Проектная команда: роли и функции

Как ни странно, но у слова «проект» нет чёткого определения. Это может быть как  научная или изыскательская работа, сопровождаемая целым штатом сотрудников, так и какая-то индивидуальная идея, реализуемая всего одним человеком.

Тем не менее у всех проектов есть общие черты – необходимость обязательного завершения или сдачи (тут можно говорить о желаемых или о фиксированных сроках), а также определённая цель или результат. Как только цель проекта достигнута, его можно считать завершённым. После сдачи проекта команда либо начинает работу над новым проектом, либо распускается.

Проблемы могут возникнуть на любом этапе – от планирования до сдачи (если проект был заказан клиентом). Но что поможет сделать проект успешным? Только люди, которые трудятся над его реализацией.Эта статья посвящена проектным командам. Какой состав будет оптимальным, какие могут быть роли и функции отдельных участников, как собрать свою команду и прочие тонкости.

Что представляет собой команда управления проектом?

Проектная команда – это группа единомышленников, которая делает всё возможное, чтобы проект был реализован так, как он был задуман. Кроме того, участники проекта могут принимать участие в планировании, сдаче и сопровождении проекта.

Проектные команды могут быть временными, если проект разовый, и постоянными, если работа над типовыми проектами уже поставлена на поток. Простой пример – команды программистов (IT-команды).

В постоянных и временных командах могут быть задействованы сторонние специалисты на эпизодической основе, например, для решения отдельных профильных задач, для консультаций, аудитов и прочего. Их работа оценивается не по итогам реализации всего проекта, а только по результатам выполненных обязанностей, то есть сдачи конкретных видов услуг.

Над особенно крупными проектами может работать одновременно несколько команд. В этом случае цели и задачи должны быть разделены между отдельными группами, помимо этого, нужно определить правила и протоколы коммуникации по отдельным вопросам и задачам. Для обеспечения качественного планирования и координации логично создать проектный офис, который будет распределять задачи и нагрузку между разными командами.

Что делает команда проекта?

Проектная команда реализует проект. Обычно функции, обязанности и ответственность внутри команд строго распределены и разграничены, чтобы каждый отвечал только за свой объём работ и задачи.

Но существуют разные подходы к этому вопросу, поэтому в отдельных командах границы, как и ответственность за результат, могут быть размыты, а функции управляющего органа могут отсутствовать или быть распределены равномерно. В таком случае вся проектная команда или большая её часть будет принимать участие не только в непосредственной работе, но и в планировании, организации, коммуникации с заказчиком или клиентами, а также в других аспектах, связанных с задачами управления.

Поэтому команда может не только реализовывать проект, но и планировать его, обеспечивать ресурсами, взаимодействовать с другими участниками процесса (внешними факторами) и не только.

Кто входит (может входить) в проектную команду?

Существует несколько видов структур. Но команды с чёткой иерархией наиболее жизнеспособны в условиях российского рынка, где исторически преобладает “красная” культура. В этом случае заказчики и клиенты чувствуют себя спокойнее, так как понимают, кто и за что ответственен, с кем можно коммуницировать и по каким вопросам.

Обычно в состав проектной команды входят: 

• профильные специалисты, которые способны решить задачи, стоящие перед проектом; 
• представители заказчика или клиента — того, кто заказывает проект и будет принимать его после реализации; 
• сторонние специалисты, привлекаемые для работ эпизодически.

Конечно, не стоит забывать о функциях контроля, координации, коммуникации и обеспечения. Последние могут гибко распределяться внутри команды, если нет чётко обозначенных ролей и обязанностей.

Типовая команда в Ру-сегменте, работающая над IT-проектом (часто по гибкой методологии), включает следующих участников:

• Руководитель проекта — наиболее опытный и авторитетный участник, который отвечает за организацию и планирование.
• Администратор проекта — необязательный участник, который помогает руководителю с организационной работой.
• Рядовые исполнители — профильные специалисты.
• Представитель или представители заказчика. Обычно они входят в состав команды, чтобы обеспечить непрерывный процесс контроля и коммуникации.
• Сторонние эксперты — внешние по отношению к основной команде сотрудники.
• Представители подрядчиков и партнёров, если проект предполагает тесную интеграцию с сетью распространителей продукции или услуги, создаваемой проектной командой.

Какие функции выполняет руководитель проекта?

Руководитель проекта – это центральный элемент всей системы. Именно он отвечает за:

• Планирование всех видов работ и возможных рисков.
• Планирование и распределение ресурсов (материальных, человеческих и финансовых).
• Постановку задач исполнителям.
• Организацию и координацию работ.
• Контроль реализации (в контрольных точках или в непрерывном формате).
• Коммуникацию с представителями заказчика/клиентов и контрагентов/партнёров.
• Подбор персонала – основного и нанимаемого эпизодически.
• Мотивацию и распределение приоритетных задач.
• Решение конфликтных ситуаций и текущих проблем.
• Анализ ситуации и накопление опыта.
• По возможности обучение (дообучение) сотрудников, если того требует ситуация.

Фактически руководитель отвечает за всё, но это не означает, что он должен всё реализовывать своими руками. Поэтому основная функция любого руководителя – грамотное делегирование части своих полномочий и ответственности.

Руководитель может делегировать подчинённым практически любые свои обязанности, кроме контроля. Делегирование должно быть сбалансированным, чтобы сотрудник мог действительно справиться с возложенными на него обязанностями и функциями, а также чтобы это было справедливо по отношению к другим участникам команды.

Здесь мы подробно рассмотрели все задачи руководителя команды.

Роль и функции проектного менеджера (администратора)

В больших командах рутинные дела отнимают слишком много времени, сил и внимания руководителя. Чтобы снизить влияние рутины, логично передать её ответственному сотруднику.

Администратор проекта – это правая рука управленца, которая может взять на себя:

• Работу с документацией.
• Проверку обоснований и объёма расходов.
• Коммуникацию с представителями команды, заказчиков и партнёров.
• Расстановку приоритетов в задачах.
• Подготовку, организацию и проведение встреч и совещаний с последующим их документированием.
• Аналитику и статистику.
• Сбор отчётов.
• Выявление проблем.
• И прочее.

Более подробно об обязанностях администратора проекта читайте в отдельном материале.

Что такое проектная роль?

Официальная должность не всегда может совпадать с реальной ролью в команде. Роли могут быть разного типа, кроме того, часто случается так, что один и тот же человек может выполнять несколько ролей одновременно.

Наиболее распространённые роли в проектных командах:

• Заказчик или клиент.
• Инвестор.
• Лидер (обычно совмещается с должностью руководителя).
• Поставщик.
• Партнёр.
• Подрядчик.
• Консультант.
• Исполнитель.
• Администратор.
• Проектировщик.

Если говорить о личных качествах или о психологических портретах, то роли могут быть, например, такими:

• Генератор идей.
• Инициатор.
• Завершитель (контролёр).
• Душа компании.
• Педант.
• Реализатор (трудовая пчёлка).
• Стратег/аналитик.
• Координатор.
• Исследователь.

В разных источниках эти роли могут называться по-разному, но смысл их от этого не меняется – это люди, которые сами становятся причинами действий (ведущие), люди, которые делают то, что нужно (ведомые), и те, кто подвергают сомнению и тянут назад (антилидеры, критики, эта роль не всегда плохая, она может иметь пользу для проекта).

Как собрать проектную команду?

Состав команды будет напрямую зависеть от целей и задач проекта, а также от сроков его реализации. Чем быстрее нужно выполнить работу, тем больше персонала и ресурсов может потребоваться.

Единственный обязательный и наиболее важный участник проекта – его руководитель (тот, кто ответственен за его реализацию). Именно он может набрать команду и переформатировать её, если возникнет необходимость.

Для того чтобы распланировать состав участников, руководителю нужно изначально оценить масштаб действий, необходимые ресурсы (финансы, время, люди) и нагрузку, предусмотреть все возможные и наиболее вероятные риски, например, подмены на случай болезни, увольнения, отказа и прочее.

Чтобы план получился максимально точным, детализированным и реалистичным, логично использовать профильный софт: планировщики задач, системы управления организациями, BPM и т.п.

Алгоритм должен быть примерно таким:

• Составляется общий план реализации.
• Оцениваются риски, и составляются планы действий в случае их наступления. На риски закладываются дополнительные ресурсы, включая человеческие.
• В зависимости от полученных на выходе задач, требуемых для качественной реализации целей проекта, оцениваются необходимые рабочие ресурсы и функциональные обязанности потенциальных участников команды.
• Обязанности нужно рассмотреть на предмет их постоянной необходимости: какие из функций могут потребовать эпизодической занятости или могут быть переданы на полный аутсорс.
• Оставшиеся наиболее важные функции распределяются по постоянным участникам команды. Они также могут закрепляться документально (например, в рамках срочных трудовых договоров или в допсоглашениях).
• Если функциональная нагрузка превышает норму по времени реализации на одного человека (при стандартном рабочем дне), то эту должность необходимо усилить бо́льшим количеством исполнителей.
• По мере реализации проекта состав участников можно пересматривать, если того требует ситуация (например, если необходимость в услугах отдельных специалистов отпала или, наоборот, появилась).