Автоматизация управления по целям и KPI

Что получится, если каждый в группе преследует свои цели, наглядно продемонстрировал Крылов в своей басне «Лебедь, рак и щука». Подобное может случиться внутри любой коммерческой и даже некоммерческой организации, если отдельно взятая служба или сотрудник будут преследовать исключительно свои цели. Ничего адекватного на выходе ждать не приходится.

Крайне важно, чтобы действия и цели всех структур предприятия, какого бы размера оно ни было, были согласованы и направлены на единый результат. Но стоит отметить, что цели при этом не должны быть одинаковыми, они могут и должны отличаться между собой, так как у каждого отдела, службы и сотрудника свои роли, обязанности и функции.

Идея управления по целям была задокументирована давно, ещё в 1954 году Питером Друкером.

О ней, о системе ключевых показателей и о том, как можно автоматизировать такую систему управления, расскажем ниже.

Определения

Управление по целям – это такой вид менеджмента на предприятиях, при котором каждому структурному подразделению и отдельно взятым сотрудникам устанавливаются цели, согласованные с целями предприятия. При этом каждая цель должна быть достижимой и измеримой, чтобы итоговый результат можно было сравнить с неким эталоном и на основании этого рассчитать вознаграждение за труд (вклад в общее дело).

Как правило, устанавливается небольшое количество целей – не более 3-5 шт. Сами они формулируются в соответствии с критериями SMART-задач (как работать по SMART). То есть они должны быть релевантными, конкретными, достижимыми, с чёткими сроками и, главное, измеримыми.

Понимание «эталона задач» – это основная проблема любого планирования. Чем чётче вы представляете себе результат предстоящей работы, тем правильнее и адекватнее будет итог.

Как измерить эффективность? Варианты могут быть разными, у нас на эту тему есть отдельный материал – Критерии оценки эффективности работы сотрудников.

Но авторы идеи управления по целям сделали ставку на систему KPI.

KPI – это ключевые показатели эффективности, то есть такие критерии оценки труда и действий отдельных сотрудников, отделов, служб и даже предприятий в целом, которые имеют понятное числовое выражение и возможность сравнения с запланированным значением. KPI позволяют с высокой достоверностью определить степень достижения поставленных целей.

Если результат нельзя оценить в конкретных числах, то в качестве условной оценки используются проценты.

В модели KPI могут использоваться разные концепции, оговариваемые в популярных системах менеджмента, таких как показатели EVA, менеджмент качества, управление компетенциями, стратегические карты и прочие.

Что мы имеем в итоге внедрения системы управления по целям и KPI?

Правильно согласованные цели стимулируют рост и развитие предприятий в нужном направлении. Большинство процессов внутри становятся контролируемыми.

Процессы управления становятся более прозрачными, каждый сотрудник и руководитель отдела или службы знает цели своей работы и осознает, как от их достижения зависит его заработок (обычно стимулирующая часть).

Сотрудникам становится выгодно помогать друг другу в достижении целей, в конечном итоге выигрывает каждый.

Есть здесь и личные интересы – а значит, повышается мотивация.

Высшее руководство и владельцы бизнеса получают эффективную систему оценки и мониторинга. Оценить качество работы всей организации или отдельного подразделения становится просто и легко.

Систему управления можно существенно автоматизировать. А автоматизация – это потенциальное снижение расходов и повышение производительности.

Как автоматизировать систему управления по целям и KPI

Здесь важно понять, что сначала компания или предприятие должно созреть к переходу на управление по целям и по ключевым показателям эффективности.

А это серьёзный процесс. Одного только желания недостаточно. 

Во-первых, система требует внедрения, а это подразумевает под собой обучение управленцев и рядовых специалистов, на которое нужно потратить время и ресурсы (люди на время обучения будут отсутствовать на рабочих местах, потребуются услуги партнёров по внедрению и прочее). Это серьёзная организаторская работа и глобальный план, согласованный на всех уровнях предприятия. И чем больше компания, тем сложнее будет этот план.

Во-вторых, на местах может потребоваться установка специальных систем и/или программно-аппаратных комплексов, которые будут собирать нужные данные для последующего анализа и оценки — те самые ключевые показатели. Например, подсчёт количества единиц продукции, времени простоя, брака и др. Некоторые действия сотрудников оценить сложнее, например, в отделах маркетинга и продаж или в торговых точках. По ним ключевые показатели могут частично формироваться управленцами первой линии (на местах) вручную.

В-третьих, систему нужно сбалансировать и согласовать с целями предприятия, отдельных служб, подразделений и даже сотрудников.

В-четвёртых, на это должен выделяться бюджет: нужна оплата софта, внедрения, обучения и прочего.

Преимущества автоматизации сбора ключевых показателей

• Снижается количество ошибок при сборе и вводе данных.
• Вероятность подтасовки результатов оценки эффективности (для получения повышенных выплат) снижается. Для этого нужны специальные технические знания.
• Данные можно получать фактически в режиме реального времени.
• Никаких двойственных трактовок и недопониманий. Все оценки объективные.
• Одновременно формируется необходимая доказательная база (на случай обнаружения брака и других фактов нарушений, которые участвуют в оценке).
• Снижается нагрузка на управленческий аппарат. Руководители могут посвятить это время другим более важным задачам.
• Накопленные данные – это серьёзная база для будущей аналитической деятельности. Статистические данные можно использовать для планирования, обоснования выводов и не только.
• Вместе с программным обеспечением для сбора показателей вы можете получить ряд вспомогательных функций для работы с бизнес-процессами: приложение для совместной работы, учёт задач, система контроля и управления доступом и др.
• Управленческая деятельность и многие процессы взаимодействия стандартизируются, то есть приводятся в единый формат.
• Такие системы могут интегрироваться с другим бизнес-софтом на предприятии, например, с бухгалтерским ПО.

Стоит ли самостоятельно разрабатывать и внедрять систему автоматизации управления по целям?

Такие системы контроля, с одной стороны, очень сильно персонализируются при внедрении на конкретном предприятии, но, с другой стороны, самостоятельная их разработка – это огромный пласт работ.

Всё дело в том, что для этого требуется:

• Опыт разработки программных продуктов.
• Опыт интеграции программ с аппаратной частью: датчиками, контроллерами, устройствами ввода на рабочих местах и т.п.
• Большое количество времени и квалифицированных программистов.
• Опыт интеграции на конкретном предприятии (адаптация софта).
• Разработка документации для пользователей и администраторов.
• Время и средства на поддержание работоспособности системы.

Всё это упирается в финансовые и интеллектуальные ресурсы предприятия. Если у компании есть собственный IT-отдел, способный разработать и поддержать такую систему, то внедрение автоматизации управления по целям и KPI может быть оправдано финансово.

Но в большинстве случаев таких ресурсов у российского бизнеса, особенно у малого или среднего, нет. Гораздо проще взять готовую систему управления и внедрить её у себя.

Так вы сэкономите время и стартовые вложения, а нужные вам задачи закроете в формате аутсорсинга. Например, при возникновении проблем и простоев будет с кого спросить, если это попадает под условия договора сопровождения.

Массовые системы легко адаптируются на местах, они уже давно обкатаны в других предприятиях, поэтому вероятность проблем и ошибок крайне низкая, скорее, это будут небольшие шероховатости.

Стоит ли внедрять системы управления по целям на малых предприятиях

Вместо подведения итогов скажем, что стоимость покупки и внедрения готовых программных комплексов для автоматизации управления по KPI и целям такова, что осилить вложения смогут только крупные и средние игроки рынка. Это преимущественно производственные предприятия и концерны.

Для малого бизнеса такие системы будут неоправданно дорогим вложением. Они не дадут той эффективности, которая от них ожидается.

Гораздо проще и дешевле будет внедрить более простые BPM-системы, планировщики, системы управления проектами, например, Projecto.