7 убийц вашей продуктивности и как их преодолеть
Ценный конечный продукт (ЦКП) — это конкретный результат деятельности сотрудника или целого отдела. Он всегда измеримый и достижимый, но не всего осязаемый. Но это именно то, за что компания готова платить заработную плату.
Таким образом, продуктивность – это эффективность, с которой сотрудник может достигать своего ЦКП. То есть показатель того, сколько ценного конечного продукта он может производить.
И если на производстве повышение продуктивности отдельных сотрудников решается просто (увеличением количества операций или системами автоматизации, изредка – оптимизацией бизнес-процессов), то для некоторых должностей, завязанных исключительно на интеллектуальном труде, повысить продуктивность бывает крайне сложно.
Ещё сложнее наращивать продуктивность управленцев. Помимо интеллектуального труда, которым они занимаются, управленцы также влияют на работу подчинённых и на взаимодействие с другими структурными подразделениями внутри компании.
Ниже рассмотрим 7 ключевых проблем, которые снижают продуктивность руководителей в целом и интеллектуального труда в частности.
1. Прокрастинация
Не стоит откладывать важные решения и действия на потом. Китайская мудрость, согласно которой труп вашего врага и так рано или поздно проплывет мимо вас, если долго сидеть на берегу реки, работает в бизнесе крайне редко. На самом деле, чтобы что-то происходило, постоянно нужно совершать какие-либо действия.
Поговорка «Под лежачий камень и вода не течёт» срабатывает намного чаще – почти безотказно.
Бороться с прокрастинацией можно только перестройкой своих привычек и правильной расстановкой приоритетов.
2. Дезорганизация
Эффективное выполнение своих непосредственных обязанностей мы чаще всего в состоянии выстроить самостоятельно, но по долгу службы часто приходится взаимодействовать с другими сотрудниками. И вот тут может начаться (а иногда в принципе не прекращается) хаос.
Есть даже такой стиль управления – «чайка-менеджмент».
Когда вы не знаете, каких очередных вводных ждать от вышестоящего руководителя, когда ваша деятельность зависит от результатов других сотрудников (которые не особо-то и торопятся), то всё может рухнуть как карточный домик.
Если на своего руководителя вы повлиять не можете в силу субординации, то со всеми остальными стоит выстроить определённую систему правил для правильной коммуникации. Нужно уметь организовывать не только свою внутреннюю работу, но и внешние отношения. Почти как в большой политике.
3. Микроменеджмент
Иногда система управления с детализацией микроопераций может быть эффективна. Но в большинстве случаев микроменеджмент – это убийца продуктивности.
О каком эффективном труде может идти речь, если, помимо самого действия, вам нужно каждый раз задумываться – а так ли вы что-то делаете, соответствует ли ваше действие описанным нормам и правилам, ничего ли не изменилось с момента последнего ознакомления с ними и прочее.
Всё это дополнительный стресс и бессмысленная трата времени. Как следствие, падает мотивация и, конечно, продуктивность.
Искоренить микроменеджмент можно только на уровне корпоративной культуры и внутренних стандартов предприятия.
4. Слишком большие задачи и/или время до контрольных точек
Что позволяет нам оглянуться назад и понять, что уже сделано, а что нет, где стоит поднажать, а где уже можно расслабиться? Только контроль и контрольные срезы.
Если вы эффективный сотрудник или опытный руководитель, то прекрасно представляете себе, что такое самоконтроль. Вы можете оценить результаты своей деятельности без внешних толчков и стимулов и при необходимости скорректировать курс.
Но чем выше сложность проекта, ниже мотивация персонала и/или имеющийся опыт, тем тяжелее реализуется самоконтроль.
Время всегда работает против вас. И чем дольше вы двигаетесь к одной и той же цели, не ставя промежуточных, тем слабее ощущаете её приближение. Всё это плохо сказывается на мотивации и конечной продуктивности.
Выход прост – дробите задачи на более мелкие и ставьте адекватные сроки их реализации.
5. Технический долг
Некоторые методологии управления предполагают постановку амбициозных целей (с превышением) и скорейшее достижение результатов (в первую очередь тех, которые можно показать клиенту или заказчику). Всё это может приводить к тому, что отдельные важные технические моменты реализуются без уделения должного внимания. Их полноценная реализация всё время откладывается.
Это и есть технический долг. То есть те функции, которые всё равно нужно будет реализовать. Рано или поздно технический долг может стать слишком большим и начать влиять на разработку и создание основных «фич». Легко может настать такой момент, когда вся работа остановится, а ресурсы придётся перенаправить на закрытие «хвостов». Продуктивность в течение этого периода будет нулевая.
Для всех участников команды (как рядовых исполнителей, так и руководителя) технический долг – это своего рода дамоклов меч.
6. Неподготовленное рабочее место
Очень много проблем можно устранить за счёт рабочих ритуалов. Нет, это не танцы с бубнами. Это известные многим технические регламенты.
Корпоративная культура и устоявшиеся нормы, традиции и прочее могут эффективно дополнять официальную регламентирующую часть. Например, подготовка и правильная организация рабочего места должны стать частью рабочих ритуалов всех сотрудников.
Представьте, из-за установки обновлений операционной системы может встать работа целого отдела или службы. Почему? Потому что, во-первых, у системного администратора нет регламента выполнять установку и тестирование обновлений в ночную смену, а, во-вторых, у сотрудников нет традиции приходить на рабочее место на 15-20 минут раньше, чтобы проверить своё рабочее место непосредственно перед началом работы, чтобы в случае проблем иметь время для манёвра — предпринять хоть какие-то действия для исправления ситуации.
7. Отсутствие единой базы задач и среды для коммуникаций
Вернее будет сказать, что основная проблема – это отсутствие оперативного контроля. Руководитель должен знать, кто и чем занимается, каких результатов ждать и когда, есть ли связанные задачи, влияющие на основную, когда назначены промежуточные точки контроля, как можно распланировать будущие задачи с учётом текущей занятости подчинённых и не только.
Опытный руководить получает полный карт-бланш, если у него в распоряжения появляются качественные инструменты для повышения собственной эффективности. А эффективность руководителя всегда влияет на продуктивность вверенного ему подразделения или команды.
Чем качественнее и удобнее инструмент, тем он эффективнее.
Мы предлагаем использовать в проектах сервис Projecto. Это полностью облачное решение. Здесь есть всё необходимое для планирования и контроля:
- Разные способы отображения задач — система гибко подстраивается под любую методологию управления.
- Сквозной поиск по людям, задачам, событиям, тегам, примечаниям и прочему.
- Удобный чат для обсуждения каждой отдельной сущности – события, задачи, проекта и т.д.
- Готовые мобильные приложения.
- Гибкая система уведомлений о важных событиях.
- Всё для работы с документами (есть даже шаблоны с подстановкой полей).
- История изменений.
- Карточки сотрудников.
- Аудио- и классические текстовые заметки.
- Распределение оставшихся после увольнения сотрудника задач
- И многое другое
Просто посмотрите Projecto в деле. Это бесплатно и не требует регистрации.