Отказ в отпуске: этика и компенсация по трудовому кодексу

Умение говорить «нет» – это очень важный навык, особенно для руководителей проектов. Ситуаций, в которых такой навык будет полезен, множество. К примеру, случай с отпусками. Сотрудники могут запрашивать отпуск по разным причинам и чаще всего в ущерб ранее распланированному графику. Но порой и плановый отпуск требуется перенести по объективным причинам. Ниже разберёмся в этической и юридической стороне вопроса и научимся отказывать правильно.

Что говорит законодательство об отпусках

Основная часть норм, касающихся отпусков, изложена в Трудовом кодексе РФ, в 19 главе. Если коротко, то право на ежегодный оплачиваемый отпуск у сотрудников возникает только после непрерывной работы в течение 6 месяцев. Можно и раньше, но только по согласованию с работодателем.

Оплачиваемый отпуск предоставляется обязательно и составляет не менее 28 календарных дней в год. Для отдельных категорий работников этот срок может быть увеличен, например, в случае вредных или опасных условий труда, ветеранам боевых действий, донорам, работникам Крайнего Севера и прочим. При этом хотя бы одна непрерывная часть отпуска должна составлять 14 дней, оставшийся период можно использовать даже по одному дню.

В норме уход в отпуск возможен только в соответствии с утверждённым графиком, который составляется за 2 недели до начала нового календарного года. Но существуют особые категории сотрудников, которые могут пойти в отпуск в любой момент: многодетные родители, а также родители или опекуны ребёнка-инвалида, мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам, беременные женщины, работники, не достигшим 18 лет, жёны военнослужащих (так, чтобы их отпуск совпал с отпуском мужа), обладатели высших наград, ветераны, почётные доноры крови, работающие по совместительству и студенты высших и среднетехнических учебных заведениях (только при наличии справки-вызова). Кроме того, по требованию одного из родителей или опекунов, работающих в районах Крайнего Севера, может быть предоставлен специальный оплачиваемый отпуск (или часть от общего, не менее 14 дней) для сопровождения ребёнка при поступлении в учебное заведение среднего или высшего образования в другом регионе.

Список впечатляет, но маловероятно, что обозначенные категории работников встречаются в вашей команде в большом количестве.

В исключительных случаях оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год. Правда, делается это только по согласованию с работником. Воспользоваться таким правом работодатель может не чаще чем раз в 2 года (два года подряд отказывать в отпуске нельзя). Если сотруднику ещё не исполнилось 18 лет или он задействован на опасном или вредном производстве, то перенос невозможен.

Если сотрудник уже ушёл в отпуск, но в компании сложилась тяжёлая ситуация, закон допускает вызов из отпуска, что возможно опять-таки только по согласованию с работником. Нельзя вызывать беременных, лиц младше 18 лет и тех, кто работает в опасных или вредных условиях. Без согласия работника его можно вызвать только в случае, если компания или подрядчик не успевает выполнить госконтракт. По сути, это условие относится только к тем, кто трудится на предприятиях оборонно-промышленного комплекса.

***

Уф, кажется, всё самое важное рассказали.

Вышеперечисленное относится к обязательным оплачиваемым отпускам. Но есть ещё неоплачиваемые: по семейным обстоятельствам или другим причинам.

Неоплачиваемые отпуска предоставляются только по усмотрению работодателя. Исключение составляют определённые жизненные ситуации и специальные категории сотрудников:

Работающие инвалиды – совокупно до 60 дней в год.
Работающие пенсионеры (только по возрасту) – до 14 дней в год.
Родители и супруги военнослужащих, сотрудников МВД и других силовых ведомств, погибших при исполнении обязанностей (либо умерших из-за заболевания, связанного со службой) – до 14 дней в год.
Супруги военнослужащих – на период отпуска супруга.
Участники боевых действий (в том числе ветераны ВОВ) – до 35 дней в год.
Родители при рождении ребёнка – до 5 дней (на событие).
Близкие в случае смерти родственника (близкое родство здесь определяется по Семейному кодексу) – до 5 дней (на событие).
Молодожёны при регистрации брака – до 5 дней (на событие).
Сотрудники, которые работают у вас по совместительству – на время отпуска по основному месту работы (если отпуск на основной работе длится дольше).
Абитуриенты или студенты – на период экзаменов (требуется справка-вызов).
Народные дружинники и внештатные сотрудники полиции – до 10 дней в год.

Про этику отказа в отпуске

Можно сказать, что руководитель (или работодатель, если речь идёт о компании в целом) имеет полное право отказать в отпуске, если причина в заявлении не совпадает с одной из тех, что мы перечислили выше — то есть работник не относится ни к одной из обозначенных льготных категорий и у него не произошло ни одного важного события, обязывающего вас пойти на уступки (смерть близких, рождение детей, вступление в брак).

Но это лишь сухая теория. А практика такова, что вам с этими людьми ещё предстоит работать. И если не пойти навстречу, есть вероятность, что сотрудник, который сегодня просит вас отпустить его в срочный неоплачиваемый отпуск, завтра вдруг внезапно окажется «заболевшим» или просто не выйдет на работу и отключит телефон.

Знакомо? Если нет, то всё ещё впереди.

И как только наступит такой момент, вы вдруг осознаете, что стоило поговорить по-человечески и прийти к выгодному обеим сторонам компромиссу. Уволить сотрудника, особенно сгоряча, несложно. Сложно найти тех, кто будет работать вместо него.

Как правильно отказывать в отпуске без потери лояльности сотрудников

Если кратко, необходимо уметь разговаривать, учиться выяснять истинные причины (корень проблем сотрудника) и умело подводить собеседника к правильным выводам. А теперь по полочкам.

Выясните причину – почему отпуск нужен прямо сейчас

Обычно происходит так: «Срочно, спасайте, мне надо! Всё, я побежал». Но спешка не на вашей стороне. Опытному руководителю достаточно одного взгляда, чтобы понять, что у сотрудника действительно случилось что-то важное и на работе ему присутствовать никак нельзя.

Менее опытным руководителям мы рекомендуем аккуратно поговорить с подчинённым и выяснить, что его беспокоит. Возможно, вам самому придётся порекомендовать ему взять отпуск (если причина действительно серьёзная). Ведь если сотрудник не может сконцентрироваться на работе, это только навредит рабочему процессу и всему коллективу.

Некоторые проблемы можно решить и без отпуска. Просто сотрудник ввиду своего возраста или взглядов буквально не видит другого выхода. Одна голова хорошо, а две (если вторая принадлежит начальнику) – лучше.

В некоторых случаях отказ в отпуске, наоборот, поможет правильно решить жизненную ситуацию – погружение в работу позволяет выбросить всё лишнее из головы и не наделать глупостей. Игнорирование некоторых личных проблем может быть рабочим решением.

Проявите сочувствие и понимание

Даже если в конечном итоге вы откажете сотруднику в отпуске (или во внеплановом отгуле), ему будет уже не так обидно. Прямая конфронтация всегда обходится дороже – как в поговорке: «Плохой мир лучше доброй ссоры».

Важно показать сотруднику, что вы понимаете его потребности и уважаете их. Эмпатия поможет сгладить большинство негативных эмоций.

Пример: «Я прекрасно понимаю, как вам необходим отдых после стольких месяцев напряженной работы. Давайте вместе подумаем, как лучше организовать ваше время отдыха. Возможно, мы сможем снизить нагрузку или пересмотреть список рабочих задач».

Доступно объясните причину отказа

Сухое «нет» – это прямой путь к конфронтации. Впрочем, «нет» можно и не произносить. Сотрудник сам догадается, что пока уйти в отпуск не получится. Поэтому аргументируйте свой отказ максимально подробно.

Сотрудники ценят честность и прозрачность. Например, можно сослаться на высокую загрузку отдела, срочные проекты и задачи, на нехватку ресурсов для замены работника в период его отсутствия и прочее.

Пример: «К сожалению, сейчас у нас важный проект в работе, который требует участия всех членов команды. Я понимаю, насколько для вас важен отдых, но прошу перенести отпуск на другой срок».

Заметьте, прямое «нет» в предложенном варианте отсутствует.

Предложите альтернативу

Отпуск – это в первую очередь возможность отдохнуть, отвлечься, сменить обстановку. Предложение альтернативных вариантов отдыха может смягчить ситуацию. Заменой отпуска «здесь и сейчас» могут стать: гибкий график работы, дополнительные выходные дни (через неделю-две, когда снизится нагрузка) или перенос отпуска на другое удобное время.

Пример: «В данный момент я не могу одобрить ваш запрос на отпуск, но предлагаю взять несколько дней отгула позже, когда нагрузка снизится».

Подробнее о равновесии между работой и личной жизнью.

Надавите на важность вклада сотрудника

Это один из самых эффективных приёмов. Если человек действительно переживает за своё дело, за вверенную ему зону ответственности и задачи, он не оставит всё на произвол судьбы.

Остаётся только напомнить ему об этом. Отметьте вклад подчиненного в работу компании, подчеркните, что именно его присутствие сейчас крайне необходимо. Такой подход поможет сотруднику почувствовать себя значимым членом коллектива и, возможно, самому отказаться от отпуска или отгула.

Обрисуйте долгосрочную перспективу

Если рабочая ситуация (текущая обстановка) требует длительного отказа от отпуска, постарайтесь обсудить планы. Точнее даже не обсудить, а синхронизировать их, поскольку личные и рабочие планы всегда тесно связаны между собой. Желание уйти в отпуск могло возникнуть из-за того, что сотрудник неверно оценил ситуацию. Возможно, стоит обдуманно перенести отпуск и пересмотреть какие-то планы, чтобы избежать накладок и проблем в рабочих задачах.

Пример: «Давайте составим/скорректируем план отпусков на следующий год, чтобы учесть все ваши пожелания относительно времени отдыха. Так мы сможем избежать негативных ситуаций и накладок в будущем».

Проанализируйте политику отпусков

Иногда проблема кроется в самой системе предоставления отпусков. Проверьте, насколько она справедлива и удобна для сотрудников. Возможно, что стоит пересмотреть правила и сделать их более гибкими и прозрачными.

Например, процесс создания графика отпусков можно превратить в корпоративный ритуал: за месяц до нового года собирать пожелания, за три недели устраивать общие встречи для обсуждения накладок (кто и кому может уступить, чья мотиваций уйти в отпуск в тот или иной период сильнее). И уже за две недели до начала года отдавать итоговый график на подпись и ознакомление.

Никогда не говорите «никогда»

Отказать сотруднику всегда проще, чем пойти ему навстречу. Но попробуйте преодолеть это мимолетное желание и встать на сторону подчинённого. Детально разберитесь в причинах и мотивации, обсудите альтернативы, и, если ничего не помогает, дайте ему то, что он от вас ждёт.

С большой вероятностью его вера в вас как в руководителя и лидера усилится. В ответ он станет более лояльным и благодарным (а часто – ещё и более продуктивным).

Но здесь важен баланс. Ведь если сотрудники поймут, что вами можно манипулировать, то к вам выстроится целая очередь жаждущих отдыха подчиненных.

Выводы и рекомендации

Не торопитесь сразу отказывать в предоставлении внеочередных отпусков. Учтите, что с одной стороны есть план и графики, а с другой – человеческие отношения. И если вы всё-таки решили сказать «нет», делайте это как можно мягче и с обоснованием причин. Всегда оставайтесь человеком и настоящим лидером. Ваши решения должны быть справедливыми и прозрачными.А чтобы избежать накладок и не дать задачам ушедшего в отпуск сотрудника внезапно свалиться на плечи его коллег, используйте профильный софт для управления проектами, такой как Projecto.