Как составить идеальный план проекта

Один мудрый бизнес-коуч сказал, что между планом и идеей большая разница. Если идея существует только у вас в голове и может не реализоваться никогда, то план – это то, что при должных усилиях и правильной детализации легко воплощается в жизнь.

Идеальный план – это такой план, который позволяет реализовывать задачи максимально близко к задуманному (записанному на бумаге или озвученному).

Сейчас подробно расскажем о том, как идеально спланировать свой проект.

Используйте фреймворки

Здесь возникает логичный вопрос: «А что, так можно было?». Да, представьте себе, есть максимально подробные руководства, где всё уже разложено по полочкам. Тут можно написать простыню доводов, почему это круто и классно, но для малых и средних команд всё это сведётся к описанию «что-то по-научному».

В реальности фреймворки для управления проектами, такие как PMBoK, PRINCE2 или стандарт ISO 21500:20112, подойдут только для очень крупных и ответственных проектов. Одна только их доработка под себя займёт уйму времени. К тому же все они «безыдейные», то есть никакого важного или ключевого замысла в них нет, это скорее свод правил, которые нужно учесть при планировании, чтобы что-то не упустить.

Следуйте плану

Как бы это странно ни звучало, но для качественного планирования нужно следовать плану… основных действий проектного планирования. А точнее, соблюдать этапы (или шаги, кому как удобнее).

Их не так уж и много:

Поставьте основные и вспомогательные (дополнительные) цели.
Сформируйте список задач, необходимых для реализации целей.
Выявите, какие ресурсы (включая человеческие) вам понадобятся для выполнения задач.
Привяжите работы и ресурсы ко временной шкале, чтобы наглядно отобразить, кто и в какой момент свободен, это минимизирует накладки. К тому же станет понятна взаимосвязь задач, а точнее — их влияние друг на друга.
Выдайте задачи участникам проекта, поясните каждому его обязанности и роли, обозначьте ответственность и важность соблюдения сроков, обеспечьте исполнителей ресурсами.
Расставьте контрольные точки и обязательно проверьте в них результат работы.
Если есть отклонения, скорректируйте курс и другие задачи/работы.
И так до момента завершения проекта или до выхода его на цикличную фазу поддержки/развития.

Вроде просто, но любителям всего идеального могут не понравиться фразы «контроль» и «корректировка». Да, к сожалению, в реальности ничего идеального не бывает.

Предусмотрите риски

Во-первых, если идея в основе проекта нова и не обкатана, то есть является всего лишь гипотезой, её обязательно нужно просчитать и обосновать рентабельность.

Во-вторых, никто не может гарантировать, что внешняя среда проекта будет стабильна. Может произойти всё что угодно: возникнут юридические сложности, поставщики не отгрузят ресурсы, произойдут изменения в глобальной политике, начнется война, эпидемия, снежный буран…

Именно поэтому нужно принять превентивные меры, то есть составить список всех потенциальных и не очень угроз и рассмотреть вероятность их возникновения. Помимо этого, по каждой проблеме нужно обозначить её критичность — степень влияния на ваш проект. Чем критичнее проблема, тем выше она должна быть в списке на составление мер противодействия.

Иными словами, вы должны хотя бы теоретически проработать отходные или обходные пути. Например, диверсифицировать средства на расчётных счетах на случай блокировки банка, проработать альтернативные пути поставок на случай ухудшения отношений с главным поставщиком и прочее.

А чтобы вы понимали, из-за каких проблем чаще всего проваливаются проекты и стартапы, мы сделали отдельный материал – здесь.

Используйте профильный софт для планирования и ведения проектов

Так проще, удобнее и, конечно, надёжнее. Вы сможете «документировать» все свои наброски, идеи, чек-листы, доступные человеческие ресурсы, задачи, документы и другие сущности в одном месте, где всё будет под рукой.

Лучший российский сервис для таких задач – Projecto.

Полностью соответствует требованиям законодательства, оплата в рублях без скачков курсов, предоставляются все необходимые закрывающие документы для бухгалтерии. Чем больше учётных записей, тем выгоднее подписка.

Но это только юридическая и финансовая сторона вопроса. А ведь Projecto еще и очень удобен:

Есть готовые мобильные приложения, которые обеспечивают работу на ходу, оперативные push-уведомления и другие функции.
Есть всё для планирования проектов и задач.
Внутри проектов можно назначать членов команды и участников проектного комитета, которые будут вместе принимать результаты.
Задачи легко делить на подзадачи и перепоручать.
Система обеспечивает удобное отслеживание статусов и разные варианты отображения (диаграмма Ганта, Канбан, календарные графики).
Для каждой сущности внутри сервиса есть чат для обсуждения деталей, обмена мнениями, документами и разными файлами.
Доступен специальный конструктор оргструктуры и конструктор шаблонов документов.
Сквозная система поиска, экспорт и т.д.

Все эти и многие другие функции Projecto реально облегчают процедуры планирования и контроля, отлично визуализируют задачи и загрузку команды.

Вот демонстрационная версия системы, которая подтверждает всё, о чем мы сказали выше.

(ДЕМО)

Вместо выводов

Как бы вы ни старались, создать на 100% идеальный план невозможно, до какой бы степени детализации вы не дошли. С этим нужно смириться и сделать так, чтобы ваш план был жизнеспособным и достаточным. То есть разработать его в балансе между тем, чего бы вам хотелось добиться, и тем, что вы в реальности сможете сделать.

А ещё лучше — спланируйте сначала не весь проект, а MVP-модель (минимальный жизнеспособный продукт), чтобы оптимизировать бюджет и не остаться у разбитого корыта из-за неоправданных ожиданий.