Повестка делового совещания

Деловое общение — важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику, преследует конкретные цели и, как правило, придерживается одного из перечисленных ниже форматов:

Деловая беседа — обсуждения двух или более коллег на тему возникшего рабочего вопроса;
Собрание — коллективное обсуждение возникших трудностей в процессе деятельности;
Переговоры — подразумевают под собой необходимость прийти к согласию двух сторон;
Дискуссии — “мозговой штурм”, в который вовлечены все сотрудники для поиска неординарных решений проблемы.

Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобнее всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.

Необходимость проведения делового совещания

Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:

при необходимости обменяться важной информацией
для выявления мнений и альтернатив
для анализа возникающие сложные ситуации
для принятия решения в общих вопросах.

Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.

Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:

поддержание политики компании
анализ проведенной деятельности и назначение новых задач
решение серьезных вопросов, требующих обсуждения

Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:

тема совещания
цель проведения
список обсуждаемых вопросов
время начала и конца встречи
место, где будет проходить обсуждение
список участников
регламент докладов.

Правила проведения совещаний

Обсуждение не должно проходить впустую. Все вопросы должны решаться оперативно, а сотрудники максимально вовлекаться в процесс работы. Руководству необходимо следовать нескольким основным правилам организации деловых собраний:

Четко распланируйте повестку и распределите отвечающих.
Старайтесь не сводить разговор к сторонним темам.
Избегайте лишней эмоциональности.
Отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Если в речи присутствуют профессиональные термины, необходимо их разъяснить или заменить.
Руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания, чтобы не влиять на решение сотрудников.

Виды совещаний

Исходя из формы и тематики проведения, а также приглашенных лиц, выделяют несколько типов собраний:

по направленности
по масштабности
по регулярности проведения
выездные и местные

Тщательно спланированное совещание будет эффективным. Однако при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.

Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:

принятие решения после высказывания всех точек зрения;
решение принимается в пользу наиболее подходящего;
руководство нашло решение вопроса и высказывает его с целью утверждения другими сотрудниками.

Классификации совещаний

Собрания классифицируются по формам проведения:

Диктаторские
Для такой формы характерна односторонняя коммуникация от лица руководства. Начальник собирает подчиненных, высказывает свою точку зрения и раздает указания. В таком случае четко сохраняется иерархия, а решения принимаются максимально оперативно.
Автократичные
Такой формат имеет общие черты с диктаторским. Руководитель задает вопросы, сотрудники отчитываются четко по назначенной повестке. Количество присутствующих ограничено.
Сегрегативные
Начальство выбирает, кто из участников собрания будет предоставлять отчет или отвечать на вопросы на повестке.
Дискуссионные
Решения принимаются сотрудниками, выбранными для участия, обычно не более 15 человек. Все высказывают свою позицию свободно. В таком случае ответственность за принятие решений полностью ложится на участников, и все погружаются в обсуждение.
Произвольные
Такие совещания проводятся для решения текущих вопросов по теме проекта. Они не имеют определенной повестки и организатора. Участие в них принимают те сотрудники, чья деятельность напрямую связана с текущим проектом.

Ошибки в проведении делового совещания

Во время проведении деловых мероприятий руководство может допустить несколько основных ошибок:

не определена главная тема
участники не подготовлены к обсуждению
вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания
рассмотрение внезапно возникших вопросов, не вписанных в изначальную повестку.

Как сделать повестку дня для совещания

Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставленных приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.

Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и формируйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:

Оформите список целей и задач совещания.
Распишите основную повестку.
Назначьте участников.
Установите время и контролируйте регламент.

Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях: записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.