Контекстное планирование в управлении проектами: как повысить продуктивность

Все мы отчасти являемся заложниками обстоятельств. Есть такая шутка: человека можно назвать взрослым, когда он нагибается, чтобы завязать шнурки, и думает, что ещё можно сделать попутно, раз уж всё равно наклонился. Это и есть утрированный образец контекстного планирования.

Ниже обсудим, что такое контекстное планирование, как и где оно может применяться, найдутся ли для него задачи в управлении проектами. Начнём с определений.

Что такое контекстное планирование

Контекстное планирование – это одна из техник тайм-менеджмента, которая предполагает планирование не только с учётом требуемого времени, но и дополнительного контекста: различные внешние и внутренние условия, а также обстоятельства, влияющие на реализацию задачи.

Тайм-менеджмент – это общая категория методик управления временем. Основные цели тайм-менеджмента – повышение продуктивности и эффективности, грамотная расстановка приоритетов. К таким методикам относятся GTD, матрица Эйзенхауэра, АБВ-анализ, метод «Альпы» и другие.

Очень часто технологии тайм-менеджмента говорят о личной продуктивности и об организации жизненного пространства. Но они вполне могут быть применимы и в бизнесе. Ведь личная жизнь и продуктивность на работе тесно связаны между собой.

Но вернёмся к контекстному планированию. Легче всего показать всё на примере.

Представим себе простой список задач:

Возвести фундамент
Поставить стены
Покрыть крышу
Собрать кухню

Список выглядит вполне логично. При наличии мотивации, опыта и соответствующих ресурсов всё может быть исполнено.

Теперь попытаемся распланировать своё время и внимание к задачам. Пусть получится такая последовательность:

Собрать кухню (она дешевле всех остальных, и у вас на неё сейчас есть время).
Покрыть крышу (например, скоро освободятся строители, которые занимаются кровлями).
Поставить стены (так как наконец наступит благоприятная погода, и поставщик сможет предоставить материалы)
Возвести фундамент (по остаточному принципу, так как все задачи к этому моменту будут реализованы).

Обратите внимание, стоило нам поменять последовательность действий местами, и задачи внезапно стали нереализуемыми:

Вы не можете собрать кухню, если у дома ещё нет крыши и стен.
Крышу невозможно поставить до тех пор, пока нет стен.
Стены не будут стоять без фундамента.

Получается, нужно планировать не только время и ресурсы, но и другой контекст для этих задач: последовательность и взаимосвязь работ, сезонность, наличие материалов, загруженность и доступность исполнителей, и прочее.

Ещё несколько примеров простейшего контекстного планирования:

Если идёшь в магазин за хлебом, почему бы не купить ещё что-то, что давно требуется? Порошок для стирки, молоко, колбасу…
Когда буду в районе рынка, нужно зайти в банк, запросить историю операций.
Нужно встретиться и обсудить детали сделки с другом, когда тот будет свободен.
Если на выходных поеду в развлекательный центр, то нужно зайти в МФЦ за пакетом документов.

Заметьте, вы не можете указать таким задачам конкретные даты и время исполнения. Они опираются на различные события, которые не всегда можно спланировать или предугадать.

Хронос и кайрос в тайм-менеджменте

Термины «хронос» и «кайрос» были заимствованы из древнегреческого языка: «хронос» переводится как «время», а «кайрос» — как «благоприятный момент». В тайм-менеджменте их используют для того, чтобы обозначать типы задачи в привязке ко времени или контексту.

Хронос – это обычное время, которое подходит для планирования жёстких задач, тех, что нужно выполнить в назначенный день и час.

Кайрос – это промежуток времени, который лучше других подходит для выполнения определённой задачи, тот самый благоприятный момент или окно возможностей.

Кайросы – это основа контекстного планирования. Задачи, реализуемые в такие благоприятные моменты, в планировании ещё называют гибкими задачами.

Типы контекстных условий

Наиболее распространёнными типами контекста для гибких задач можно назвать:

Время. Обратите внимание, в контексте время обычно привязывается к определённым условиям – день недели, время дня (вечер, утро, после 17:00), будни, выходные, период отпуска, весна/лето, рабочий перерыв и прочее.
Место — может быть условным, например, на рабочем месте, в офисе, на удалёнке.
Люди — исполнители или другие лица, способные влиять на реализацию задачи.
Различные внешние обстоятельства — события и явления, не зависящие от человека, ответственного за задачу.
Различные внутренние обстоятельства — всё, что связано с исполнителем: болезнь, нежелание, усталость и многое другое.

Чтобы реализация запланированного была максимально эффективной, нужно постараться заранее выявить и учесть все возможные контексты задачи.

Этапы техники контекстного планирования

Если придерживаться определённых шагов, то можно адекватно наладить систему контекстного планирования в личной жизни и на рабочем месте.

Ключевые шаги техники контекстного планирования:

Составление общего списка задач. Условно это все входящие данные для планирования. В этот список легко могут попасть как личные, так и рабочие дела.
Выявление наиболее важных личных и рабочих контекстов. Это те внешние обстоятельства и события, которые влияют на работу или на личную жизнь в разрезе выполнения разных задач. У каждого человека может быть свой набор триггеров. Например, наличие маленьких детей накладывает ограничения на график. А наличие медицинских противопоказаний – это отдельный пласт контекста. Желательно выделить не более 5-7 контекстов. Если увеличить число, то процесс планирования может заметно усложниться.
Распределить задачи по контекстам. То есть у вас на выходе должно получиться несколько списков (5-7, если вы придерживаетесь наших рекомендаций).
Исполнение задачи при выполнении условия/контекста. Лучше всего просматривать список задач конкретного контекста и анализировать их по приоритетности и возможности исполнения. Если есть возможность реализации сразу нескольких задач, то их нужно брать в работу одновременно или последовательно: с соблюдением приоритетов и учётом времени закрытия окна возможностей.

Чем больше вы будете использовать планирование на основе контекста, тем выше будет становиться его качество.

Со временем опора на контекст может войти в привычку.

Лучшие инструменты контекстного планирования

Здесь ничего неожиданного. Как и в любых других методиках тайм-менеджмента, в контекстном планировании могут использоваться:

Бумажные списки задач (стикеры).
Ежедневники и календари (с пометками для записей).
Цифровые GTD-планировщики (мобильные и десктопные программы).
Канбан-доски или просто доски для размещения карточек задач (в том числе панели холодильников, если речь о личном планировании).
BPM-системы или иные программы для управления временем и проектами. Мы рекомендуем наш продукт – систему Projecto.

Механику планирования кайросовых задач мы описали выше (см. этапы).

Основное отличие задач контекстного планирования – изменённый формат записи. Они не привязываются ко времени, они привязываются к условиям — к контексту.

Соответственно, если софт или бумажный календарь не позволяют вести произвольные записи, то такой инструмент не подходит для контекстного планирования.

Например, в системе управления Projecto можно задействовать систему тегов, простые списки, личные заметки и группировку задач по разным критериям (люди, место, проекты и не только). При постановке новой задачи можно просмотреть загруженность сотрудника и даже параллельно сравнить несколько рабочих календарей, чтобы было проще найти свободное окно и согласовать групповую встречу. Делегирование поручения не является жёстким, сотрудник имеет право отказаться, приведя аргументы о причинах отказа в специальной графе.

Простой пример работы системы тегов:

При постановке задач, которая опирается на определённый контекст, вы оставляете сроки реализации пустыми, но добавляете тег, соответствующий благоприятному событию.
Задач и тегов может быть любое количество.
В момент наступления события вы открываете соответствующий тег.
В списке задач останутся только те, что будут соответствовать текущему контексту.
По аналогии можно воспользоваться системой сквозного поиска и фильтров (в наличии отдельная разбивка по тегам).
Нужны дополнительные атрибуты? Закрепите за задачей людей (необязательно исполнителей) и поставьте приоритеты. Вся важная информация будет отображаться рядом с задачей.

Как контекстное планирование может применяться в проектах

Основное отличие использования контекста в проектах от личного планирования и продуктивности – наличие группы исполнителей задач. Соответственно, в командной работе нужно будет учитывать дополнительный контекст, возникающий из-за эффекта массовости.

Практика применения показала, что помимо стандартных личных контекстов (время, место, внутренние и внешние факторы), в проектах особое внимание уделяется контексту «Люди».

Руководители при планировании добавляют категории разбивки на проекты и подпроекты, а также на важные контексты исполнителей (отпуск, болезнь и т.п.) – обычно контекстные условия реализуются за счёт системы тегов или дополнительных состояний в канбан-досках.

Основная проблема – выявление тех самых контекстов. Для составления качественного списка влияющих состояний и триггеров логично провести тематическое исследование. В случае необходимости можно задействовать опросы и сплит-тесты для проверки гипотез.

Комплексный анализ внутренней и внешней среды проекта позволит получить наиболее чёткую картинку. Естественно, контент должен вписываться в систему ценностей компании и совпадать со стратегическими целями.

В итоге за счёт учёта контекстных условий исполнение задач в проекте может стать заметно продуктивнее. Может ускориться общий прогресс, и повысится эффективность работы.