Топ хронофагов в работе и методы борьбы с ними

Вы обращали внимание на то, что время движется нелинейно? Стоит с головой погрузиться в какую-то задачу, и не замечаешь, как уже наступил конец рабочего дня. Другие задачи, наоборот, растягивают время, и ты только и ждёшь, когда же всё это закончится.

Так или иначе, но в проектах чаще не хватает времени, чем остаётся про запас (подробнее про управление продолжительностью). Поэтому ниже поговорим об основных пожирателях времени – о хронофагах.

Что такое хронофаги и чем они опасны для проектов?

Хронос – с древнегреческого «время», а фаг – «пожиратель» или «поглотитель». То есть…

Хронофаг – это пожиратель или поглотитель времени.

Когда мы говорим об управлении временем, о тайм-менеджменте, то всегда существуют факторы, снижающие вашу эффективность и перетягивающие на себя полезное время, то самое, которое можно было бы потратить на реализацию задач из списка.

Хронофаги можно условно разделить на две группы:

• Прогнозируемые – те, что можно предсказать с определённой степенью вероятности, а соответственно, подготовиться к ним или внести в свои планы запас для них.
• Непрогнозируемые – те, что предсказать невозможно, соответственно, в результате наступления таких событий могут измениться все последующие планы, а ваша эффективность значительно снизится.

Примеры прогнозируемых хронофагов: ожидание в очереди у врача (да, не всегда она бывает, но со 100% уверенностью нельзя сказать наверняка, что, даже записавшись на определённое время, вы точно попадёте на приём минута в минуту), обычная пробка по пути на работу (она бывает там изо дня в день, всегда по будням, так как все едут на работу к одному и тому же времени) и т.п.

Примеры непрогнозируемых хронофагов: поломка машины, внезапно заболевший ребёнок, отколовшийся зуб и т.д. Предвидеть, конечно, такое можно, но конкретный момент наступления события предсказать не получится даже у Ванги. Соответственно, и среагировать на опережение никак невозможно.

Могут существовать и другие критерии деления хронофагов: личные и общественные, одушевлённые и неодушевлённые, явные и неявные, контролируемые и нет, внешние и личные.

Но хватит теории, давайте ближе к делу.

Хронофаг 1 – отсутствие личной организованности

Самая популярная проблема нерационального расходования времени – отсутствие чёткого плана и организованности.

Можно писать списки, ставить себе задачи, что-то планировать… Но если вы не можете заставить себя следовать плану, то скорее всего ничего не получится. Время будет улетать в трубу.

Корень дезорганизованности может уходить глубоко: с этим могут быть связаны важные модели поведения, общий стиль жизни, особенности характера, а также различные внешние и внутренние факторы. Побороть личную дезорганизованность очень сложно, так как для начала нужно осознать эту проблему. Но большинство людей воспринимают такое поведение как норму – ну вот такие у меня особенности.

Как бороться?

Пока не принято решение меняться, всё будет оставаться, как было (то есть никак).

В отдельных сложных моментах может помочь только квалифицированный психолог. Но здесь опять же важно наличие желания что-то изменить. Пока проблема не осознана, её не существует. Различные тренинги и выход из зоны комфорта могут скорее навредить.

Хотя, если говорить о попытках самоорганизации, то тут можно поймать ритм. Человеку важны победы. Поэтому стоит начать с малого, например, ставить себе небольшие цели, научиться их достигать и войти во вкус. Далее, когда втянешься, переходить к более масштабным задачам (крупные задачи лучше всего разбивать на маленькие – подробнее о декомпозиции задач).

Ещё одна техника – поставить себя на счётчик. Любая задача должна быть реализована в определённое время. Приступаете к задаче? Поставили таймер обратного отсчёта. Не уложились? Добавили ещё немного, но так, чтобы было по-честному. Со временем должна выработаться привычка концентрироваться над задачей и на распалять время на что-то другое. Иначе время закончится. Утомляетесь? Переключите внимание, но потом снова вернитесь к задаче. Это почти полный аналог техники Pmodoro.

Хронофаг 2 – отсутствие чёткого плана

Мы устроены так, что часть планов составляем в общих чертах. Но в процессе их реализации внезапно выясняется, что задача требует гораздо больше времени, сил и ресурсов. Отсюда общее недовольство, усталость и желание отказаться от задачи вообще.

Как бороться?

Легко сказать «лучше планируйте», но сложно этого добиться в реальности. Чтобы научиться планировать задачи так, чтобы их исполнение было близко к реальности, нужен большой опыт. А человеческому мозгу свойственно всё упрощать. Отсюда и проблемы.

Отчасти этот недостаток можно «обмануть». Достаточно попытаться смоделировать ситуацию. Представить, как вы будете исполнять задачу, если бы это нужно было делать прямо сейчас. Сразу всплывает больше деталей и дополнительных вопросов: что потребуется, сколько времени займёт каждая операция, как конкретно это будет выглядеть в конце, с кем нужно взаимодействовать, какие есть ограничения и риски, и т.п.

В итоге вместо простых задач в общем списке у вас скорее всего начнут появляться дополнительные комментарии и вложенные подзадачи.

Ещё совет – научитесь планировать задачи сразу с анализом контекста. Подробнее в материале про контекстное планирование.

Хронофаг 3 – неправильные приоритеты

Часто исполнитель не знает, за что браться в первую очередь. Он запрашивает обратную связь у руководителя, а пока ждёт ответ, может позаниматься прокрастинацией… Солдат спит, служба идёт.

Или другая ситуация – берёшься за одно, другое простаивает. Спустя время актуальность пропущенной задачи может стремиться к нулю (она становится больше не нужна) и т.д.

В итоге время расходуется неправильно или вообще впустую.

Как бороться?

Чтобы научиться правильно расставлять приоритеты, требуется время и много практики. Но если их нет, то весьма неплохо помогает подход с матрицей Эйзенхауэра: задачи делятся по срочности и важности. Наиболее срочные и важные берутся в работу сразу, срочные задачи ставятся в график исполнения (в очередь), важные задачи делегируются и берутся на контроль, а несрочные и неважные задачи вообще можно пропустить. Ну или вернуться к ним, когда будет достаточно времени и желания.

Ещё материал по теме: как правильно расставлять приоритеты в работе.

Хронофаг 4 – два дела одновременно

Всё, как всегда, даже народная мудрость в тему есть – за двумя зайцами погонишься… 

С одной стороны, попытка ускориться выглядит логично – ведь можно сэкономить время. Но пытаться делать что-то одновременно – это противоестественно для человека. В один момент времени наше активное внимание может работать только с одной конкретной проблемой или задачей.

Поэтому при попытке совмещения нескольких задач неизбежно начинают возникать ошибки. Процесс может застопориться и полностью остановиться. Нужно будет тратить больше времени на реализацию обеих задач и на исправление ошибок.

Как бороться?

Просто не берите много задач в работу. А если берёте что-то параллельно, то расставляйте правильный приоритет и начинайте делать ту задачу, которая важнее и срочнее. Остальные должны встать в очередь.

Не ведитесь на мнимую выгоду. Это самое настоящее когнитивное искажение. Время вы не выиграете, а только потеряете.

Хронофаг 5 – прокрастинация

Кто-то говорит, что прокрастинация — это банальная лень. Но в реальности всё не совсем так. Весь парадокс в том, что в какие-то моменты вы можете отвлечься на определённый фактор и начать что-то делать параллельно. В итоге активное сознание полностью переключается на новую задачу, а та, что была на исполнении, например, рабочее поручение, уходит на второй план. Пока вы не примите волевое усилие, и не переключитесь с переписки с друзьями или с просмотра новостей, которые мозг тоже воспринимает как нечто важное, на рабочую задачу, вы будете попросту терять драгоценное время.

Иногда мозг так «отдыхает». Как в той поговорке: отдых – это смена вида деятельности. Просто он устаёт концентрироваться на чём-то одном и ищет, на что переключиться. Может подойти что угодно. Кто-то самолётики начинает рисовать прямо во время совещаний.

Основная беда – отсутствие чёткой границы: когда можно переключиться, а когда нет.

Как бороться?

Бороться с ленью можно только привычками, чёткими графиками и правильной мотивацией. Но бороться с прокрастинацией сложнее. Нам сложно осознать, что прямо сейчас мы заняты бесполезным делом и просто прожигаем драгоценное время.

Существуют разные подходы: категоризация времени (простейший пример мы уже упоминали – это Pomodoro), расстановка приоритетов (в том числе матрица Эйзенхауэра), воспитание привычек, более чёткое планирование, перераспределение усилий, управление целями.

Если коротко, то все они сводятся к тому, что нужно научиться определять границы того момента времени, когда можно отдохнуть, а когда нельзя.

Выводы и рекомендации

Личные хронофаги легко превращаются в хронофаги группы. То есть они могут возникать не только при реализации личных задач и целей, но и при реализации рабочих задач, а также в рамках коммерческих проектов.

Какие-то хронофаги имеют системный характер и с ними нужно учиться бороться «по-взрослому» – также на системной основе: штрафы, регламенты, технические карты, система мотивации и т.п.

Основная проблема потери времени – отсутствие чётких планов и контроля. Чтобы добиться лучшей организации коллектива, логично использовать дополнительные средства и инструменты: ежедневники, приложения, сервисы и т.п.

Мы предлагает эффективное средства для комплексного управления любыми проектами – сервис Projecto. Многие рабочие моменты можно легко перенести сюда: переписку, обсуждения, документацию, планы, задачи, события и т.п.

В итоге процесс управления становится прозрачнее, а контроль — эффективнее. Ключевые бизнес-процессы ускоряются.

Скажите твёрдое «нет» пожирателям времени в ваших проектах!