Цифровые инструменты для визуализации и оптимизации оргструктуры компании: обзор современных решений

Опубликовано

Организационные структуры могут быть разными: иерархическими, гибкими, плоскими, гибридными, матричными. Нельзя сказать, что какая-то из них лучшая. На самом деле каждая из них по-своему хороша: решает свои задачи и эффективна в определённых условиях применения. 

В этом материале мы не будем разбирать, какую оргструктуру вам лучше выбрать. Мы расскажем об инструментах, с помощью которых вы сможете проектировать систему управления и поддерживать ее в актуальном состоянии. В списке инструментов указаны только отечественные сервисы, а также решения, доступные в РФ.

Системы управления проектами со встроенными конструкторами оргструктуры

В этом разделе собраны облачные сервисы, предназначенные для управления проектами и для решения смежных задач.

Projecto: простая и удобная BPM-система

Projecto — это комплексная, но при этом сбалансированная и достаточно гибкая система управления проектами. Продукт делали «для себя». Имеет встроенное безлимитное хранилище файлов, всё для документооборота, календарные графики. А также большое количество списков задач, разные способы рассылки уведомлений, мобильные приложения и полезные опции для HR-служб.

Возможности для визуализации оргструктуры:

  • Простой визуальный конструктор с созданием своих служб и отделов.
  • Карточки и поля для описания подразделений —контактных данных, связанных мест и другого.
  • Настройки для рассылки уведомлений при добавлении в задачи (на роли наблюдателей или исполнителей.
  • Создание своих типов должностей.
  • Учёт подчинённых подразделений и быстрый переход в карточки отделов и сотрудников.
  • Один сотрудник может числиться в разных подразделениях или проектах — подходит для гибких и матричных структур.
  • Экспорт в PDF — векторная графика.

Дополнительные возможности:

  • Постановка и учёт задач, рассылка уведомлений — push в браузерах и нативных мобильных приложениях, email, Telegram. 
  • Все самые востребованные форматы отображения — календарные графики, диаграммы Ганта, списки, канбан, таблицы.
  • Информативные и функциональные карточки сотрудников идеальны для HR-задач. Есть учёт плановых и внеплановых отпусков, командировок, контактных данных, реквизитов, должностей, сканов документов, графиков, дней рождения.
  • Личные чаты и обсуждения по задачам. Можно прикрепить файлы, документы и ссылки, закреплять важные сообщения и отслеживать цепочки.
  • Удобная система заметок и тегов.
  • Система для хранения и учета рабочих документов с настраиваемыми полями в карточках учёта.
  • Подробная статистика по сотрудникам, задачам и нагрузке.
  • Сравнение календарей.
  • Распределение прав доступа.
  • Система виджетов для компоновки удобного рабочего пространства.

Стоимость:

Projecto — облачный сервис, поэтому работает по подписке.

Стоимость — одного рабочего места от 288 до 400 рублей в месяц. Итоговая цена зависит от количества лицензий и периода предоплаты. Разделения по функциям и тарифам нет.

Пробный период — до 30 дней. Бесплатных тарифов нет, вместо этого можно использовать demo-стенд.

Аспро.Cloud: CRM-система с модульной структурой

Аспро.Cloud — это локализованный в России SaaS-сервис Flowlu. Владелец — компания Cloud Solutions Global из Объединённых Арабских Эмиратов. 

Ключевой функционал — учёт сделок с клиентами (CRM-система). Но и за счёт модульной структуры вы можете дополнить базовые возможности: добавить корпоративную базу знаний, проекты BPM-системы, тайм-трекер, учёт складских остатков и финансов, конструктор бизнес-процессов. Есть, в том числе, и интерфейс для проектирования оргструктуры.

Возможности для визуализации оргструктуры:

  • Модуль можно активировать или выключать по потребности. Предполагается, что он будет интересен компаниям, у которых 30+ сотрудников. Без визуального конструктора оргструктуры есть встроенная система распределения ролей на основе групп пользователей — она предполагает плоскую структуру.
  • Оргструктуру можно отобразить в виде графической схемы или в виде списка,тоже с иерархией.
  • Карточки в структуре могут иметь большое количество атрибутов: название, должность, внутренние коды и номера, описание, назначенные сотрудники. Для более сложных задач есть система произвольных полей.
  • Есть возможность настройки параметров оформления отдельных элементов: цвет, скрытие, группировка дочерних элементов.
  • Система сама выявляет сотрудников, которые по каким-то причинам ещё не назначены на должности в оргструктуре.
  • Графическую схему можно выгрузить в PNG — с прозрачностью, но без масштабирования, как в векторной графике.

Дополнительные возможности:

  • Аспро.Cloud имеет массу встроенных модулей для разных целей: CRM, управление проектами и задачами, финансами, бизнес-процессами, товарными каталогами, базами знаний, документами.
  • Если нужного модуля нет, можно воспользоваться готовыми интеграциями: электронной почтой, IP-телефонией, мессенджерами, онлайн-чатами для сайтов.
  • Для быстрой настройки типовых конфигураций можно использовать шаблоны.
  • Есть система автоматизации рутины — роботы и триггеры, и система отчётов.
  • Можно скачать приложения для мобильных.

Стоимость: есть бесплатный тариф, но он ограничен по функционалу и размеру диска — подойдёт для личного использования или небольших команд. 

Платные подписки оформляются пакетами от 5 пользователей, от 2 090 рублей в месяц. Это цена без пакетов расширения: для диска, процессов и пользователей. Тарифы дополнительно делятся по функциям. Максимальная конфигурация для корпоративных клиентов со складским учётом — от 15 500 рублей в месяц.

Пробный период — 14 дней. 

Platrum: сервис автоматизации управления бизнесом

Platrum — российский сервис автоматизации менеджмента. Его разрабатывает и поддерживает команда из Москвы, совладелец — создатель сервиса Roistat. 

По аналогии с Аспро работает по принципу «всё в одном». Внутри — учёт складских остатков, корпоративная база знаний, LMS-система для проведения внутреннего обучения сотрудников и онбординга. А также всё для финансового планирования и учёта, встроенный парольный менеджер и система контроля качества. Есть и конструктор оргструктуры.

Возможности для визуализации оргструктуры:

  • Модуль для проектирования структуры компании активен по умолчанию и доступен даже на бесплатном тарифе.
  • Основные сведения о сотрудниках и должностях можно посмотреть прямо в схеме — во всплывающем окне по клику.
  • К каждой должности можно прикрепить должностные инструкции  — это реализовано через wiki-раздел.
  • Есть система отслеживания истории назначений, тоже в разрезе должностей — кто и когда работал на этом месте.
  • Для должностей можно прописать цели, задачи и результат — KPI или ценный конечный продукт. А также прикрепить связанные бизнес-процессы, в которых будет участвовать та или иная должность). 
  • Реализованы карточки сотрудников. Есть контакты, примечания, даты найма и увольнения, дни рождения, ответственные рекрутёры. График, история карьерных перемещений, пройденные курсы, расчёт и статистика заработной платы, выданные товарно-материальные ценности. Для быстрого поиска годовщин и сотрудников есть настраиваемые фильтры.
  • Внутри схемы отображены актуальные метрики для каждого отдела, подразделения или должности.
  • Есть настройки внешнего вида блоков и опция выделения цветом сотрудников на испытательном сроке.
  • Для удобства сложные иерархические структуры можно выводить в виде вертикальной ленты дочерними элементами.

Дополнительные возможности:

  • Финплан, хранилище паролей, встроенная база знаний, LMS, учёт бронирований, конструктор бизнес-процессов, контроль качества, корпоративный мессенджер и другие функции.
  • Автоматический расчёт KPI и метрик для сотрудников и отделов, подразделений.
  • Мобильные приложения.
  • Модуль задач реализован как сквозной, с канбан-досками и другими вариантами отображения. Есть система тегов, связанные задачи и подзадачи, чек-листы, комментарии и дополнительные поля — категории, колонки в досках, должности и прочее.

Стоимость: стартовый тариф бесплатный, но рассчитан на одного пользователя.

Платные подписки — пакетами от 1 425 рублей в месяц за 5 пользователей, дополнительные рабочие места можно докупать. Тарифы без технических ограничений на количество операций — от 3 675 рублей в месяц. С доступом к бэкапам — от 14 925 рублей в месяц, примерно по 742 рублей за каждого пользователя.

Тестирование любого платного тарифа — до 14 дней.

Профильные HR-сервисы с инструментами для визуализации оргструктуры компании

Ниже собраны сервисы и инструменты для HR-отделов и служб.

VK People Hub: комплексное on-premise решение от VK

VK People Hub — корпоративный портал управления опытом сотрудников и социализации. Есть только в виде оn-premise-версии для установки на корпоративном сервере, но с обслуживанием и обновлением от команды официальных разработчиков. Мы сравнивали сервер, on-premise и облако — решите, подходит ли такой вариант для вас.

Обратите внимание: для установки, настройки и обновления нужен системный администратор.

Возможности для визуализации оргструктуры:

  • Быстрый поиск и фильтрация сотрудников по должности, подразделению, местоположению и ФИО.
  • Раздельный учёт подразделений и команд.
  • Переход из оргструктуры к конкретным профилям сотрудников и краткая справка по отделу: руководитель, контакты, описание.
  • Группировка карточек сотрудников по подразделениям.
  • Просмотр сводной статистики — количество сотрудников в отделах и командах.
  • Из возможностей стилизации — добавление своих логотипов, в том числе для подразделений.

Дополнительные возможности:

  • Микросервисная архитектура на базе Kubernetes — подойдёт для крупных компаний, легко масштабируется и справляется с существенными нагрузками.
  • Глобальный сквозной поиск информации, в том числе по корпоративным документам и инструкциям.
  • Персонализированный контент и новостные ленты.
  • Элементы геймификации на основе внутренней валюты — коинов.
  • Опросы и анкетирование, управление мероприятиями.
  • Встроенный конструктор сайтов.
  • Корпоративное хранилище файлов и база знаний.
  • Бронирование переговорных, сбор идей и обратной связи.
  • Система управления проектами и задачами.
  • API и SDK для создания виджетов. Тесная интеграция с другими продуктами VK для бизнеса — корпоративной почтой, документооборотом, наймом персонала, мессенджером.
  • Управление вовлечённостью, эффективностью и талантами — VK People Hub Talent.

Стоимость: вместо on-premise можно выбрать размещение ПО в VK Public Cloud — нужно будет платить за облако.

Стоимость лицензий индивидуальная, зависит от интеграций. Доступ к обновлениям — 22% от стоимости лицензии каждый год.

Jinn: платформа автоматизации HR-задач

Jinn (бывший AppRaise) — это HR-сервис для сбора обратной связи, проведения опросов и оценки сотрудников. А также автоматического расчёта OKR — Objectives and Key Results, переводится как «цели и ключевые показатели/результаты».

Для визуализации данных есть интерактивная схема организационной структуры компании.

Возможности для визуализации оргструктуры:

  • Простой визуальный конструктор.
  • Карточки для схемы можно кастомизировать: добавить заголовок, описание, картинки.
  • Персональные данные сотрудников при выводе в оргструктуре можно скрывать.
  • Сотрудников можно группировать без обязательного назначения руководителей, например, для Agile-команд и по разным условиям: местоположению, возрасту, должности, проекту, стажу.

Дополнительные возможности:

  • Интеграции с внешними сервисами. Список сотрудников можно загрузить из них или в табличном формате.
  • Опросы eNPS — лояльность сотрудников, EVP — ценностное предложение, оценка 360 градусов, матрица 9-boxes, Performance Review, окно Джохари. Сами опросы можно автоматизировать и проводить по расписанию.
  • Результаты и статистика отображаются в дашборде в разных форматах.

Стоимость: подписка на Jinn — минимум 200 000 рублей в год без сопровождения экспертами. Примерный расчёт — по 125 рублей в месяц за каждый профиль, по которому ведёте статистику. В стартовом пакете можно обслуживать до 133 профилей. Свыше 1 000 сотрудников — по 100 рублей в месяц.

Чем ещё можно воспользоваться для визуализации и оптимизации оргструктуры: программы и сервисы

Оргструктуру можно нарисовать от руки — в блокноте или на листе бумаги. Но в этом случае актуализация информации будет невозможна — каждый раз схему нужно будет перерисовывать заново.

Удобнее использовать программные решения:

  • Табличные или текстовые процессоры. Ведение иерархических списков наиболее удобно в текстовых редакторах, но могут быть полезны и таблицы:
    • ONLYOFFICE — бесплатная реализация российского платного пакета P7.
    • LibreOffice с открытым исходным кодом).
    • Яндекс.Документы — облачная реализация P7 в комплекте с Диском.
    • P7-Офис — платный.
    • МойОфис — платный.
  • Конструкторы интеллект-карт и диаграмм:
    • Freeplane — бесплатный софт, требует навыков Java-программирования.
    • Diagrams.net (бывший Draw.io) — бесплатное web-приложение и набор десктопных программ. Работает в любом браузере, данные можно хранить на облачном диске или ПК.
    • Obsidian — бесплатный кроссплатформенный софт для ведения заметок. Строит структурные схемы на основе иерархии внутренних страниц и связей между ними, можно синхронизировать с облаком.
    • Excalidraw — бесплатный web-сервис, работает без регистрации.
    • WiseMapping — бесплатный web-сервис с регистрацией аккаунта и групповым редактированием, есть скрипты для установки на свой сервер.
    • IOctopus — платный облачный сервис. Принимает российские карты, цены в рублях, есть бесплатный стартовый тариф с экспортом PDF.
    • BoardMix — тоже платный, от китайской команды. Поддерживается оплата из России, возможна покупка навечно, есть бесплатный стартовый план.
  • Графические редакторы. Рекомендуем использовать редакторы векторной графики — SVG или PDF могут масштабироваться на любой размер холста.  Актуально для объёмных схем и при печати на больших полотнах:
  • НейроХолст — web-сервис с онлайн-редактором и нейросетью для генерации изображений.
  • Inkscape — бесплатный кроссплатформенный векторный редактор с открытым исходным кодом.
  • Method — векторный онлайн-редактор без регистрации.
  • Photopea — продвинутый растровый редактор. Как PhotoShop, но бесплатный и работает в браузере. Данные хранит и обрабатывает локально, без загрузки на сервер).

Другие 30+ инструментов для проджект-менеджеров — в нашей статье.

Выводы и рекомендации

Вы можете нарисовать схему своей оргструктуры в блокноте, но тогда карта не будут интерактивной — она не сможет меняться вместе с вашим проектом или компанией.

Удобнее использовать профильный софт, например, конструкторы схем или диаграмм, графические редакторы. Но ещё лучше, когда конструктор оргструктуры встроен в ваш инструмент управления. Тогда схема организационной структуры будет не просто интерактивной, она будет тесно связана с реальными бизнес-процессами, подразделениями, сотрудниками и их задачами.