Тайм-трекеры: законность и их влияние на эффективность труда

Многие работодатели считают, что контроль за работой сотрудников необходим — он повышает производительность труда, его эффективность, а также снижает риски срыва сроков, особенно если речь идет о фрилансерах и удалённых сотрудниках.

Но на самом ли деле тайм-трекинг способен решить все обозначенные проблемы? Законен ли он? Как к нему относятся сами «удалёнщики» и сотрудники офисов? Не сбегут ли они, если внедрить систему мониторинга? Развенчиваем популярные стереотипы и мифы.

Миф 1. Работодатель не может использовать тайм-трекеры, это незаконно

На самом деле: может, если делает это законным способом.

Отношения между работником и работодателем регулирует Трудовой кодекс РФ. Права и обязанности работодателя закреплены в статье 22. В частности, он имеет право «требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей», что может подразумевать и внедрение систем мониторинга как одного из инструментов контроля.

В статье 21 ТК РФ перечислены обязанности работника:

добросовестно исполнять трудовые обязанности, закрепленные в трудовом договоре;
выполнять установленные нормы труда;
соблюдать трудовую дисциплину.

О тайм-трекерах здесь, естественно, ничего не сказано, но нет и прямого запрета на использование инструментов для контроля трудовой деятельности, в том числе — для учёта рабочего времени сотрудников.

Единственное, что требуется от работодателя — соблюсти юридические аспекты. Уведомить сотрудника о том, что на его компьютере стоит специализированная программа (желательно сделать это в письменном виде под роспись) и закрепить использование тайм-трекеров в локальных нормативных актах. Известить персонал о введении программ учёта рабочего времени можно с помощью внутреннего приказа или рассылки уведомлений по электронной почте.

Также никто не запрещает внести соответствующий пункт в трудовой договор (или в дополнительное соглашение к договору). Сотрудник поставил свою подпись? Значит, он осведомлен и возражений не имеет.

Миф 2. Тайм-трекеры следят за сотрудниками и передают конфиденциальную информацию третьим лицам

На самом деле: слежка и получение персональных данных не входит в задачи тайм-трекеров.

Учет рабочего времени и времени, потраченного на выполнение конкретного проекта – вот изначальная задача подобных программ. Это уже значительно позднее (а первые тайм-трекеры появились почти полвека назад) функционал ПО для мониторинга работы сотрудников был расширен и сегодня может включать передачу данных о том, что именно работник делает в сети, какие сайты посещает и какую информацию передаёт, какие сообщения пишет в рабочее время и т.п. Кто-то даже идёт дальше и организует видеоконтроль рабочих мест.

Но в большинстве систем управления проектами, в том числе в Projecto, используется простейший учёт времени, по аналогии с pomodoro-таймером (или обычным секундомером). Внести данные о затраченных часах/минутах на исполнение задачи можно вручную – без всякой слежки и мониторинга. Это не столько элемент контроля, сколько элемент статистики (для последующего сравнения план/факт).

Что касается слежки за сотрудниками, то логично выделить два момента.

Во-первых, закон о персональных данных – на стороне работников. Работодатель должен обеспечить сохранность всей полученной с помощью тайм-трекера информации и предотвратить передачу её в третьи руки, как и использование в целях, не имеющих отношения к обеспечению рабочего процесса.

Во-вторых, работник должен быть уведомлён о том, что все его действия на компьютере отслеживаются. Поставив роспись под таким уведомлением, он принимает правила игры и далее уже может самостоятельно решать, стоит ли ему посещать сторонние площадки и вести личную переписку, когда работает программа мониторинга.

Всегда можно прийти к компромиссу, например, разрешив любую внерабочую активность на компьютере в течение обеденного перерыва.

Миф 3. Тайм-трекеры нужны только работодателю, а работникам они только вредят

На самом деле: пользу от подобных программ могут извлечь обе стороны.

В сети можно встретить информацию о том, что сотрудники, чьи рабочие показатели отслеживаются, работают на 30% эффективнее. Это как начальник, который стоит у вас за спиной и не даёт расслабиться (прокрастинировать). Кроме того, работодатель может оценить, насколько быстро и качественно сотрудник справляется с поставленной задачей, чтобы вовремя помочь и прислать подмогу в виде наставника/непосредственного руководителя. Это определённо выступает для работника положительной мотивацией.

Конечно, все люди разные, и описанное правило работает не всегда и не везде. Иногда имеет смысл использовать вместо тайм-трекеров профильный софт (лучшие программы для управления временем). С его помощью ставить задачи и контролировать их выполнение можно не менее эффективно, но менее навязчиво – без эффекта отторжения.

Чтобы повысить лояльность сотрудников к тайм-трекерам, можно ввести программу бонусов и поощрений, завязанную на сроки и качество выполнения проектов. Учитывать переработки и платить за них больше. Продвигать по службе и премировать тех, кто работает больше и эффективнее. Вычленять часы пиковой активности сотрудника и выдавать самые значимые задачи именно в это время. И т.п. Словом, действовать не только в своих интересах, но и в интересах работников. Про построение сильной корпоративной культуры.

При разумном подходе, плюсы могут получать обе стороны.

Миф 4. Работодателю нужно контролировать только подозрительных сотрудников

На самом деле: если устанавливать тайм-трекеры на рабочих местах, то сразу для всех.

Половинчатое решение (полумеры) вызовет ещё больше вопросов сотрудников и помешает оценить эффективность бизнес-процессов в целом. Здесь важно донести до сотрудников, что тайм-трекеры вводятся не в качестве элемента системы наказания, а для оптимизации рабочих процессов.

Исключением могут быть удалёнщики, если в договоре с ними прописана возможность установки программ контроля за рабочим временем. Тогда все офисные сотрудники могут работать как обычно, а все удалённые – по тайм-трекерам. Но и в этом случае теряется возможность видеть полную картину того, как работает ваша организация. Да и офисные сотрудники, за которыми нет контроля, работают не более эффективно, чем удалённые. Так что возвращаемся к тому, с чего начали – если контролировать, то всех.

Миф 5. Системы тайм-трекинга подорвут лояльность сотрудников

На самом деле: действительно, внедрение таких программы может вызвать протест. Но всегда можно попытаться прийти к компромиссу. Да и большинству будет всё равно.

Если система внедряется прозрачным образом, и сотрудникам понятно, что это, как работает и для чего, а также какие бонусы лично они от неё и кто получит (не забываем про желательность одновременного внедрения системы поощрений), то за их лояльность можно не переживать.

Получение автоматических отчётов позволяет устранить узкие места в рабочих процессах и сделать работу более продуктивной, результативной. Бонусом, к примеру, может выступать освобождение пары рабочих часов вечером в пятницу, если всю неделю сотрудник перевыполнял норму и не «косячил». Многие критики (противники нововведений) быстро откажутся от своих претензий и пойдут подписывать официальное допсоглашение на мониторинг.

Тайм-трекеры позволяют более равномерно распределять нагрузку среди сотрудников, справедливо вознаграждать их. Такая постановка вопроса снимает вопрос о лояльности – каждый хочет, чтобы его труд был замечен и по достоинству вознагражден.

Сюда же можно вынести миф «Если мы внедрим тайм-трекеры, все сотрудники уволятся». Всё зависит от мотивации и от постановки вопроса. Если сотрудники получат не только неудобство, связанное с контролем, но и полезные «плюшки» в противовес, то увольняться не будет смысла. Жирным плюсом для работодателя станет понимание того, что теперь он сможет видеть объективную картину того, кто как работает, и оценить вклад конкретного сотрудника по достоинству. На основе этого можно выстроить действительно эффективную и прозрачную систему поощрений.

Миф 6. Тайм-трекеры приносят мало пользы

На самом деле: все зависит от того, как использовать инструмент. Микроскопом можно и гвозди забивать, но его лучше использовать по назначению.

Тайм-трекеры, помимо всего того, что было описано выше (оптимизация бизнес-процессов компании, определение эффективности труда каждого работника и т.п.), позволяют:

Автоматически рассчитывать заработную плату и премии. Очень актуально для тех сотрудников, у которых почасовая оплата труда.
Оценивать затраты времени и денег на проект. Подсчитав, сколько часов потребовалось на решение определенной задачи, можно оценить себестоимость проекта (про методы оценки задач).
Организовывать личный тайм-менеджмент. Самому сотруднику будет полезно оценить свою реальную продуктивность, отследить, сколько времени уходит на решение задачи, а сколько тратится на всё остальное.
Оценивать загрузку конкретных сотрудников. Если кто-то из работников регулярно не укладывается в сроки, программа поможет понять в чём причина – в том, что он постоянно отвлекается, или в том, что он просто работает в таком темпе. Если руководителя устраивает всё, кроме времени выполнения зачади, возможно, стоит давать такому сотруднику задания, которые не требуют спешки.

Фрилансерам тайм-трекер позволяет рассчитать свои затраты на проект и назвать заказчику адекватную цену.

Миф 7. Внедрять тайм-трекеры можно всем и всегда

На самом деле: это уже перегиб в другую сторону. Не всем командам нужны системы мониторинга.

Если речь идёт о малом бизнесе, ресурсы которого ограничены, а каждый сотрудник лично замотивирован на результат, то стоит оценить, реально ли вам нужны тайм-трекеры.

Также отказаться от подобных программ стоит, если задачи сотрудника сводятся не только к сидению за компьютером, или результат его работы может вообще не зависеть от затраченного времени. Взять, к примеру, работников творческих профессий. Если их торопить, можно получить совсем не тот результат, на который рассчитываешь. Да и сами они такой контроль обычно не приемлют.

Руководители могут использовать тайм-трекеры для самоконтроля, но как инструмент внешнего контроля их применять не стоит.

Выводы

Главный миф о тайм-трекерах, заключается в том, что эти программы, якобы, нужно только для того, чтобы осуществлять надзор и внедрять систему наказаний. На самом деле, полученные данные можно использовать для анализа бизнес-процессов, справедливого распределения задач, пересмотра нагрузки, внедрения системы поощрения и мотивации, и т.п. Если донести это до сотрудников, то система мониторинга не будет вызывать отторжения.

Программы учёта рабочего времени не противоречат ТК РФ. Но важно не забыть уведомить сотрудника о наличии тайм-трекеров в письменном виде (под роспись), а также позаботиться о системе хранения и защиты персональных данных, чтобы конфиденциальные сведения не были случайно получены третьими лицами по результатам работы программ тайм-трекеров.