Обзор программ для планирования и контроля задач в проектах – 5 лучших вариантов

Опубликовано

Программы-органайзеры существенно облегчают процесс работы с большими списками задач. Но одно дело — записывать и структурировать свои личные дела, а другое – полноценно управлять пулом задач целой команды. Единое рабочее пространство обязательно должно синхронизироваться через удалённый сервер, а ещё лучше – работать в надёжной облачной инфраструктуре.

Ниже рассмотрим программы для планирования и контроля задач в проектах.

Projecto.pro – комплексный российский сервис в формате «под ключ»

Официальный сайт:projecto.pro
Бесплатное использование:30 дней триал + демоверсия
Стоимость:от 288 до 400 руб./месяц за рабочее место
Приложения:web, MacOS, мобильные

Система Projecto изначально разрабатывалась «для себя» (для группы компаний). Но с 2022 года проект был выпущен в массы как самостоятельное коммерческое решение. Каждая подписка включает в себя безлимитное хранилище документов (с системой согласования и конструктором полей), BPM-систему с распределением прав доступа и рабочий чат для обсуждений. Кроме того, предоставляются готовые мобильные приложения, которые по возможностям не уступают основной web-версии.

Технические особенности и преимущества

  • Программное решение не требует внедрения, полностью готово к работе и интуитивно понятно.
  • Система делегирования задач позволяет  корневой задачи иметь различное количество подчинённых элементов, структура делегирования может быть любой. При этом для исполнителей списки задач остаются «плоскими».
  • Сквозной поиск, система тегов и готовых приоритетов.
  • Голосовые и текстовые заметки (личные и общие).
  • Обсуждения по всем типам сущностей.
  • Разные форматы отображения: Канбан, диаграмма Ганта, таблицы, календари, списки.
  • Режим сравнения графиков двух сотрудников.
  • Система виджетов для персонализации главной страницы каждого сотрудника.
  • Безлимитное дисковое пространство для хранения файлов и документов.
  • Распределение задач при увольнении (мастер миграции) и возможность обоснованного отказа от порученной задачи.
  • Информативные карточки сотрудников.
  • Конструктор оргструктуры.
  • Функциональные мобильные приложения. Клиент для MacOS.
  • Нативные email, Telegram и push-уведомления, система объявлений.

На что стоит обратить внимание

  • Здесь нет бесплатных тарифов.
  • Чем больше период предоплаты и количество сотрудников, тем выгоднее стоимость одного рабочего места.
  • Нет API и готовых интеграций (за исключением календарей и контактов/CardDAV).
  • Нет возможности настройки дополнительных полей.
  • Нет коробочной версии (On-premise или любого другого формата).

Стоимость (цены на подписки)

Допускается приобретение любого количества рабочих мест. Стоимость одного – от 400 до 288 руб./месяц.

Никаких дополнительных расходов нет.

Триал – в течение 30 дней. Изучить возможности сервиса можно без регистрации (в специальном демо-режиме).

Strive (Страйв-таск) – Канбан-доски для управления проектами и командами

Официальный сайт:striveapp.ru
Бесплатное использование:До 10 человек, до 3 рабочих пространств+14 дней триала для премиум-функций
Стоимость:Облако – 225 руб./месяц за рабочее местоКоробка – 657 руб./месяц за рабочее место
Приложения:web, мобильные

Strive работает с 2023 года, изначально назывался UnitySpace («Рабочие пространства»). Поскольку сервис ориентируется на команды, работающие по гибким методологиям, основным форматом отображения выбраны Канбан-доски. Но есть также Scrum-доски, диаграммы Ганта (тайм-лайны) и простые списки. Что примечательно, помимо облачной реализации есть решение для установки на корпоративный сервер по модели распространения «On-premise» (код будет оставаться закрытым).

Технические особенности и преимущества

  • Максимально простая реализация – без связей между задачами и иерархических структур (подчинённости, делегирования и прочего).
  • Колонки в таблицах и досках можно настроить под себя.
  • Облачное хранилище для документов и файлов без явных ограничений.
  • Отдельные разделы для описания регламентов и для хранения руководящих документов. Регламенты отличаются наличием встроенных опросов на знание темы.
  • Сквозной поиск.
  • Пользовательские вкладки. Например, можно встроить web-страницы или ссылки.
  • Готовые мобильные приложения.

На что стоит обратить внимание

  • Задачи нельзя сделать повторяющимися.
  • Уведомления только на уровне браузера и мобильных приложений (нет email или Telegram-уведомлений).
  • Списки задач могут быть только плоскими (никакой вложенности или делегирования).
  • Нет тайм-трекера.
  • Нет системы прав доступа (фактически у всех участников проекта или задачи права одинаковые).
  • Коробочная редакция тоже считается по количеству рабочих мест.

Стоимость (цены на подписки)

Цена подписок фиксированная – 225 руб./месяц за рабочее место.

Можно воспользоваться триалом на 14 дней.

Команды до 10 человек могут работать в Strive полностью бесплатно. Из ограничений только количество рабочих пространств – не более 3-х.

Коробочная редакция – от 591 до 657 руб./месяц за рабочее место.

EASY-task – модульная система управления проектами

Официальный сайт:easy-task.ru
Бесплатное использование:До 5 пользователей (с ограничениями)+ триал на 14 дней
Стоимость:от 99 до 346 руб./месяц за рабочее место
Приложения:web, мобильные

EASY умеет не только управлять задачами, но и помогает в проектировании бизнес-процессов. В ближайшее время планируется запуск ещё одного модуля – для проведения онлайн-совещаний. Каждый модуль подключается за отдельную плату, а значит, можно сэкономить, если вам не нужен дополнительный функционал. Как и у «Страйв», у EASY есть коробочная редакция. Но цены на неё рассчитываются индивидуально.

Технические особенности и преимущества

  • Многоуровневые задачи и система делегирования.
  • Система ролей и настраиваемых прав доступа.
  • Чаты с привязкой к задачам + чат-бот.
  • Встроенное файловое хранилище.
  • Готовые мобильные приложения.
  • Отдельные модули для проектирования бизнес-процессов и проведения совещаний.
  • Разные форматы оповещений – в браузере, через приложения на мобильных устройствах, email и Telegram.
  • Встроенный конструктор оргструктуры.
  • Возможность бесплатного использования.
  • Коробочная редакция.

На что стоит обратить внимание

  • Мобильные приложения пока ещё на стадии тестирования. Их функционал отличается от полноценной web-версии сервиса.
  • Нет тайм-трекинга.
  • Уровень делегирования – не более одного вложения.
  • Неудобная настройка связей между задачами (без графического отображения структуры и зависимостей).
  • Нет дополнительных вариантов отображения – только таблица и календарь.

Стоимость (цены на подписки)

До 5 пользователей могут работать в системе бесплатно. Для тестирования в больших командах можно запросить триал – до 14 дней.

Платные подписки складываются из стоимости модулей:

  • Задачи – 99 руб./месяц за каждое рабочее место.
  • Бизнес-процессы – 198 руб./месяц за каждое рабочее место.
  • Совещания – 49 руб./месяц за пользователя

Цены на коробочную редакцию обсуждаются индивидуально.

Ёжка – сказочный бесплатный сервис для контроля задач от Ростелекома

Официальный сайт:yozhka.rt.ru
Бесплатное использование:всегда
Стоимость:бесплатно
Приложения:web

Ёжка – это уменьшенная и упрощённая версия коммерческой системы управления проектами под названием Яга. Обе входят в экосистему IT-продуктов под сказочным наименованием «Лукоморье». Ёжку разработали специально для небольших команд, а также для семейного использования. По этой причине сервис работает абсолютно бесплатно. Но нужно понимать, что и функционал здесь максимально упрощён.

Технические особенности и преимущества

  • Работает исключительно как облачное решение.
  • Проекты можно распределять по папкам.
  • Отображение в виде Канбан-доски и календаря. Колонки (статусы задач) можно настраивать под себя.
  • Можно назначать исполнителей, наблюдателей и проставлять свои метки.
  • Встроенные чаты по задачам и возможность прикрепления вложений (файлов и ссылок).
  • Поддерживаются браузерные и email-уведомления. Логика отправки сообщений гибко настраивается в специальном разделе.
  • Есть автоматические напоминания о днях рождения и опции настройки периода отсутствия.
  • Удобные карточки контактов/сотрудников.
  • Доступ полностью бесплатный.

На что стоит обратить внимание

  • Нет мобильных приложений. Вместо этого предлагается использовать мобильные браузеры, так как интерфейс адаптирован для небольших экранов.
  • Срок выполнения задач можно установить только с точностью до конкретной даты (без указания времени).
  • Ролей доступа всего две – администратор и участник.
  • Действуют специальные квоты – не более 20 участников и не более 100 МБ под файлы. Этого катастрофически мало для команд.

Стоимость (цены на подписки)

Сервис Ёжка полностью бесплатный. Если не устраивают ограничения, то всегда можно перейти на Ягу. Этот сервис заметно функциональнее, но работает пока только по модели «On-premise» (то есть на серверах клиентов).

Moo Team – нишевое решение для небольших IT-команд и web-агентств

Официальный сайт:moo.team
Бесплатное использование:до 3 сотрудников
Стоимость:от 990 руб./месяц за пакеты рабочих мест
Приложения:web

MooTeam – это комплексная реализация, изначально разработанная для нужд собственного веб-агентства («АлаичЪ и Ко»). Внутри есть не только все необходимое для работы с задачами, но и для ведения корпоративных баз знаний и внутренней документации, учёта клиентов (по аналогии с CRM-системами), учёта затрат по проекту, а также инструменты для мониторинга сайтов. Отдельная фишка – встроенное хранилище секретов (как аналог менеджера паролей).

Технические особенности и преимущества

  • Конструктор оргструктуры и система распределения прав доступа.
  • Отслеживание нагрузки на отдельно взятого сотрудника.
  • Подчинённые задачи, приоритеты, метки, статусы и т.п. Для максимального удобства можно создавать шаблоны задач на основе переменных.
  • Встроенный тайм-трекер и расчёт зарплат.
  • Мониторинг клиентских сайтов.
  • Оригинальный набор отчётов.
  • Учёт финансов.
  • Хранилище логинов и паролей, используемых для работы над проектами клиентов.
  • Вики-система для ведения документации и описания регламентов.
  • Отдельный раздел для хранения контактных данных клиентов.
  • Пакетные тарифы, которые можно наращивать по отдельным параметрам: диск, количество рабочих мест, количество проектов.

На что стоит обратить внимание

  • Нет нативных мобильных приложений.
  • Дисковое пространство лимитировано. Наращивается за доплату.
  • Слабая документация (её фактически нет).

Стоимость (цены на подписки)

Бесплатное использование – не более 3 сотрудников, 1 ГБ на диске, 2 проекта.

Платные подписки – от 990 руб./месяц. В стартовом пакете 10 рабочих мест и 3 ГБ на диске, можно создать до 10 проектов. Любой параметр можно нарастить отдельно. Есть пакеты для команд из 30 и 50 человек. В них тоже можно точечно расширять исходные лимиты.

Как выбрать лучшую программу для планирования и контроля задач в проекте?

С первого взгляда возможности разных программ и сервисов могут показаться очень похожими. Но дьявол, как известно, кроется в деталях. Где-то неудобно реализованы карточки создания задач, где-то присутствуют только самые простые форматы отображения (списки и таблицы), где-то, наоборот, слишком много параметров, и интерфейс получается перегруженным.

Но это только то, что касается внешнего вида и базовых возможностей. А есть ещё и дополнительные: хранилище документов и контактов, системы делегирования, конструкторы оргструктуры, статистика и отчёты, чаты и обсуждения, заметки, поиск, дополнительные поля, шаблоны и многое другое.

Поскольку сервис будет использоваться каждый день всеми участниками команды, важна каждая деталь.

Основная сложность кроется в том, что всем невозможно не угодить. Даже если программа поддерживает тонкую донастройку (по модели low-code), то для предметного внедрения обязательно потребуются опытные специалисты. А это временные и финансовые затраты.

Единственный правильный способ – протестировать несколько сервисов и остановить свой выбор на том решении, которое вас устраивает по совокупности всех факторов.

Полный гайд о том, как это сделать,  в отдельном материале – Как выбрать идеальную систему управления проектами для вашей команды.