Правила и польза эффективной организации совещания

Опубликовано

Если не уделить организации деловой встречи достаточно времени и внимания, то совещание превратится из полезного инструмента менеджмента в шумный и неорганизованный восточный базар.

На совещании решаются только рабочие вопросы. Организационные моменты учитываются заранее. Так встреча пройдет продуктивно.

Зачем нужны совещания

Час личного общения с сотрудниками часто заменяет дни и недели переписки с ними. 

Совещания помогают решать рабочие задачи и строить стратегию продвижения бизнеса с учетом мнения сотрудников. Им в будущем и придется выполнять принятые планы. 

Если использовать этот инструмент правильно, можно добиться не только повышения рабочих показателей, но и роста внутренней заинтересованности персонала в развитии компании.

Какими бывают совещания

Совещания отличаются по месту, способу проведения, количеству участников и другим характеристикам. Однако в целом их можно разделить на 2 вида: плановые и внеплановые.

В рамках плановых совещаний обсуждают текущие задачи. Проводятся такие встречи по заранее составленному графику. Они могут проходить каждый день в формате пятиминуток, раз в неделю или раз в месяц.

Внеплановые собрания проводятся оперативно для обсуждения или решения экстренных вопросов. Организация таких оперативных совещаний происходит без подготовки.

Какой формат встречи выбрать

Организации требуют не только совещания между директорами, но и с участием рядовых сотрудников. Выбор подходящего формата зависит от целей, которые преследует организатор.

Обсуждение

Как правило, в коллективном обсуждении участвуют только ответственные за конкретную задачу сотрудники. Часто дискуссия помогает прийти к оптимальному решению.

Доклад

Такой формат помогает быстро ввести сотрудников в курс дела. Доклады необходимы на старте проекта для обсуждения плана работ и на завершающем этапе, чтобы кратко подвести итоги. Докладчик должен разбираться в теме, чтобы ответить на дополнительные вопросы коллег.

Старайтесь излагать информацию кратко. Не лишней будет визуализация информации: презентация или таблицы.

Обмен мнениями

Этот формат используется, когда мнения относительно проекта или проблемы разделились. Участники совещания готовят аргументы в пользу своего варианта и отстаивают позицию перед коллегами. Это помогает рассмотреть ситуацию с разных сторон и принять объективное решение.

Brainstorm (мозговой штурм)

Суть мозгового штурма – в генерировании предложений или идей. Со стороны такой формат выглядит хаотичным, но часто он приводит к неожиданному результату. Важно создать комфортные условия, чтобы присутствующие не отвлекались, и фиксировать идеи письменно.

Планерка

Короткие регулярные совещания, которые помогают отслеживать процесс работы и решать возникающие в моменте трудности. Организатором такой встречи выступает руководитель проекта или директор компании. Важная составляющая организации рабочего совещания – распределение ролей.

Как подготовиться к совещанию

Организовывая совещания, лучше всего заранее подготовить их график. Так коллеги смогут подстроить под него свои личные и рабочие встречи.

Оповестите всех работников заранее, чтобы они успели подготовить отчеты, закрыть рабочие задачи и завершить срочные поручения.

Ответственный сотрудник, которого назначает руководитель или директор, заранее определяет для совещания:

  • Цель проведения;
  • Точные время и дату;
  • Список участников и докладчиков;
  • Формат встречи;
  • Временные рамки (или тайминг);
  • План и структуру.

Этот же сотрудник после окончания встречи подводит итоги и предоставляет руководителю предприятия подробный отчет.

4 шага к эффективному деловому совещанию

От того, насколько качественно пройдет подготовка, зависит итог встречи. Это касается организации проведения деловых, выездных, производственных и других типов совещаний.

Определите заранее не только повестку рабочего совещания, но и ряд других важных условий. Подготовку сильно упростит четкий регламент проведения встречи.

Организация конференций и совещаний состоит из 4 основных шагов.

1. Формирование повестки

Сформулируйте и запишите повестку, которую будут обсуждать участники оперативного совещания.

На совещании должны решаться только важные моменты. Все, что можно решить вне встречи, не должно отнимать время участников и руководителей проектов. Лучше вынести на обсуждение меньше вопросов, но подойти к ним осознаннее.

Согласно исследованиям, сотрудники наиболее внимательны и восприимчивы в первые минуты собрания. Поэтому самые важные вопросы необходимо решать в первой половине совещания.

Вторая часть должна быть более непосредственной. Ее стоит посвятить организационным моментам, обсуждению корпоративных новостей, локальных задач или мероприятий.

В некоторых компаниях регламент составления повестки для обсуждения прописан в отдельном документе. Но в маленьком коллективе можно обойтись без него.

2. Выбор участников совещания

Когда повестка встречи ясна, определите участников. В список должны войти сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам.

От числа причастных зависит продуктивность. Лучше проводить важные встречи группами по 5-10 человек. При таком количестве людей каждый может участвовать в дискуссии и высказывать мнение.

За несколько дней до мероприятия при организации крупных совещаний секретарь должен подготовить и разослать приглашения с деталями:

  • Повестка и темы обсуждения;
  • Дата, время и место встречи;
  • Просьба подтвердить участие.

Все необходимые для обсуждения и переговоров материалы секретарь отправляет отдельно.

3. Подготовка документов

От качества документации зависит эффективность встречи. 

  • Оформляйте документацию в одном стиле, выберите деловой шрифт – например, Times New Roman или Arial.
  • Рисунки, диаграммы и таблицы упрощают восприятие материала.
  • Разделите информацию в документе на абзацы, используйте заголовки.
  • Используйте инфостиль и не усложняйте подачу информации.
  • Выделите важную информацию курсивом или цветом, чтобы участники могли быстро сориентироваться в материале.

Презентация поможет иллюстрировать информацию. Ее стоит подготовить в едином стиле с документацией.

4. Выбор помещения

Помещение должно вместить в себя всех приглашенных участников. Проветрите его перед встречей. Если есть возможность, включите сплит-систему.

Заранее подготовьте рабочее пространство, места для сотрудников. Проверьте, хватает ли на всех стульев. У каждого слушателя должны быть ручки и листы бумаги, чтобы записывать важную информацию. В свободном доступе должна быть питьевая вода.

Если в кабинете есть маркерные доски, позаботьтесь о наличии маркеров нескольких цветов и ластика. Убедитесь, что все маркеры пишут.

Проверьте состояние необходимой техники. Для организации выездного совещания может понадобиться дополнительное оборудование.

Соблюдение этих правил при организации поможет создать комфортные условия для участников совещания или заседания, повысить их вовлеченность в процессе работы.

Еще несколько условий организации и ведения совещания

  1. Обычно совещание занимает 20-30% рабочего времени всех сотрудников. Продумайте не только структуру и план, но и обоснование встречи.
  2. На совещании обсуждается конкретная проблема. Не стоит тратить время на задачи, которые можно решить в отдельном порядке.
  3. Чем больше участников присутствует на совещании – тем ниже его эффективная деятельность.
  4. Каждый должен иметь возможность высказать свое мнение и предложить свое решение проблемы.
  5. У каждого проекта, который обсуждается на совещании, должен быть сотрудник, ответственный за его исполнение.
  6. Начинайте совещание с подведения итогов и проверки результатов прошлых встреч.

Как действовать в процессе совещания

Чтобы встреча дала нужный результат, нужно соблюдать несколько правил.

1. Каждая точка зрения должна учитываться.

Даже если совещание привело к жаркой дискуссии и спору, часто это приводит участников к правильному решению. Необходимо прислушаться к мнению каждого и объективно взвесить аргументы.

Руководитель подразделения или директор высказывается в конце: это поможет участникам выражать точку зрения открыто и без оглядки на мнение руководства. Не прерывайте участников дискуссии и не комментируйте их слова раньше времени вне зависимости от того, негативную или позитивную оценку вы собираетесь дать. 

Поддерживайте наличие своего мнения у сотрудников, даже если оно расходится с мнением коллег. Если разногласия между сотрудниками начинают влиять на атмосферу внутри коллектива или процесс работы, решите это отдельно.

2. Высказывания на встрече должны быть конкретными и аргументированными

Временные рамки рабочего совещания жестко ограничены, поэтому откажитесь патетики в пользу конкретных предложений. Придерживайтесь составленного заранее плана.

После решения одного вопроса сразу приступайте к следующему. Если не удается долго найти ответ – вернитесь к нему позже в отдельном разговоре с руководителями проектов.

3. Отвечайте на дополнительные вопросы

Если у сотрудников появляются дополнительные вопросы о планах компании, проектах или задачах, руководитель должен ответить на каждый из них.

Из-за нехватки времени на совещании может быть сложно дать ответ сразу. Записывайте, чтобы обсудить проблемы после встречи.

4. Ведите протокол совещания

Секретарь должен подробно записывать идеи и аргументы, которые высказывают участники совещания. Кроме того, нужно зафиксировать итоги собрания, назначить сроки выполнения задач и ответственных сотрудников.

Форму протокола выбирают заранее.

  • Полный протокол нужен, чтобы детально записывать все выступления и фиксировать ход мероприятия.
  • Краткую форму выбирают, когда важные моменты можно отметить тезисно.

Протокол нужен, чтобы пропустившие собрание сотрудники могли узнать о его результатах. Кроме того, он помогает проанализировать совещание и учесть ошибки на будущее.

Отдельно зафиксируйте договоренности, к которым пришли участники совещания. Если этого не сделать, время будет потрачено напрасно.

5. Используйте CRM-системы и сервисы для планирования

Projecto – как раз такой сервис. Здесь можно настроить гибкую систему напоминаний, делегировать и распределять задачи, работать с документами для организации и планирования совещаний.

Попробуйте бесплатную демо-версию в течение 1 месяца, чтобы оценить удобство сервиса. Выберите один из двух вариантов: общую или корпоративную (доступна по заявке).

Общая демо-версия дает неограниченные права, однако не подходит для хранения личных данных или рабочей информации. Корпоративная версия — это более персонализированный формат, где можно даже выбрать домен третьего уровня.

Если вы готовитесь к рабочему совещанию, зарегистрируйтесь в Projecto!