Бенчмаркинг

Что вы делаете, когда не знаете, как оценить результат своего труда? Смотрите аналогичные работы у потенциальных конкурентов или, простыми словами, «подсматриваете у соседа», чтобы сравнить итог.

Собственно, вся существующая система оценок, качественных и количественных – это сравнение чего-то с чем-то. Обычно сравнение производится с неким эталоном, реальным или идеальным (тем, что был в планах или детализировался в качестве видения). Точно так же работает система измерений, например, у метра есть свой эталон, у литра, у килограмма и т.д.

Но как проводить измерения и с чем сравнивать результат в бизнесе? Ниже поговорим о системе бенчмаркинга.

Что это такое и где применяется

Бенчмаркинг – это специальная методика анализа бизнеса, предполагающая сравнение своих механизмов работы и показателей эффективности с лучшими подходами и показателями конкурентов или других игроков рынка, это так называемые «лучшие практики» или «передовой опыт», «достижения».

Для облегчения сравнения вводится система эталонных значений (оценок) – бенчмарков.

С англ. benchmark – критерий, оценка, показатель, эталон или ориентир.

Соответственно benchmarking – это процесс оценивания, сравнения с эталонами, ориентирами, стандартами или конкретными показателями.

Бенчмаркинг активно применяется в бизнесе и в проектной деятельности с целью повышения эффективности работы предприятия или команды. В рамках бенчмаркинга проводится анализ деятельности наиболее успешных компаний в конкретной сфере (в предметной или в смежной), выявляются удачные механики, принципы, подходы, инструменты, метрики и другие «эталоны».

Лучшие приёмы внедряются и адаптируются в своём проекте или бизнесе.

Что даёт бенчмаркинг

Цель бенчмаркинга – убить одним выстрелом нескольких зайцев, так как компания решает с помощью сопоставительного/сравнительного анализа одновременно несколько проблем:

Изучает рынок и конкурентов.
Выявляет «лучшие практики» в нише.
Получает готовую бизнес-модель на основе обобщения моделей конкурентов.
Вырабатывает эффективную систему эталонов и норм, с помощью которой можно оценить не только достижения противников, но и свою собственную деятельность. Её можно взять за основу для выстраивания показателей KPI.
Пополняет список стратегических планов и целей, актуализирует текущие стратегии.

Система бенчмаркинга чем-то похожа на работу с тренером, который показывает правильное выполнение упражнения. Схема «делай как я» (ну или «делай как другие») работает во многих отраслях. Да, могут быть определённые нюансы и подводные камни, но в большинстве случаев, если делать ровно то же самое, что и конкурент, то можно добиться определённых успехов.

Более формализованные задачи бенчмаркинга:

Совершенствование своих показателей деятельности, качества продукции и отдельных бизнес-процессов.
Создание внутренних и внешних эталонов для оценки.
Выявление лучших практик рынка.
Выявление и оценка имеющихся ресурсов, описание своих плюсов и минусов (достоинств и недостатков).
Получение данных для планирования действий по изменению бизнеса (для реинжиниринга).
Определение места/позиции проекта или компании в своей нише на рынке.

Цели бенчмаркинга:

Выявить и установить потребность в изменениях и в адаптации к условиям рынка (сохранить или укрепить свои позиции, конкурентоспособность).
Оценить вероятность успеха в случае внедрения инноваций (новых механик и лучших практик).

По факту это улучшенная (видоизменённая) версия конкурентного анализа.

Основные принципы бенчмаркинга

Сравнительный анализ проводится в ситуациях, когда нужно выбрать новые направления для действий компании, изменить или актуализировать текущие стратегии развития, создать базу лучших или наиболее популярных инструментов и решений для ведения бизнеса, правильно определить KPI, оценить или продать проект, привлечь дополнительных инвесторов к проекту (обычно на стадии развития или становления), когда у компании выявилось много системных проблем и она потеряла свою конкурентоспособность.

Так как бенчмаркинг не является стандартизированной методологией, у разных авторов может быть свой взгляд и на методы анализа, и на сами принципы его проведения.

Принципы, которые описывал Грегори Х. Уотсон (автор книги Strategic benchmarking : how to rate your company’s performance against the world’s best):

Достоверность. Все процедуры оценивания должны проводиться на основе конкретных фактических данных, которые можно подтвердить или предъявить в случае спора, а не на основе интуиции или чутья.
Измеримость и оценка. Бенчмаркинг должен не просто выявить критерии для оценивания, но и показать, в чём конкретно заключаются отличия и почему. Если правильно определить показатели, то их улучшение будет способствовать улучшению бизнеса и позиции предприятия/проекта на рынке.
Аналогия. Чтобы оценка и сравнение приводили к правильным результатам, нужно, чтобы исходные исследуемые бизнес-процессы конкурентов были похожи на процессы в вашей компании, либо такие процессы должны быть приведены к «общему знаменателю» (к соответствию контекста).
Взаимность. Нужно использовать правила во благо, так, чтобы выигрывали все стороны, а не только кто-то один. Попытка использовать бенчмаркинг в своих целях без оглядки на последствия для других игроков может нарушить хрупкий баланс.

Многие другие авторы во многом копируют принципы, обозначенные в теории TQM (тотальный или всеобщий контроль качества), а также в других теориях, описывающих управления качеством: Кайдзен, Lean (бережливое управление/производство), шесть сигм и т.п. То есть делают ставку на непрерывное совершенствование.

Виды бенчмаркинга

Во многих источниках бенчмаркинг классифицируется по разным признакам:

По направлению анализа (на что он направлен) – внутренний, конкурентный, отраслевой, общий или функциональный (когда исследуются или сравниваются конкретные функции или бизнес-процессы), бенчмаркинг производительности.
По объекту анализа (что сравнивается) – отдельный процесс, общая деятельность, компетенция или стратегия, продукт (продуктовый бенчмаркинг).
По масштабу исследования – локальный, региональный, национальный, глобальный.
По набору участвующих сторон – односторонний и совместный.

Наиболее интересны для бизнеса виды бенчмаркинга по направлению анализа. Например, отраслевое исследование предполагает оценку предприятий и конкурентов, работающих в одной отрасли, функциональный бенчмаркинг может подразумевать оценку похожих процессов и функций предприятий, не обязательно из одной ниши. И т.п.

Чем отличается внутренний бенчмаркинг от внешнего

При проведении внутреннего бенчмаркинга исследуются и сравниваются с эталонными значениями только внутренние процессы и KPI, например, между разными подразделениями или филиалами, службами и т.п.

Но такой тип оценки подходит далеко не всем предприятиям.

Самый эффективный подход, позволяющий достичь всех целей бенчмаркинга – изучение внешней среды, то есть конкурентный, общий, функциональный и отраслевой бенчмаркинг.

Как проводить бенчмаркинг в своих проектах

Условно процедуру исследования и сопоставительного анализа можно разделить на следующие этапы:

Постановка целей и задач для бенчмаркинга, определение объекта анализа (на что конкретно он будет направлен).
Планирование бенчмаркинга (составляется список конкурентов, детализируется область исследования, назначаются ответственные, выделяются бюджеты и т.п.).
Сбор информации для анализа (проводятся непосредственно внутренние и внешние исследования в полном соответствии со списком ранее определённых критериев и с перечнем конкурентов). Обратите внимание, данные могут собираться разными способами, в том числе за счёт готовых исследований или найма партнёров (для делегирования задачи поиска нужных данных).
Непосредственно исследование полученных данных. Сами данные при этом желательно привести к единому формату (стандарту), важно обеспечить их наглядность и читаемость.
Составляется итоговый сравнительный отчёт. Формат отчёта будет напрямую зависеть от набора исследуемых данных. Ранее мы рассказывали о разным методах и инструментах их визуализации.
На основе данных и отчёта принимаются определённые управляющие решения. Например, могут быть внедрены новые KPI, будет проведён полный реинжиниринг бизнес-процессов, изменена маркетинговая политика и т.п.
По итогам реализации управляющих решений проверяется конечный эффект. Проверка может быть реализована в виде специальной системы мониторинга, а может быть просто поставлена на контроль уполномоченным лицам.

Выводы и рекомендации

Бум во внедрении система бенчмаркинга случился в 1990-х и 2000-х годах. Но из-за сложностей внедрения и из-за отсутствующей внятной методологии теория особого распространения не получила. Тем более что многие важные показатели конкурентов просто так в открытом доступе не найти, а все попытки их узнать слишком сильно похожи на промышленный шпионаж. Естественно, добровольно ими делиться никто не хочет, ведь так можно получить риск утраты конкурентного преимущества.

В итоге и в крупных, и в малых проектах бенчмаркинг успешно заменен отдельными самостоятельными инструментами, такими как конкурентный анализ и система KPI.

Но это не значит, что само по себе сравнительное исследование бесполезно. Если у вас есть ресурсы и возможности для его проведения, то его стоит провести. Все преимущества от правильного результата мы описали выше.

Чтобы планы и стратегии реализовывались стабильно, нужна не только качественная методика управления и контроля, но и специальные инструменты. Мы рекомендуем онлайн-BPM-систему Projecto. С этим сервисом все дела и рабочие процессы можно будет мониторить в режиме нон-стоп.