Что такое координация в управлении проектами?

Опубликовано

Каждый проект уникален, даже если он делается по заранее обкатанному шаблону. У каждого проекта свои риски, цели, задачи, сроки и отчётность. Но как объединить и скоординировать работу сразу над несколькими проектами? Как комплексно подойти к управлению? Как оптимизировать действия и усилия, ресурсы, риски и прочее?

Давайте разбираться по шагам: этот материал полностью посвящен такому явлению, как координация управления проектами.

Содержание статьи

Что такое координация управления проектами

Определение и ключевые особенности

Координация управления проектами – это непрерывный процесс согласования взаимодействия между участниками проекта; синхронизации задач, ресурсов и коммуникаций для достижения поставленных целей в установленные сроки и в рамках выделенного бюджета.

Координация может быть направлена на:

  • цели и приоритеты;
  • управление ресурсами;
  • синхронизацию рабочих процессов (производство, реклама и т.п.);
  • управление рисками и изменениями;
  • контроль качества;
  • и другие аспекты работы проекта.

Под координацией управления проектами может также подразумеваться процесс управления работой нескольких связанных проектов: когда они работают параллельно или результаты работы одного служат отправной точкой для другого. Подробности в материале про управление портфелем проектов.

В реальности схемы связей между проектами могут быть гораздо сложнее, поэтому без координации здесь никак не обойтись. У таких проектов могут быть общие ресурсы, связанные сроки, даже сотрудники могут работать одни и те же. Читайте про кросс-функциональные команды, гибридные и матричные оргструктуры.

Чем координация отличается от управления проектом

Итак, на первый взгляд определение, которое мы дали в начале, мало чем отличается от термина «просто управления».

Координация управления проектами в нашем случае – это процесс корректировки отклонений как система диагностики и своевременного реагирования на инциденты. Технически к этому сводится вся суть управления: сравнение с планом, выявление девиаций и корректировка. Только так можно приблизиться к реализации намеченной цели.

Более предметно:

  • Управление – это комплексный процесс, если говорить о его масштабе и охвате. Управление может включать в себя не только координацию, но и другие действия и аспекты: планирование, инициализацию, завершение проекта, его исполнение и пр.
  • Координация – это составная часть процесса управления. Она нацелена на синхронизацию объектов управления между собой: целей, сроков, задач, ресурсов и т.п.

Зачем нужна координация управления проектами

Она используется для следующих целей и задач:

1. Обеспечение прозрачности и контроля

Сюда может входить контроль сроков (дедлайнов, промежуточных точек, сбор метрик в режиме онлайн) и качества (соблюдение стандартов и предписаний, своевременное тестирование функций и параметров, сбор обратной связи).

Всё это позволяет держать руку на пульсе и своими глазами видеть актуальный прогресс проекта.

Если возникают проволочки и задержки, выявляются узкие места, подсистема координации вовремя оповестит руководителя и даст ему время и данные для оперативного реагирования.

2. Оптимизация ресурсов

При грамотной координации управления проектами можно рационально распределить имеющиеся ресурсы между сотрудниками, процессами и направлениями деятельности, даже если проектов сразу несколько.

За счёт этого ликвидируются простои и балансируется нагрузка между сотрудниками, поставщиками, линией производства и сетью дистрибуции.

3. Снижение (минимизация) рисков и сбоев

Чем быстрее выявляются проблемы, тем легче скорректировать рабочие процессы и адекватно отреагировать на сбой.

При более продуманном подходе и координации рисками можно управлять. Для рисков с высокой вероятностью можно выделить отдельные резервы и продумать подробные планы реагирования.

4. Синхронизация работы команды

Координация обеспечивает согласованность действий участников команды, владельцев, инвесторов и других стейкхолдеров. А ещё она предотвращает ситуации с дублированием работы над одной и той же задачей, исключает параллельный доступ к одним и тем же ресурсам, «разруливает» другие конфликты.

В итоге команда может поддерживать приемлемый ритм работы, даже если задачи постоянно меняются, как и обстановка вокруг.

5. Обеспечение коммуникации

Координация отвечает за то, чтобы каналы обмена информацией были максимально прозрачными и доступными. Этому также способствую регулярные отчёты и встречи, совещания, планёрки и т.п.

Так устраняется «информационный вакуум» между всеми участниками. Когда сотрудники знают, что им нужно делать (и как), они могут самостоятельно координировать свои действия и согласовывать их с действиями других участников.

6. Управление изменениями

Любой рабочий процесс или процесс управления при грамотной координации может быстро адаптироваться под изменившиеся условия и вводные. В рамках управления изменениями можно отладить внесение правок в документации и директивы, согласовать изменения с заинтересованными сторонами.

Из чего состоит координация управления проектами

Самый логичный подход в разбивке процесса координации управления проектами на составные элементы – привязаться к функциям управления. Соответственно, тогда компоненты системы координации будут выглядеть следующим образом:

Организация коммуникации

Сюда входят все каналы связи и мероприятия: митапы, планёрки, корпоративные рассылки и инфо-дайджесты, рабочие чаты (в корпоративных мессенджерах, в CRM или в системах управления проектами), панели бизнес-аналитики, списки входящих задач и т.п.

Более высокий уровень – это правила общения в команде (корпоративная культура), распределение ролей и функций, формы и периодичность внутренних отчётов, система документации, база знаний, облачные хранилища и прочее.

Синхронизация задач и сроков

Это направление помогают координировать графики работ, списки задач, табели и разные варианты их визуализации: диаграммы Ганта, канбан-доски, сетевые диаграммы, карты критического пути, календарные графики, дорожные карты (Roadmaps), карты пути клиента и т.п.

Так как задачи в проектах меняются с высокой периодичностью (одни уходят в статус «завершено», а другие приходят в список на исполнение), для работы с ними нужны специальные инструменты координации, такие как таск-менеджеры, конструкторы майнд-карт, тайм-трекеры и прочие.

Управление ресурсами

Самый главный ресурс любого проекта – это люди. Для участников команды и для гостей важно продумать систему ролей и обеспечить грамотную балансировку пропускного потока (например, за счёт WIP-лимитов). Но и этого мало. Нужно позаботиться о мотивации, разрешении конфликтов, корпоративном обучении, адаптации новичков и о многих других моментах.

На втором месте — деньги. Координация бюджета подразумевает согласование расходов, мониторинг освоения средств и обеспечение резервов на случай наиболее вероятных рисков.

А ещё нужно не забыть про материалы и оборудование, про логистику (сроки поставок и обеспечение запасов), обслуживание и другие технические детали.

Контроль исполнения

Координация контроля сводится к мониторингу прогресса. Для этого в проекте должны быть разработаны KPI или другие метрики, а для каждой задачи или вехи нужны дедлайны и промежуточные точки контроля.

Любое отклонение должно приводить к срабатыванию механизмов противодействия и ликвидации последствий. Если речь идёт о контроле задач, то с этим лучше всего справляются таск-менеджеры и BPM-системы.

Работа с рисками и изменениями

В правильных проектах (в опытных руках) должен вестись реестр рисков. В реестре описываются все возможные риски, вероятность их наступления (что приравнивается к их приоритизации), а также планы реагирования.

Для управления изменениями должна быть разработана процедура утверждения правок и система обновления документации.

Планы, задачи и их сроки, особенно, если они крупные и с большим количеством дочерних/связанных элементов, должны регулярно пересматриваться на предмет актуальности. Сроки могут меняться и переноситься, какие-то задачи могут выпадать из списка на реализацию из-за потери актуальности.

Координация коммуникаций

В проекте может вестись карта стейкхолдеров, чтобы систематизировать взаимодействие с заинтересованными сторонами (спонсорами, владельцами, клиентами, регулирующими организациями).

Не менее важна систематическая работа с обратной связью: опросы, оповещения, информирование, анкетирование, исследования и т.п. Всё это может влиять на рабочий процесс.

Обеспечение и оценка качества

Для координации разрабатываются стандарты, чек-листы, технологические карты, требования безопасности, технические требования и т.п. Описываются системы тестирования и приёмочные испытания.

Ошибки должны в обязательном порядке фиксироваться и анализироваться, чтобы обеспечить базу для улучшения и оптимизации будущих работ.

Как выстроить координацию управления проектами

У каждого руководителя и менеджера может быть своё виденье эффективной системы координации управления проектами. Далее представлен наш вариант пошаговой инструкции (он не претендует на роль непреложной истины, но вы можете взять его за основу).

Шаг 1. Определите роли и зоны ответственности

Ещё до запуска проекта, желательно на этапе планирования, распишите:

  • Кто и за что отвечает (менеджер проекта, участники команды, стейкхолдеры).
  • Какие решения и кто может принимать в рамках рабочего процесса (и с кем требуется согласование/коммуникация, если вопрос сложный и выходит за рамки обозначенной ответственности).
  • Как будет выглядеть процесс эскалации проблемы (распланируйте требования к будущей системе оповещений, какие контакты и где будут храниться).

Инструменты, которые могут помочь:

Шаг 2. Продумайте и настройте процессы коммуникации

Опишите каналы и частоту (будьте осторожны, мы не про радиоэфир говорим 😊). Как может выглядеть простейшая таблица для координации коммуникаций:

Тип коммуникацииЧастотаФормат
Оперативные вопросыПо мере необходимости (в будни, по стандартному графику)Telegram, корпоративный мессенджер в системе управления проектом
Обсуждения тактики проекта (краткосрочные планы)1-2 раза в неделюОффлайн совещания по понедельникам.Видеоконференции по средам (с участием удалёнщиков)
Стратегические решенияРаз в месяц (+после каждой вехи проекта)Презентации для инвесторов
ОтчётностьЕженедельноДашборды, email-рассылка со списком сделанного

Шаг 3. Внедрите инструменты управления задачами

Самый логичный подход, когда за контроль задач, хранение документов и коммуникации отвечает единая платформа, такая как Projecto.

Если коммуникации занимают слишком много времени и сил, нужно пересмотреть их частоту (периодичность) и разработать шаблоны сообщений/отчётов, а также внедрить систему статусов для задач и инцидентов (для лучшего понимания приоритетов и важности).

Окончательный выбор инструментов координации должен учитывать используемую методологию управления, бюджет, удобство интерфейса и доступный функционал (чтобы возможности платформы на 100% покрывали ваши потребности).

Внедрение такой системы – это не просто «включить её и раздать всем аккаунты».

Что нужно настроить:

  • Рабочие процессы (статусы задач, правила сбора обратной связи, логику отображения входящих задач, обозначение приоритетов, метки/теги).
  • Распределение прав доступа и оргструктуры.
  • Систему рассылки уведомлений и напоминаний (на смартфонах, в email, мессенджерах и пр.).
  • Другие параметры, влияющие на работу (по мере необходимости).

Шаг 4. Установите контрольные точки (чекпоинты)

Контроль не должен быть постоянным и всеобъемлющим. Самый правильный выход при работе с людьми – установить понятную и удобную для всех периодичность и формат контроля, заранее оговорив промежуточные точки (они позволяют снизить риски неприятных сюрпризов до дедлайна).

Самый «понятный» контроль – на основе метрик. Это может быть что-то простое, например, процент выполнения по объёму задачи, или что-то более комплексное, на основе сложных расчётов, например, ROI, оценка NPS и т.п. Про метрики эффективности.

Шаг 5. Систематизируйте работу с рисками и изменениями

Ранее мы уже упоминали инструмент координации – составьте реестр рисков (в простейшем виде это таблица с оценкой вероятностей рисков и оценкой влияния).

Но чтобы работа с рисками перешла из разряда планирования в что-то более осязаемое, регламентируйте процедуры реагирования на изменения. Это могут быть предметные инструкции ответственным сотрудникам на случай ЧП (как план эвакуации при пожаре). Для каждого риска (или рисков, объединённых в схожую группу) нужно разработать свой план реагирования.

Для изменений должен быть внедрён отдельный алгоритм и процедуры, например:

1. Запрос изменений → 2. Оценка последствий → 3. Утверждение мероприятий → 4. Обновление плана (документирование)

Шаг 6. Автоматизируйте рутинные процессы

Под рутиной в управлении проектами чаще всего понимаются: ведение отчётности, обслуживании коммуникаций и рассылка уведомлений, хранение и синхронизация данных (рабочие файлы, документы, задачи, сроки, ресурсы и т.п.).

Технически для каждого из направлений можно найти свой инструмент: 30+ инструментов проджект-менеджера, сервисы для совместной работы.

Но лучше, если все возможности будут встроены в один инструмент: например, как в сервисе управления проектами Projecto.

Шаг 7. Проводите ретроспективы и улучшайте систему

Чтобы руководитель не терял хватку, а система координации выполняла свою главную функцию (повышала эффективность управления), нужно регулярно уделять внимание анализу своих действий: изучать статистику и метрики (в динамике), вычленять лучшие кейсы и практику, оптимизировать бизнес-процессы, заниматься анализом проблем и рисков.

Ошибки и советы по улучшению координации в процессе управления

Правильная система координации управления проектами минимизирует хаос и снижает накладки (дублирование доступа к ресурсам, повторные работы и задачи), существенно ускоряет процедуры принятия управленческих решений, даёт надёжную базу для оперативной адаптации к изменяющимся внешним условиям.

Но и здесь возможны ошибки. Ниже разберём наиболее вероятные.

Ошибка 1. Невнятные обязанности в команде (отсутствие прописанной роли). На основе механизма ролей как раз распределяются доступы, информационные потоки (коммуникации) и управляющие сигналы/команды/задачи. Нельзя сделать так, чтобы все отвечали за всё. Очень быстро начнётся путаница.

Самый первый инструмент, который решает эту проблему – понятная оргструктура. Если у вас пока нет видения того, как она должна выглядеть, воспользуйтесь матрицей RACI. И учтите, что со временем актуальность оргструктуры может снижаться, поэтому регулярно пересматривайте её и оптимизируйте, точнее, описывайте зоны ответственности и обязанности участников.

Ошибка 2. Хаотичные (бессистемные) коммуникации

Обсуждение рабочих вопросов может отнимать слишком много времени и сил. И будет очень плохо, если в обсуждениях задач будут принимать участие сотрудники, которые не имеют к этим задачам никакого отношения. Ещё хуже – отсутствие регламентов, которые бы оговаривали формат общения, периодичность и другие ограничения.

В особо ответственных проектах нельзя допускать ситуаций утечки данных, поэтому все рабочие переписки и коммуникации должны вестись в подконтрольной среде: в защищённом корпоративном мессенджере или непосредственно в системе управления проектами. Если средств коммуникации много и объединить их в один канал невозможно, нужно создать документ, регламентирующий каналы обмена информацией: что и где должно храниться, каких вопросов и задач должны касаться данные.

Ошибка 3. Координация не учитывает связи между задачами

Помните: одна из главных целей координации – синхронизация задач, сроков и ресурсов проекта между собой. Собственно, первое, на что нужно обратить внимание – зависимости между задачами. Чтобы не было слишком поздно, вместо простых плоских списков (как в канбан-досках) и таблиц с задачами нужно параллельно вести более «вдумчивые» схемы: диаграммы Ганта, сетевые графики, календарные графики и т.п. Они позволяют наглядно отслеживать узкие места и накладки (блокировки).

Как прокачать координацию в команде уже сегодня

Просто внедрите удобную систему управления проектами и автоматизируйте рутину. Например, сервис Projecto может взять на себя контроль и учёт задач, всех связей и направлений делегирования, внутренние коммуникации и обсуждения, хранение документов (с версионированием и доведением до ответственных), построение оргструктуры, рассылку уведомлений и прочее.

В итоге наладить координацию в команде будет значительно проще за счёт прозрачности процессов и единого информационного поля.