Системное представление управления проектами

Всё, что нас окружает, можно представить в виде систем или их составных частей. Когда мы говорим об управлении как о процессе или явлении, то подразумеваем, что это тоже некая система.

Давайте разберем, что такое системное управление и чем оно отличается от других методик управления и подходов.

Что такое системное представление управления проектами

Проект – это обособленное мероприятие, имеющее как минимум одну конкретную цель, сроки и задачи, которые необходимо реализовать. Если бы не ограничения по времени и обособленность, то бизнес-проекты были бы практически неотличимы от других способов достижения целей.

Приведем простой пример. У одного из существующих предприятий появилась цель повышения продаж. Это можно сделать несколькими способами. Самый простой – спустить задачу нижестоящему руководству, которое поставит подзадачи руководителям конкретных служб и отделов, а те в свою очередь начнут мотивировать своих подчинённых. Вся система начинает предпринимать отдельные усилия, направленные на решение поставленной задачи. Так или иначе это работает.

Но более эффективный способ – выделить это направление действий в виде проекта, назначить ответственного за реализацию руководителя проекта и наделить его соответствующими полномочиями. Руководитель проекта проанализирует имеющуюся ситуацию и процессы внутри предприятия, все задействованные внешние связи, риски, проблемы и прочее. И на основе имеющийся информации предложит более эффективное и рациональное решение для достижения поставленной цели.

В результате такой работы фактически возникает некое обособленное подразделение (проектный отдел или команда из разнонаправленных специалистов), которое будет иметь определённый пул узконаправленных задач. Именно эта направленность и обособленность обеспечивает максимальную эффективность.

С большой вероятностью для достижения обозначенной цели (в нашем примере это повышение продаж) из-за проектного отдела внутри всей организации придётся изменить многие бизнес-процессы. Но это уже другая история.

Как управлять хаосом проекта?

Поскольку изначально кроме цели у проекта больше ничего нет, все процессы и систему управления придётся выстраивать с нуля.

Из-за высокой степени рисков и отсутствия чёткой конечной картины многие переменные остаются неизвестными. В таких условиях планирование – это попытка стабилизировать хаос.

Но даже для такой ситуации были разработаны эффективные методологии управления: итеративные, гибкие, каскадные и и многие другие. Подробно о разных методах менеджмента мы писали ранее в статье Топ-10 методологий управления проектами.

Но у всех таких подходов есть не только сильные, но и слабые места. Одни подходят только для определённых типов проектов, которые рассчитаны исключительно на сильные команды; другие нужно внедрять; в основе третьих лежат сложные фреймворки и прочее.

Такой разброс требований и реализаций недопустим в проектах, у которых результат должен быть максимально предсказуемым.

Выход напрашивается сам собой – нужно постараться предусмотреть ВСЁ.

Но как это сделать, если неизвестных факторов, как и вводных директив, очень много, помимо этого, есть существенные и несущественные риски?

Прежде всего нужно проанализировать все возможные и наиболее важные направления действий и включить все это в итоговый план. Да, он получится громоздким, но зато будет системным, учитывающим практически любые возможные нюансы.

Определение

Системное представление управления проектами – это такой подход управления, в котором при планировании рассматриваются все возможные вопросы и задачи управления, разрабатываются оптимальные бизнес-процессы, интеграции, коммуникации и другие аспекты, способствующие повышению эффективности в реализации проекта (в достижении поставленных целей).

Звучит пространно и без конкретики, тем не менее конкретика у системного подхода есть. Это более 40 типовых бизнес-процессов, которые адаптируются под определённую ситуацию после глубокого предварительного анализа.

Системное управление проектами

Системная модель управления работает со следующими категориями объектов:

• Субъекты управления — то есть человеческий ресурс, но субъектами управления необязательно будут являться сотрудники и/или руководители, сюда относятся и другие субъекты: заказчики, инвесторы, подрядчики и прочие так называемые стейкхолдеры проекта.
• Объекты управления — к этой категории относятся любые материальные и нематериальные ресурсы, которые участвуют в процессе управления: программы, системы и т.п.
• Процессы управления — это непосредственно разнонаправленные воздействия в системе субъектов и объектов, схема связей и влияния. Например, к процессам управления относятся процедуры планирования и контроля.

Если смотреть в корень, то можно понять, что в основе системного подхода управления лежат процессы. И именно для них разработаны готовые модели (то, как они должны выглядеть и работать в любом проекте).

Но в отличие от многих гибких методологий, у системного подхода жесткое описание жизненного цикла проекта и строго предопределённая иерархическая структура задач. Здесь нет какого-то спонтанного, хаотичного списка с задачами на входе, который детализируется и обрабатывается по мере развития проекта. Задачи ставятся исходя из целей проекта и по мере необходимости детализируются – разбиваются на подзадачи до тех пор, пока не появится возможность передать их ответственным исполнителям и проконтролировать (то есть у них появится свойство измеримости).

В каких случаях будет эффективно системное представление управлением проектами

1. Когда речь заходит о крупном и высокобюджетном проекте, для которого очень нежелателен негативный сценарий развития.
2. Когда проект обязательно должен быть завершён в максимально сжатые сроки и с наилучшим возможным результатом.
3. Когда нет права на ошибку.
4. Когда нужно выработать качественную нормативную базу для работы проекта, которая обеспечит адекватную интеграцию с внешними системами.
5. Когда у вас нет никаких готовых решений для реализации поставленных целей, или когда имеющиеся методологии не могут помочь в реализации вверенного вам проекта.

Системный анализ позволяет заранее, на входе, оценить все риски и возможные сценарии, в том числе негативные. Именно системный подход обеспечивает последующее качественное планирование, так как у вас появляется конкретика.

Это своего рода козырь в рукаве. Чтобы подчинить хаос, нужно его проанализировать и смоделировать разные подходы к управлению им.

Всесторонний анализ позволяет подобрать или выработать оптимальные процессы управления, вычленить основных стейкхолдеров, выявить риски и прочее.

Какие стадии жизненного цикла проекта могут быть в системном управлении

Поскольку этот подход управления предполагает прохождение проекта по определённым статусам, его жизненный цикл в системном управлении предполагает деление на следующие этапы:

• Инициализация
• Планирование
• Организация работ
• Контроль
• Анализ и регулирование
• Завершение проекта

Такой цикл похож на стадии методологии Waterfall и на подход классического менеджмента.

Какие функции управления предполагает системный подход

Системное представление выделяет следующие категории процессов, которыми можно управлять:

• Предметная область проекта.
• Стоимость проекта (его бюджет, расходы и т.п.).
• Время (сроки реализации, контрольные точки, сроки сдачи и т.п., подробнее про управление продолжительностью проекта).
• Качество (продукции, сервисов и др.).
• Риски (про управление рисками проектов).
• Изменения.
• Персонал (человеческие ресурсы и их компетенции).
• Коммуникации (внутренние и внешние взаимодействия).
• Контракты.

Чтобы лучше распределять человеческие и временные ресурсы, вам понадобится специальное ПО – планировщик встреч и задач, или таск-менеджер.

Насколько эффективно системное представление

Такой метод планирования и управления проектами может быть действительно эффективным. Но он максимально трудоёмкий, так как предполагает большой пласт подготовительных работ. Иногда системное планирование может занять больше времени, чем сама реализация проекта.

Именно поэтому такой подход оправдан только в тех случаях, когда у вас нет права на ошибку. Обычно это крупные инфраструктурные проекты с большим охватом и с серьёзными бюджетами.

Для реализации небольших проектов, где не так важна степень детализации и гарантированный результат, но сильно ограничено время на реализацию, лучше всего использовать гибкие методологии (современные практики).