Как системы управления проектами повышают эффективность удалённых команд

Рассказываем, как системы управления проектами могут повысить эффективность удаленной команды. Ранее мы уже упоминали про плюсы и минусы удалёнки. В таком формате определённо есть свой шарм. И где-то это единственно доступный вариант получить квалифицированного специалиста по адекватной цене. Но сейчас не об этом. А том, как можно эффективно организовать удалённую команду и выжать из проекта максимум.

Как вообще контролировать удалённую работу?

Когда речь заходит о контроле, то у каждого руководителя свой взгляд на этот процесс. Кто-то хочет знать всё о своём сотруднике, контролировать каждый его шаг: изучать сайты, которые он посещает, знать, сколько времени работник проводит за своим компьютером, насколько он активен в течение рабочего дня, куда направлен его взгляд, не пытается ли он обмануть работодателя и «дорисовать» себе лишние часы…

Так и до микроменеджмента недалеко.

А кого-то интересуют исключительно выполненные задачи и возможность поручить новые, чтобы общий прогресс работы над проектом двигался в соответствии с намеченным планом или с опережением.

Где золотая середина?

На всякий случай покажем, что конкретно предлагают отслеживать специализированные программные или программно-аппаратные комплексы для удалённого контроля:

Диаграмма активности сотрудника в течение рабочего дня. Более детальный анализ поведения (включая отслеживание положения глаз, концентрацию внимания, попытки сна и пр.).
Контроль времени работы. На основе этих данных формируется табель учёта рабочего времени и рассчитывается заработная плата (если это оговорено в трудовом договоре).
Мониторинг сетевой активности: какие сайты посещаются и сколько времени на них тратится, какие поисковые запросы вводятся и т.п.
Статистика использования рабочих программ: редактирование таблиц, документов, работа в CAD-системах и прочее.
Запись разговоров с клиентами – применяется в основном для удалённых сотрудников сервисных служб и служб поддержки, но могут быть в том числе задачи маркетинга или обслуживания продаж. Помимо просто хранения записей, могут применяться системы транскрибации и мониторинга (для обнаружения критических ситуаций).
Контроль безопасности и потенциальных утечек (для компаний и проектов, где удалённые сотрудники работают с чувствительной информацией). Для этого отслеживаются все каналы коммуникации: email, мессенджеры, SIP и VoIP-телефония, соцсети, облачные хранилища и т.п.
Инвентаризация компьютеров, их ПО и комплектующих (если рабочее место оснащается за счёт работодателя).

Стоит использовать такие системы или нет, решать владельцам компаний и проектов. Тут всё будет зависеть от специфики и от других факторов.

Но если говорить о работе слаженных команд, то более предпочтительна максимальная свобода действий. Чем больше доверия к сотрудникам, тем проще им сконцентрироваться на достижении результата.

Единственный инструмент, необходимый для слаживания работы – информационная система управления проектом, она же ИСУП (английский аналог – PMS).

Преимущества использования ИСУП в удалённой работе

1. Документирование задач. Любые задачи и подзадачи, просто наброски дел и текстовые заметки по ним – это попытка конкретизировать планы на будущее. Чем правильнее и логичнее структура задачи, тем скорее она будет реализована. Задачу как флаг можно передавать по эстафете другим, можно отслеживать её прогресс и т.п. За «динамику» отвечают специальные статусы или элементы визуализации: канбан, списки, сетевые графики и прочее.

Чем удобнее функционал документирования задач в ИСУП, тем эффективнее будет работать система. В идеале ИСУП должна учитывать все особенности бизнес-процессов в проекте (на предприятии).

В итоге, с помощью таких сущностей, как задачи и подзадачи, руководитель проекта строит планы и осуществляет контроль процесса, а рядовые участники управляют своим рабочим временем.

2. Синхронизация времени работы. Часто так случается, что сотрудники на удалёнке и основной офис (мозг проекта) могут работать по разным графикам. ИСУП позволяют закидывать задачи в общий пули или распределять по исполнителям. Когда у ответственного сотрудника начнётся рабочий день, он сможет ознакомиться с задачей и взять её в работу.

3. Распределение доступа. Это чем-то напоминает технологию виртуализации в контейнерах, когда каждый процесс запускается в изолированной среде, в которую посторонних не пускают. Примерно так же можно организовать рабочие задачи. К работе над конкретным делом могут привлекаться только те сотрудники, которые действительно необходимы, а не все подряд. При это не важно, где они находятся физически – в офисе или на удалённом рабочем месте. Не менее интересен функционал доступа сторонних наблюдателей и представителей заказчиков – гостевой доступ.

4. Единая справочная система. ИСУП в идеале предоставляет данные по самым важным рабочим аспектам: кто контролирует задачи, какие сроки сдачи или цикличность, какие приоритеты, какие связанные задачи, кто является ответственным за результат, кто оценивает качество и т.п. Плюс, внутри ИСУП может быть встроенное хранилище документов, схема подчинённости, карточки сотрудников, хранилище контактов, наглядные графики (для их сравнения и поиска свободных окон), реквизиты партнёров, система текстовых и/или голосовых заметок, полнотекстовый поиск по всем объектам и сущностям.

5. Средство коммуникации. Не всегда задачи спускаются сверху. Иногда они рождаются в процессе спора или обсуждения. При предметной реализации могут возникать непредвиденные детали и нюансы, их логично обсудить с руководителем или с экспертами. Все входящие и исходящие потоки стоит документировать и запоминать. ИСУП должна обеспечивать обслуживание внутренних рабочих чатов. Участники команды должны иметь возможность обмениваться не только мнениями, но и другой информацией: документами, изображениями, таблицами, рабочими файлами.

6. Напоминания и уведомления. Этот функционал можно было бы отнести к коммуникациям, но у уведомлений и напоминаний немного другое предназначение. Это оперативное привлечение внимания к чему-либо. Например, это может быть срочное объявление или общая для всех вводная, напоминание о приближающихся сроках и т.п. Благодаря системе уведомлений участник команды может оставаться в потоке, лучше контролировать свой прогресс и не забывать о важных делах.

7. Балансировка нагрузки. ИСУП как нельзя лучше подходит для сквозного контроля. Руководитель всегда знает, кто и чем занят, кто простаивает и может взять новую задачу в работу, кто загружен больше остальных и пр. Сотрудник на удалёнке на основе входящего пула задач (в статусе на исполнение) может гибко распланировать свой рабочий день. Многие не понаслышке знают, как тяжело сконцентрироваться и мотивировать себя на продуктивный труд, если ты работаешь дома (для понимания – материал о проблемах работы во фрилансе).

8. Справедливое вознаграждение (измеримые результаты). Многие современные проекты используют для мотивации сотрудников системы на основе KPI. Чем выше продуктивность сотрудника, тем выше оплата его труда. ИСУП позволяет исключить накрутки. Руководителю проекта сразу видно, кто и как поработал. Вне зависимости от личных предпочтений или формата работы. Результат есть результат.

9. Контролируемый периметр. Представьте, что сотрудник внезапно пропал. Если он будет хранить свои контакты и задачи в сервисах, подконтрольных только ему, то вы можете остаться без части клиентов. Идеальная ситуация, когда бизнес и его информационные системы контролируются доверенными лицами. В этом случае минимизируются многие риски и проблемы. Любого выбывшего сотрудника легко заменить на нового, передав ему задачи, документы и контакты от предыдущего.

Как повысить эффективность удалённой команды?

Буквально несколько советов.

Совет 1. Не надейтесь только на информационные системы. Да, они крайне важны. Но работу делают люди. И человеческие отношения должны стоять во главе угла. Если где-то можно пойти навстречу удалённому сотруднику, это нужно сделать. Благодарность не заставит себя ждать. Чтобы поддерживать доверительную атмосферу, руководитель проекта должен уделять внимание личному общению с удалёнными сотрудниками. Нужно выяснять их проблемы и боли, заботиться о мотивации.

Совет 2. Уходите от излишнего контроля. Самые эффективные команды – это те, что работают на полном доверии. Чем тотальнее будет ваш контроль, тем хуже будут отношения с подчинёнными. А чем хуже их настрой, тем больше будет ошибок в производимом продукте / в задачах. Тем не менее, совсем без контроля нельзя. Поэтому руководитель проекта должен чётко обозначить сроки и требования к качеству, чтобы потом не было сюрпризов. Нелишним будет внедрить промежуточные точки контроля, но они не должны быть слишком частыми.

Совет 3. Детально продумывайте KPI. Если оплата труда завязана на показатели эффективности сотрудника, то у вас должны быть чётко определены критерии количественной и качественной оценки. Только так можно добиться эффекта прозрачности и доверия.

Совет 4. Проектируйте свои бизнес-процессы. Лишние и никому не нужные действия не добавляют позитива. Более того, если за дополнительную нагрузку не будет полагаться оплата, то негатив будет копиться и расти. Только грамотно спроектированные процессы могут приводить к качественному результату.

Совет 5. Выбирайте ИСУП не по максимальной функциональности, а по совместимости с вашим проектом. На рынке множество систем, и у каждой свой подход. Но формат «много функций в одном сервисе/продукте» абсолютно не гарантирует его успешное внедрение конкретно у вас. Лучше протестировать ИСУП в реальной работающей среде – тогда вы сможете понять, подходит вам система управления проектами или нет.

Запросить тестовый доступ к сервису Projecto можно через форму на основном сайте. Плюс, у нас есть специальный демонстрационный режим с готовым наполнением (для предметного погружения).