Цифровые инструменты для визуализации и оптимизации оргструктуры компании: обзор современных решений

Организационные структуры могут быть разными: иерархическими, гибкими, плоскими, гибридными, матричными и т.п. Нельзя сказать, что какая-то из них самая лучшая. Каждая по-своему хороша: решает свои задачи и эффективна в определенных условиях применения.

Но в этом материале мы не будем разбирать, какую оргструктуру лучше выбрать. Мы расскажем об инструментах, с помощью которых вы сможете проектировать свою систему управления и поддерживать ее в актуальном состоянии. В списке указаны отечественные программы и сервисы, а также решения, которые можно использовать на территории РФ.

Системы управления проектами со встроенными конструкторами оргструктуры

В этом разделе собраны облачные сервисы, предназначенные для управления проектами и решения смежных задач.

Projecto — простая и удобная BPM-система

Projecto — это комплексная, сбалансированная и достаточно гибкая система управления проектами. Продукт создавался «для себя». В системе есть встроенное безлимитное хранилище файлов, инструменты для документооборота, календарные графики, большое количество вариантов отображения списков задач, разные способы рассылки уведомлений, готовые мобильные приложения и полезные опции для HR-служб.

Возможности для визуализации оргструктуры:

• Простой визуальный конструктор с созданием своих служб и отделов.
• Готовые карточки и поля для описания подразделений: контактные данные, связанные места и т.п.
• Точечные настройки рассылки уведомлений при добавлении в задачи на роли наблюдателей или исполнителей.
• Возможность создания своих типов должностей.
• Учет подчиненных подразделений и быстрый переход в карточки отделов и сотрудников.
• Один сотрудник может числиться в разных подразделениях или проектах — подходит для гибких и матричных структур.
• Экспорт в PDF-формате с векторной графикой.

Что еще умеет:

• Постановка и учет задач, рассылка уведомлений: push в браузерах и нативных мобильных приложениях, email, Telegram.
• Востребованные форматы отображения задач: календарные графики, диаграммы Ганта, списки, канбан, таблицы.
• Информативные и функциональные карточки сотрудников для HR-задач. Есть учет плановых и внеплановых отпусков, командировок, контактных данных, реквизитов, должностей, сканов документов, графиков, дней рождения и т.д.
• Личные чаты и обсуждения по задачам с возможностью прикрепления файлов, документов и ссылок, закреплением важных сообщений и отслеживанием цепочек.
• Удобная система заметок и тегов.
• Полноценная система для хранения и учета рабочих документов с настраиваемыми полями в карточках учета.
• Подробная статистика по сотрудникам, задачам и нагрузке.
• Сравнение календарей.
• Распределение прав доступа.
• Система виджетов для компоновки удобного рабочего пространства.

Стоимость:

Projecto — это облачный сервис, поэтому он работает по подписке.

Стоимость одного рабочего места — от 288 до 400 рублей в месяц. Итоговая цена зависит от количества лицензий и периода предоплаты. Разделения по функциям и тарифам нет.

Пробный период — до 30 дней. Бесплатных тарифов нет, вместо этого можно использовать demo-стенд.

Aspro.Cloud — CRM-система с модульной структурой

Aspro.Cloud — это хорошо локализованный в России SaaS-сервис. По сути, это перелицованный Flowlu. Владелец — компания Cloud Solutions Global из Объединенных Арабских Эмиратов.

Ключевой функционал — учет сделок с клиентами, то есть CRM-система. Но за счет модульной структуры базовые возможности можно дополнить практически всем необходимым: корпоративной базой знаний, проектами, тайм-трекером, учетом складских остатков и финансов, конструктором бизнес-процессов и т.п. Есть в том числе интерфейс для проектирования оргструктуры.

Возможности для визуализации оргструктуры:

• Модуль можно активировать или отключать по потребности. Предполагается, что он будет интересен компаниям, у которых 30+ сотрудников. Без визуального конструктора оргструктуры есть встроенная система распределения ролей на основе групп пользователей — она предполагает плоскую структуру.
• Оргструктуру можно отобразить в виде графической схемы или списка с иерархией.
• Карточки в структуре могут иметь большое количество атрибутов: название, должность, внутренние коды и номера, описание, назначенные сотрудники. Для более сложных задач есть система произвольных полей.
• Есть возможность настройки оформления отдельных элементов: цвет, скрытие, группировка дочерних элементов.
• Система сама выявляет сотрудников, которые по каким-то причинам еще не назначены на должности в оргструктуре.
• Графическую схему можно выгрузить в PNG-формате — с прозрачностью, но без масштабирования, как в векторной графике.

Что еще умеет:

• Aspro.Cloud имеет много встроенных модулей для разных целей: CRM, управление проектами и задачами, финансами, бизнес-процессами, товарными каталогами, базами знаний, документами и т.д.
• Если нужного модуля нет, можно воспользоваться готовыми интеграциями: электронной почтой, IP-телефонией, мессенджерами, онлайн-чатами для сайтов и т.п.
• Для быстрой настройки типовых конфигураций можно использовать систему шаблонов.
• Есть система автоматизации рутины — роботы и триггеры.
• Есть система отчетов.
• Доступны мобильные приложения.

Стоимость:

Есть бесплатный тариф, но он сильно ограничен по функционалу и размеру диска — подойдет максимум для личного использования или небольших команд.

Платные подписки оформляются пакетами — от 5 пользователей, от 2 090 рублей в месяц. Это цена без активации пакетов расширения для диска, процессов и пользователей. Тарифы дополнительно делятся по функциям. Максимальная конфигурация для корпоративных клиентов со складским учетом — от 15 500 рублей в месяц.

Пробный период для полноценного тестирования — 14 дней.

Platrum — сервис автоматизации управления бизнесом

Platrum позиционируется как российский сервис автоматизации менеджмента. Разрабатывается и поддерживается командой из Москвы. Один из совладельцев — создатель сервиса Roistat.

По аналогии с Aspro.Cloud сервис реализует подход «все в одном». Внутри есть учет складских остатков, корпоративная база знаний, LMS-система для внутреннего обучения сотрудников и онбординга, инструменты финансового планирования и учета, встроенный менеджер паролей и система контроля качества. Конечно, присутствует и конструктор оргструктуры.

Возможности для визуализации оргструктуры:

• Визуальный редактор организационной структуры компании.
• Карточки подразделений и сотрудников с настраиваемыми атрибутами.
• Привязка должностей к подразделениям.
• Отображение связей между отделами и сотрудниками.
• Поддержка многоуровневой иерархии.
• Возможность отображения KPI и метрик для сотрудников и подразделений.

Что еще умеет:

• Корпоративная база знаний и внутренний портал.
• LMS для обучения и адаптации сотрудников.
• Финансовый учет и планирование.
• Учет регламентов и бизнес-процессов.
• Готовые мобильные приложения.
• Модуль управления задачами с канбан-досками, подзадачами, комментариями, чек-листами и дополнительными полями.

Стоимость:

Стартовый тариф бесплатный, но рассчитан только на одного пользователя.

Платные подписки начинаются примерно от 1 425 рублей в месяц за пакет пользователей. Дополнительные рабочие места приобретаются отдельно. Стоимость зависит от выбранной конфигурации и набора модулей.

Тестирование любого платного тарифа — до 14 дней.

Профильные HR-сервисы с инструментами для визуализации оргструктуры компании

Ниже собраны сервисы и инструменты, ориентированные преимущественно на работу HR-подразделений и кадровых служб.

VK People Hub — корпоративная HR-платформа от VK

VK People Hub позиционируется как корпоративный портал для управления опытом сотрудников, внутренними коммуникациями и социализацией персонала.

Поставляется преимущественно в формате On-Premise для установки на инфраструктуре заказчика. Решение входит в экосистему WorkTech-продуктов компании VK.

Для установки, настройки и сопровождения потребуется квалифицированный системный администратор или IT-служба.

Возможности для визуализации оргструктуры:

• Быстрый поиск и фильтрация сотрудников по должности, подразделению, местоположению и ФИО.
• Раздельный учет подразделений и проектных команд.
• Переход из оргструктуры к профилям сотрудников.
• Отображение информации об отделе: руководитель, контакты, описание.
• Группировка сотрудников по подразделениям.
• Просмотр сводной статистики по отделам и командам.
• Поддержка брендирования и загрузки логотипов подразделений.

Что еще умеет:

• Микросервисная архитектура на базе Kubernetes.
• Глобальный поиск по сотрудникам, документам и внутренним ресурсам.
• Персонализированные новостные ленты.
• Элементы геймификации.
• Опросы, анкетирование и управление мероприятиями.
• Конструктор внутренних сайтов.
• Корпоративное файловое хранилище и база знаний.
• Бронирование переговорных комнат.
• Сбор идей и обратной связи.
• Управление проектами и задачами.
• API и SDK для разработки собственных расширений.
• Интеграция с другими продуктами VK для бизнеса.
• Отдельные решения для управления вовлеченностью, эффективностью и талантами сотрудников.

Стоимость:

Стоимость лицензирования рассчитывается индивидуально и зависит от масштаба внедрения, количества пользователей и набора необходимых интеграций.

При использовании собственного сервера дополнительно потребуется учитывать расходы на инфраструктуру и сопровождение.

Jinn — платформа автоматизации HR-процессов

Jinn (ранее AppRaise) — специализированный HR-сервис для проведения опросов, оценки сотрудников, сбора обратной связи и анализа вовлеченности персонала.

Отдельное внимание уделено визуализации организационной структуры и аналитике HR-показателей.

Возможности для визуализации оргструктуры:

• Простой визуальный конструктор оргструктуры.
• Настраиваемые карточки сотрудников.
• Возможность скрытия персональных данных.
• Группировка сотрудников без обязательной привязки к руководителю.
• Фильтрация по проектам, подразделениям, должностям, стажу и другим параметрам.

Что еще умеет:

• Интеграция с внешними HR-системами.
• Импорт сотрудников из файлов и других сервисов.
• Автоматизированные опросы по расписанию.
• Оценка eNPS, EVP, 360 градусов, матрица 9-boxes, Performance Review и другие HR-инструменты.
• Интерактивные дашборды и аналитика.
• Отчеты по вовлеченности и эффективности персонала.

Стоимость:

Стоимость зависит от количества сотрудников и выбранного набора функций.

Для крупных компаний обычно рассчитывается индивидуально.

Чем еще можно воспользоваться для визуализации и оптимизации оргструктуры

Оргструктуру можно нарисовать даже вручную — в блокноте или на большом листе бумаги. Однако такой подход неудобен для актуализации данных, поскольку при изменениях схему придется перерисовывать заново.

Гораздо удобнее использовать специализированные программы и сервисы.

Табличные и текстовые редакторы

• ONLYOFFICE.
• LibreOffice.
• Яндекс Документы.
• P7-Офис.
• МойОфис.

Подходят для ведения иерархических списков, справочников сотрудников и простых организационных схем.

Конструкторы интеллект-карт и диаграмм

• Freeplane.
• Diagrams.net (бывший Draw.io).
• Obsidian.
• Excalidraw.
• WiseMapping.
• IOctopus.
• BoardMix.

Такие решения позволяют быстро создавать схемы организационной структуры и поддерживать их в актуальном состоянии.

Графические редакторы

Для больших схем лучше использовать редакторы векторной графики, так как SVG и PDF могут масштабироваться практически без потери качества.

• НейроХолст.
• Inkscape.
• Method.
• Photopea.

Для более подробного обзора рекомендуем ознакомиться с материалом про инструменты проджект-менеджера.

Выводы и рекомендации

Вы можете нарисовать схему своей оргструктуры хоть в блокноте, но тогда она не будет интерактивной и не сможет меняться вместе с компанией или проектом.

Гораздо удобнее использовать специализированный софт: конструкторы диаграмм, интеллект-карт или графические редакторы.

Однако наибольшую ценность дают системы управления, в которых конструктор оргструктуры встроен непосредственно в рабочую среду. В этом случае схема организационной структуры тесно связана с реальными подразделениями, сотрудниками, бизнес-процессами и задачами компании.