Управление международными проектами: особенности и рекомендации

Опубликовано

Современные интернет-технологии и повсеместное внедрение удаленного формата работы приводят к тому, что границы между странами стираются и становятся практически незаметными. Сотрудник может успешно решать задачи по дизайну, отвечать в любое время дня и ночи, быть 100% носителем русского языка, но при этом жить где-нибудь на Бали и одновременно иметь гражданство Евросоюза.

Несмотря на привлекательность такого подхода, у него есть и масса подводных камней: совпадение графиков (временных зон), интересов, менталитета, языковые барьеры и не только. Так, одним из важных вопросов является возможность провести или принять оплату от заказчиков, что в современных условиях изоляции Ру-сегмента – задача повышенной сложности. Об этих и других нюансах международных проектов расскажем ниже.

Что такое международные проект?

Международные проекты – это проекты, в которых принимают участие компании и организации из разных стран.

Как и в любых других проектах, здесь есть цели, задачи и конкретные сроки реализации. Напомним, что проекты отличаются от других форм совместных мероприятий своей конечностью,  большинстве случаев они заканчивают свое существование, как только достигаются поставленные цели.

Международные проекты становятся возможными благодаря глобализации и возможностям современных IT-технологий. Но это означает, что все международные проекты связаны с Digital-сферой. Цель существования может быть любой, информационные технологии здесь отвечают преимущественно за коммуникации и за некоторые другие технические задачи.

Особенности и рекомендации по управлению международными проектами

1. Переговоры и коммуникация

Работа в условиях международных проектов требует учета культурных различий между участниками (про стейкхолдеров проекта). Поэтому всем членам команды желательно обладать знаниями о культурных особенностях различных стран (по крайне мере тех, чьи представители есть в вашем проекте) и использовать инструменты для преодоления языковых барьеров.

Эффективная коммуникация является ключевым фактором успеха. Чтобы наладить общение, необходимо использовать современные технологии связи, такие как видеоконференции и виртуальные рабочие пространства, онлайн-чаты, корпоративные мессенджеры, программы-переводчики и прочее.

Что конкретно можно отнести к коммуникационным проблемам международных проектов:

  • Наличие языковых барьеров. Даже если для общения будет выбран один общий язык, всегда возможны ситуации неправильного перевода или непонимания синтаксиса – идиомы, устоявшиеся фразы и выражения, слова с двойными значениями и многое другое, что может вызвать затруднения. Если люди не являются носителями языка, такие проблемы обязательно будут возникать. Использование технических средств перевода многократно повышает риск такого недопонимания. Всё это может иметь большое значение при обсуждении критически важных вопросов, касающихся целей и задач проекта.
  • Менталитет. На первый взгляд может показаться, как этот фактор связан с бизнесом? На самом деле тут тоже много нюансов. Где-то принято поторговаться, кого-то можно невзначай обидеть с виду обычной фразой, кем-то будет неверно воспринят невербальный знак (слишком негативный или, наоборот, слишком позитивный). Всё может иметь значение. То, что вы не наделяете определённые события повышенной значимостью, не означает, что этого не делает ваш оппонент: коллега, клиент или инвестор. В отдельных странах принципиально достижение победы и дух соперничества, другие предпочитают кооперация, в третьих совершенно иное отношение ко времени и конечным срокам сдачи. Таких особенностей может быть очень много, и где они могут всплыть — угадать сложно.
  • Религиозные взгляды и традиции. В каждой стране имеется свой набор ценностей и традиций, даже если житель конкретной страны не соотносит себя с определенной религией или культурой. Иногда ценности могут кардинально не совпадать, вследствие чего могут возникать неразрешимые конфликты. Пренебрегать особенностями религиозных взглядов, культурных ценностей и традиций при международном взаимодействии нельзя.

2. Управление рисками

Как можно было понять из предыдущего пункта, к списку основных (стандартных) рисков, характерных для реализации проекта в одной стране, автоматически добавляются риски, связанные с международным взаимодействием:

  • Проблемы с непониманием и коммуникациями.
  • Технические вопросы связи (предпочитаемые программные средства, форматы общения и прочее – от этого зависит скорость реакции, качество понимания и доступность участников команды и представителей заказчика).
  • Проблемы при проведении международных платежей (задержки, дополнительные комиссии, юридическое оформление, порядок решения споров и многое другое).
  • Общие юридические проблемы (на каком языке оформлять договоры, как и кто обеспечивает гарантии, нормы и требования местного законодательства и не только).

Отдельные территории и регионы могут иметь повышенную опасность с точки зрения катаклизмов и с точки зрения внутренней ситуации, в том числе политической. Всё это может негативно отразиться на проекте – пусть и не сразу, но в дальнейшем.

Поэтому в настоятельной форме рекомендуем провести анализ рисков, разработать стратегии противодействия на случай ЧП и составить план управления рисками.

Использование специализированных инструментов управления поможет предотвратить неожиданные проблемы и минимизировать их воздействие на проект. Мы рекомендуем BPM-систему Projecto. Это качественный сервис для планирования и ведения проектов любого размера.

3. Управление ресурсами

Управление ресурсами в международных проектах также имеет свои особенности: в одном регионе очень дешёвый хостинг, в другом — доступнее сырьевая база, потому что она ближе к производству, в третьем — предоставляются увеличенные лимиты по базовым услугам и прочее.

Поэтому при планировании проекта необходимо учесть и детально сравнить доступность ресурсов в различных странах, их стоимость и качество.

Для минимизации проблем рекомендуем оптимизировать распределение ресурсов с учётом географического расположения участников проекта и обозначенных выше межкультурных различий.

4. Сроки и бюджет

Особенности планирования бюджета напрямую зависят от предыдущего пункта (управление ресурсами). В каждом регионе мира свои подходы к ценообразованию. Кроме того, на международном проекте могут сказаться:

  • Различные пошлины и налоги (в каждой стране используется свой особый подход).
  • Комиссии платёжных систем и пороги выплат.
  • Механизмы проверки и одобрения трансграничных операций.
  • Разницы курсов и комиссии за конвертацию одной валюты в другую.
  • Общий уровень цен и конкуренция на локальном рынке (под каждый рынок придётся подстраиваться в индивидуальном порядке).

Рекомендуем провести детальное планирование сроков и бюджета проекта, учитывая специфику международного контекста.

5. Команда проекта

Помимо культурных особенностей и языковых барьеров, в международных командах обязательно нужно следить за юридическими нюансами оформления трудовых отношений. Тут особенно много подводных камней.

В реальности в каждой стране необходимо иметь профильного юриста, который поможет оформить отношения с сотрудником или сотрудниками. И если не учесть этих нюансов, можно нарваться на серьёзные штрафы, а также другие санкции и проблемы (например, в виде выплат при сокращении или при увольнении).

Определённые проблемы будут и с графиком работы. Понятно, что фриланс-схема наиболее выгодна с точки зрения сотрудника и некоторых работодателей. Фрилансер может заниматься работой тогда, когда ему это удобно, главное, чтобы уложился в сроки. Но как же работа остальной команды? Как передавать и контролировать задачи, как принимать результаты и прочее?

100% гибкая схема работы – это больше утопия, чем реальность. И возможна она далеко не для всех участников проекта. Критически важное ядро сотрудников должно трудиться в одном ритме, следовательно, как минимум у части коллектива обязательно должен быть схожий график. А это означает, что кому-то придётся подстраиваться и менять свои часы бодрствования.

Согласитесь, сложно адаптироваться, если основная команда работает по московскому времени, а ты живёшь на Гавайях (это минус 13 часов по отношению к Москве). Когда в российской столице разгар рабочего дня, у тебя глубокая ночь. Побороть биоритмы крайне сложно.

6. Адаптация к местным условиям

Если участники проектной команды или представитель клиента приезжают из другой страны, чтобы плотно взаимодействовать в личном формате (что называется «на местах»), то возникают новые сложности адаптации:

  • Меняется привычный уклад и быт (всё новое и непонятное, простейшие вопросы, к которым привык сотрудник, в новой стране могут решаться совсем по-другому, соответственно, проблемы будут возникать буквально на ровном месте).
  • Меняется график (часовой пояс и периоды активности).
  • Меняется климат (акклиматизация может занимать существенное время).
  • Меняется эпидемиологическая ситуация (болезни, знакомые иммунитету сотрудника, могут быть мало распространены в новом регионе, при этом, наоборот, распространены болезни, к которым иммунитет совершенно не готов).
  • И другие моменты адаптации.

Всё это приводит к тому, что один из членов команды периодически оказывается недоступен, и закреплённые за ним задачи и обязанности не реализуются. Все сводится к тому, что проект будет простаивать, а общее время сдачи увеличиваться.

По факту такие потенциальные проблемы нужно закладывать в матрицу рисков.

7. Изменчивость среды

Международные проекты часто сталкиваются с неожиданными изменениями и переменами: внутри одной страны, на политической арене региона, в глобальной политике и не только. Поэтому подход к планированию должен изначально учитывать гибкость и адаптивность.

Быть готовыми к постоянно меняющейся среде и адекватно реагировать на нововведения – это де-факто важное правило любых международных проектов.

Руководителю проекта придется быть не менее адаптивным, ему необходимо знать и уметь учитывать все вышеизложенные аспекты и особенности (рынка, менталитета, графика работы, юридического сопровождения, уровня цен и прочее).

При планировании работы нужно учесть заметно больше нюансов и рисков. А ещё лучше, иметь достаточный опыт работы с международными командами и доказать свою компетенцию. Как минимум руководитель проекта должен поработать в статусе обычного сотрудника где-то ещё.

Заключение

Управление международными проектами требует особых знаний и навыков. Учет культурных различий, эффективная коммуникация, управление рисками, ресурсами, сроками и бюджетом, а также управление международной командой — все это ключевые составляющие успеха.

Чтобы добиться отличных результатов, придётся приложить немало усилий.

Но результат обычно того стоит. Ведь чем больше рынок сбыта, тем выше доход. Кроме того, можно получить доступ к более дорогим сегментам и к платёжеспособным клиентам. Например, в Европе и США уровень цен заметно привлекательнее, чем стоимость аналогичных продуктов на внутреннем российском рынке.

Параллельно можно сэкономить на расходах и ресурсах, например, за счёт доступа к более дешёвому труду в развивающихся странах.