Шаблон для самостоятельного заполнение на GitHub.

Еще вариант с разбивкой на категории стажер, junior и middle от компании ИНТЕРВОЛГА.

Шаблон матрицы компетенций для Data Scientist (DS) на GitHub. Есть возможность выгрузки в CSV-формате, его легко открывает Эксель или любой другой табличный процессор.

Интерактивная матрица компетенций BI-аналитика, позволяющая оценить свой текущий уровень по скиллам. Создайте копию и отметьте галочками утверждения, скрипт сформирует матрицу и сопоставит ваши показатели с эталонами. Вариант итогового отображения:

Общий шаблон матрицы компетенций с пояснениями правил построения:

Матрица, на основе которой может приниматься решение о необходимости дополнительного обучения сотрудника:

Как составить матрицу компетенций

Итак, мы уже упоминали, что матрица компетенций составляется под разные задачи руководства компании и HR-служб. Соответственно, процесс создания матрицы может быть эпизодическим, то есть по требованию или по ситуации, а также системным, когда оценка компетенций производится регулярно, например, она может быть основанием для повышения грейдов отдельных сотрудников.

Тем не менее шаги для создания матрицы компетенций будут схожими для всех ситуаций.

Шаг 1. Подготовительный этап – определение целей и границ

На этом этапе определяют цель существования матрицы компетенций – зачем она нужна и какие задачи будет решать. Например, целью может стать внедрение системы грейдов: разрядов или уровней квалификации, на основе которых будут начисляться дополнительные стимулирующие выплаты. Другой вариант – матрица компетенций может выступить инструментом анализа качества текущего уровня профильных знаний и навыков в рамках разработки новой программы корпоративного обучения.

Обязательно определите охват: будет ли матрица создаваться для всей компании, для конкретного департамента / службы, например, ИТ, или для конкретной должности.

Уже на подготовительном этапе формируется рабочая группа и назначаются ответственные лица.

Шаг 2. Выявление и структурирование компетенций

Соберите всю необходимую информацию, проведите интервью с руководителями и сотрудниками, проанализируйте текущие должностные инструкции, привлеките экспертов, изучите стратегические документы компании, включая стандарты качества, регламенты, схемы операций и пр.

На основе полученной информации сформируйте итоговый список компетенций персонала, которые важны для исполнения их обязанностей. Формат и глубина матрицы напрямую будут зависеть от исходных целей и охвата. Например, часть компетенций может быть универсальной, а часть будет применима только для конкретных должностей или подразделений: отделов и служб.

Каждая компетенция должна быть описана через конкретные наблюдаемые действия – это индикаторы, которые легко конвертировать в конкретный измеримый результат. Обратите особое внимание на формулировку компетенций – следует избегать абстрактных и расплывчатых фраз.

Шаг 3. Разработка шкалы оценки / уровней владения

Создайте понятную и измеримую шкалу для каждой компетенции – по аналогии с метриками в KPI. Но учтите, что чем больше уровней детализации, тем выше сложность оценки. Это может быть трех-, четырех- или пятиуровневая система, система баллов и пр.

У каждой компетенции может быть своя система оценивания, но при этом все метрики без исключения должны иметь возможность приведения к единому числовому формату, чтобы они участвовали в общем подсчете результата.

Вот так выглядит система с 5 уровнями мастерства:

• Уровень 1. Начальный / новичок. Имеет теоретическое представление, нуждается в постоянном контроле и помощи.
• Уровень 2. Базовый, имеющий начальные предметные знания или навыки. Сотрудник с таким уровнем может применять компетенцию в стандартных ситуациях при наличии грамотного руководства или наставника.
• Уровень 3. Средний. Работник уверенно и самостоятельно применяет навык в большинстве рабочих ситуаций.
• Уровень 4. Продвинутый / эксперт. Сотрудник применяет навык в сложных ситуациях, может совершенствовать процессы и инструменты.
• Уровень 5. Мастер. Носитель компетенции является признанным экспертом, создает новые подходы, обучает других.

Шаг 4. Проверка адекватности и работоспособности матрицы компетенций

Для проверки «в бою» проводятся пилотные внедрения и оценки с целью выявить неожиданные проблемы и неохваченные предметные области. Но до этого этапа допускается представить полученные варианты матриц экспертам и руководителям направлений. Они проверят списки компетенций и параметры оценок на адекватность / готовность к реальному применению.

После согласования и черновой корректировки матриц проводится презентация всем лицам, которые будут участвовать в оценивании.

Шаг 5. Полноценное внедрение

Готовая матрица закрепляется в HR-процессах: оценке, аттестации, найме, обучении, формировании карьерных треков. Разрабатываются типовые регламенты и периодичность заполнения матрицы компетенций, назначаются ответственные лица и формат отчетности.

Итоговая матрица может пересматриваться и актуализироваться по мере необходимости. Ее оптимизация не должна останавливаться.

Как определять уровень профессиональных компетенций

Одна из самых сложных проблем заполнения матрицы компетенций – определение уровня навыков. Оценка профессиональных компетенций должна быть объективной, сопоставимой и воспроизводимой. Нельзя оценивать навыки «на глаз» или «по ощущениям». Для этого используются разные методы и подходы, которые в идеале комбинируются для повышения точности оценки.

Основные подходы к определению уровня компетенций обозначены ниже.

Методы оценки хард скиллов (профессиональных навыков)

• Техническое тестирование/экзамен. Метод с высокой объективностью. Подходит для IT-специалистов, инженеров, финансистов, бухгалтеров и пр. Это могут быть типовые задачи по программированию, кейсы по построению финансовой модели, тесты на знание законодательства. Для проведения тестирования используют профильные программные продукты, которые будут автоматически подсчитывать баллы, перемешивать варианты ответов и выставлять итоговые оценки.
• Моделирование реальных рабочих ситуаций. Их можно оценивать по итоговому результату и разбирать по косточкам – с углублением в причины принятия тех или иных решений. Например6 «Проведите код-ревью этого фрагмента», «Разработайте архитектурное решение для задачи Х» и т.п.
• Наполнение личного портфолио. Неплохой вариант для дизайнеров, копирайтеров, архитекторов и других творческих профессий. Чем больше копилка успешных примеров работ, тем выше оценка.
• Сертификация и присвоение квалификаций по итогам комплексной аттестации. Аттестацией может заниматься независимое агентство, чтобы повысить непредвзятость результата.

Методы оценки софт скиллов и управленческих компетенций

• Интервью по компетенциям. Кандидату задают вопросы о прошлом опыте по схеме STAR (Ситуация – Задача – Действие – Результат) или в соответствии с другими методиками.
• Оценка «360 градусов». Обратная связь собирается со всего окружения сотрудника: от коллег, партнеров, подчиненных, руководителей. Он может и оценить себя сам, а затем сравнить свое восприятие с оценкой других. Такой подход позволяет увидеть навыки сотрудника с разных сторон.
• Психометрическое тестирование. Специализированные тесты и анкеты для оценки лидерского потенциала, эмоционального интеллекта, стиля мышления.
• Наблюдение в рабочих ситуациях или ролевые игры. Руководитель или HR отмечает, как сотрудник ведет совещание, решает проблему, общается с коллегами, реагирует на стресс.

Главный принцип – оценка должна быть основана на фактах и проверенных методиках исследований. Если оценка выставляется субъективно, то она не должна учитываться в премировании или депремировании.

Полученные оценки сравниваются с эталоном, то есть с индикаторами уровней, которые обозначены в матрице как желаемые или требуемые – исходя из задач и целей матрицы компетенций.

Итоги – как пользоваться матрицей компетенций

Правильно созданная и внедренная матрица компетенций станет системным компасом, который синхронизирует цели бизнеса, действия HR-служб и личные амбиции сотрудников. Она превращает хаотичное развитие в управляемый, измеримый и стратегически выверенный процесс, повышая общую эффективность организации.

Главный критерий рабочей матрицы компетенций – планомерное повышение уровня знаний, опыта и навыков у всех сотрудников, которые участвуют в проведении оценки.