Управление человеческими ресурсами: анализ рабочих мест и структура

Несмотря на повсеместную автоматизацию и уменьшение ручного труда, современный бизнес не может полностью отказаться от сотрудников. По крайней мере, необходимо, чтобы люди обеспечивали обслуживание оборудования и информационных систем, а клиенты должны иметь возможность получать четкие человеческие ответы и консультации по спорным вопросам.

А так как люди остаются движущей силой любой компании, ими можно и нужно управлять, как и любыми другими ресурсами предприятия. Как раз о процессе управления и поговорим в этой статье.

Немного вводной информации по теме

Человеческие ресурсы в теории менеджмента – это совокупность потенциала и характеристик сотрудников предприятия, их компетенции, навыки, опыт, способность выполнять определённые операции, а также способность к развитию этих навыков и компетенций.

Чем больше людей у вас в распоряжении и чем шире их компетенции, тем больше задач вы можете закрыть и тем больше будет объём производимых работ. Вместе с тем некоторые компетенции не могут быть использованы без соответствующего материального обеспечения (необходимое оборудование, ресурсы и материалы).

Кадры, правильно расставленные в соответствии со своими должностными обязанностями и компетенциями, повышают эффективность труда.

Как раз процесс соотнесения конкретных специалистов с их должностными обязанностями и функциями называется процессом управления человеческими ресурсами.

Что конкретно может входить в мероприятия по управлению людьми (человеческими ресурсами)?

Анализ рабочих мест и проектирование организационной структуры – организационное планирование (кстати, в Projecto есть встроенный онлайн-конструктор оргструктуры).
Расстановка персонала по рабочим местам с предварительной оценкой навыков и отбором кандидатов (материал по теме – «Как правильно подбирать персонал»).
Формирование лучших условий труда — оптимизация.
Управление конфликтами — своевременное разрешение трудовых и межличностных споров внутри предприятия (материал на эту тему «Почему конфликтуют сотрудники, 9 популярных причин»).
Формирование сплочённых команд, что способствует снижению уровня контроля при растущем качестве труда (подробнее о задачах руководителя команды).
Обучение персонала — корпоративные тренинги, повышение квалификации, подготовка новой смены кадров на случай повышения текущих руководителей и прочее.
Правильная оценка успешности (простой пример — оценка по матрице 9-boxes).
Компенсация за выполнение обязанностей сверх тех, что прописаны в должностной инструкции.

Что представляет собой трудовой потенциал работника/сотрудника

Это совокупность большого количества сложных характеристик и факторов, которые нужно учитывать для работы на конкретной должности. Сюда могут входить:

Психофизиологические качества — выносливость, здоровье сотрудника, его психологическое состояние, стрессоустойчивость, производительность, которую можно выразить в объёме продукции или в количестве производимых операций, могут быть и более сложные оценки.
Социально-демографические факторы — возраст, пол, происхождение, территория проживания, наличие семьи, детей и т.п.
Культурный фон и профильные знания — наличие высшего образования по профилю, общий уровень развития и кругозор, вероисповедание, если применимо, наличие подтверждённой квалификации и прочее
Общие когнитивные факторы — способность к обучению, уровень интеллекта и скорость принятия решений, уровень IQ, креативность и не только.
Социальные факторы — умение работать в команде, коммуникативные навыки, чувство такта, авторитет среди сотрудников, способность подчиняться решениям руководителя, уровень конфликтности и др.
Ценностные вводные — жизненные приоритеты и установки, собственные цели и амбиции.

Как можно заметить, у персонала может быть много характеристик, и все они должны учитываться при управлении человеческими ресурсами.

Если каждое из свойств разбирать детально и уделять ему максимум внимания, то никаких управленческих ресурсов не хватит. Поэтому при планировании штатного расписания, при распределении должностей и обязанностей управленцам гораздо проще придерживаться ряда основополагающих принципов. О них и расскажем ниже.

Основные принципы управления человеческими ресурсами

Во многих источниках речь идёт о принципах целенаправленности, разделения, иерархичности, компетентности, ответственности… Но в реальности принципы управления персоналом будут зависеть от концепции управления, выбранной в качестве основополагающей на предприятии.

Концепции административного управления персоналом

Бюрократический метод подходит для крупных организаций и госучреждений. Его основные особенности:

чёткое разделение и фиксацию на бумаге должностных обязанностей;
иерархичность, которая обеспечивает разделение полномочий по вертикали;
формальную обезличенность (главное – не то, какой ты человек, а какую должность ты занимаешь).
приказы и другие распоряжения тоже фиксируются на бумаге, что позволяет снижать общий уровень ошибок в управлении и простоту доведения до заинтересованных лиц;
найм на конкретные штатные позиции осуществляется в соответствии с требованиями к квалификации и стажу. Наличие опыта и профильных знаний – это своего рода гарантия минимизации проблем и ошибок.

Поведенческий подход (бихевиоризм) и управление на основе человеческих отношений. Ряд экспериментов в США показал значительный рост показателей труда без каких-либо дополнительных затрат. Единственным вводным условием было внимание и заинтересованность управленца в работнике (это так называемые Хоторнские эксперименты). Как итог, в дополнение к надёжному бюрократическому методу добавился постулат, что для повышения результативности труда и мотивации очень важны неформальные отношения между руководством и подчинёнными. Поэтому функции руководителя стали включать в себя не только экономическую составляющую (действия, направленные на максимизацию прибыли), но и социальную (действия, направленные на повышение эффективности рабочих коллективов).

Концепция управления на основе человеческих отношений придерживается следующих принципов:

Работа так же естественна и необходима человеку, как и процесс игры.
Угроза наказания и постоянный контроль – это не единственные методы воздействия на персонал.
Следование целям организации тесно связано с удовлетворением высших потребностей человека (см. пирамиду Маслоу).
При следовании личным целям человек способен самодисциплинироваться, соответственно, нужно стремиться к тому, чтобы цели компании стали личными целями сотрудников.

Административный подход. Одна из самых старых и проверенных теорий управления персоналом. Тут максимально простые и понятные постулаты:

Разделение труда и иерархическая структура обязательны.
Власть – это ответственность, но она должна быть справедливой.
Дисциплина – это полное повиновение. Она должна стать манерой поведения внутри организации.
Вознаграждение – оплата труда. Оплата должна устраивать обе стороны: как руководство, так и работника.
Единство руководства и распорядительства.
Руководитель должен хорошо знать свой персонал, свои обязанности и обязанности подчинённых (вплоть до положений, прописанных в трудовом договоре), должен подавать положительный пример, следить за качеством труда и увольнять недееспособных сотрудников, согласовывать действия внутри коллектива, поощрять лучших.

Комплексная кадровая политика

Это наиболее современный и адаптивный подход к управлению человеческими ресурсами на предприятии.

Он предполагает создание отдельного органа внутри предприятия — кадровой службы, которая будет заниматься разработкой и непрерывной адаптацией кадровой политики.
Кадровая служба может накапливать опыт для разработки наиболее оптимальных решений по кадрам.
Централизованный кадровый орган выступает в роли координирующего центра.
Специалисты HR могут взять на себя множество рутинных процессов по отбору и анкетированию кандидатов, их первичному собеседованию, обучению и переквалификации, планированию кадровых расписаний, аттестации, проектированию карьерного роста, адаптации и не только.

Именно комплексная кадровая политика позволяет компании оперативно адаптироваться к меняющимся условиям внешних и внутренних воздействий, согласовывать действия с высшим руководством, а также обеспечивать высокое качество всех рабочих процессов благодаря узкой специализации (в кадровой службе должны работать опытные и квалифицированные специалисты).

Но самое интересное: у комплексной кадровой политики нет постоянных принципов работы, они могут периодически меняться и пересматриваться, если того требуют обстоятельства.

Что может помочь в планировании кадровой политики

Работа кадровой службы связана с высоким уровнем бюрократизации: разработка шаблонов документов, агрегация и хранение данных о сотрудниках, планирование, выпуск распоряжений, согласование задач и многое другое.

Снизить нагрузку на отдельных специалистов и на службу в целом позволяют системы автоматизации: групповой календарь, таск-менеджеры, BPM-системы, специализированный кадровый софт и прочее.

Гораздо удобнее, если такие программные решения работают не только локально (внутри кадровой службы), а тесно интегрированы в единую информационную систему предприятия. Чтобы задача, ушедшая на согласование руководителю, могла быть быстро перенаправлена (спущена) всем заинтересованным отделам и службам или отдельным специалистам. Не менее важна оперативная обратная связь по проводимым мероприятиям, возможность хранения истории принятия решений (обсуждения рабочих вопросов и отдельных пунктов совещаний), быстрый доступ к нужным данным (карточки сотрудников, должностные инструкции, хранение актуальной документации, контактов и т.п.), инструменты удобного проектирования организационной структуры и т.п.

Всё это и многое другое, включая готовое мобильное приложение, есть в нашем облачном продукте – Projecto.