7 советов по достижению меньшей бумажной волокиты в офисе

Когда в РФ был объявлен планомерный переход на систему электронного документооборота (ЭДО), многие вздохнули с облегчением. В бумажном виде хранится слишком много бесполезной информации.

Данные с бумажных носителей сложно считать, процесс поиска нужной информации даже в каталогизированном архиве достаточно сложный и долгий, дела и папки занимают много места, они могут испортиться со временем, а ещё они – потенциальный источник пожарной опасности, так как легко воспламеняются и хорошо горят.

Правда, в некоторых компаниях и ведомствах восприняли ЭДО не так, как хотелось бы. Поэтому до сих пор можно столкнуться с ситуациями, когда электронные документы распечатываются, подписываются на физическом носителе, сканируются, отправляются в электронном виде ответственному лицу, далее снова распечатываются и подписываются/утверждаются, снова сканируются и т.д.

При этом бумажное делопроизводство получает ещё большую нагрузку, так как расходы бумаги увеличиваются кратно, а данные в электронном виде имеют те же проблемы, что и при физическом документообороте – их сложно индексировать, так как информация в отсканированном виде не читаема.

7 советов по избавлению от бумажных носителей

Если вы поняли о чём речь и хотите по-настоящему снизить бумажную волокиту в вашем офисе/компании, вот 7 дельных советов.

Переходите на реальные системы ЭДО. Чтобы всё по-настоящему – с ЭЦП и шифрованием. Но нужно понимать, что внедрение таких продуктов на предприятии действительно должно быть оправдано (рекомендуем взять и посчитать выгоду от использования). Внедрение и покупка лицензий коммерческих систем ЭДО будут неподъёмными для малого и микро-бизнеса. Их использование для небольших команд вообще не целесообразно.
Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы удивитесь, но многие бумажные документы исчезнут сами собой. Зачем писать докладные записки на имя директора о закупке расходных материалов, утверждать их у профильных заместителей и проходить 9 кругов ада для обоснования необходимости, если специальная система формирует заявки «автоматом»?
Повышайте уровень оснащения рабочих мест. Распространенная картина, когда IT-оснащение «ниже плинтуса». Нередко так происходит из-за того, что пожилые руководители просто не умеют пользоваться компьютерами. Иногда такой подход ещё прикрывается словами «раньше было проще/лучше», «не нужно ничего менять, раз и так работает» и т.п.
Анализируйте и оптимизируйте взаимодействие отдельных специалистов между собой. В большинстве случаев отношения между сотрудниками сводятся к «бумажной вселенной» при высоком уровне бюрократизации. Чем выше ответственность, тем важнее наличие некоего подтверждения действий на физическом уровне: составления заявок, отчётов, представлений и т.п. Но нужно понимать, что это не всегда оправдано. Отчёты ради отчётов – это не выход. Очень много рутины безболезненно можно перевести в электронный формат.
Используйте профильные инструменты для коммуникаций. Зачем документировать встречи и обсуждения, вести протоколы и т.п., если можно внедрить таск-менеджеры, такие как Projecto, чтобы преобразовать всё в удобный цифровой формат.
Замените ежедневники и отчёты на специальный софт. Вы избавитесь от нереального объёма бумаг в обращении: постановка и контроль поручений, ведение списка оперативных задач, планирование, графики сотрудников/руководителей и т.д. Всё это может размещаться в облачной базе данных. А доступ к нужной информации будет распределяться на основе политик и правил, определённых в настройках.
Переводите в электронный формат бухгалтерию. Везде, где это только возможно. Бухгалтерские документы составляют львиную долю от всех остальных документов компании. Но нужно понимать, что выставление счетов, печать чеков и другие важные операции не могут повиснуть в вакууме. Переход на «цифру» здесь тесно связан, во-первых, с внедрением специальных технических комплексов, а, во-вторых, с необходимостью модернизации IT-систем ваших партнёров.

Использование цифровых технологий на предприятии – это реально удобно и практично. И дело даже не в экономии бумаги или в заботе о природе. Это прежде всего забота о бюджете и об эффективности труда.

Чем мы можем помочь?

Наша команда создала отечественный планировщик Projecto. Он позволяет перевести в электронный формат все внутренние дела компании, такие как кадровый учёт, постановка задач и отчётность по ним, простой обмен внутренними документами (а также процедура их разработки и согласования), замена ежедневников руководителей и сотрудников, деловая переписка, внутренние объявления и доведение важной информации, хранение информации о контрагентах, карточки сотрудников и т.п.

Обо всех возможностях можно узнать из официальной документации и в демоверсии системы.