Планирование целей проекта
Планирование целей проекта — процесс распределения времени и задач для успешного выполнения деятельности. Составление плана необходимо для того, чтобы четко знать, что требуется выполнить, каких результатов достичь, какие задачи выполнить и в какой срок нужно уложиться, чтобы не портить показатели эффективности компании.
Для успешного ведения проекта необходимо разделить планирование на несколько уровней и подуровней. Такая модель позволяет одновременно держать руку на пульсе и иметь возможность быстро адаптироваться к изменчивым обстоятельствам.
Задачи планирования
Основной задачей составления плана является необходимость просчитать вероятные риски и перспективы. Конечно, невозможно учесть все нюансы, но планирование позволяет создать алгоритм действий в краткосрочной перспективе. На его основе уже расставляются приоритеты по основным действиям, какие главные цели проекта необходимо достичь на каждом этапе и к каким результатам нужно прийти.
В таком случае, руководство сможет предвидеть возможные трудности на каждом шаге осуществления проекта и подготовить варианты их решения.
Основные задачи, которые решаются на этапе планирования:
- постановка желаемых результатов
- необходимый объем и состав работ
- составление бюджета и графика выполнения этапов
- план ресурсного обеспечения проекта
- оценка рисков и варианты их сокращения
- уточнение порядка взаимодействия участников
- определение процедур управления
- согласование и утверждение плана
Цели управления проектами
Для грамотного планирования чаще всего используется система SMART — аббревиатура, обозначающая разные типы целей: конкретные (Specific), измеримые (Measurable), достижимые (Attainable), актуальные (Relevant) и ограниченные во времени (Time-bound).
Конкретные
Подразумевают под собой постановку целей с конкретными данными. “Продать как можно больше продукции” — размытая установка. Чтобы сделать ее конкретной, необходимо расписать точные цифры, сколько нужно продать и сколько денег получить, в какие конкретно сроки работа должна быть выполнена.
Измеримые
Их выявление позволяет отслеживать достигнутый результат на каждом этапе выполнения работ. Они мотивируют на работу и соблюдение сроков выполнения задач.
Достижимые
Ставьте цели, которые вы точно сможете достигнуть. В ином случае у сотрудников пропадает мотивация и желание работать. Ведь постановка недостижимых условий влечет за собой разочарование и разлад в коллективе. Не стоит бросать вызов трудностям, если ваши сотрудники не имеют для необходимого ресурса.
Актуальные
Эти цели должны нести непосредственную ценность для проекта и организации.
Ограниченные во времени
Необходимо ставить четкие временными рамками. Если отсутствует временной лимит выполнения, это сбивает мотивированность и организованность сотрудников.
Как составить цель проекта
Для формулирования грамотных целей необходимо придерживаться многоуровневой системы SMART. Она предлагает несколько стандартных шагов для составления планов проекта:
- Определите основную концепцию
Концепция проекта будет вдохновлять и мотивировать сотрудников на эффективную работу. Они будут четко знать к чему стремиться и сколько усилий необходимо приложить для достижения желаемых результатов.
- Укажите общие цели
Они носят долгосрочный характер и определяют какими будут детальные шаги на каждом этапе работ.
- Сформулируйте цели
Этот шаг предназначен для подробного описания целей каждого этапа реализации работы. Необходимо четко прописать все детали проекта, какие цели должны быть достигнуты в ходе деятельности.
Планирование целей проекта с CRM-приложениями
Для планирования сути проекта можно использовать специальные приложения. Например, с Projecto вы можете собрать в одном месте всю необходимую информацию, сотрудников, причастных к выполнению задач, и текущие процессы работы.
- Формулируйте цели и прикрепляйте к ним конкретные задачи.
С помощью этой функции вы сможете отслеживать прогресс работы и оценивать на какой этап уходит больше времени, по каким причинам это происходит и что можно предпринять для улучшения эффективности.
- Определяйте сроки достижения целей.
В Projecto вы можете отметить в каком статусе находится та или иная цель: в процессе, выполнена, неактуальна или провалена. При смене статуса необходимо вводить отчет, так вы сможете отслеживать причины провала.
В Projecto вы можете структурировать личные и групповые проекты. Каждый человек будет видеть только ту информацию, которая необходима ему для работы в настоящий момент. Интегрируйте Projecto в свой бизнес и каждый ваш шаг будет успешен.