Кайдзен планирование

Может ли маленькое улучшение кардинально изменить качество конечного продукта? Если оно одно, то, скорее всего, нет. Но если их много, и они имеют общий вектор, то качество может сильно измениться. Иногда непрерывные малые изменения внутри проекта оказываются лучше и эффективнее, чем массовая перестройка всех бизнес-процессов на новые рельсы.

Ниже поговорим об одной из именитых методологий управления, которую можно применять не только на предприятиях или в проектных командах, но и в личной жизни. Речь о кайдзен-планировании.

Что такое кайдзен-планирование

Кайдзен (в японском пишется как 改善, переводится дословно как «улучшать хорошее» или «изменение к лучшему») – это не совсем методология, это скорее философия или практика, которая делает ставку на непрерывное улучшение окружающих нас процессов, где бы они ни находились: на работе, дома, на производстве, в бизнесе, в коллективе…

Если говорить о Кайдзен как о методологии управления (часто используется термин кайдзен-планирование), то её можно отнести к категории бережливых методов (Lean). Подробнее про бережливое управление проектами.

Кайдзен начал использоваться в бизнес-планировании очень давно, ещё в период восстановления Японии в послевоенные годы. Многие крупные компании взяли его на вооружение. А в 1986 году вышла первая книга Масааки Имаи. Именно он придал концепции Кайдзен толчок для широкого распространения по всему миру. Поэтому Масааки традиционно считают родоначальником всех lean-концепций.

В 2000-х годах Кайдзен стал активно применяться и при разработке программных продуктов.

Цель кайдзен-планирования – стремление к идеальному балансу между качеством, затратами и логистикой (как аналог в личной жизни: ожидания, бюджет/стоимость и время).

Основные принципы кайдзен-планирования

Если вы изучите несколько источников, описывающих кайдзен-подход, то неожиданно выясните, что везде используются разные термины, принципы и прочее.

Почему так происходит? Всё очень просто. Кайдзен – это философия. Она не имеет чётких постулатов. За время существования теоретическая база сама по себе претерпела ряд изменений. Неизменной остаётся только основная цель Кайдзена.

Что конкретно можно считать принципами философии Кайдзен? Только те постулаты, которые изложены в официальных книгах, написанных автором Масааки Имаи. Например:

• «Кайдзен: ключ к успеху японских компаний» (есть русскоязычная версия),
• «Гемба кайдзен: Путь к снижению затрат и повышению качества»,
• «Стратегический кайдзен. Как изменить ДНК компании и стать лидером отрасли».

Концепции кайдзен для бизнеса

Основная концепция Кайдзен для бизнеса состоит из следующих ключевых элементов:

• Ориентация на непрерывность процесса.
• Поддержание и совершенствование.
• Соблюдение циклов «Планируй, делай, проверяй и воздействуй», а также «Стандартизируй, делай, проверяй, воздействуй».
• Упор на качество.
• Любой принимающий бизнес-процесс рассматривается как потребитель.
• Для совершенствования обязательно нужно собирать, анализировать и проверять данные (факты).

Расскажем о каждом из них немного поподробнее.

Инновации, совершенствование и поддержание бизнеса в зависимости от текущих ролей управленцев

Примерно таким должен быть баланс между главными функциями и занимаемой должностью.

Как можно увидеть на схеме, высшее руководство должно концентрироваться только на инновациях и совершенствовании (Кайдзене). Менеджеры среднего звена должны больше думать только о совершенствовании. А мастера и рабочие – о поддержании имеющихся решений (организационных, операционных, технологических, дисциплинарных, учебных/развивающих и прочих).

Но, что интересно, почти все участники взаимодействия касаются Кайдзена (совершенствования), просто в разной степени.

Инновации при внедрении оказываются самыми дорогими, поэтому большая часть изменений должна производиться через Кайдзен. Так выходит дешевле и практичнее.

Ориентация на процесс

Да, Кайдзен – методология, ориентирующаяся на процессы. Чем оптимальнее процессы внутри компании, тем выше будет качество конечного продукта.

Но при этом сам результат не ставится во главу угла. Наиболее важен процесс его совершенствования.

Циклы планирования и стандартизации (PDCA и SDCA)

Наиболее важным, запускающим всю систему циклом является планирование. Полный набор действий внутри него:

1. Планируй (Plan)
2. Делай (Do)
3. Проверяй (Check)
4. Корректируй/воздействуй (Act).

Цикл часто обозначается аббревиатурой PDCA.

Запуск каждого нового цикла должен стремиться к улучшению, поэтому процесс может быть бесконечным.

Чтобы стабилизировать уже запущенные бизнес-процессы, применяется цикл SDCA:

1. Стандартизируй (Standardize)
2. Делай (Do)
3. Проверяй (Check)
4. Корректируй/воздействуй (Act).

Собственно, SDCA – это и есть цикл поддержания.

Приоритет на качество

Как можно было увидеть выше, в качестве основных целей Кайдзен выбирает сразу три: затраты, качество и поставка (логистика). Но если сравнивать эти три составляющие между собой, то качеству нужно отдавать наивысший приоритет.

Опора на факты и проверенные данные

Любое общение внутри компании или при взаимодействии с внешними факторами должно опираться на проверенные данные. Нельзя оперировать информацией, в которой ты не уверен.

У бизнеса нет догадок и чувств. Важен только научный подход. Любая аксиома или теория должна быть проверена.

Принимающий процесс как потребитель

Вне зависимости от того, является ли бизнес-процесс внутренним или внешним по отношению к компании, он всегда рассматривается как реальный потребитель продукта, создаваемого на предыдущем этапе.

То есть любой продукт, который создаётся на том или ином шаге цикла, передаётся дальше как реальному потребителю. Это означает, что за качество продукта производитель может поручиться, он может дать оперативную обратную связь, сопроводительную документацию и прочее.

Внутренние подсистемы кайдзен

Обычно сюда относятся следующие системы:

• Полный, всеобщий контроль качества. Так как качество всегда в наивысшем приоритете.
• Результат всегда точно в срок. Это касается колебаний как в меньшую, так и в большую сторону.
• Уход за оборудованием. Рабочие инструменты должны быть всегда в идеальном состоянии. Причём это касается не только их чистоты или техобслуживания, но и модернизации.
• Система подачи предложений – система обратной связи, с помощью которой рациональные идеи могут достигать представителей высшего менеджмента с любого нижестоящего уровня.
• Работа малых групп. Группы могут объединяться по разным критериям, но главное, чтобы цели их существования сочетались с общим направлением бизнеса и с непрерывным совершенствованием.
• Система развёртывания политики. Фактически это подсистема контроля и постановки задач. Сами задачи в Кайдзен ставятся по тем же критериям, что и в системе SMART. То есть максимально предметные и с конкретными числовыми значениями (как при использовании KPI).

Поможет ли кайдзен-планирование нашей компании?

На самом деле это очень сложный вопрос. При внедрении Кайдзен принципиально, чтобы все составляющие системы, начиная с топ-менеджеров, правильно понимали принципы философии и готовы были им следовать.

Если взять на вооружение только отдельные составляющие (цели, методы, подсистемы и другое), то можно не только не достичь максимальной эффективности, но и получить обратный эффект.

Наиболее важно понимание, что цель – это не конечный результат, а процесс его достижения и совершенствования. Именно это может стать решающим фактором неудачного внедрения. Например, если топ-менеджмент решит отдать предпочтение не качеству, а удешевлению стоимости или сокращению цикла поставки и т.п.

В любом случае очень многое будет зависеть от качества планирования, правильности постановки целей и задач, системы контроля и от других факторов.

Чтобы снизить негативное влияние различных ошибок и рисков, логично применять специальные системы автоматизации. Работу управленцев тоже можно автоматизировать. Например, это могут быть такие программные решения, как BPM и CRM-системы, ERP (о разнице между ними), планировщики задач, онлайн-календари и не только. На наш взгляд, лучший комплексный инструмент для управления проектами – облачная система Projecto.