Метрики в проджект менеджменте

Чтобы понять, насколько быстро и эффективно двигается работа над проектом, логично использовать специальные системы оценки – метрики. Впервые идея сочетания целей с числовыми выражениями планов была озвучена в системе управления по сбалансированным показателям (BSC). Именно здесь была внедрена оценка по KPI (в русском переводе звучит как КПЭ или Ключевые Показатели Эффективности).

Сейчас термин KPI у всех на слуху, но как это соотносится с методологиями управления? Особенно с гибкими…

Ниже покажем и расскажем, какие метрики стоит выделять при планировании работ внутри проектов и проектных команд.

Когда и для чего нужно внедрять метрики в своих проектах

Во-первых, вся команда проекта получает эффективные инструменты оценки, по которым можно понять, насколько «правильно» проходит работа и как быстро это происходит, чего получилось добиться, а чего не получилось и т.д.

Во-вторых, если KPI (метрики) выбраны правильно, то менеджер проекта сможет эффективно управлять общим прогрессом и вовремя корректировать работу на отдельных участках или направлениях (по отдельным вопросам).

В-третьих, заказчики получают полную прозрачность и адекватную отчётность по основной работе команды.

С другой стороны, если KPI выбраны неправильно, то они вполне могут навредить проекту, так как работа будет вестись только над теми задачами, которые приводят к улучшению метрик (в конечном счёте влияют на оплату), а все остальные вопросы при этом могут игнорироваться.

Плюс, не во всех командах и подходах числовые метрики могут быть эффективными. Ведь не всё можно измерить и посчитать.

Главный вывод и посыл – метрики, если они используются в вашем проекте, должны совпадать с целями и эффективно их дополнять, задавая темп и придавая нужный стимул. Если не выполнить этого требования, то метрики будут давать скорее отрицательный эффект, чем положительный.

Вторая интересная мысль – так как цели существования проекта задаёт фактически заказчик, то и в метриках нужно учесть/показать именно то, что его касается. Внутренние для команды метрики тоже допустимы, но на первом месте должны быть показатели, по которым инвестор сможет оценить правильность своих вложений, а клиент сможет понять, как быстро он получит конечный продукт. И т.п.

Универсальные для большинства проектов метрики

Наиболее важными для инвесторов будут такие KPI, которые позволяют оценить:

Расходы (бюджет, затраты, потери, фонд оплаты труда, окупаемость и т.п.).
Сроки (время реализации проекта до минимальной/базовой функциональности или до полной сдачи).
Охват (точность и качество попадания в интересы целевой аудитории, по сути, такие метрики позволяют оценить качество продукта/проекта).

Метрики проектов, касающиеся оценки бюджета

К метрикам, помогающим оценить расходы и качество планирования бюджета, можно отнести:

Процент попадания (точность) планирования бюджета – выражается в соотношении план/факт через привычные доли или проценты. Чем меньше отклонение, тем выше качество планирования. Соответственно, за это можно посчитать отдельные бонусы руководителю проекта. Наиболее негативной ситуацией будет перерасход по проекту (фактические расходы больше запланированных). Если налицо экономия бюджета без потери качества, то этот факт тоже можно поощрить.
Индекс эффективности затрат – освоенная стоимость проекта, делённая на фактическую стоимость. Это показатель рентабельности проекта.
Процент достижения бизнес-целей. Тут тоже всё просто – вычисляется доля или процент задач/целей, которых удалось достичь из общего списка/пула. Чем выше метрика, тем лучше.
Экономия бюджета. Так как в ряде ниш сложно посчитать реальный план расходов, в бюджет закладывается резерв. Обычно это от 10 до 30%. Иногда больше. Соответственно, чем больше получается сэкономить, тем лучше. KPI будет считаться как процент объёма реальных перерасходов по отношению к объёму резерва.
Окупаемость проекта. Сумма общих затрат на проект, вложенная за всё время его существования, делённая на сумму доходов за определённый период (неделя, месяц, год, квартал и т.п.). Эта метрика показывает, как долго проект будет выходить на чистую прибыль (в точку безубыточности).
Чистая прибыль. Эта метрика актуальна только для тех проектов, которые уже закрыли все свои технические долги по бюджету. Показатель вычисляется как разность между полным объём заработка и полным объёмом расходов (на обслуживание проекта).
Стоимость привлечения одной продажи (CPO). Метрика, которая позволяет оценить, во сколько обходится привлечение одного клиента. Обычно считается как объём затрат на рекламу, делённый на количество продаж.
Окупаемость инвестиций (ROI). На самом деле термин не совсем верный, правильнее будет говорить о рентабельности, которая считается как соотношение чистой прибыли (за вычетом всех расходов) к общему объёму расходов. Может выражаться в долях или в процентах.
Средний доход с пользователя (ARPU) – общий объём продаж в заданном периоде, делённый на количество продаж за тот же период.

Сюда же можно отнести показатели среднего чека, чистой прибыли, общего объёма продаж, процент платящих пользователей и другие метрики, которые будут соответствовать вашей специфике.

Метрики проектов, касающиеся сроков и общего прогресса

Тут показателей не так много, но они есть, и их обязательно нужно учитывать:

Показатели потребления ресурсов (план/факт).
Загруженность сотрудников. Обычно считается как количество часов, которые потребуются для реализации активных задач из пула. Но в команде может использоваться и другая система, например, на базе свободных слотов. Тогда считается доля/процент свободных слотов по сотрудникам (общая или в разрезе каждого отдельного члена команды).
Динамика работы/загрузки. Может быть оценена на основе среднестатистических данных по предыдущим отчётным периодам. Сколько задач было реализовано ранее, сколько ещё осталось. Можно посчитать в соотношении – за весь предстоящий или за конкретный временной период.
Общий прогресс работы. Обычно это процент реализованных задач из общего пула по проекту.
Эффективность планирования сроков. Либо как прямое соотношение фактического времени реализации к тому, которое было запланировано. Либо как отношение разницы (отклонения) к плану.
Скорость команды – объём работ (закрываемых задач или затрачиваемого времени), который исполнители выполнят за один спринт. Чтобы понять эффективность текущего этапа/спринта, можно посчитать отношение его показателя к среднему или к предыдущему значению.
Рост технического долга. Отрицательная (негативная) метрика, которая позволяет понять, что команда не может справиться с наплывом задач. Считается как прямое количество незакрытых задач или как их доля по отношению к общему (исходному) пулу задач. Если важна динамика, то можно ввести расчёты с привязкой к конкретным периодам (например, к спринтам, к неделям, месяцам и т.п.).

Метрики проектов, касающиеся качества и охвата

Многие финансовые показатели, по которым можно понять эффективность проекта и конечного продукта, мы привели выше. Но это не все метрики, которые позволяют оценить качество работы. Есть и другие:

Удержание клиентов – выражается в соотношении прироста новых пользователей за определённый период к общему количеству клиентов, имеющихся на начало этого периода.
Процент оттока – доля ушедших пользователей за определённый (выбранный) период.
Удовлетворённость клиентов. Это может быть комплексная оценка по результатам специальных опросов, а может быть привычная многим система автоматических отзывов: рейтинг/оценка приложения в маркете и т.п.
Количество активных пользователей или прирост активной базы клиентов. Это конкретные числовые показатели или доли/проценты по отношению к предыдущим периодам.
Посещаемость проекта. Количество новых пользователей, а также повторных заходов уже состоявшихся клиентов.
Вовлечённость – это количество конкретных реакций пользователей на действия команды проекта: написание отзывов, активность в приложении и т.п.
Процент удержания клиентов – показатель, который позволяет оценить долю пользователей, которые продолжают работать с вашим продуктом несколько отчётных периодов подряд. Чем выше метрика, тем лучше качество продукта (тем лучше попадание в свою целевую аудиторию).
Показатели отзывов. Количество негативных и положительных, процент прироста или уменьшения, колебания в среднем значении оценок и т.п. – с привязкой к отдельным периодам или без.

И т.д.

Итоги/выводы

Метрики в проджект менеджменте используются, и используются достаточно часто. Но нужно понимать, что от выбора правильных KPI может зависеть не только заработная плата (мотивация) команды, но и общий вектор развития проекта.

Чтобы минимизировать негативный эффект, нужно иметь предметный опыт и правильно планировать работу, риски, бюджет, сроки и другие параметры проекта. Для этого проект-менеджеру следует использовать специальный софт – BPM-системы, такс-менеджеры, планировщики и т.п. Профильные программы позволят трезво оценивать всю картину по проекту в целом.Лучшим решением для российского рынка (для IT-команд, для проектных отделов, для производств и малого/среднего бизнеса) будет облачный сервис Projecto.