Таск-трекеры: управление задачами и продуктивность команды

Где поставить галочку, чтобы дело сделалось само? Если знаете, запишите нас в очередь. Обычно происходит ровно наоборот: дела, которые попадают в списки, утекают из зоны внимания, а когда к ним возвращаешься, либо уже слишком поздно, либо задачи теряют свою актуальность.

В этой статье расскажем о том, как повысить продуктивность команд с помощью таск-трекеров (трекеров задач) и простимулировать эффект самоорганизации.

Что такое таск-трекеры, и для чего они нужны

Таск-трекеры – это вид программного обеспечения (десктопный софт или облачные решения), которое помогает с планированием, постановкой и контролем задач.

В первую очередь таск-трекеры используются в командах, так как при работе над проектами поручений может быть очень много, и все они требуют отслеживания в режиме онлайн.

Чем удобнее таск-трекер, тем комфортнее и эффективнее работа над большими списками: задачи можно разделить по приоритетам, по датам и дедлайнам, по связанным задачам, проектам и подпроектам, по стадиям реализации, по ответственным лицам и отделам, а также по другим критериям.

В наиболее продвинутых программных решениях присутствует масса дополнительных инструментов, таких как хранилище документов и базы знаний, системы рассылки уведомлений по разным каналам, системы аналитики, распределения прав доступа и прочее.

Основные функции, которые должна иметь современная система управления проектами

Но по большому счету все задачи из таск-трекера всё равно конвертируются в личный формат, так как над ними всегда работают отдельные специалисты. Таск-трекеры – это прежде всего инструмент для повышения личной эффективности. Персональные задачи выступают базой, на основе которой строятся уже все остальные уровни: системы распределения прав и доступа, контроль сроков, делегирование и т.п.

Что интересно, к мысли об использовании программного решения отдельные исполнители и команды приходят далеко не сразу. Сначала задачи ставятся в рабочих чатах, затем переносятся в формат ежедневников и записок-стикеров на экране или на любой другой рабочей поверхности, потом в обиход приходят таблицы, затем доступ к ним расширяется через облачное хранилище, и только потом приходит осознание, что всё это работает не так, и нужно что-то более профильное.

Из-за того, что в каждой отдельной команде и методологии предпочитаются разные форматы работы с задачами, на рынке так много разных таск-трекеров. У каждого есть своя ниша и сфера применения, свои технические особенности и ограничения.

Если вы ещё не определились с выбором, обратите внимание на наш список лучших таск-трекеров со сравнительной таблицей.

Что такое самоорганизация в командах

В классическом значении самоорганизация – это способность организовать своё время и активность. Обычно термин относится к отдельному человеку и его внутреннему миру.

Каждый сам должен определить свою систему координат, приоритетов, составить себе план на день и выполнить много дел, сохраняя баланс между работой и отдыхом.

Но когда речь заходит о работе коллективе, под самоорганизацией понимается уже нечто другое.

Самоорганизация в командах – это способность распределять роли, функции, обязанности и конкретные задачи между участниками группы для более быстрого и эффективного достижения поставленных целей.

В Agile-принципах одним из постулатов значится следующее: «Самые лучшие требования, архитектурные и технические решения рождаются у самоорганизующихся команд».

То есть предполагается, что эффективная команда, работающая по любой гибкой методологии, должна быть самоорганизующейся.

Согласно Википедии, самоорганизация формируется в системах под воздействием внешних факторов. Это своего рода ответная реакция, которая возникает чаще всего спонтанно.

Но в жизни проектов самоорганизация – это что-то нереальное, так как она прямо противоречит принципам контроля и управления. Спонтанно в коллективах могут возникать только оригинальные решения нестандартных проблем.

А самоорганизованность будет выражаться в том, что каждый из участников добровольно возьмёт на себя те обязанности и задачи, с которыми, как он считает, справится лучше других, и тем самым повысит общую производительность, а также снизит уровень ошибок и потенциальных проблем. Примерно так это и происходит в SCRUM-командах. Там вся самоорганизация заканчивается на этапе самостоятельного выбора задач внутри одного спринта.

В реальности полная самоорганизованность крайне маловероятна, поэтому за распределение задач традиционно отвечает менеджер проекта, но в его же интересах сделать это так, чтобы участники были максимально вовлечены в процесс, чувствовали и знали свою ответственность. Поэтому самоорганизация в командах обычно выражается в том, что ПМ никому не объясняет, как нужно делать свою работу. Каждый из специалистов должен представлять собой некий функциональный колодец — неисчерпаемый источник определённых компетенций.

Хотите стать таким колодцем? Мало знать предметную часть и нарабатывать опыт, нужно ещё уметь стимулировать себя на активность, чтобы задачи закрывались в срок, а при планировании вы могли называть адекватные даты и понимать необходимые ресурсы для их реализации.

Как отслеживать свои задачи в таск-трекерах и повышать продуктивность?

Самое первое, что нужно усвоить, – таск-трекер не делает за вас никакой работы. Его основное назначение – контроль и систематизация.

Чем грамотнее организованно рабочее пространство, чем нагляднее и понятнее задачи в текущем представлении, тем выше степень контроля ситуации. Вместе с контролем растёт и плодотворность работы.

То есть задача таск-трекера – сделать так, чтобы вы могли лучше контролировать себя и свои дела.

Тут помогают разные подходы и механики. Кому-то нравится отслеживать прогресс на канбан-досках, кому-то важно делить списки задач по сферам своего внимания (например, дела на сегодня, на неделю, на «когда-нибудь»), кто-то не может жить без расстановки приоритетов (тут вспоминается матрица Эйзенхауэра), кому-то важно отвлекаться от работы хоть на чуть-чуть, пусть даже по таймеру (техника Pomodoro), а кто-то должен видеть все связи между задачами на сетевом графике.

Какие рекомендации по личной продуктивности и самоорганизации можем дать мы:

Обязательно используйте таск-трекер в проектах. Бумажные списки, стикеры и физические канбан-доски тоже могут работать, но они не такие эффективные, как полноценные информационные системы. Электронный формат несёт массу других плюсов: возможность оперативного общения по задачам и проектам, хранение истории и баз знаний, документов, контактов, важных дат и прочей информации, связанной с работой, получение оперативных уведомлений и своевременных напоминаний по удобным каналам, лучший контроль со стороны руководства, необходимую прозрачность для заказчиков и клиентов, для участников команды, разные варианты визуализации (как кому удобнее) и прочее.
Настраивайте рабочую область так, как это удобно вам. Главная цель – уместить ключевую информацию и данные в одном месте. Например, это могут быть: поток входящих сообщений из рабочих чатов, дела на сегодня, планы на неделю, календари сотрудников, с которыми вы работаете в паре (над одними и теми же задачами), личные заметки, списки дел на «когда-нибудь», идеи и многое другое. Всё должно быть под рукой.
Регулярно пересматривайте списки и актуализируйте их статус. Тут всё просто – это нужно не только лично вам, но и всей команде. Так остальные будут понимать прогресс по имеющимся задачам и смогут учитывать это в своей работе. Менеджер проекта сможет напомнить о дедлайнах или поменять приоритеты, если какие-то дела обделены вниманием. Неактуальные задачи будут удаляться из списков и освободят ваше время.
Придумайте себе распорядок дня. Очень многие действия в нашей жизни повторяются. Если вы расставите правильные опорные точки, то вам будет проще настроиться на рабочий лад с учётом своих циклов активности. Вносите в распорядок не только рабочие дела, но и личные. Так вы сможете лучше расставлять приоритеты и не терять фокус в течение рабочего времени.
В распорядок дня впишите время на проверку и актуализацию списков дел. Например, в начале рабочего дня логично проверить списки дел на сегодня, а в начале или в конце недели подвести итоги дел за прошлую неделю. Раз в месяц может проводиться подведение более глобальных итогов и постановка стратегических планов.
Планируйте отдых. Очень важное занятие, так как баланс между работой и отдыхом крайне важны. Ни в коем случае не стоит концентрироваться только на работе. Это способствует проявлению эффекта выгорания.
Регулярно переносите задачи из рабочих чатов в списки дел. Настоятельно рекомендуем делать это сразу, как только вы получили задачу: будь то личная переписка с руководителем, общий рабочий чат или устное общение. Наше внимание так интересно устроено, что если мы переключим фокус на что-то другое, то можем благополучно забыть о чём-то важном и приоритетном.
Используйте шаблоны задач. На основе типовых заготовок гораздо быстрее и проще оформлять рутинные действия. Если в таск-трекере нет механизма шаблонов, то используйте механизм копирования и правки. Эффект будет аналогичным.
Задействуйте механизм меток и тегов. По аналогии работают категории и теги в блогах: вы можете быстро отфильтровать задачи и дела, связанные с определённой тематикой, сроками, приоритетами, проектами и т.п. Метки вы определяете самостоятельно.
Ставьте для задач реальные сроки. Ну или просто их ставьте. Одна из частых проблем — это когда задача заносится в список, и о ней все благополучно забывают. Наличие дедлайнов лучше всего стимулирует к выполнению.
Используйте напоминания и уведомления. Одно дело, когда задача у вас в списке на реализацию, а другое – когда в вашем смартфоне или на рабочем месте всплывает напоминание, что задача приближается и ей нужно уделить особое внимание. Шансы на реализацию существенно возрастают, так как новое дело сразу попадает в зону вашего активного внимания.
Заносите в календарь важные даты и события. Мало быть просто эффективным, нужно быть ещё и пунктуальным: не забывать о запланированных встречах и мероприятиях, летучках, конференциях и т.п. Не менее важно вовремя поздравлять коллег с днём рождения или с другими значимыми событиями. Всю эту рутину может взять на себя таск-трекер.
Периодически анализируйте свою результативность. Подведение итогов в целом очень важно. Но в разрезе использования трекера задач вы всегда можете просмотреть ваш лог и оценить масштаб совершённых действий. Ничто так не стимулирует к новым свершениям, как предыдущие успехи. К тому же анализ закрытых задач позволит правильнее планировать новые дела и точнее ставить сроки.
Формулируйте задачи как можно конкретнее. Здесь может помочь SMART-подход, когда прямо в задаче вы упоминаете сроки, ресурсы, KPI и важный контекст. Формат можно упростить, но без потери смысла: вы должны точно знать, что, где, когда и в каком объёме нужно сделать.
Сложные задачи разбивайте на более мелкие. Не нужно пытаться объять необъятное. Одно дело должно занимать не более одного рабочего дня, иначе фокус и концентрация теряются. Ранее мы раскрывали максимум деталей о том, как декомпозировать задачи. Если вы составляете стратегический план, то в таск-трекере должен быть механизм делегирования или создания подчинённых задач с несколькими уровнями иерархии.

На всякий случай – большой список лайф-хаков для управления временем с помощью таск-менеджеров.