PRINCE2: управление проектами и 7 принципов методологии

Многие слышали название, но не все знают, как использовать в своих проектах методологию управления PRINCE2. Изначально технология PRINCE была выбрана в качестве правительственного стандарта в Великобритании для проектов, связанных с информационными системами. Позже все наработки и интеллектуальные права были переданы компании AXELOS Ltd. А та в свою очередь сделала PRINCE2 полностью открытым, хотя и оставила платные услуги по обучению и сертификации.

Итак, ниже разберёмся в деталях методики PRINCE2.

Определение (как расшифровывается) и история методики

PRINCE2 – это акроним от фразы PRojects IN Controlled Environments, то есть проекты в контролируемых средах. Цифра «2» в названии прямо указывает на то, что изначальный стандарт был доработан, это полноценная версия 2.0, дополненная и улучшенная.

Исходный стандарт был разработанный агентством CCTA (Центральное агентство Великобритании по компьютерам и телекоммуникациям) в 1989 году. И основывался он на другом стандарте, который назывался PROMPT (разработан в 1975 году Simpact Systems Ltd). Расшифровывалась аббревиатура так: Project Resource Organisation Management and Planning Techniques, то есть метод управления и планирования ресурсов проекта.

Внутри PROMPT содержался модуль разработки системы, который назывался PROMPT II.

Принципы подхода PROMPT были во многом идентичны принципам Waterfall (каскадная модель разработки):

Initiation (Инициализация проекта)
Specification (Спецификация)
Design (Дизайн и проектирование)
Development (Разработка)
Installation (Установка/тестирование)
Operation (Операции/сопровождение)

На момент лицензирования в 1989 году правительством UK метод PRINCE расшифровывался как PROMPT II IN the CCTA Environment, так как за основу были взяты именно принципы, входящие в модуль PROMPT II.

И уже в 1990 году PRINCE стал общественным достоянием (по аналогии с открытым исходным кодом) с лицензией GPL.

Версия «2», выпущенная в 1996 году, предполагала большой объём переделок и, в отличие от исходного стандарта, распространяла своё действие на любые типы проектов, а не только на IT.

PRINCE2 разрабатывался при сотрудничестве более чем 150 европейских организаций.

Позже стандарт ещё несколько раз подвергался кардинальным доработкам, но название оставалось прежним.

Текущая актуальная версия — PRINCE2 6th Edition была представлена в 2017 году.

В 2018 году методология была адаптирована для Agile-проектов и была названа PRINCE2 Agile.

Так как методика PRINCE2 востребована в разных странах, её перевели на множество языков, включая русский. Официальный WIKI-портал можно найти здесь.

Обзор методологии PRINCE2

Методологию можно было смело назвать PRINCE7, поскольку она включает семь принципов, семь основных процессов и семь бизнес-инструментов (тем).

PRINCE2 – это методология управления проектами любого типа, основанная на процессах. Она позволяет наиболее точно и правильно ответить на следующие ключевые вопросы:

Что мы планируем сделать/создать (цель)?
Когда мы начнём это делать (сроки)?
Что нам для этого нужно (обеспечение)?
Нужна ли нам для этого помощь (сотрудники/команда)?
Сколько это займёт времени (длительность/дедлайн)?
Сколько это будет стоить (бюджет)?

Как и любая методология, PRINCE2 нужна для структурирования управления проектом и для получения конкретного результата. Без всего этого проект с большой вероятностью потерпит неудачу.

Фреймворк PRINCE2 рассматривает все основные роли участников, их обязанности, описывает стадии существования проекта и рассказывает о том, как нужно управлять изменениями.

Для начала обратимся к основным принципам.

7 принципов технологии управления проектами PRINCE2

Непрерывное бизнес-обоснование. Оформляется отдельным документом, который обновляется на каждом новом этапе проекта, чтобы обеспечить его жизнеспособность. Досрочное прекращение обоснования возможно в случае, если существование проекта перестанет быть актуальным.
Обучение на собственном опыте. Внутри любого проекта по PRINCE2 обязательно должно вести документирование опыта (уроков), тогда новые проекты смогут обращаться к своим внутренним журналам уроков или к журналам уроков параллельных/предыдущих проектов, чтобы не изобретать велосипед заново. Если уроки не провоцируют изменения, они являются неусвоенными.
Определение ролей и обязанностей. Управление проектом будет невозможно, если не будут четко определены роли в команде. Они, как правило, разделены на четыре уровня (по восходящей: уровень команды, уровень руководителя проекта, совет проекта, уровень управления компанией). Группа управления проектом должна включать представителей всех заинтересованных сторон. В соответствии с PRINCE2 это бизнес-спонсоры, поставщики ресурсов и конечные пользователи.
Управление по этапам (стадиям). Каждый этап строго описан. При переходе с одной стадии жизненного цикла проекта к другой нужно обязательно актуализировать документы по рискам, общий план проекта и бизнес-обоснование. Конечно, в плане реализации новой стадии нужно учитывать нюансы, которые были выявлены во время реализации предыдущей.
Управление по исключениям. Если для реализации отдельных целей в проекте PRINCE2 нарушаются определённые лимиты, то управление передается на уровень выше, чтобы ускорить процесс принятия решения.
Фокусирование на продуктах. Нужно создавать продукты, которые интересны конечным пользователям, поэтому их характеристики должны быть детально описаны и определены. Время на выявление потребностей и описания продуктов должно коррелировать с другими вводными для проекта.
Адаптация к среде проекта. Методология PRINCE2 гласит, что следует учитывать следующие аспекты – размер проекта и его сложность, временные рамки, важность проекта и потенциальные риски. Адаптация должна быть непрерывной и актуализироваться на каждом этапе (перед его началом и даже в процессе).

Если один из принципов переделывается или видоизменяется, методология управления уже не будет называться PRINCE2.

7 основных процессов в PRINCE2

Они легко соотносятся со стадиями жизненного цикла проекта.

Запуск проекта. Выбираются и назначаются участники команды, руководитель и менеджер, формулируются цели и задачи проекта.
Инициализация проекта. Уточняется экономическое обоснование, и собирается документация по запуску.
Руководство проектом. Выбираются методы и инструменты, с помощью которых совет проекта будет производить контроль.
Управление стадиями. Определяется, как следует контролировать каждый новый этап, включая контроль отдельных задач и их пакетов.
Управление поставкой продукта. На этой стадии нужно формализовать, как задачи будет передаваться от менеджера проекта к менеджерам групп (к командам), чтобы такие задачи были согласованы с общим прогрессом и строго соответствовали требованиям к качеству.
Управление границами стадий. Определяется, как будет осуществляться переход от одного этапа реализации проекта к следующему.
Закрытие проекта. Включает процедуру передачи проекта заказчикам, обеспечение поддержки и сопровождения, а также анализ результатов (выгоды, рекомендации, инциденты, риски и прочее).

7 тем и инструментов к ним

Тема 1 «Бизнес-кейс» предполагает использование следующих инструментов управления:

Подход к управлению преимуществами
Совместное проектирование на основе опыта
Непосредственно управление
Взаимодействие с заинтересованными сторонами
Объединение (группировка) элементов
Сквозной контроль и партнерство

Тема 2 «Организация проекта»:

Выбор подхода к управлению коммуникациями
Определение основных групп участников (по аналогии со стейкхолдерами)
Консультативная группа
Сотрудники
Потребители и опекуны
Совместные дизайнерские группы

Тема 3 «Качество»:

Реестр свойств и характеристик продукта
Определение подхода к управлению качеством
Ключевые показатели эффективности
Исследования и пилотные продукты
Обратная связь
Обзор текущих практик и путей
Обзор идеальных практик и путей
Уменьшение отходов
Бережливый метод редизайна и изменениt практик, концепций и принципов
Определение лучших практик
Взаимодействие с заинтересованными сторонами
Основополагающие ценности

Тема 4 «Планы/планирование»

Планирование на основе продукта включает следующие этапы:

Описание продукта проекта
Структура продукта (минимальное требование)
Схема потока продукта
Определение основных ценностей
Решение проблем с участием ключевых заинтересованных сторон
Цели ухода и планы ухода
Стандартизированные планы обучения
Семинары для тренеров
Значение карты потока
Фокус-группа
Контрольные испытания

Последние три выполняются для всех уровней плана (проекта, этапа и команды).

Тема 5 «Риски»:

Реестр рисков
Выбор подхода к управлению рисками
Снижение рисков

Тема 6 «Изменение»:

Реестр релизов
Выбор подхода к управлению изменениями
Публикация
Ресурсы
Процессы
Мероприятия
Взаимодействие с потребителями
Уточнение инструмента
Утверждение изменений

Тема 7 «Прогресс»:

Базовые показатели для контроля прогресса: планы проекта, этапа и команды
Обзор и анализ: реестр проблем, учет статусов продукта, реестр качества, реестр рисков
Отчетность: отчет о контрольных точках, отчет об основных моментах, отчет о завершении этапа, отчет о завершении проекта

Как выглядит связка PRINCE2 + Agile

PRINCE2 может использоваться как высокоуровневый фреймворк, который будет применяться к основным жизненным циклам проекта: инициализация, планирование, завершение и т.п. По гибкой методологии будет работать только стадия основного производства (реализации).

Поэтому PRINCE2 можно адаптировать для работы с любой гибкой методологией: SCRUM, Канбан и прочие.

Инструменты для внедрения PRINCE2

Специально для внедрения методологии PRINCE2 существует ряд профильных программных продуктов, таких как «in-Step PRINCE2 Edition». Но в самой методологии нет ничего сверхсложного или выходящего за рамка классического планирования или ведения проектов. Поэтому PRINCE2 можно применять с любым софтом и инструментами для планирования проектов, в том числе с облачным продуктом Projecto.