Создание и реализация проекта

Когда вы ставите перед собой простую задачу, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование. Все это кажется каким-то незначительным: вот цель, вот ее исполнение, а вот результат…

Но если задача будет не из разряда «полить цветы» (заметьте, даже здесь нужна некая периодичность и обязательная ответственность, ведь если цветы не полить вовремя, они могут погибнуть), а, скажем:

запустить строительство крупного торгового центра в Москве или даже сети торговых центров;
организовать собственный СМИ-портал с тысячами материалов в разных категориях и со своим штатом редакторов/журналистов;
запустить федеральную сеть автосервисов с привлечением инвесторов.

Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Любой руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного предполагает огромный пласт работ. На самом деле это

Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного, предполагает огромный пласт работ. На самом деле, это полноценный и очень важный бизнес-процесс. Для осуществления задуманного нужно:

составить максимально подробный план, разбитый на этапы;
привязать его ко времени (установить конкретный срок для каждого из этапов, чтобы не было никаких накладок);
рассчитать и распределить ресурсы;
назначить, а иногда найти и нанять соответствующих исполнителей;
правильно поставить им задачи;
расставить контрольные точки и «держать руку на пульсе» до тех пор, пока проект не будет завершен.

Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, обратимся к теории. Методологии внутри предприятий могут быть разными, но у всех есть общее, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому для начала определимся с терминами.

Определения

Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который(-ые) состоит(-ят) из определенных действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.

Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.

Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели.

Результат любого проекта – конкретный продукт, одна его единица или множество. Вот только продукты не всегда могут быть материальными. В бизнесе иногда еще применяется термин «ценный конечный продукт» (ЦКП) – товар или услуга, имеющая ценность как внутри компании, так и за ее пределами.

Таким образом, проект – достаточно масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.

Именно поэтому у нас в Projecto раздел проектов – это своего рода хаб для объединения или выделения в отдельные группы таких сущностей, как «События», «Задачи», «Документы» и «Файлы».

План и этапы реализации проекта

Любой проект имеет свой жизненный цикл с конкретными этапами. Во многих программах обучения для менеджеров и управленцев выделяются одни и те же фазы жизни для любого типа проектов. Перечислим их ниже.

Основные этапы создания и реализации проекта:

Генерация концепции (предпроектный или предварительный этап). Здесь производится постановка цели, а также оценивается необходимость и возможность её реализации.
Разработка плана (планирование реализации проекта). На этом этапе важно правильно распределить имеющиеся ресурсы и привязаться ко времени.
Непосредственно реализация (для проектов с длительным жизненным циклом это фаза ввода в эксплуатацию и сама эксплуатация).
Завершение проекта (его сдача, закрытие, угасание и т.п., всё будет зависеть от исходных целей и задач). Для каких-то проектов стадия завершения – это благо, а для каких-то катастрофа, например, если завершается жизненный цикл работы предприятия.

Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т.д. Все возможные риски можно максимально снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).

С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.

Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами

Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть Освоив теоретическую базу, остается правильно применить ее на практике: внутри своей компании, предприятия или команды.

Чем выше сложность проекта, тем больше нюансов нужно учесть. Старый дедовский способ с записями в блокноте при больших масштабах уже никак не поможет.

Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.

Рынок инструментов для планирования существует не первый день. Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).

У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.

Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.

Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.

Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения. Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.

Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнеса являются облачные системы управления проектами.

Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP, всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения).
Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи.
Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату.
Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.

Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.

Вот тут мы и подошли к самому важному!

Разработка и реализация проектов в Projecto

Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа. Он универсален для любой методологии.

Что «под капотом»?

Проекты можно делить на группы, например, для выделения тематики: «Работа с персоналом», «Работа с финансами» и т.п. Критерии деления не автоматические, поэтому вы сможете разделить проекты так, как удобно вам.

Параметры привязки ко времени – опциональные. Если вам нужны четкие временные рамки для конкретного проекта, вы можете их задать (начало и конец, или только начало, только конец).
Тип проекта. Новая сущность не обязательно должна ставиться кому-то на исполнение в приказном порядке. Сотрудник может создавать свой личный проект и определять в нем перечень своих собственных задач. В обычном проекте можно задействовать других сотрудников, а корпоративные будут видны сразу всем работникам предприятия, зарегистрированным в системе.
Внутри команды создаваемого проекта можно выбрать не только участников, но и назначить руководителя. У него будет больше полномочий для контроля и организации процесса.
По мере работы над проектом будет меняться его статус. В системе предусмотрены разнообразные варианты (запланирован, в процессе, приостановлен, завершен, провален, неактуален, на согласовании).
Вспомогательные возможности – метки (теги), логотип (для более удобного визуального восприятия и соотнесения), личные и общие заметки.

Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.

Что касается непосредственно задач

Задачи – это сущность для реализации любого проекта.

Вы можете назначить исполнителя и наблюдателя или целые группы сотрудников в нужном статусе.
Можно определить место и время (начала/завершения).
Есть встроенная система управления напоминаниями, которые можно организовать на определенный интервал перед назначенной датой, точно в нужную дату или с заданной периодичностью (по дням недели или месяца).
Задачу легко можно сделать периодической. Повторы привязываются к дням недели, дням месяца, заданному временному промежутку и т.д.
Одну задачу можно соотнести сразу с несколькими разными проектами.

Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта

Их можно планировать на определенный срок.
У них есть свой статус (поручена, в процессе, достигнута, провалена, неактуальна).
Цель можно связать с определенными задачами (одной или целым перечнем). Таким образом, проект можно разделить на более мелкие составляющие и промежуточные этапы.

По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.

Когда проект будет готов?

Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?

Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган. Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.

Обсуждение, обсуждение и ещё раз обсуждение…

Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.

Внутри чатов сотрудники могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами (загружаются извне или из файлового хранилища Projecto) и заметками. Последнее — это аналог самостоятельных страниц, на которых можно разместить различную информацию, изображения, ссылки, списки и т.п., их можно прикреплять к разным проектам и откреплять от них. (слишко длинная информация в скобках, лучше вынести в отдельное предложение).

Сквозной поиск поможет найти элементы и сообщения, которые могли затеряться в ленте, нужные файлы и документы.

Внутри чата можно упоминать конкретных сотрудников (им придет специальное уведомление) и выбирать конкретные сообщения для ответа (чтобы было понятно, к чему относится ваше высказывание).

А как же контроль?

На самом деле – это важный вопрос. Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:

Вы можете фильтровать проекты по статусу.
Каждый из них можно экспортировать в PDF или в табличном формате.
По умолчанию колонка с задачами отображается в виде таймлайна с выделением промежуточных целей. Но вы можете переключиться на отображение в виде графика Ганта, Канбан-доски или календарного графика.
Задачи и цели тоже можно фильтровать по статусу, экспортировать и искать по определенным критериям.

Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.

Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.

С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.