Таск-менеджеры: тайм-менеджмент и лайфхаки для повышения продуктивности

Ранее мы уже рассказывали о техниках управления временем, например, Pomodoro или GTD. Сегодня расскажем о роли таск-менеджеров в этом процессе и разберем лайфхаки, советы и трюки по оптимизации своего рабочего дня, а также личного времени (как же без него).

Помогает ли управление временем, и можно ли вообще им управлять?

Машин времени, если не считать часов, пока не изобрели. Поэтому временем управлять ещё никто не научился, можно только смириться с тем, что оно утекает и делает это вне зависимости от нашего отношения к этому процессу.

Тем не менее в нашей власти оптимизировать свои задачи и дела так, чтобы мы могли выполнять их в обозначенный срок и не выходить за определённые временные рамки.

Все технологии по оптимизации своего рабочего и личного времени, а также по повышению эффективности своих действий называют обобщенно тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент позволяет:

Повысить процент дел, которые завершаются в отведённое для этого время.
Лучше расставлять приоритеты и отдавать предпочтение наиболее важным и срочным делам (как в матрице Эйзенхауэра).
Освободить больше времени для личных задач, чтобы обеспечить оптимальный баланс между работой и личной жизнью.
Повысить личную продуктивность и продуктивность всей команды.
Научиться точнее планировать свои дела (цели и задачи), а также время, которое необходимо для их реализации.
Получить понимание ценности своего времени и времени окружающих вас людей, в том числе подчинённых или вышестоящего руководства.

Например, во многих проектах участие и труд отдельных специалистов как раз оценивается по рабочим часам.

Так что, да, при правильном подходе тайм-менеджмент работает и помогает не только в рабочих делах, но и в личной жизни.

Лайфхаки и советы по управлению временем

Как растянуть время и начать выполнять больше задач за один и тот же промежуток:

Совет 1. Поменяйте местами приоритеты сложных и больших задач с маленькими и простыми. Успех в мелких делах окрыляет, и ваша продуктивность взлетит до невероятных высот. Этот прием отлично помогает, когда вам не хватает мотивации и веры в свои силы. Так же его необходимо применять, когда накапливается много хвостов по мелким задачам. Но для начала важно определить приоритетность больших задач, позволяет ли время сделать их позже.
Совет 2. Сократите время на потребление новостного и медиаконтента. Это основной источник прокрастинации, и он сильно затягивает. Взять и отказаться от чтения любимого канала в Telegram, от просмотра телевизора или стримингового сервиса очень сложно. Но нужно. Они крадут ваше время. На всякий случай вот список самых популярных хронофагов.
Совет 3. Записывайте все ваши задачи. Самый оптимальный формат записи, который легко синхронизируется со всеми вашими областями внимания (смартфоны, рабочий ПК) – это использование профильного софта, то есть таск-менеджеров или систем управления проектами (как Projecto). Когда дела записаны, их проще контролировать, распределять по приоритетам, делегировать и прочее. А так как рабочие задачи у всех выглядят по-разному, нужно использовать наиболее подходящий шаблон.
Совет 4. Ведите статистику. Во-первых, это мотивирует стараться превышать старые достижения. Во-вторых, так вы можете отслеживать свою производительность и нагрузку. В-третьих, вам легче будет понять, достаточно вы прикладываете усилий или нет. Соответственно, нужно ли ускориться по задачам или можно расслабиться и заняться личными делами. Те же таск-менеджеры умеют частично (а иногда и полностью) автоматизировать статистику по вашим задачам. Это своего рода «дневник времени».
Совет 5. Выделите день или определённый промежуток дня для личных задач. Крайне нехорошо, когда личные задачи перемешиваются с рабочими. Так бывает, но нельзя допускать такие ситуации на систематической основе. Дело в том, что личные задачи всегда имеют наивысший приоритет. В результате начинают страдать рабочие дела. Как итог – вы можете просесть по доходу или получить санкции со стороны руководства. Тогда проблемы на работе быстро перейдут в статус новых личных проблем. Разнесение рабочих и личных задач позволяет концентрировать внимание на чём-то одном. Если вы вдруг понимаете, что на работе отвлеклись на личное дело, например, стали выбирать подарок на приближающийся праздник или переписываться с друзьями, то усилием воли переносите эти дела на внерабочее время: поставьте напоминание о подарке на вечер или отложите переписку до окончания рабочего дня.
Совет 6. Ограничьте своё стремление к идеальному результату. Помните поговорку: «Лучшее – враг хорошего». В 99% задач нужно выдать определённое качество, но не «идеал». То время, которые вы будете тратить на доведение результата до совершенства, вы крадёте у самого себя. Иногда можно пренебречь мелкими недостатками и шероховатостями. Так вы сможете выиграть больше свободного времени.
Совет 7. Следите за рабочей нагрузкой. Продолжительность рабочего дня не зря фиксируется в руководящих документах. Да, иногда хочется остаться и что-то доделать, иногда горят сроки и появляются новые вводные, но переработка должна быть исключением из правил. Никогда работа на износ не идёт на пользу. У всего есть предел. И если вы «сломаетесь» от чрезмерной нагрузки, то оправиться будет очень сложно. В перспективе вы больше потеряете, чем приобретёте. Так что следите за балансом рабочего и личного времени.
Совет 8. Организуйте своё рабочее пространство. Все рабочие инструменты должны быть под рукой и строго на своих местах. Вы когда-нибудь задумывались, сколько времени может уходить на поиск нужного инструмента? Нет? Почитайте про диаграмму спагетти. Такие мелочи, как ожидание загрузки ПК или поиск рабочих писем, могут воровать много рабочего времени.
Совет 9. Улучшайте свои инструменты и повышайте свою квалификацию. В данном случае вложение времени и ресурсов в усовершенствование – это отличная инвестиция в будущее. Не верите? Мы уже рассуждали на эту тему в статье «Быть или не быть высшему образованию». В будущем все ваши вложения окупятся и принесут выгодные дивиденды. По этой причине производители постоянно совершенствуют свои линии и автоматизируют отдельные процессы. Чем качественнее у вас инструмент и чем больше ваши профильные знания, тем быстрее вы решаете поставленные задачи, соответственно, ваше время расходуется эффективнее и стоит дороже.
Совет 10. При общении старайтесь изъясняться как можно короче. Чем точнее и яснее ваша мысль, тем лучше вас поймёт собеседник. В итоге вы оба будете тратить меньше времени на процесс коммуникации. Можно буквально поставить себе лимит – не больше 5-6 предложений.

Как тратить время продуктивно, то есть на более полезные вещи и задачи:

Совет 1. Расставляйте приоритеты. Легко сказать, но крайне сложно реализовать на практике. Правильные приоритеты – это целое искусство. Что-то придёт только с опытом. Но всегда можно начать с азов, в этом поможет наш подробный материал «Как расставлять приоритеты в работе». Самый простой путь, например, выбрать не более 3 задач на день. Другие могут быть реализованы по остаточному принципу (если останется время и силы).
Совет 2. Если у вас проблемы с определением приоритетности и важности, на помощь приходит руководитель. Собственно, это он должен расставлять приоритетность задачам при их создании и делегировании в таск-менеджерах. Вам даже думать не придётся. Единственный совет – обязательно брать в работу одну или две приоритетные задачи на день.
Совет 3. Начинайте с малого. Особенно это касается сложных или новых для вас задач. Часто из-за осознания масштаба просто опускаются руки и пропадает всякое желание начинать. За дела, которые вы реализуете на регулярной основе, гораздо легче взяться. Вы уже представляете, что с ними и как. А новым задачам активное сознание обычно сопротивляется. Тут может помочь приём снижения лимитов. С мозгом можно «поторговаться». Формат примерно такой: «Я не готов выделять на эту задачу целый час своего времени. Ок. А как насчёт 30 минут?». Вроде уже не так долго и не так сложно. Когда наработается опыт, новый тип задач войдёт в привычку и особая мотивация не потребуется.
Совет 4. Если «поторговаться» не помогает, используйте методику концентрации внимания по таймеру. Подробнее об этом в описании подхода Pomodoro (заметьте, это совсем не про помидоры).
Совет 5. Добавьте в пул задач на день простые задачи, чтобы иметь возможность передохнуть, условно это запланированная прокрастинация. Человеческую натуру не победить, да и отдых нам крайне важен, чтобы не сойти с ума от нагрузки.
Совет 6. Планируйте свой отдых. В какой-то момент можно вообще разучиться отдыхать, и это не шутки. Вот чем вы занимаетесь когда отдыхаете? А не мучает ли вас потом совесть, что вы ничего полезного не сделали за это время? Чтобы убрать этот дефект, отдых нужно целенаправленно планировать. Да, планы не всегда воплощаются в жизнь, но ваше отношение к отдыху заметно изменится: вам будет проще отпускать тот факт, что вы ничего не делаете или делаете что-то откровенно бесполезное. Отдых нужен и важен.
Совет 7. Отслеживайте динамику по наиболее глобальным делам и задачам. Это что-то вроде ретроспективы. Вам нужно остановиться и осмотреться, оценить свои достижения и прогресс. Если этого не делать, то глобальные дела могут легко откладываться «на потом» из-за своей сложности и длительности. Если такие задачи все же сложно «охватить», применяйте следующий совет.
Совет 8. Раскладывайте сложные задачи на маленькие и простые, то есть на те, которые вы можете выполнить в течение одного рабочего дня. У нас есть подробный материал про декомпозицию задач.
Совет 9. Не торопитесь с ответом. Лучше потратить чуть больше времени на ответ, чем дать его сгоряча. Этот совет будет особенно интересен ̶д̶л̶я̶ в ситуациях, когда от вас требуется обратная связь по какому-то очень важному вопросу, или в коммуникации с конфликтными клиентами. Необдуманный ответ может привести к ещё большим потерям времени.
Совет 10. Знайте цену своего времени. Очень интересный приём, который касается в первую очередь жизненных ситуаций. Прежде, чем начать что-то делать, нужно оценить это с точки зрения стоимости своего времени. Условно: нужно отремонтировать автомобиль. Вы можете потратить на это N часов своего времени. Если перевести это в деньги, то готовы ли вы столько сэкономить? Возможно, проще отдать эти деньги специалисту, а своё время потратить на что-то другое, что вас сейчас интересует больше. Примерно такой же алгоритм должен быть у управляющего персонала: стоит ли ему расходовать своё время или следует делегировать задачу подчинённым, а самому заняться чем-то более важным и насущным.

Ну и последний совет – используйте качественный софт. Таск-менеджеров на рынке много, у каждого из них свои особенности и сфера применения. Мы рекомендуем сервис Projecto. С ним можно кратно повысить эффективность управления проектами и продуктивно планировать как личное время, так и деятельность компании.