Контроль удалённой работы: мониторинг и продуктивность сотрудников

Одно дело, когда сотрудник в прямой доступности руководителя, а другое – когда персонал работает из дома, на удалёнке.

Ниже обо всех особенностях и проблемах взаимодействия с удалёнщиками, а также о том, какие именно решения существуют для повышения продуктивности и контроля работы.

В чём заключаются основные сложности контроля сотрудников на удалёнке

Во-первых, дома слишком много отвлекающих факторов. Когда сотрудник приходит на своё законное рабочее место (даже если он работает в составе выездной бригады) в офис или в цех, ему гораздо проще настроиться на рабочий лад. Отбросить большую часть бытовых проблем и сосредоточиться исключительно на выполнении своих обязанностей.

Никто не отменял эффект «делай как другие». Если все вокруг заняты делом, то срабатывает стадный инстинкт. Ты начинаешь трудиться, как и все вокруг – это социология в действии.

Так же влияют и другие психологические факторы: смена обстановки, соблюдение определённых ритуалов (например, планёрка по утрам и/или подведение итогов рабочего дня в конце), четкого графика (стабильный режим работы, понятное расписание перекуров) и прочее.

Но самая большая проблема – самоконтроль. Если на рабочем месте, когда ты отвлекаешься на что-то постороннее, тебя может взбодрить непосредственный руководитель, то дома сотрудник подчиняется только самому себе.

Чтобы восполнить недостаток такого контроля, руководителю нужны специальные средства – программные и аппаратные, а ещё согласие удалёнщика фактически на вмешательство в его личную жизнь, особенно в случае с видеофиксацией действий. Для организации таких систем может потребоваться специальное оборудование (видеокамеры, ноутбуки/персональные компьютеры, широкий канал доступа в Интернет и т.д.).

Но обо всё по порядку.

Пандемия и вынужденный переход на удалённый формат работы выявила много узких мест и проблем. Все они требуют выработки специальных мер противодействия прокрастинации.

Обратная сторона медали – повышение контроля сверх нормы, которое приводит к тому, что у работников на удалёнке растёт тревожность, может появляться агрессия по отношению к коллегам, домочадцам или к представителям руководства.

Если продуктивность сотрудника падает, общая стоимость труда увеличивается, так как нужно нанимать новых сотрудников для обеспечения того же объёма работы, что и раньше, могут появляться задержки и проблемы с соблюдением сроков, дедлайнов и много других неприятных последствий.

Ещё одна важная проблема – разграничение доступа. Из-за того, что сотрудников переводят на удалёнку в экстренном порядке, не продумав все детали взаимодействия с ними, часто случается так, что работникам выдают доступ сразу ко всему функционалу IT-систем без надлежащего контроля данных. И это может стать причиной серьезной проблемы: утечка клиентских баз, переманивание клиентов, раскрытие персональных данных и прочее. Всё это может обернуться существенными убытками.

Какие средства обеспечивают контроль работника на удалёнке

Вот тут самое интересное.

Самый идеальный для руководителя, но не самый комфортный для сотрудника – вариант полного аудио- и видеоконтроля рабочего места подчинённого.

Подходит он только для персонала с низкой мотивацией, нуждающегося в регулярном взбадривании и подталкивании в нужном направлении.

Системы непрерывного мониторинга

Существуют комплексные системы мониторинга рабочего времени, которые умеют:

Отслеживать местоположение удалённого сотрудника с привязкой к GPS-меткам.
Фиксировать на видео рабочий процесс, в том числе с возможностью выявления точек концентрации внимания.
Сохранять историю взаимодействия с информационными системами компании и с клиентами (сайты, CRM-системы, ERP, IP-телефония/call-центр и т.п.).
Сопоставлять активность в соответствии с графиком работы и предстоящими задачами (командировки, перемещение на транспорте и другое).
Выявлять нарушителей и оповещать руководство и необходимости принятия карательных мер.
Автоматически формировать табель учёта времени работы (актуально для моделей с почасовой оплатой).

Конечно, сотрудник будет чувствовать себя под колпаком, ведь Большой брат всегда будет следить за ним.

Плюсы и минусы систем постоянного мониторинга

К преимуществам подхода можно отнести следующие моменты:

Максимальная автоматизация процесса контроля.
Количество руководящего состава, соответственно, и фонд оплаты труда можно сократить. Или освободившееся время управленцев можно направить на решение других, более важных задач.
Собранные системой данные могут использоваться для оптимизации труда и пересмотра кадровой политики.
Всегда есть предметная доказательная база.
Легко выявляется реальная эффективность подчинённых сотрудников.

Минусов тоже немало:

Внедрение такого ПО обычно связано с крупными разовыми вложениями на покупку лицензий и необходимого оборудования для установки и использования на рабочих местах сотрудников. Сюда также можно отнести повышение расходов на корпоративную связь и на мобильные устройства для удалённого персонала, не связанного с сидячей работой.
Программные комплексы предполагают установку на устройства пользователей специального ПО, отслеживающего их действия (ввод с клавиатуры, история посещаемых сайтов, скриншоты рабочего стола, запись видео с вебкамер, доступ к микрофону и прочее). Может страдать конфиденциальность, так как система будет следить за сотрудником в любой момент времени даже в нерабочее время.
Сложные процессы интеграции с используемым корпоративным софтом.
Непрерывный контроль может снижать мотивацию персонала.
Любые системы автоматизации можно обмануть. Для этого существуют другие специализированные программы, которые могут имитировать действия пользователя или намеренно повышать его показатели эффективности (используются для накрутки коэффициентов, участвующих в расчёте оплаты труда).

Вместо комплексных систем могут применяться более узкоспециализированные инструменты. Например, разговоры и переписки с клиентами всегда можно отследить в облачных CRM-системах.

BPM-системы и точечный контроль

Для постановки и менее тщательного контроля задач можно применять таск-менеджеры и BPM системы. Это специализированное ПО для планирования работы сотрудников, ведения корпоративной переписки, хранения рабочих файлов и документов, получения своевременных уведомлений (например, о новых задачах или о подходящих к окончанию сроков для уже полученных).

Контроль времени работы для удалёнщиков легко можно внести в задачи непосредственного руководителя. Он может не просто учитывать график, но и выявлять проблемы, проводить мотивирующие беседы, организовывать групповые встречи в онлайн-формате (как элемент социализации), лично обозначать наиболее приоритетные задачи и многое другое.

Такой формат с уменьшением контроля будет предпочтительнее для команд и коллективов, в которых сотрудники не нуждаются в постоянном мониторинге.

Плюсы и минусы точечного контроля удалённых сотрудников

К преимуществам более демократичного подхода в контроле можно отнести такие моменты:

Контролируется только та деятельность персонала, которая связана непосредственно с работой. Никакого вмешательства в личную жизнь и тотальной слежки.
Более доверительные отношения, больше личного общения, лучше рабочая атмосфера. Как следствие – выше мотивация.
Уровень стресса ниже.
Расходы на профильные BMP-системы существенно ниже, обычно это облачные сервисы с недорогой подпиской, привязанной к количеству сотрудников. Никакого дополнительного оборудования не требуется. Канал доступа в сеть Интернет необязательно должен быть широким, так как не передаётся видео-контент.
Интеграция ПО и его внедрение на предприятии практически не нужны.

Недостатки есть, и они могут стать решающими при принятии окончательного решения вышестоящими руководителями.

Степень контроля значительно ниже. Ни непосредственные, ни вышестоящие руководители не могут контролировать в полной мере действия своих сотрудников. Только ставить задачи и ждать их исполнения.
Расходов на оплату задействованных сервисов и ПО всё равно не избежать.
Возможность подтасовки результатов эффективности сотрудников значительно выше, чем в случае с комплексными системами мониторинга.
Разные данные о деятельности сотрудника будут храниться в разных источниках и сервисах (отдельно — видеоконференции, отдельно — CRM, отдельно — CMS-системы и т.д.).

Какой подход будет актуален именно для вашего предприятия, нельзя сказать со 100% вероятностью. Это будет зависеть от множества различных факторов, таких как степень материальной ответственности персонала, важность реализуемых задач, используемые нормы управляемости, текущая организационная структура, индивидуальные особенности сотрудников и прочее. Любой из этих пунктов может наклонить чашу весов в ту или иную сторону.